檔案文獻(xiàn)編纂轉(zhuǎn)錄加工環(huán)節(jié)的現(xiàn)代化探索

朱少禹

時(shí)代不斷進(jìn)步，科技日新月異，尤其是進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，各種新技術(shù)層出不窮，新生事物不斷出現(xiàn)，大量信息充斥著這個(gè)世界，網(wǎng)絡(luò)逐漸普及，人們之間距離縮短，更加容易接受新生事物。在這樣的大背景下，檔案工作現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程不斷推進(jìn)，檔案文獻(xiàn)編纂工作必須做出調(diào)整，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，而作為檔案文獻(xiàn)編纂中非常重要一環(huán)的轉(zhuǎn)錄加工，也要不斷摸索，順應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程。

一、檔案文獻(xiàn)編纂轉(zhuǎn)錄加工現(xiàn)代化的必要性分析

（一）傳統(tǒng)方式已不能適應(yīng)時(shí)代需求

首先是隨著互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算的不斷出現(xiàn)，很多數(shù)據(jù)被云計(jì)算發(fā)掘利用，大數(shù)據(jù)時(shí)代來(lái)臨，檔案逐年呈指數(shù)增長(zhǎng)，各種新型載體檔案層出不窮，傳統(tǒng)的檔案轉(zhuǎn)錄加工方式基本是人工操作，耗費(fèi)人力物力巨大，在新時(shí)代人工操作復(fù)雜的過(guò)程變得力不從心，因此繼續(xù)探尋現(xiàn)代化方式，節(jié)省人力物力，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。其次是新技術(shù)的不斷出現(xiàn)和檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程不斷推進(jìn)，檔案文獻(xiàn)編纂也必須與時(shí)俱進(jìn)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)。許多現(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)，為檔案文獻(xiàn)編纂工作提供了很大便利，作為其中一環(huán)的轉(zhuǎn)錄加工，也必須學(xué)習(xí)利用新技術(shù)，不僅改善傳統(tǒng)檔案的轉(zhuǎn)錄，還可以為更多新型載體檔案的轉(zhuǎn)錄加工提供條件。

（二）傳統(tǒng)方式已不能滿足人民日益增長(zhǎng)的需求

時(shí)代不斷進(jìn)步，群眾需求隨之改變，網(wǎng)絡(luò)逐漸普及，很多群眾對(duì)于檔案文獻(xiàn)編纂成果的需求也隨著時(shí)代不斷提高?；ヂ?lián)網(wǎng)覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，越來(lái)越多的群眾利用電腦、手機(jī)等接收信息，微博、微信等新興事物不斷出現(xiàn)，群眾對(duì)于信息獲取的時(shí)限有了更高要求?，F(xiàn)代化背景下聯(lián)機(jī)檢索、跨庫(kù)查詢已不再是觸不可及的事情，為了滿足用戶需要，檔案文獻(xiàn)編纂工作必須適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，逐步跨入現(xiàn)代化階段。

二、檔案文獻(xiàn)編纂轉(zhuǎn)錄加工的現(xiàn)代化探索

（一）傳統(tǒng)載體檔案信息的轉(zhuǎn)錄加工

1.轉(zhuǎn)錄方式

對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，以前采用手工錄入、電腦錄入和膠片攝影的方式，現(xiàn)階段要適應(yīng)現(xiàn)代化潮流，則可以采用掃描攝入的方式。對(duì)于傳統(tǒng)非紙質(zhì)檔案，甲骨檔案、金石檔案、碑刻檔案等，對(duì)于這類檔案的轉(zhuǎn)錄，借鑒考古學(xué)做法，可以采用拓片或攝影的方式，進(jìn)行轉(zhuǎn)錄。拓片就是用墨把石刻和古器物上的文字及花紋拓在紙上后的成品，拓片是從原物直接拓印下來(lái)的，大小和形狀與原物相同，廣泛用于甲骨文字、銅器銘文、碑刻、墓志銘、古錢幣、畫像磚、畫像石等。拓印的方法包括撲墨拓印和擦墨拓印。攝影技術(shù)，結(jié)合考古學(xué)基本原理，綜合檔案載體情況，可分為野外攝影和文物攝影，野外攝影需要根據(jù)自然光、相機(jī)設(shè)置的輔助光及拍攝地點(diǎn)，選取合適的拍攝角度。文物攝影則需要根據(jù)照明燈，設(shè)置相機(jī)的前后測(cè)光或散射光，拍攝最完美的作品。3D打印技術(shù)的出現(xiàn)，對(duì)于金石甲骨類實(shí)物檔案，可以按照原貌進(jìn)行一比一或同比例縮小或放大，進(jìn)行打印，這樣可以更加反映檔案原貌。

2.注意事項(xiàng)

（1）行款格式處理

歷史檔案，由于特定政治制度或社會(huì)狀況，有一些不太容易被現(xiàn)代用戶理解的行款格式，比如表示尊崇的抬頭制度、表示謙卑的側(cè)書以及并書等，這些都是在既定歷史狀況下產(chǎn)生的，在進(jìn)行轉(zhuǎn)錄加工時(shí)，為了方便用戶理解，一般不予保留，按照現(xiàn)代行款格式進(jìn)行轉(zhuǎn)錄。但是對(duì)于一些上款、下款、具文時(shí)間和摘由等，則要根據(jù)與正文聯(lián)系及重要程度確定是否予以保留。

（2）批語(yǔ)標(biāo)記處理

批語(yǔ)可酌情保留的情況有：批語(yǔ)記載了重大事件；從批語(yǔ)中可以了解檔案作者和受文者之間的特殊關(guān)系；批語(yǔ)內(nèi)容重于文件正文；批語(yǔ)反映檔案文件內(nèi)容承辦的結(jié)果，或者形式上是批語(yǔ)，實(shí)則為正文的重要批復(fù)。

檔案原件上的標(biāo)記一般是文件處理過(guò)程或閱讀過(guò)程中留存的，并且在正常情況下可刪除，文件上鈐蓋的“密”“機(jī)密”“絕密”以及急件等戳記可酌情保留。文件上出自重要人物之手，對(duì)讀者理解和研究文件正文有一定啟示作用的批語(yǔ)應(yīng)予保留，轉(zhuǎn)錄時(shí)可用腳注說(shuō)明。其他參考價(jià)值不大的批語(yǔ)，則不必保留。

（3）標(biāo)點(diǎn)分段

一些歷史檔案或建國(guó)初期檔案有些沒(méi)有標(biāo)點(diǎn)分段，或與現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)不同，為了方便閱讀和理解，進(jìn)行必要的標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)點(diǎn)和分段。

（二）新型載體檔案信息的轉(zhuǎn)錄加工

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，技術(shù)日益進(jìn)步，出現(xiàn)了很多存儲(chǔ)于新型載體上的檔案文獻(xiàn)，這些新型檔案文獻(xiàn)包括照片圖片、音頻視頻、多媒體文件等，對(duì)于這類文獻(xiàn)的加工則需要更高的技術(shù)要求。對(duì)新型檔案內(nèi)容的復(fù)制與遷移需要日常磁帶備份技術(shù)或異地遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)復(fù)制技術(shù)等來(lái)實(shí)現(xiàn)，可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)共享備份、異地?cái)?shù)據(jù)備份或自動(dòng)智能化備份。

1.照片圖片類檔案

照片圖片類檔案的轉(zhuǎn)錄一般利用攝影或掃描的方式，在進(jìn)行遷移或轉(zhuǎn)錄之后，在進(jìn)行處理時(shí)，主要對(duì)圖片的污點(diǎn)劃痕、褪色、圖片增強(qiáng)、裁剪、拼接、改善字跡模糊、圖片分辨率等，需要利用一些專業(yè)軟件進(jìn)行，例如Adobe Photoshop、光影魔術(shù)手、彩影等。

2.音頻加工處理

音頻文件儲(chǔ)存于磁盤、光盤或者硬盤上，這一類型的檔案文獻(xiàn)同樣不能直接在原件上進(jìn)行處理，將文件通過(guò)備份技術(shù)保存到其他載體上，再利用一些專業(yè)軟件進(jìn)行必要的技術(shù)性處理，主要針對(duì)音頻文件中的噪音、不宜公開內(nèi)容的剪輯、聲音分辨率等進(jìn)行處理，這些軟件包括GoldWave5.58、Cool Edit Pro等。

3.視頻加工處理

視頻文件的轉(zhuǎn)錄或遷移同音頻文件是同類的，視頻文件主要針對(duì)其分辨率、鏡頭剪輯、非線性編輯等，在處理視頻文件上比較實(shí)用的軟件有EDIUS、Adobe Premiere等。

4.多媒體信息加工處理

多媒體檔案信息的加工處理，編纂者可利用多媒體編輯系統(tǒng)組合文本、圖像、動(dòng)畫、視頻、聲音等元素。多媒體編輯系統(tǒng)可直接調(diào)用各種格式的文本、圖片、電影、聲音等，并將其集成為獨(dú)立播放的多媒體程序，目前比較流行的多媒體編輯工具有Authorware，Director等。

上述新型載體檔案在轉(zhuǎn)錄時(shí)，要根據(jù)具體情況作出具體分析，選擇合適的設(shè)備。比如照片圖片要盡可能清晰可辨，轉(zhuǎn)錄時(shí)為了避免重復(fù)操作，盡量事先做好排序分類等工作。音頻視頻多媒體文件在轉(zhuǎn)錄時(shí)，更要注意文件格式，確保設(shè)備的安全。加工時(shí)盡量保持文獻(xiàn)原貌，音頻視頻及多媒體文件可制成光盤，附于檔案文獻(xiàn)匯編出版物之后，提高真實(shí)性，同時(shí)提高用戶利用的興趣。

（三）口述檔案信息的轉(zhuǎn)錄加工

口述檔案一般為錄音形式，在對(duì)口述（下轉(zhuǎn)63頁(yè)）（上接56頁(yè)）檔案進(jìn)行加工處理之前，要先將其轉(zhuǎn)錄為文字內(nèi)容，進(jìn)行技術(shù)性處理之后才能匯編形成出版物。參照新聞采訪錄音轉(zhuǎn)錄，口述檔案將錄音轉(zhuǎn)錄為文字比較快捷的方式主要有兩種，一種是利用語(yǔ)音識(shí)別軟件，但是這種方式錯(cuò)誤率較高，而且一般只能轉(zhuǎn)錄普通話標(biāo)準(zhǔn)的錄音，第二種方式就是找速記公司，這種方式相較于前者來(lái)說(shuō)錯(cuò)誤率低，但是費(fèi)用較高。首先介紹第一種方式，利用語(yǔ)音識(shí)別軟件進(jìn)行錄音轉(zhuǎn)化成文字的過(guò)程，常用的語(yǔ)音識(shí)別軟件有IBM語(yǔ)音識(shí)別輸入系統(tǒng)、AudioNote等。第二種方式是速記公司，但是很多口述檔案都涉及到方言，因此負(fù)責(zé)速記的人員必須在語(yǔ)言方面有一定研究，在轉(zhuǎn)錄時(shí)，對(duì)于方言的記錄也應(yīng)根據(jù)具體情況，如果方言可被大多數(shù)人理解，則不必更改，如果不能被人理解，但是可以用普通話表述，則應(yīng)在轉(zhuǎn)錄時(shí)將其表述為標(biāo)準(zhǔn)普通話，但是如果普通話無(wú)法清楚表達(dá)，則可用方言的音譯轉(zhuǎn)錄并在后加注釋。對(duì)于沒(méi)有任何實(shí)際意義的語(yǔ)氣詞，可酌情刪去。遇有不連貫、不規(guī)范的地方，可適當(dāng)改變，使文意暢通，同時(shí)加一定的標(biāo)記標(biāo)明。不論是用語(yǔ)音識(shí)別軟件還是速記公司轉(zhuǎn)錄，都要注重后期的校對(duì)，尤其是語(yǔ)音識(shí)別軟件，很多地方可能會(huì)有差異，速記公司是專業(yè)機(jī)構(gòu)，效率高、速度快，一般錯(cuò)誤較少，務(wù)必給讀者呈現(xiàn)最完美的匯編成果。

三、檔案文獻(xiàn)編纂轉(zhuǎn)錄加工現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的原則

不論何種載體的檔案文獻(xiàn)，經(jīng)過(guò)何種方式進(jìn)行轉(zhuǎn)錄加工，都必須遵循一定的原則：存真原則，即在進(jìn)行轉(zhuǎn)錄時(shí)，必須使檔案內(nèi)容與原件保持一致，不做輕易的改動(dòng)；求實(shí)原則，即在進(jìn)行轉(zhuǎn)錄加工時(shí)，不要強(qiáng)加轉(zhuǎn)錄者的主觀意志，必須保證作者原意的體現(xiàn)，而一些歷史檔案，則不必須以現(xiàn)行的語(yǔ)言規(guī)范進(jìn)行轉(zhuǎn)錄，能夠領(lǐng)會(huì)意思即可；存疑原則，即由于水平及條件的限制，對(duì)某些內(nèi)容無(wú)法進(jìn)行理解或無(wú)從考證，則可留給讀者自己尋求答案，這樣的“多聞闕疑”避免好多錯(cuò)誤加工或過(guò)度加工；標(biāo)注原則，即為了讀者能夠更明白哪些是檔案原文，哪些是編者加工過(guò)的地方，所有編者所進(jìn)行的加工都需進(jìn)行標(biāo)注；保存原件原則，即不得在原件上進(jìn)行加工，必須將原件進(jìn)行復(fù)制或抄印，再進(jìn)行加工。

（作者單位：天津科技大學(xué) ）