關(guān)于建立雙軌多元人事檔案管理體系的探索與實(shí)踐

雷婷

一、建立雙軌多元的人事檔案管理體系的背景

近年來，隨著醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人才隨之增長，許多大型醫(yī)療機(jī)構(gòu)的員工已達(dá)到千人以上。但由于公立醫(yī)院本身性質(zhì)所限，人員編制數(shù)是固定的，編制外人員長期存在，其中碩士研究生以上學(xué)歷的高層次人才納入編制內(nèi)管理，碩士研究生學(xué)歷以下人員行實(shí)行人事代理制度。此外，大型醫(yī)療機(jī)構(gòu)中人員構(gòu)成復(fù)雜，除醫(yī)療、護(hù)理、醫(yī)技人員外，醫(yī)輔、行政及后勤人員亦占一定比例，而且在同一類型的人員中，編制內(nèi)和編制外人員同時(shí)存在。這種大量而復(fù)雜的人員構(gòu)成給醫(yī)院人事管理工作，尤其是人事檔案管理造成巨大壓力。隨著醫(yī)療制度改革的不斷深入，人才的需求和配置也發(fā)生了相應(yīng)的變化，人才流動(dòng)更加頻繁，對(duì)醫(yī)院管理更趨科學(xué)化和規(guī)范化的要求也越來越高，人事檔案是人才發(fā)展軌跡的記錄，作為用人單位引進(jìn)和使用人才的重要依據(jù)，其重要性逐漸凸顯，利用率也在逐步提高。頻繁的人員流動(dòng)亦對(duì)人事檔案管理提出了更高要求，傳統(tǒng)的管理和利用模式難以滿足現(xiàn)在動(dòng)態(tài)管理的需求。

為此，我院探索出一條雙軌多元的人事檔案管理道路，在同工同酬的前提下，不同身份的職工實(shí)行不同的檔案管理方式，打破編制限制，優(yōu)化管理流程，并充分享受信息化帶來的紅利，大幅提高人事檔案的利用效率。雙軌多元的人事檔案管理體系是大型醫(yī)院快速發(fā)展的需要，是順應(yīng)醫(yī)療制度改革的需要，無論是對(duì)人才的成長還是醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)都具有建設(shè)性的作用。

二、雙軌多元的人事檔案管理體系的內(nèi)涵

（一）人事檔案實(shí)行雙軌制管理

由于人才需求的增加和編制總量限制之間的矛盾，醫(yī)院近幾年招錄的畢業(yè)生實(shí)行分流制，具備碩士研究生學(xué)歷以上人員及其他高層次人才納入編制內(nèi)管理，其他人員為非在編人員，實(shí)行合同制管理。正式在編人員的人事檔案依然由醫(yī)院統(tǒng)一保存保管，聘用制非在編人員實(shí)行人事代理，在編與非在編人員實(shí)行同工同酬，只是在檔案管理權(quán)限上分開管理。

隨著醫(yī)療制度改革的逐漸深入，打破編制限制，按需設(shè)崗，已成為大家的普遍認(rèn)識(shí)。但由于我院公立醫(yī)院自身的性質(zhì)，編制制度的存在也是客觀事實(shí)，實(shí)行雙軌的人事檔案管理體系則有效地打破在編與非在編人員身份差異，實(shí)行人事代理制度的非在編人員只有人事檔案委托秦皇島市人才交流服務(wù)中心管理，其人事關(guān)系、工資關(guān)系、養(yǎng)老保險(xiǎn)社會(huì)統(tǒng)籌等仍由醫(yī)院統(tǒng)一管理，工資額度，養(yǎng)老繳納比例及其他待遇與在編人員一致，也就是說，編外人員與在編人員一樣，也可以正常晉升、聘任以及參與競聘，雙軌制管理的實(shí)施使醫(yī)院在打破編制限制，實(shí)現(xiàn)人才公平競爭與同工同酬的道路上邁出了關(guān)鍵的一步。

（二）檔案開發(fā)利用方式多元化

醫(yī)院工作人員數(shù)量逐年增長，人員構(gòu)成也日趨復(fù)雜，這對(duì)醫(yī)院的人力資源管理，特別是人事檔案管理造成了巨大壓力。雖然醫(yī)療制度改革不斷深入，但人事檔案依然是引進(jìn)和使用人才的重要依據(jù)，其開發(fā)利用率逐年提高。頻繁的人員流動(dòng)性亦對(duì)人事檔案管理提出了更高要求，傳統(tǒng)的管理和利用模式難以滿足現(xiàn)在動(dòng)態(tài)管理的需求。

近年來，借助醫(yī)院信息化建設(shè)大幅提速的東風(fēng)，我們開發(fā)了基于人事檔案信息的人力資源信息系統(tǒng)，建立醫(yī)院與代理機(jī)構(gòu)共建共享的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在保證安全的前提下，逐漸實(shí)現(xiàn)代理人員的檔案信息，如年齡、學(xué)歷、職稱等相關(guān)信息資料的在線查詢，基本實(shí)現(xiàn)了對(duì)醫(yī)院各級(jí)人員構(gòu)成的統(tǒng)計(jì)與分析功能。

三、實(shí)行雙軌多元的人事檔案管理體系的社會(huì)效益

雙軌多元的人事檔案管理體系實(shí)施后，以往針對(duì)存檔主體、醫(yī)院人事部門或者人事代理機(jī)構(gòu)的問題逐漸得到改進(jìn)和修正，檔案利用效率也得到了大幅提升，為醫(yī)院的人力資源建設(shè)、信息、科教、財(cái)務(wù)審計(jì)等多部門做出了貢獻(xiàn)，產(chǎn)生了良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（一）打破編制限制，順應(yīng)醫(yī)療制度改革大趨勢

1.實(shí)行雙軌多元的人事檔案管理體系則有效地打破了在編與非在編人員身份差異。實(shí)行人事代理制度的非在編人員只有人事檔案委托秦皇島市人才交流服務(wù)中心管理，其人事關(guān)系、工資關(guān)系、獎(jiǎng)懲考核、養(yǎng)老保險(xiǎn)社會(huì)統(tǒng)籌等仍由醫(yī)院管理，待遇上與在編人員同工同酬。簡而言之，雙軌制人事檔案管理體系的建立有效地打破了編制限制，既促進(jìn)了人才平等競爭與發(fā)展，也為深化醫(yī)療制度改革奠定了基礎(chǔ)。

2.建立雙軌多元的人事檔案管理體系為醫(yī)改新形勢下醫(yī)院人事制度和薪酬制度改革奠定基礎(chǔ)。按照我院醫(yī)療制度改革的初步方案，未來在職職工無論是在編職工還是聘用制職工，一律轉(zhuǎn)為崗位聘任合同管理職工并納入人員使用控制數(shù)總量，原有在編職工的身份作為檔案身份繼續(xù)保留。崗位設(shè)置由按編設(shè)崗向按需設(shè)崗轉(zhuǎn)變，逐步實(shí)現(xiàn)“以崗定薪”，原有在編職工的工資只作為檔案工資保留。醫(yī)療制度改革正在逐步推進(jìn)，雙軌多元制的人事檔案管理體系有利于積極穩(wěn)妥的探索并推進(jìn)適合我院特點(diǎn)的人事薪酬制度，著力體現(xiàn)醫(yī)務(wù)人員技術(shù)勞動(dòng)價(jià)值，逐步實(shí)現(xiàn)我院收入分配的科學(xué)化和規(guī)范化，最終促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展。

（二）明確檔案管理權(quán)限和制度，優(yōu)化人才雙向選擇

1.明確檔案管理權(quán)限和制度。針對(duì)以往醫(yī)院和代理機(jī)構(gòu)溝通不暢、職責(zé)不清、效率不高的情況，重新整合并制定一整套人事代理檔案管理制度，從制度和程序上明確雙方的職責(zé)和權(quán)限，在各方提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，從源頭解決雙方信息交流不暢、推諉職責(zé)、效率低下等問題，在雙方的合作不僅要在檔案材料的移交或代理手續(xù)的辦理上，還要制度的制定、程序的協(xié)商、信息的交流等方面根據(jù)自身具體情況制定出切實(shí)可行的代理人員人事檔案管理相關(guān)制度和規(guī)范，提高人事檔案代理效率和管理水平。

2.優(yōu)化人才雙向選擇。眾所周知，正式在編人員的調(diào)動(dòng)手續(xù)十分繁瑣，審批手續(xù)除了涉及原單位與接收單位外，還要包括醫(yī)院上級(jí)主管部門與相關(guān)級(jí)別人力資源和社會(huì)保障局等部門，手續(xù)辦理十分繁瑣，耗時(shí)長，很多時(shí)候醫(yī)院緊缺的人才不能及時(shí)投入工作。人事代理機(jī)制手續(xù)簡便，周期短，醫(yī)院與專業(yè)技術(shù)人才簽訂聘用合同，人才的解聘與流動(dòng)也十分便捷。在同工同酬的前提下，簡化招錄聘用手續(xù)，專技人才與用人單位實(shí)行雙向選擇，節(jié)約成本、簡化程序?qū)崿F(xiàn)了互利共贏的良性循環(huán)。

（三）提高人事檔案利用效率，充分享受信息化帶來的效益

建立醫(yī)院與代理機(jī)構(gòu)共享的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在保證信息安全的前提下，逐漸實(shí)現(xiàn)代理人員的檔案信息如年齡、學(xué)歷、職稱等相關(guān)信息資料的在線查詢，降低檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)， 提高人事檔案（下轉(zhuǎn)11頁）（上接54頁）利用率，優(yōu)化醫(yī)院人力資源配置。

1.減少因?qū)θ耸聶n案翻閱而造成的對(duì)原始材料損害。以往需查詢和利用人事檔案時(shí)，需要人工翻閱、復(fù)印或者抄錄，不僅效率較低，也不利于人事檔案的保護(hù)。利用安全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)人事檔案信息查詢管理，保護(hù)了檔案材料的完整與安全，尤其保護(hù)了那些年代久遠(yuǎn)，紙張脆弱的重要檔案。

2.顯著提高檔案利用率和工作效率。醫(yī)院管理的人事檔案1000余卷，傳統(tǒng)人事檔案管理模式在查找或統(tǒng)計(jì)人員信息時(shí)往往需要消耗大量的時(shí)間與人力。在實(shí)現(xiàn)檔案信息在線查詢后，利用信息庫內(nèi)的大量數(shù)據(jù)，既可以快速檢索人員信息，也可以全面分析人員結(jié)構(gòu)。大幅度降低管檔人員的工作量，也提高了工作效率，真正做到人事檔案信息檢索的快速、全面與準(zhǔn)確。

3.為醫(yī)院決策提供參考，為醫(yī)院通過各級(jí)各類評(píng)審做出貢獻(xiàn)?；谌耸聶n案信息的人力資源信息系統(tǒng)不僅可以收集、存儲(chǔ)和查詢信息，還具有對(duì)職稱、學(xué)歷、年齡分布構(gòu)成等情況的統(tǒng)計(jì)與分析功能。在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的前提下，可以隨時(shí)導(dǎo)出相關(guān)信息、隨時(shí)提供所需的統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果。為醫(yī)院選人用人和行政決策提供了可靠的參考依據(jù)，保證醫(yī)院決策與組織目標(biāo)的一致性。另外，信息系統(tǒng)可根據(jù)實(shí)際要求為相關(guān)部門提供信息支持，如財(cái)務(wù)、科研、教育等，在權(quán)限明確的基礎(chǔ)上，真正實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

（作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院 ）