校、院二級管理下高校學(xué)院辦公室管理人員績效考核辦法的優(yōu)化探討

劉應(yīng)思

摘 要：隨著高校校、院二級管理體制改革的深化，學(xué)院作為學(xué)校權(quán)力下放的承接單位，其辦公室管理人員的能力與水平直接影響到改革執(zhí)行的力度與效果。優(yōu)化學(xué)院辦公室管理人員績效考核辦法，將項目管理方法應(yīng)用到辦公室管理人員的績效考核中，并采取基礎(chǔ)考核與優(yōu)秀考核相結(jié)合的考核方式，可以解決績效考核指標(biāo)難于量化，考核內(nèi)容針對性不強(qiáng)的問題，有利于從根本上發(fā)揮績效考核的作用，提升辦公室管理人員的工作能力，提高工作效果。

關(guān)鍵詞：校、院二級管理；績效考核；項目管理

中圖分類號：G640 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：2096-000X（2018）04-0140-03

Abstract： With the deepening of the reform of the two-level management system in colleges and universities， the ability and level of the office staff in the college as a receiver of decentralization of the power of university directly affect the intensity and effect of the reform implementation. The optimization measures of performance evaluation of college office staff apply project management method to the performance appraisal of office staff， with assessment methods combining the basic assessment and excellent assessment， can solve the difficulties that the performance evaluation indicators are hard to quantify and the assessment content is less targeted， which is conducive to play the role of performance appraisal fundamentally and improve the management ability of office and work efficiency.

Keywords： The two-level management system in colleges and universities； performance appraisal； project management

近年來，隨著我國高等教育改革與發(fā)展的不斷深入，校、院二級管理體制（學(xué)院制）作為國外諸多大學(xué)特別是著名大學(xué)普遍采用的內(nèi)部管理體制，被作為高校內(nèi)部管理體制改革的一項舉措紛紛付諸實踐[1-2]。校、院二級管理體制本質(zhì)是學(xué)校簡政放權(quán)于學(xué)院，使學(xué)院擁有更多的辦學(xué)自主權(quán)。實施校院二級管理體制改革，學(xué)校的管理重心下移至學(xué)院，勢必要求學(xué)院管理隊伍能夠承接權(quán)限下放所導(dǎo)致的工作量增加、工作難度提高等問題[3]。探尋激發(fā)工作人員工作積極性和創(chuàng)造性的最有效的途徑，完善與優(yōu)化學(xué)院辦公室管理人員的績效考核辦法，最大限度地發(fā)揮他們的工作潛力，提高工作績效，是校、院二級管理體制改革實施的重要方向[4]。

一、學(xué)院辦公室管理人員績效考核的現(xiàn)狀

一直以來，由于高校的工作重心是教學(xué)與科研，高校教師隊伍的管理與考核研究較多，也能較好的進(jìn)行量化和評價，而管理人員隊伍的評價和管理卻處于薄弱狀態(tài)。為完善高校行政管理人員的考核機(jī)制，近年來，國內(nèi)有研究將MBO法（目標(biāo)管理法）、KPI（關(guān)鍵績效指標(biāo)）、BSG（平衡記分卡）[5]及360度績效考評法等應(yīng)用到行政管理人員的績效考核[6]，取得了一定的成效，具體到學(xué)院的行政管理人員的績效考核辦法卻鮮有獨立研究。究其原因，一方面是因為傳統(tǒng)意義上的學(xué)院的管理工作傾向于執(zhí)行與服務(wù)，不同于學(xué)校行政管理工作的決策與監(jiān)督意義重大，另一方面是因為學(xué)院的行政管理工作繁雜，類別性質(zhì)相差較大，要單獨制定科學(xué)可行的績效考核辦法，難度較大。所以，現(xiàn)行的學(xué)院辦公室管理人員的績效考核往往是與學(xué)校行政管理部門采取同樣的辦法，即從德、能、勤、績、廉五個方面，由本人、單位領(lǐng)導(dǎo)、本單位群眾、相關(guān)單位及人員分別進(jìn)行評議，按各項比例折算得出來的總分即為本人的績效考核成績?？偨Y(jié)起來，現(xiàn)行的學(xué)院辦公室管理人員的績效考核辦法主要存在以下問題[7-9]：

（一）考核定位模糊

考核定位是績效考核的核心問題?，F(xiàn)行的績效考核定位于通過考核了解行政管理人員的思想及工作狀況，不斷強(qiáng)化行政管理人員的崗位意識、服務(wù)意識和競爭意識，提高他們的工作效率和管理水平，最終保證學(xué)校長期發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。但在實施過程中，由于考核指標(biāo)科學(xué)性不足、考核結(jié)果不反饋及缺乏有效的激勵手段等使得績效考核只是為了考核而考核，既不能很好的讓個人發(fā)現(xiàn)自身工作的成績和不足，起不到激發(fā)員工工作熱情的作用，也不能讓學(xué)校發(fā)現(xiàn)管理人員隊伍存在的問題。

（二）考核內(nèi)容缺少針對性

由于學(xué)院辦公室承擔(dān)著教學(xué)、科研、學(xué)生管理、教輔工作、行政管理等各項任務(wù)，不同于學(xué)校各行政部門具有獨立的、明確的、單一的工作內(nèi)容與服務(wù)對象，這種毫無針對性的“一刀切”的績效考核辦法，體現(xiàn)不了工作人員的工作能力和水平，達(dá)不到績效考核的根本目的。同時，原本由于工作內(nèi)容不同工作績效無法橫向比較的工作人員，在單一的分?jǐn)?shù)面前給他們排出一個工作能力的先后，結(jié)果有失公允，會挫傷他們的工作積極性。簡單說來，一個負(fù)責(zé)學(xué)生管理的輔導(dǎo)員和一個擔(dān)任教輔工作的教務(wù)員，這兩者的工作內(nèi)容和性質(zhì)完全不同，用同一考核辦法得出的考核分?jǐn)?shù)給他們的工作績效分出一個高低，這樣的考核結(jié)果可信度確實不高。這就使得有些學(xué)院辦公室工作人員的考核變成迎合學(xué)校需要的形式，甚至還有些單位采用“輪流坐莊”的形式向?qū)W校推選優(yōu)秀，做到人人平均，人人有份，背離了績效考核的初衷。

（三）考核指標(biāo)定性有余，定量不足。

考核辦法中的“德、廉、勤、績、廉”五個考核指標(biāo)，主觀的因素占大部分，而且個人總結(jié)、群眾評議、領(lǐng)導(dǎo)評議等，定性有余，定量不足，即使對一些指標(biāo)進(jìn)行了評分，但對具體標(biāo)準(zhǔn)，如：如何算“出色完成”、如何算“較好完成”、怎樣算“基本完成”，以及它們之間有何區(qū)別，沒有一個明確的說明，主要依據(jù)考評者的主觀印象，容易產(chǎn)生誤差。

二、學(xué)院辦公室管理人員績效考核辦法的優(yōu)化

（一）項目管理與崗位設(shè)置相結(jié)合，量化重點難點行政工作

項目是在限定的資源及限定的時間內(nèi)需完成的一次性任務(wù)，具體可以是一項工程、服務(wù)、研究課題及活動等。項目管理就是對項目進(jìn)行有效的計劃、組織、指導(dǎo)和控制，以實現(xiàn)對整個項目運轉(zhuǎn)的全過程的一種動態(tài)的管理和項目目標(biāo)的協(xié)調(diào)綜合與優(yōu)化[10]。

現(xiàn)行的學(xué)院辦公室的工作任務(wù)基本上是以崗位設(shè)置的形式來完成。即將任務(wù)固定、性質(zhì)相同的工作設(shè)置為一個專門的工作崗位，由指定的工作人員來負(fù)責(zé)，如人事秘書、科研秘書、教學(xué)秘書、外事秘書等。根據(jù)辦公室工作人員編制數(shù)及各崗位工作量的多少，一個工作人員可以同時負(fù)責(zé)幾個不同的崗位。除此以外，還有一些看起來細(xì)小繁雜也需要花費時間和精力來完成的工作，如印章的使用、網(wǎng)站管理與維護(hù)、辦公室設(shè)備管理、辦公用品的采購與發(fā)放、來訪人員的接待等，游離在崗位職責(zé)之外，成為了某些單位的“新人訓(xùn)練項目”。

表面看來辦公室的工作性質(zhì)是考核指標(biāo)難以量化的決定因素，追本溯源，更深層次地探索，也可以說是傳統(tǒng)的通過崗位設(shè)置來分配工作任務(wù)的方法影響到了績效考核的成效。與傳統(tǒng)的崗位設(shè)置相比，在工作任務(wù)的分配上，項目管理具有目標(biāo)明確、工作周期短和工作成效顯著等特點，最重要的，對某些具體工作任務(wù)進(jìn)行項目管理，更利于考核指標(biāo)的量化。

在崗位設(shè)置對辦公室的基本工作任務(wù)進(jìn)行分配的前提下，項目管理辦法在績效考核中的應(yīng)用，具體到實踐中，主要應(yīng)用在兩個方向。一個方向，是對影響學(xué)校和學(xué)院發(fā)展的一些重大事項，如教學(xué)評估、學(xué)科評估、人才引進(jìn)以及學(xué)院每年的主題活動等重大事情進(jìn)行立項管理，每位辦公室工作人員可以是立項人，也可以是項目的主持者與參與者。另一個方向，是對難以歸到工作崗位中的一些短期的、突發(fā)的或臨時事件進(jìn)行分類立項，每一項工作任務(wù)也有對應(yīng)的績效比例。項目立項時將該項目名下的每一項工作任務(wù)劃分好相應(yīng)的績效比例，作為績效考核的依據(jù)。

如上所述，應(yīng)用項目管理的辦法可以對辦公室的重點、難點工作進(jìn)行量化，除此以外，在項目管理辦法的實施中，因為涉及到具體的項目設(shè)計與參與，還可以充分發(fā)揮工作人員的主動能動性，讓他們積極主動地把自己崗位設(shè)置“轄內(nèi)”的工作任務(wù)變成人人可以參與、人人可以獲利的可操作的項目。這一過程，本身就是提高他們的工作成就感與工作能力的有效途徑，這也是實行績效考核的真正目的所在。

（二）基礎(chǔ)考核與優(yōu)秀考核雙管齊下，增強(qiáng)考核針對性

一個好的績效考核體系，必須滿足三個條件：1.明確的考核目標(biāo)（起點）；2.有效的激勵措施（終點）；3.科學(xué)的考核辦法（過程）。這三個條件相輔相成，缺一不可。其中，績效考核辦法作為績效考核體系中的“過程”，是整個績效考核體系中最為關(guān)鍵的一環(huán)，也是績效考核的實施者需要花費最多時間和精力去完善優(yōu)化的一環(huán)。相比績效考核的實施者，作為績效考核的被實施者，即參與者更多的是關(guān)注績效考核的終點，即有效的激勵措施?？己顺煽儍?yōu)秀是從考核這一過程通往激勵這一終點的獨木橋。將優(yōu)秀考核從考核中抽離獨立出來，相當(dāng)于把通過獨木橋的條件明確化、量化，有利于調(diào)動工作人員參與績效考核的主動性和積極性。

把優(yōu)秀考核從績效考核中獨立出來，績效考核的考核方式就由傳統(tǒng)的單一考核轉(zhuǎn)變?yōu)榱嘶A(chǔ)考核與優(yōu)秀考核相結(jié)合?；A(chǔ)考核作為合格考核，要求每位工作人員都必須參加，優(yōu)秀考核作為選擇考核方式，被考核人員可自愿選擇是否參加。這樣的考核方式，既重點突出，又可以減少考核工作量。如有一些工作人員本身資質(zhì)平平，工作勤奮度又不夠，這樣的人員，就可以只參與合格考核；另有一些工作人員，自身素質(zhì)高能力強(qiáng)，參加了除本崗位工作以外的較多的辦公室項目，這樣的人員，就可以積極參與優(yōu)秀考核，展示自己的工作能力。

優(yōu)秀考核不只是單純的作為一種考核方式被獨立出來，真正有意義的是其考核內(nèi)容是基礎(chǔ)考核的提升。優(yōu)秀考核重點考核工作人員在其工作崗位上的一些主要成就，如規(guī)章制度的制訂與完善、校級以上研究項目的申報與參與、所在崗位論文的撰寫與發(fā)表、與自己所在崗位相關(guān)的集體榮譽的獲得等；另外，還重點考核設(shè)計與參與辦公室項目的情況，這也是將項目管理辦法應(yīng)用到績效考核中的意義之一。

優(yōu)秀考核的實施，一方面，可以增加考核的針對性，因為考核內(nèi)容都與工作人員本身的工作息息相關(guān)；另一方面，也可以量化考核指標(biāo)，因為考核內(nèi)容都是可以量化的指標(biāo)，如規(guī)章制度的數(shù)目、項目的數(shù)目、文章的數(shù)量、獲獎的項數(shù)、設(shè)計與參與項目的數(shù)量等。

三、結(jié)束語

績效考核源于企業(yè)，高校作為事業(yè)單位具有服務(wù)社會的性質(zhì)，與追求利潤、效益至上的企業(yè)有本質(zhì)區(qū)別，同樣的績效考核辦法應(yīng)用到高校行政管理人員的考核時，會“水土不服”，出現(xiàn)諸如定位模糊、辦法單一、難于量化、缺乏反饋及激勵不夠等問題。近年來，創(chuàng)新高校行政管理人員績效考核辦法作為高校行政管理創(chuàng)新的一部分[11]，取得了不少成效，只是，具體到學(xué)院的行政管理人員，由于他們的工作表現(xiàn)具有間接性、模糊性、潛在性和不可量化性，績效考核辦法還鮮有研究。將項目管理辦法應(yīng)用到學(xué)院的行政管理人員的績效考核中，并在基礎(chǔ)考核之外增加優(yōu)秀考核的環(huán)節(jié)，有利于考核指標(biāo)量化，并增強(qiáng)考核的針對性，對完善績效考核辦法具有重要的意義。在此基礎(chǔ)上，再落實績效考核的反饋機(jī)制，完善相應(yīng)的激勵機(jī)制，相信可以得到科學(xué)有效的績效考核辦法，使績效考核真正達(dá)到調(diào)動工作人員的積極性，提高他們的工作效能的目的。

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