提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

毛英女

摘要：新世紀是信息爆炸的世紀，各種信息交互在一起。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，檔案信息已經(jīng)成為一種十分重要的信息資源，對于公司而言，檔案信息里面有著公司的人員信息和公司重要而秘密的內(nèi)部信息；對于政府而言，檔案信息內(nèi)儲存著關(guān)乎國家大計的至關(guān)重要信息。由此可得之提高檔案管理科學(xué)化水平是當今首當其沖要完成的大事，本研究就現(xiàn)今檔案管理存在的瑕疵展開討論，并就存在的問題提出相應(yīng)的解決措施來提高檔案管理科學(xué)化水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化水平；路徑選擇

檔案管理無論對于事業(yè)單位還是相關(guān)政府而言都是他們工作的主要內(nèi)容，為能夠有效地提高檔案管理科學(xué)化水平，就要順應(yīng)現(xiàn)代社會的需求，擺正對于檔案管理的態(tài)度，認真對待檔案管理這關(guān)乎到國家和企業(yè)命脈的工作，然后要規(guī)范管理單位內(nèi)部的管理體系，加大監(jiān)管力度，提高工作人員的綜合素質(zhì)是順利進行檔案管理的關(guān)鍵。

一、現(xiàn)階段檔案管理存在的瑕疵

（一）政府和事業(yè)單位對于檔案管理的重視程度不夠

就檔案管理工作而言，我們國家大部分的單位和企業(yè)在檔案上管理工作上呈現(xiàn)出相對混亂的問題，琢磨其中的原因后發(fā)現(xiàn)，我國現(xiàn)在處于飛速發(fā)展時期，國家的GDP在迅速提高，政府和事業(yè)單位順應(yīng)國家發(fā)展的趨勢，把主要的精力投入到如何提高國家和單位的經(jīng)濟上，對于其檔案信息的管理就相對比較放松。檔案信息的管理需要消耗大量的人力、物力和精力，還容易管理不得當，所以，對于部分管理人員而言，認為不必要投入較多的人力和時間，就是這樣錯誤的觀念造成了政府和事業(yè)單位對于檔案管理的重視程度不夠。

（二）檔案管理單位內(nèi)部混亂

檔案管理工作順利進行和組建一個嚴密、工作分配合理的檔案管理組織密不可分。要想讓一個管理組織長期發(fā)展下去，進行合理的內(nèi)部控制是十分必要的，因為內(nèi)部控制是企業(yè)管理的核心，對確保企業(yè)正常運營和實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用。但是隨著經(jīng)濟全球化、資本全球化、信息全球化的潮流，社會環(huán)境越來越復(fù)雜，大數(shù)據(jù)在不斷地擴大，需要管理的檔案信息日益增加，檔案管理的組織內(nèi)部出現(xiàn)流程不清晰，人員分配不合理，內(nèi)部控制力下降，在財務(wù)方面出現(xiàn)貪污腐敗的現(xiàn)象，很多管理人員收到外界的干擾，利欲熏心，制造虛假的檔案，泄露檔案。因為這種不良現(xiàn)象的存在，造成了企業(yè)和政府內(nèi)部信息泄露，對于企業(yè)而言，這樣會導(dǎo)致他們和其它企業(yè)在競爭的過程中存在著不公平的現(xiàn)象；對于政府而言，檔案信息的泄露很有可能會泄露國家的機密，很有可能造成社會的動蕩不安。

（三）管理人員管理素質(zhì)低下，能力不足

就檔案管理工作而言，需要各個部門之間密切配合，充分交流來整合信息，保證檔案管理工作能夠有序開展。而有效地進行檔案管理需要專業(yè)的人員進行整理，專業(yè)的檔案管理人員能夠高效地整理檔案信息，確保管理的檔案沒有差錯。而中國改革開放較晚，跟其它發(fā)達國家相比，我國發(fā)展起步較晚，但是中國發(fā)展迅速，大量的檔案信息涌現(xiàn)而出，以前老舊的檔案管理方法已經(jīng)沒有辦法符合現(xiàn)代的需求，但現(xiàn)代檔案管理方法的創(chuàng)新尚未完成，需要大量的人員進行管理，對人員綜合素質(zhì)要求不高，導(dǎo)致和檔案管理有關(guān)單位的員工水平參差不齊，很多檔案管理人員不是和檔案管理有關(guān)專業(yè)出身，切身參與檔案管理的經(jīng)驗不足，理論知識掌握的也不多，企業(yè)布置下去的任務(wù)很難按時按量完成，也不容易被管理，容易降低管理的效率，同時工作的質(zhì)量也沒有辦法保證。

二、現(xiàn)階段檔案管理的發(fā)展思路

（一）提高政府和相關(guān)單位對于檔案管理的重視程度

提高現(xiàn)階段檔案管理水平的第一步就是要提高政府和相關(guān)單位對于檔案管理的重視程度，摒除以前只顧經(jīng)濟發(fā)展的錯誤思想，用一個端正的態(tài)度面對檔案管理，才能夠順利地進行以后的管理工作。有了端正的態(tài)度后要順利進行檔案管理，就要進行科學(xué)化管理，針對其實際工作制定明確的管理目標。其定位可以針對本單位檔案管理，也可以針對整個社會工作有序運行提供高效檔案信息服務(wù)。

（二）規(guī)范管理單位內(nèi)部的管理體系，加大監(jiān)管力度

高素質(zhì)的員工好比是軍隊中的士兵和槍支彈藥，而單位內(nèi)部的管理人員就是久經(jīng)沙場的將軍，企業(yè)內(nèi)部沒有完善的管理體系，整個單位就是一堆無法成型的散沙，因此規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的管理體系的重要性不言而喻。要規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的管理體系，第一步就是要對管理人員自身嚴格要求，公司在招聘管理人員的過程中，應(yīng)該嚴格地對人員進行層層選報，選拔出能為公司做出更大貢獻的高水平人才。選拔人員后，公司應(yīng)該加大對于檔案管理的重要性的宜傳力度，讓管理人員意識到自己工作的重要性，高度重視自己現(xiàn)在從事的工作。人是在不斷學(xué)習(xí)的過程中成長，因此公司要多為管理人員提供學(xué)習(xí)的機會，聘請一些高端的管理人員參加公司的管理工作，對不熟悉業(yè)務(wù)的員工進行培訓(xùn)，讓公司擁有更多高端的管理人員。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

只要社會在不斷發(fā)展，信息就會不斷涌現(xiàn)，檔案管理也就是一個永恒而全新的內(nèi)容。為了順應(yīng)時代發(fā)展的步伐，檔案管理有關(guān)單位要與時俱進，國外的檔案管理水平就目前而言，要遠遠高出我國現(xiàn)有水平，所以檔案管理單位需要多于國外相關(guān)的單位多進行交流，多安排一些素質(zhì)較高的人員到國外學(xué)習(xí)先進的檔案管理技術(shù)，然后引進到國內(nèi)，增強我國檔案管理人員的管理素質(zhì)。同時檔案管理單位也需要加大薪酬聘請一些專業(yè)的管理人員參與工作，讓專業(yè)的管理人員在工作的時候?qū)τ谄渌皇煜げ僮鞯娜藛T多加以指導(dǎo)，進而讓檔案管理人員在檔案管理的過程中，不僅要有豐富的檔案管理學(xué)知識，還要能運用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進行管理。提高檔案管理人員對現(xiàn)代信息技術(shù)的操作能力，讓他們熟練地運動計算機對檔案進行歸檔和分類處理，來幫助企業(yè)更好更快地發(fā)展，同時制定相關(guān)的獎懲制度，鼓勵員工學(xué)習(xí)和工作的積極性，而且企業(yè)也要根據(jù)自身的發(fā)展情況，結(jié)合國家的規(guī)定和市場的實際情形制定相應(yīng)的人員考察制度和人員管理規(guī)章制度，讓企業(yè)的員工明白自己在企業(yè)中要遵守的規(guī)章制度，讓企業(yè)走得更高更遠。

參考文獻：

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