如何做好企業(yè)存貨管理

楊世平

摘 要：存貨是企業(yè)重要的流動資產(chǎn)，在制造業(yè)、商品流通等企業(yè)管理中具有重要地位。存貨常有流動性大、品種型號多，有些存貨還有保值期短、分散在不同倉儲場所等特點，如果存貨管理不善，就很有可能產(chǎn)生預(yù)算失控、短缺、積壓、變質(zhì)等損失，從而無法實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益的目標(biāo)。本文就存貨管理的定義、目的、分類、驗收、儲存、出庫、清查等各環(huán)節(jié)方面進(jìn)行論述，并說明企業(yè)如果沒有做好存貨內(nèi)部控制的風(fēng)險。

關(guān)鍵詞：存貨定義 目的原則 采購驗收 銷售領(lǐng)用 清查盤點 財務(wù)監(jiān)督

中圖分類號：F273 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2018）02（b）-102-02

1 存貨定義

存貨是指企業(yè)在日?；顒又谐钟幸詡涑鍪鄣纳唐罚约霸谏a(chǎn)過程或提供服務(wù)過程中耗用的原材料、半成品、生產(chǎn)物料等資產(chǎn)。

2 管理目的

一般企業(yè)存貨管理目的是為使存貨在流轉(zhuǎn)過程中規(guī)范化，流程化、精細(xì)化，保證存貨安全完整，并使存貨在采購、驗收、儲存、領(lǐng)用、盤點、處置等各環(huán)節(jié)平衡銜接，有效控制采購倉儲成本，更好地為公司生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

3 倉庫分類

一般企業(yè)的存貨倉庫按地點可以分為總倉與分倉；按流轉(zhuǎn)方式分為實際倉和虛擬倉，實際倉為商品、原料、半成品等實際存儲倉庫，虛擬倉為帳務(wù)處需要補入出庫，但實際存貨不經(jīng)倉庫流轉(zhuǎn)的模擬倉庫；按品質(zhì)分為正常商品倉、退貨待處理倉、廢品倉庫等。

4 管理原則

為了做好企業(yè)存貨管理，需要對存貨存儲場所“倉庫”重點管理，明確倉庫主要負(fù)責(zé)人責(zé)任，對倉管員合理分工，做好崗位責(zé)任制、績效考核，制定及執(zhí)行倉庫管理操作細(xì)則等工作。中小企業(yè)倉庫管理參考如下。

（1）各倉庫主管（負(fù)責(zé)人）分別對各自分管倉庫存貨的安全完整負(fù)管理責(zé)任，各倉庫管理員均對各自管轄的倉庫存貨安全完整負(fù)直接責(zé)任；（2）存貨在外購入庫、進(jìn)貨退庫、銷售出庫、銷售退回、調(diào)撥移庫、報廢等環(huán)節(jié)必須憑書面單據(jù)進(jìn)行操作，并確保填制的單據(jù)與進(jìn)出實物完全一致；（3）各倉庫所在部門負(fù)責(zé)人必須指定專人管理倉庫，在工作上給予足夠支持和保障，在確保存貨安全的前提下，可以實行一人多崗兼管倉庫；（4）各倉庫所在部門負(fù)責(zé)人必須建立倉管員的崗位責(zé)任制及績效考核細(xì)則，并按公司規(guī)定進(jìn)行績效考核，與薪資掛鉤；（5）各倉庫管理員必須加強對所管轄倉庫的管理，建立存貨管理臺賬。倉庫文員負(fù)責(zé)登記存貨臺賬，對本倉庫存貨進(jìn)出有完整的臺賬記錄；（6）倉管員重點對倉庫入出庫、結(jié)余進(jìn)行監(jiān)控和實物盤點，并確保賬（表）物相符；（7）各倉庫管理員必須建立防火、防潮、防盜等措施，確保倉庫的安全完整及場地清潔衛(wèi)生，無關(guān)人員不得擅自進(jìn)人倉庫重地。

5 采購申請

由于采購申請涉及采購需求的提出，一般根據(jù)使用部門的銷售或領(lǐng)用預(yù)算數(shù)量、金額、時間分解，結(jié)合目前實際庫存數(shù)、安全庫存量、在途商品數(shù)量、采購周期等因素統(tǒng)籌考慮，由相關(guān)部門提出可以參照以下審批流程辦理。

中小企業(yè)由采購需求人員按照《采購管理制度》向采購職能部門負(fù)責(zé)人提出采購申請，上報所在部門（單位）負(fù)責(zé)人（或授權(quán)人）辦理采購審批手續(xù)。

采購部門負(fù)責(zé)人、所在部門（單位）負(fù)責(zé)人審核時重點是要保證企業(yè)存貨及時供應(yīng)，同時又要防止存貨超儲積壓，防止食品保質(zhì)期過期。企業(yè)負(fù)責(zé)人也可以根據(jù)本企業(yè)實際情況制定常規(guī)商品的《安全庫存量表》（含庫存上限、訂貨預(yù)警線、下限），并授權(quán)倉庫主管在《安全庫存量表》內(nèi)啟用簡易采購程序，直接向采購部門下達(dá)采購需求計劃，抄送物料計劃部門備案。

6 驗收入庫

在企業(yè)實務(wù)操作中，為了降低采購成本，供應(yīng)商一般是大批量供貨。存貨驗收入庫是檢驗存貨采購、協(xié)議履行等環(huán)節(jié)是否有效的重要節(jié)點。采購驗收是企業(yè)存貨管理的“入口”關(guān)，重點要防止“病從口入”的風(fēng)險。中小企業(yè)驗收入庫操作流程參考如下。

（1）企業(yè)品管按雙方簽訂《購銷合同》的品質(zhì)條款及企業(yè)品質(zhì)檢驗標(biāo)準(zhǔn)，安排專人到現(xiàn)場檢驗存貨品質(zhì)（含保質(zhì)期），對檢驗合格給予簽字核準(zhǔn)入庫。（2）對于檢驗不合格的，則不給予核準(zhǔn)入庫，要求采購部門通知供應(yīng)商作退貨或折價處理，辦理特別采購手續(xù)，同時做好不合格商品的證據(jù)采集存檔工作。（3）倉管員憑批準(zhǔn)后《采購申請單》等資料的要求，準(zhǔn)備好供應(yīng)商倉庫到貨驗收工作；倉管員對未按公司規(guī)定辦理《采購申請單》到貨或品質(zhì)檢驗不合格的有權(quán)拒絕入庫。（4）倉庫管理員在接到品管的檢驗合格通知后，倉庫驗收人員須憑有效的到貨清單（送貨單）、廠家裝箱單、《采購申請單》等單據(jù)上的品名規(guī)格、數(shù)量與待查驗入庫的實物進(jìn)行詳細(xì)的核對，重點查驗實物的品名、規(guī)格、數(shù)量與《采購申請單》是否一致，有無破損，單位名稱是否相符等。（5）倉管員如驗收無誤的，須第一時間在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中辦理入庫手續(xù)，到貨驗收如發(fā)現(xiàn)實物與《采購申請單》、廠家到貨清單（送貨單）不符，倉管員必須及時口頭或書面告之對方發(fā)貨經(jīng)辦人員和采購專員，再由采購專員負(fù)責(zé)查實差異原因，直到問題解決為止。

7 銷售領(lǐng)用

企業(yè)存貨的出庫，一般有生產(chǎn)領(lǐng)用、銷售出庫，是倉庫管理中“出口”關(guān)，特別在商業(yè)零售型企業(yè)中頻繁發(fā)生，筆次多，金額小，很容易發(fā)生差錯，是存貨管理的重點，要做好嚴(yán)密有效管控。中小企業(yè)銷售出庫采取供應(yīng)鏈系統(tǒng)線上操作的可以參考如下。

（1）由銷售人員填制紙質(zhì)《銷售出庫申請單》，結(jié)算會計在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中根據(jù)申請單打印《銷售出庫單》（一式三聯(lián)，一聯(lián)存根聯(lián)、二聯(lián)發(fā)貨聯(lián)、三聯(lián)財務(wù)聯(lián)）應(yīng)發(fā)數(shù)，傳遞到公司倉庫，倉管員憑《銷售出庫單》應(yīng)發(fā)數(shù)配貨。如倉庫配貨人員對于《銷售出庫單》應(yīng)發(fā)的品名規(guī)格數(shù)量與實際配貨不一致的，則配貨員須在《銷售出庫單》應(yīng)發(fā)數(shù)邊中注明實發(fā)數(shù)的品名、規(guī)格、數(shù)量，并由配貨人在《銷售出庫單》簽字確認(rèn)。（2）配貨人員將以上簽字審核的《銷售出庫單》發(fā)貨聯(lián)當(dāng)日及時交給結(jié)算會計在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中核對錄入實際發(fā)貨數(shù)量并生成銷售出庫數(shù)據(jù)。（3）倉管員按先進(jìn)先出原則發(fā)貨，在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中重點要關(guān)注存貨庫齡及保質(zhì)期統(tǒng)計數(shù)據(jù)報表，對食品要提示臨近保質(zhì)期預(yù)警，避免造成超過保質(zhì)期的報廢損失。

8 倉庫調(diào)撥

有些企業(yè)由于倉儲場所限制或租金成本考慮，對大批量的存貨無法統(tǒng)一存放在一個大空間的倉庫里，有些還存放在距離較遠(yuǎn)的異地城市倉庫，這就必須考慮在一個會計主體下不同倉庫調(diào)撥，倉庫調(diào)撥必須辦理書面的調(diào)撥手續(xù)，中小企業(yè)調(diào)撥流程可以參考如下。

（1）企業(yè)在各倉庫之間需要調(diào)撥商品的，由倉庫接口人在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中錄入《調(diào)撥單》等單據(jù)，經(jīng)雙方倉管員及倉庫文員審核后進(jìn)行實物調(diào)撥。（2）調(diào)入方倉庫在調(diào)撥存貨驗收入庫無誤后，辦理調(diào)撥單的確認(rèn)手續(xù)。（3）對涉及不同子企業(yè)之間、子企業(yè)與總部之間的倉庫調(diào)撥的，按子企業(yè)之間購銷業(yè)務(wù)處理，雙方應(yīng)正常結(jié)算貨款。

9 存貨清查

存貨清查是檢驗供應(yīng)鏈系統(tǒng)存貨賬實是否一致的重要手段，存貨清查一般通過定期或不定期盤點來實現(xiàn)，盤點可以是全盤或抽盤等方式，中小企業(yè)存貨清查操作流程可參考如下。

（1）企業(yè)財務(wù)部門供應(yīng)鏈系統(tǒng)庫存賬與倉庫臺賬在核對一致的前提下，財務(wù)部門和倉庫部門每月末組織有關(guān)人員進(jìn)行盤點。如雙方存貨賬目有差異，必須先查找原因，在調(diào)整一致之后進(jìn)行盤點。（2）倉庫管理員在盤點前必須做好前期準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備好盤點時間、人員、場地、現(xiàn)場理貨、工作底稿、入出庫單據(jù)處理完畢等。各子企業(yè)財務(wù)部再派人到倉庫現(xiàn)場抽盤或全面盤點，盤點完畢后由所在單位財務(wù)部門編制《存貨盤點表》及《盤點報告》，在《存貨盤點表》中列示庫存品名規(guī)格、單價、賬面數(shù)、實盤數(shù)、損溢數(shù)、損溢金額、差異原因等項目。倉庫主管、盤點人員、財務(wù)部會計在《存貨盤點表》簽字確認(rèn)。（3）《存貨盤點表》（打印紙質(zhì)版）經(jīng)企業(yè)財務(wù)部負(fù)責(zé)人與企業(yè)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，由企業(yè)財務(wù)部會計在供應(yīng)鏈系統(tǒng)作盤盈盤虧調(diào)賬處理。

10 定額管理

企業(yè)存貨管理基本目標(biāo)為各倉庫賬賬一致、賬實相符，但考慮到由于客觀原因，在實務(wù)操作中仍不可避免存在各種合理損耗或差錯，企業(yè)可以制定倉庫損耗定額制度，各倉庫管理人員的薪資績效考核與定額指標(biāo)掛鉤。

損失獎罰

比如：各倉庫月盤損（盤盈盤虧合計）實際成本金額低于企業(yè)定額的部分，企業(yè)按低于定額金額的一定比例進(jìn)行獎勵所在倉庫員工。各倉庫月盤損（盤盈盤虧合計）實際成本金額高于企業(yè)定額的部分，企業(yè)按超過定額的金額一定比例進(jìn)行處罰責(zé)任員工。

如存貨盤點為盤盈金額的，企業(yè)暫不獎勵也不處罰，先記賬但可以抵減當(dāng)年度的盤虧金額，抵減后的盤虧金額再按以上原則進(jìn)行獎罰，但上述獎勵或處罰計算的前提必須是倉庫在公司財務(wù)部監(jiān)督下全面盤點，以確保存貨盤點數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。

11 財務(wù)監(jiān)督

存貨是企業(yè)重要的流動資產(chǎn)，有周轉(zhuǎn)頻繁、品種多、保值期短、存放分散等特點，且存貨流轉(zhuǎn)部門多、人員廣，如果沒有一個牽頭部門去監(jiān)管，去統(tǒng)一規(guī)范，很有可能產(chǎn)生短缺、變質(zhì)、積壓等損失，很容易造成“跑冒滴漏”發(fā)生，甚至發(fā)生道德風(fēng)險。中小企業(yè)財務(wù)監(jiān)管可以參考如下。

（1）企業(yè)財務(wù)部負(fù)責(zé)人和倉庫主管負(fù)責(zé)組織人員每月進(jìn)行庫存銷存比（周轉(zhuǎn)率）分析，建立存貨周轉(zhuǎn)分類分析制度；產(chǎn)成品銷存比可分類為暢銷品種、正常品種、滯銷品種、臨近保質(zhì)期、待處理品種等。（2）企業(yè)財務(wù)部負(fù)責(zé)牽頭，聯(lián)合倉庫主管、物料計劃部等部門擬定具體存貨分類標(biāo)準(zhǔn)，及時提出滯銷品種處理建議，包括建議進(jìn)貨退貨、停止采購、減少采購、折價銷售、報廢等強制措施，減少公司存貨呆滯品損失。（3）企業(yè)財務(wù)部負(fù)責(zé)人對各倉庫管理人員進(jìn)行日常工作巡查，對倉庫存貨在請購、入庫、調(diào)撥、銷售、保管、盤點、報廢、臺賬等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行協(xié)調(diào)和監(jiān)督，及時向企業(yè)負(fù)責(zé)人匯報。

12 管理風(fēng)險

由于企業(yè)存貨管理涉及面廣，環(huán)節(jié)多，特別是對通用型貴重存貨更容易發(fā)生違法違規(guī)現(xiàn)象，所以企業(yè)應(yīng)制定嚴(yán)密的內(nèi)部控制體系，確保設(shè)計與實施有效，否則很可能發(fā)生如下管理風(fēng)險。

（1）供應(yīng)商選擇不當(dāng)風(fēng)險。大批量存貨采購涉及供應(yīng)商選擇，而供應(yīng)商的生產(chǎn)資質(zhì)、品質(zhì)管控、供貨價格、供貨能力、售后服務(wù)等又決定了企業(yè)存貨采購入庫的質(zhì)量、成本、效益等，所以供應(yīng)商選擇不當(dāng)會嚴(yán)重影響存貨管理目標(biāo)實現(xiàn)。（2）采購預(yù)算控制不當(dāng)風(fēng)險。采購預(yù)算編制不合理或不科學(xué)，在采購申請審批中很可能會造成外購入庫的存貨積壓，造成存貨周轉(zhuǎn)速度慢，資金沉淀，如供應(yīng)不足短缺，又會造成生產(chǎn)停產(chǎn)或銷售不暢，難以實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)，所以需要綜合平衡好短缺和積壓二者的關(guān)系。（3）倉儲管理失控風(fēng)險。倉庫管理是存貨管理的主要方面，如果沒有制定倉庫管理業(yè)務(wù)操作流程、崗位責(zé)任、績效考核、財產(chǎn)清查、監(jiān)督審計等內(nèi)控措施，將會造成倉庫管理混亂、收發(fā)短缺、差錯、偷盜、報廢等情況。（4）存貨數(shù)據(jù)分析缺失風(fēng)險。如果沒有對各品種存貨周轉(zhuǎn)率、周轉(zhuǎn)天數(shù)、庫齡、保質(zhì)期、庫存上下線、預(yù)警線、銷售排序分類（暢銷品種、正常品種、滯銷品種），沒有對供應(yīng)鏈系統(tǒng)生產(chǎn)的入庫、出庫等數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，就無法發(fā)現(xiàn)問題，無法解決問題，最終造成企業(yè)經(jīng)營損失。

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