淺談新時代加強古建筑文物檔案管理及對策

東海梅 高俊

檔案管理是對檔案各方面信息進行收集、整理、歸案并提供查詢、利用服務工作的總稱。文物檔案相當于古文物的身份證和名片，文物檔案管理工作就是建立文物資料的基礎工作，它詳實的記錄文物起源、歷史沿革，文物修復、文物特征等方面情況，并形成各種文檔、圖紙、報告、影像資料等。本文主要所闡述的文物檔案指避暑山莊、布達拉宮等古建筑文物檔案，這些檔案資料的收集和整理對文物保護進行科學管理具有十分重要的意義。因此，我們必須重視和加強文物檔案管理工作，完善文物檔案的制度和流程，制定科學合理的文物檔案管理工作制度。面對新時代檔案工作的新要求，如何做好古建筑文物檔案管理工作，筆者現(xiàn)就加強文物檔案規(guī)范化管理及對策淺談幾點看法。

一、古建筑文物檔案管理現(xiàn)狀

（一）重視不夠，工作脫節(jié)。受傳統(tǒng)思維和管理模式的局限，當前不管是文物檔案還是其他檔案大多停留在“看門守攤”狀態(tài)，檔案利用效率并不高。各部門、各單位對檔案管理的重視程度存在“用時重要，不用棄之”的狀態(tài)，加之檔案管理工作僅滿足于日常文件的收集、整理和存檔。相關工作人員認識不到文物檔案工作的重要性，在記錄、管理工作中會存在很多漏洞和不規(guī)范，不能按照檔案法規(guī)整理歸檔保存；還有的基層管理部門、維修部門，不注重檔案的傳承性、保護性和完整性，隨意性較強。

（二）制度缺乏，專業(yè)缺失。文物檔案的管理制度和方法相對落后，檔案管理工作沒有形成完善合理的制度流程，導致記錄和管理方式混亂，檔案的管理僅僅是為了應付檢查等情況普遍存在。另外，檔案管理人員缺乏專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理培訓，僅僅按照自己的方法或老舊的辦法進行管理，還有很多工作人員身兼數(shù)職，人員不固定，沒有太多的時間和精力進行檔案細化管理工作，貪圖快速將文檔簡單歸類，而不做整理、編排和記錄，導致檔案室積累了大量無法查詢、入庫睡覺的資料。

（三）觀念落后，硬件滯后。當前現(xiàn)有檔案室的硬件設施不完善，一些單位還沒有認識到檔案管理的歷史意義與現(xiàn)實意義，管理手段和管理方法與當前信息化發(fā)展嚴重脫節(jié)，加之存檔環(huán)境較差，影響著檔案管理人員的工作。同時，檔案室由于受到資金等方面的限制，沒有建立完善的硬件設備體系，不能跟上現(xiàn)代化管理的要求，也沒有建立網(wǎng)絡資源共享體系，制約著文物檔案管理工作向標準化、數(shù)字化、高效化邁進的步伐。

二、古建筑文物檔案保護的意義

（一）原始指導價值。古建筑文物檔案是還原、查找歷史本來面貌的依據(jù)。古建筑文物一旦遭到破壞毀去，其損失將無法挽回，因此，建立古建筑檔案數(shù)據(jù)庫，對古建筑的維修、保養(yǎng)與利用，具有可提供技術、信息指導的價值。

（二）決策參考價值。古建筑文物由于年代久遠，加之人為破壞、自然侵蝕等多方面的原因，古建筑的完整保存，需要借助檔案對其進行科學的保護、修繕、加固等；文化部門研究歷史，需要借助檔案了解古建筑的全貌與細節(jié)；規(guī)劃建設部門在拆除時，需要借助檔案衡量哪些古建筑在城市發(fā)展中應該保留，便于作出科學決策；設計施工單位改造古建筑，需要借助檔案參照古建筑過去原貌細節(jié)，進行修復或改造。因此必須重視檔案資料管理，以發(fā)揮其不可復制的作用。

（三）文化研究價值。建筑不僅僅是技術科學，而且是一種文化藝術。中國古代有著領先世界的建筑技術，特別是當時的繪畫、雕刻、工藝等，是人類文明共同的財富。研究古建筑，建立完整的文物檔案，不僅對檔案管理工作具有借鑒意義，還為文化研究工作者提供了大量的理論依據(jù)及科技資料。當前全國各地對非物質(zhì)文化遺產(chǎn)保護的意識日益增強，對建筑構件的更換，對建筑風格的復原，對建筑雕飾的修補不僅僅靠工匠的技藝和經(jīng)驗，檔案的原始記錄，無疑能更真實體現(xiàn)該物質(zhì)的歷史、文化、藝術、科學價值。

三、古建筑文物檔案管理建議及對策

面對日益繁雜的文物檔案資料，我們必須把握時代的脈博，與信息化接軌，運用信息化的管理方法、管理制度，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，保障文物檔案的傳承性與完整性。

（一）提高認識，重視檔案管理工作。任何一項工作，首先要看的是一個單位領導對此項工作的重視程度，所以領導的重視程度決定著檔案管理者的工作態(tài)度，也最大程度上決定著檔案管理工作的向前發(fā)展。一是強化檔案意識。要定期向領導匯報檔案工作情況，多談搞好檔案工作對單位的益處，尤其是一些與本單位密切相關的，引導領導重視檔案工作，逐步提高認識，樹立檔案意識，將檔案管理硬件設施、專業(yè)人員配備及現(xiàn)代化管理建設、考評機制建立等方面落到實處。二是樹立法制意識?；鶎游奈锊块T要按照《檔案法》《河北省檔案工作條例》及文物系統(tǒng)相關法規(guī)條例，結合實際認真學習、貫徹和落實，制定相關具體規(guī)定和辦法，嚴格檢查、考核和評比，對違反檔案法規(guī)的行為現(xiàn)象，提出改正意見，嚴重違法行為予以處罰。只有獎懲嚴明，依法辦事，才能保證文物檔案的齊全完整和規(guī)范有序。三是增強服務意識。檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。要增強檔案管理人員的責任意識，堅持“守土盡責”的工作理念，熱愛本職工作，努力提高服務水平，明確作為一名檔案管理人員，要及時、準確、完整地提供文物相關信息，使檔案真正發(fā)揮其作用，更好地為單位的發(fā)展服務。

（二）因勢思變，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也不再適應新時代發(fā)展的需要，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，如：檔案數(shù)量逐年增多，給保管和提供利用帶來困難；傳統(tǒng)的檔案管理方法費時、費力，不方便快速檢索查閱。因此，只有走檔案管理現(xiàn)代化的道路，建立檔案網(wǎng)絡管理體系，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。一是加強專業(yè)化學習。文物檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，它不僅要求管理人員既要有高度的工作責任感、認真細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，還要有具備扎實的檔案管理理論知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有進行系統(tǒng)的專業(yè)化學習，來優(yōu)化知識結構，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。二是掌握現(xiàn)代化技能。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡文化的綜合型檔案管理人才。三是培養(yǎng)一體化人才。重視檔案管理人員培訓再教育工作，要充分認識到對檔案管理人員教育、培訓在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務質(zhì)量的（下轉61頁）（上接58頁）提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高，要培養(yǎng)一體化人才，各單位就要將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的議事日程，加強日常對其進行信息技術、計算機、新軟件等技術的培訓。

3.長效運行，健全檔案管理制度。原始紙質(zhì)檔案的保管，一是容易陳舊老化，難以長久保存，二是在查找方面存在不便，利用效率不高，因此，為了健全檔案管理工作，要學會運用高科技手段，建立健全檔案管理制度。一是建立檔案管理數(shù)據(jù)庫。建立了檔案管理信息庫，研發(fā)古建筑文物檔案的動態(tài)信息檢測系統(tǒng)，快速、便捷、準確改變現(xiàn)有的人工檢索現(xiàn)狀。將紙質(zhì)檔案盡量數(shù)字化，形成電子檔案或制成音像、光盤，實行“雙軌”管理，為文物檔案管理人員提供更快捷服務，讓檔案管理工作更加便利。二是構建檔案信息共享平臺。建立網(wǎng)絡傳輸共享平臺，暢通檔案利用渠道，利用數(shù)字化管理系統(tǒng)進行查閱，有效促進各單位間相關工作的開展，便于對古建筑的普查、規(guī)劃和保護工作，實現(xiàn)信息資源的高效利用。特別是在避暑山莊及周圍寺廟保護與維修過程中，文物古建筑檔案發(fā)揮了不可替代的作用，節(jié)省了大量的資金和時間。三是完善考核激勵機制。完善考評考懲機制，建立一個制度化檔案管理體系，把檔案管理納入單位年度目標考核范圍，加強對檔案工作的領導、檢查和考核力度，規(guī)范檔案管理要求，不斷提高檔案管理工作水平，使立卷的檔案能夠科學規(guī)范、流程明晰、檢索便利，實現(xiàn)最大程度保存、利用古建筑文物信息的目的。

（作者單位：承德市文物局 承德市檔案局）