四種思路審計科研院所差旅費

李宇希 丁雋

[摘要]本文就如何通過有限的審計資源投入，準(zhǔn)確快速找出差旅費中存在的問題，提出了數(shù)據(jù)分析、地點關(guān)聯(lián)、出差地—時間甘特圖以及費用相關(guān)性四種審計思路。

[關(guān)鍵詞]差旅費 數(shù)據(jù)分析 地點關(guān)聯(lián) 甘特圖 審計資源

一、科研院所差旅費現(xiàn)狀

科研院所多實行學(xué)科組長負(fù)責(zé)制，科研經(jīng)費由科研單元自行管理，項目成員出差由科研單元自行決定。在差旅費管理上，往往缺乏對差旅行為的實質(zhì)性審批管理，并且科研方向、內(nèi)容、方法途徑和各科研單元差旅目的地的差異性，使差旅費報銷的票據(jù)呈現(xiàn)多樣化。此外，部分科研項目涉及野外科考，具有科考時間長、目的地條件艱苦的特點，有部分“白條”、定額發(fā)票存在，使得費用支出管理存在復(fù)雜性。

按照科研項目出差目的來分類，可歸為科研業(yè)務(wù)交流（開會、合作等）、駐點臺站、野外科考三類。其中科研業(yè)務(wù)交流差旅費的特點是單次出差時間較短、出差頻率較高、目的地分散，單次差旅費支出金額低，沒有規(guī)律性可尋。而野外科考、駐點臺站的特點是單次出差時間長、支出金額大，費用發(fā)生多在條件艱苦的村鎮(zhèn)，甚至荒郊。駐點臺站的差旅費特點是差旅目的地相對固定，大多不存在住宿費支出。野外科考相比駐點臺站，目的地相對靈活，但鑒于科研任務(wù)的周期性，野外科考路線相對固定，差旅目的地相對穩(wěn)定。

二、差旅費審計發(fā)現(xiàn)問題

差旅費之所以審計問題多發(fā)，一是因為費用發(fā)生在非常駐地，費用發(fā)生的合理性難以管控，二是差旅費涵蓋的費用報銷類別繁雜，費用發(fā)生的準(zhǔn)確性難以把握。

差旅費審計實務(wù)中存在以下幾類常見問題：一是虛構(gòu)差旅報銷費用，通過虛假行程虛報差旅費；二是報銷領(lǐng)取的出差補(bǔ)助不符合實際出差行程時間，存在領(lǐng)取出差補(bǔ)助時間多于實際出差時間的情況；三是夾帶報銷不符合要求的票據(jù)，如報銷非出差期間的外地市內(nèi)交通費、市內(nèi)停車票、非出差目的地的住宿費等；四是通過套取差旅費私設(shè)小金庫。

三、差旅費審計思路

查找差旅費用中存在的問題，審計抽樣很重要。另外，結(jié)合費用發(fā)生的特點，即差旅費發(fā)生地點、時間以及票據(jù)特性，找出疑點憑證，開展實質(zhì)性審計，如對費用發(fā)生人進(jìn)行質(zhì)詢、對票據(jù)佐證材料進(jìn)行檢查等，證實審計問題。

（一）數(shù)據(jù)分析查找差旅費支出的“拐點”

分析性復(fù)核是風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嬛械囊环N實質(zhì)性程序，是對審計對象重要財務(wù)比率或趨勢進(jìn)行的分析，以發(fā)現(xiàn)其中的不合理因素，并以此確定審計重點。分析性復(fù)核這一審計程序，要求能夠提前獲取足夠的財務(wù)數(shù)據(jù)作為支撐，通過計算機(jī)輔助技術(shù)，如EXCEL、TABLEAU等常用的數(shù)據(jù)處理及分析軟件，較為快速地建立起數(shù)據(jù)趨勢模型以及關(guān)鍵財務(wù)指標(biāo)比較的方法。

對差旅費的專項審計，通過分析性復(fù)核程序，初步分析費用的支出趨勢，確定支出的“拐點”，從而劃定差旅費審計的重點學(xué)科組以及重點關(guān)注期間。以某科研院所為例，審計人員提前從財務(wù)軟件中獲取第一年下半年、第二年及第三年全年，共兩年半時間的差旅費財務(wù)數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)處理分析，按年度分學(xué)科組繪制形成如圖1所示的趨勢圖。

由圖1可以看出，第一年的半年數(shù)據(jù)可以作為一個均值線，在均值線附近的數(shù)據(jù)可以暫不劃定為重點審計期間，明顯偏離均值線以及與往年的支出趨勢存在不一致的數(shù)據(jù)點可劃定為“拐點”，初步定為審計重點。如數(shù)據(jù)點2與點4，第三年的支出費用顯著高于往年水平；數(shù)據(jù)點1與點3，第三年的費用支出呈現(xiàn)上升的趨勢，與第二年的下降趨勢不一致。因而，可以通過數(shù)據(jù)分析，將C、E、F、I課題組第三年的差旅費支出作為審計重點。

（二）地點關(guān)聯(lián)核實差旅費支出真實性

駐點臺站、野外科考的差旅費，由于長期多次往返考察與觀測同一個出差目的地，發(fā)生的費用往往具有相似性，按目的地費用歸集，往往容易發(fā)現(xiàn)問題。在實際操作層面，一方面，財務(wù)報銷系統(tǒng)大多完善了出差目的地信息；另一方面，報銷人往往在報銷的事由摘要中，詳細(xì)完善了出差地信息。因此，可通過利用憑證摘要等信息，將差旅費用按照出差目的地進(jìn)行歸集。在實際操作層面，可利用TABLEAU軟件的數(shù)據(jù)展示功能，利用摘要的地點關(guān)鍵字將同一出差目的地的費用進(jìn)行歸類，便于抽出重要費用憑證。以某科研院所差旅費為例，對出差地關(guān)聯(lián)匯總，重點審查支出經(jīng)費大的八大公山、藏、云、鄂及鄂西北等地的差旅費，如圖2所示。

在TABLEAU軟件分析圖中，對重點審查的領(lǐng)域可直接查詢到財務(wù)憑證號碼，實施檢查、詢問等程序則更容易發(fā)現(xiàn)審計問題。例如，在對某科研院所的審計中，對重點關(guān)注的某課題組差旅費進(jìn)行地點歸集，并與課題組成員訪談溝通后，注意到存在兩處相對固定的野外考察點，合計報銷的差旅費金額均超十萬余元。將其中出差地為AA的所有差旅費憑證進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)課題秘書一次性報銷了該出差地所有人員半年的住宿費及伙食費，并附上詳細(xì)的人員食宿記錄，抽查的另外一張憑證卻顯示了某返聘人員報銷了此半年內(nèi)AA出差地的往返路費及住宿費、伙食費，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)了重復(fù)報銷住宿費及伙食費的疑點。又如，對某課題組差旅費按地點歸集后，發(fā)現(xiàn)存在一處長期野外觀測點，該處的年度差旅費支出超十萬余元且報銷分散，由相應(yīng)出差人自行報銷，經(jīng)抽查該地費用支出憑證，發(fā)現(xiàn)存在超過出差天數(shù)的差旅補(bǔ)助。

（三）結(jié)合出差地點—時間甘特圖審查差旅費支出有效性

業(yè)務(wù)交流性質(zhì)的差旅費特點是出差目的地零散，出差時間相對較短，單次差旅費不高，而出差的頻率較高，甚至存在間斷性的周度出差情況。因此，往返城市間旅費、市內(nèi)交通費、出差補(bǔ)助往往容易出現(xiàn)問題。比較好的辦法是梳理差旅的時間軸（盡可能細(xì)化至往返城市間的交通時間），通過時間清單表或地點—時間甘特圖，可以清晰梳理出差的總體情況。在實際操作層面，項目管理軟件、Excel、TABLEAU等軟件均可實現(xiàn)甘特圖的功能。

比如，某課題組成員存在頻繁出差的情形，甚至一個月中的每個星期都會出差。同時，報銷大量的市內(nèi)交通費。按照重要性原則，抽取出差頻率以及費用支出較高的月份，利用TABLEAU軟件的數(shù)據(jù)展示功能繪制出差地—時間甘特圖，如圖3所示。同時，選取報銷的當(dāng)月差旅費憑證以及市內(nèi)交通費憑證，對照甘特圖，發(fā)現(xiàn)存在出差人在外地或在往返城市間交通工具上，卻報銷市內(nèi)交通費的疑點。細(xì)小、繁雜的市內(nèi)交通費往往管控不嚴(yán)，累計月度或季度報銷，通過與頻繁的短期差旅費比對，則容易注意到不合理的情況，也可側(cè)面印證差旅費是否真實。

（四）相關(guān)性審查防范差旅費支出虛報風(fēng)險

報銷費用的相關(guān)性一直是審計的思路，對差旅費審計而言，費用相關(guān)性同樣重要。差旅費中的往返城市間交通費、住宿費、伙食費、出差補(bǔ)助、市內(nèi)交通費往往是相互呼應(yīng)的。比如，在審計實例中，某次差旅費時間在國慶期間，僅僅報銷往返城市間交通費，未報銷住宿費，卻全額領(lǐng)取出差補(bǔ)助數(shù)千元。經(jīng)過進(jìn)一步調(diào)查，發(fā)現(xiàn)該出差人員實為住宿在父母家中卻報銷并全額領(lǐng)取了補(bǔ)助，存在因私報銷差旅費的疑點。

（作者單位：中國科學(xué)院武漢病毒研究所 中國科學(xué)院武漢巖土力學(xué)研究所，郵政編碼：430071，電子郵箱：liyuxi825@163.com）