關(guān)于高校差旅費(fèi)管理的思考
——以S大學(xué)為例

（山東大學(xué)財(cái)務(wù)部 山東濟(jì)南 250014）

“十三五”期間,高等教育“雙一流”建設(shè)不斷深化,高等學(xué)校學(xué)術(shù)交流活動(dòng)日益頻繁,差旅費(fèi)報(bào)銷業(yè)務(wù)已成為高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)和高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。2016年中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見》指出,中央高校應(yīng)根據(jù)教學(xué)、科研、管理的實(shí)際要求,結(jié)合學(xué)校實(shí)際,按照以人為本、實(shí)事求是、精簡(jiǎn)高效的原則,完善差旅費(fèi)管理,要簡(jiǎn)政放權(quán),優(yōu)化服務(wù),要讓教學(xué)科研人員有“成就感”和“獲得感”。如何適應(yīng)新形勢(shì)下高校內(nèi)控管理需求,既能滿足教學(xué)科研人員對(duì)外學(xué)術(shù)交流的需要,又能有效防范內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn),已成為目前高校財(cái)務(wù)管理面臨的主要問題。

一、差旅費(fèi)

差旅費(fèi)是高校支出按經(jīng)濟(jì)分類的一項(xiàng)支出類型,是指高校教學(xué)、科研、管理等人員臨時(shí)到常駐地以外地區(qū)出差所發(fā)生的城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)、雜費(fèi)等。實(shí)際工作中差旅費(fèi)支出類型較為繁雜,可概括如下:城市間交通費(fèi),住宿費(fèi),伙食補(bǔ)助費(fèi),市內(nèi)交通費(fèi),會(huì)務(wù)費(fèi)或會(huì)議注冊(cè)費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi),改簽費(fèi)、退票費(fèi)、訂票費(fèi),行李費(fèi),保險(xiǎn)費(fèi),由常駐地、目的地至機(jī)場(chǎng)、火車站、汽車站間往返的出租車票,停車費(fèi),租車費(fèi),外地出租車費(fèi)或地鐵費(fèi),自駕車發(fā)生的燃油費(fèi)、過路過橋費(fèi)等。

按支出內(nèi)容分類,差旅費(fèi)報(bào)銷主要涉及四類支出:城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助和市內(nèi)交通費(fèi)。城市間交通費(fèi)是指工作人員因到常駐地以外地區(qū)出差乘坐火車、汽車、輪船、飛機(jī)等交通工作所發(fā)生的費(fèi)用。住宿費(fèi)是指工作人員因公出差入住賓館(包括飯店、招待所下同)發(fā)生的房租費(fèi)用?；锸逞a(bǔ)助費(fèi)是指對(duì)工作人員因公出差期間給予的伙食補(bǔ)助費(fèi)用。按經(jīng)濟(jì)用途進(jìn)行核算,城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、雜費(fèi)等記入其他商品與服務(wù)支出中的旅費(fèi)科目,伙食補(bǔ)助費(fèi)記入其他商品與服務(wù)支出中的旅費(fèi)補(bǔ)助科目。按出差地進(jìn)行分類,差旅費(fèi)一般分為國(guó)內(nèi)差旅、國(guó)際差旅兩種。按出差人員進(jìn)行分類,可分為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人出差、課題組成員出差、學(xué)生出差三類。按出差使用經(jīng)費(fèi)性質(zhì)進(jìn)行分類,分為科研經(jīng)費(fèi)出差、教學(xué)經(jīng)費(fèi)出差、學(xué)院基金出差、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)出差等。

二、S大學(xué)差旅費(fèi)情況分析

（一）S大學(xué)2013—2016年差旅費(fèi)情況

圖1 2013—2016年差旅費(fèi)情況變化表

從圖1可以看出,2013—2015年S大學(xué)差旅費(fèi)支出每年以17%左右比例增長(zhǎng)。自2015年以來,國(guó)家加大公有經(jīng)費(fèi)開支的監(jiān)管力度,從嚴(yán)從緊成為經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境,2016年差旅費(fèi)增幅有所下降,由2015年的15.4%降至2016年的2.7%,差旅費(fèi)支出明顯減少。

（二）S大學(xué)2016年差旅費(fèi)支出情況

圖2 2016年S大學(xué)差旅費(fèi)支出情況

圖3 2016年S大學(xué)各類差旅費(fèi)占商品服務(wù)總支出情況

從上頁(yè)圖2可以看出,S大學(xué)2016年合計(jì)支出差旅費(fèi)12 730.37萬元,其中:教學(xué)類差旅費(fèi)支出5 913萬元,占支出的46.4%；科研類差旅費(fèi)支出6 038.37萬元,占支出的47.4%；行政類差旅費(fèi)支出779萬元,占總支出的6.1%?？梢?高校中教學(xué)科研業(yè)務(wù)支出差旅費(fèi)較多,占總比的94%,行政類業(yè)務(wù)因嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家三公經(jīng)費(fèi)規(guī)定,支出較小,僅占到6%。

商品服務(wù)支出含有材料費(fèi)、辦公費(fèi)、印刷費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)、差旅費(fèi)、水電費(fèi)、租賃費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)等二十余項(xiàng)支出,由圖3可以看出,S大學(xué)2016年商品服務(wù)總支出為10.33億元,其中教學(xué)類差旅費(fèi)占教學(xué)類總支出的19.20%；科研類差旅費(fèi)占科研類總支出的10%；行政類差旅費(fèi)占行政類總支出的6.4%。

三、存在的問題

（一）目前中央及國(guó)家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)辦法無法滿足高校管理的需求

高校具有教學(xué)科研業(yè)務(wù)性質(zhì),有其獨(dú)特的運(yùn)行規(guī)律,國(guó)家關(guān)于差旅費(fèi)的相關(guān)規(guī)定無法全部適用于高等學(xué)校。例如車票超標(biāo)問題,實(shí)際工作中,有的教師臨時(shí)會(huì)接到通知去外地參加項(xiàng)目評(píng)審,但因時(shí)間緊又買不到對(duì)應(yīng)自身職稱等級(jí)的火車票,只能買上一級(jí)別標(biāo)準(zhǔn)的車票,如果按照中央和國(guó)家機(jī)關(guān)差旅費(fèi)辦法規(guī)定,未按規(guī)定等級(jí)乘坐交通工具的,超支部分由個(gè)人自理,這顯然不符合高校發(fā)展需要。

（二）缺少具體操作規(guī)范

2016年4月,《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財(cái)政科研項(xiàng)目資金管理等政策的若干意見》(中辦發(fā)[2016]50號(hào))出臺(tái)后,各高校為貫徹落實(shí)“放、管、服”精神,結(jié)合各自實(shí)際,在9月份陸續(xù)出臺(tái)了差旅費(fèi)管理辦法,但只是對(duì)某些差旅事項(xiàng)的報(bào)銷原則進(jìn)行了闡述,具體如何操作沒有詳細(xì)規(guī)定。如差旅費(fèi)住宿標(biāo)準(zhǔn)問題,出差回程發(fā)車時(shí)間在上午12點(diǎn)之前,這一天就沒有住宿費(fèi),但有的回程發(fā)車時(shí)間在下午或晚上11點(diǎn),因外出會(huì)攜帶較多的資料,就可能會(huì)產(chǎn)生住宿費(fèi)用,這種如何規(guī)定住宿標(biāo)準(zhǔn),是按出差自然天數(shù),或是按自然天數(shù)減1,或是下午算半天,晚上算1天,辦法中一般對(duì)此沒有具體規(guī)定。

（三）存在虛提差旅補(bǔ)助，套取國(guó)家財(cái)政資金的風(fēng)險(xiǎn)

國(guó)家稅法明確規(guī)定差旅補(bǔ)助屬于免稅范圍?，F(xiàn)行高等教育制度鼓勵(lì)學(xué)生參與課題研究,學(xué)生發(fā)生的科研活動(dòng)行為越來越多,行為發(fā)生后,課題組負(fù)責(zé)人或?qū)煏?huì)給學(xué)生發(fā)放一部分補(bǔ)助作為報(bào)酬,根據(jù)稅法相關(guān),一次性勞務(wù)超過800元的部分需要交20%的個(gè)人所得稅,有部分課題組負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人不遵守財(cái)務(wù)制度,缺少公款意識(shí)和納稅意識(shí),采取讓學(xué)生湊車票或以領(lǐng)取出差補(bǔ)助形式來代替學(xué)生的科研勞務(wù)補(bǔ)助,以逃避交納個(gè)人所得稅,套取國(guó)家資金,或是以自駕車的名義,虛造出差人數(shù),套取出差補(bǔ)助。

（四）高校財(cái)務(wù)人員配備不足，自主學(xué)習(xí)意識(shí)較低

現(xiàn)階段,高校行政管理人員逐年減少,且財(cái)務(wù)人員女職工較多,以S大學(xué)為例,40名核算人員中男職工僅有1人,其余全部為女同志,女同志由于懷孕、生育等生理原因,前臺(tái)人員實(shí)際到崗率僅為70%。前臺(tái)核算人員疲于審核、填制憑證等工作,基本沒有時(shí)間系統(tǒng)學(xué)習(xí)新制度,無法真正掌握、吃透差旅費(fèi)辦法的文件精神和具體規(guī)定,導(dǎo)致報(bào)銷人員因一個(gè)差旅費(fèi)單據(jù)來回跑路、補(bǔ)辦各種手續(xù)。

（五）差旅費(fèi)報(bào)銷信息化建設(shè)有待提高

為方便師生出差報(bào)銷,各高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)都設(shè)有差旅費(fèi)報(bào)銷模塊,但在工作中發(fā)現(xiàn),差旅費(fèi)預(yù)約系統(tǒng)功能不完善,界面操作缺少靈活性,預(yù)約報(bào)銷時(shí)操作非常麻煩。以S大學(xué)為例,差旅費(fèi)預(yù)約時(shí)須勾選時(shí)間來計(jì)發(fā)補(bǔ)助,但有時(shí),預(yù)約單卻不顯示差旅補(bǔ)助金額,原因是師生進(jìn)入差旅費(fèi)預(yù)約界面操作,填寫“出發(fā)日期”“返回日期”時(shí),沒有從日期下拉框中選擇,而是手工輸入出差往返時(shí)間,導(dǎo)致差旅補(bǔ)助數(shù)沒有生成,少計(jì)發(fā)了補(bǔ)助。

四、完善措施

（一）加強(qiáng)制度宣講和解讀，增加師生的理解和支持

各高校2016年都相繼出臺(tái)了新的差旅費(fèi)管理辦法,為方便師生快速、準(zhǔn)確報(bào)銷,財(cái)務(wù)部門應(yīng)通過業(yè)務(wù)宣講會(huì),網(wǎng)絡(luò)、視頻等渠道,深入到各院、所、職能部門進(jìn)行宣講,讓報(bào)銷人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)、全面了解最新差旅費(fèi)報(bào)銷制度規(guī)定,了解新舊制度的變化,從而保證報(bào)銷人提交的差旅費(fèi)報(bào)銷票據(jù)合法、合規(guī)；同時(shí)會(huì)計(jì)人員對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷制度應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真梳理和總結(jié),對(duì)平時(shí)工作中出現(xiàn)的差旅費(fèi)退單問題、審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行歸納、總結(jié)和整理,匯集成具體案例,發(fā)放給全校師生參考、借鑒,起到警示作用。

（二）制定切實(shí)可行的操作規(guī)范，統(tǒng)一報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn),差旅費(fèi)報(bào)銷出現(xiàn)的特殊問題最多。如近幾年,自駕車成為除乘火車、汽車、輪船出差外的第四種普遍交通工具,這種新的出差方式報(bào)銷是財(cái)務(wù)人員最頭疼的,因?yàn)槌霾钊颂峁┑钠睋?jù)僅是汽油票、住宿費(fèi)和過路過橋費(fèi),而財(cái)務(wù)人員對(duì)自駕車出差加多少油合適、多少人可領(lǐng)取補(bǔ)助等問題很難做出準(zhǔn)確判斷,可能存在虛報(bào)出差人數(shù)獲取出差補(bǔ)助、套取國(guó)家資金的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。為此,S大學(xué)出臺(tái)了相關(guān)規(guī)定,對(duì)自駕車出差加油數(shù)界定采取兩種方法:一是按出發(fā)地到目的地的最低火車票票價(jià)折算；二是按出發(fā)地到目的地距離公里數(shù),每公里1元進(jìn)行折算。建議各高校財(cái)務(wù)部門針對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷過程中出現(xiàn)的特殊問題,有針對(duì)性地出臺(tái)具體報(bào)銷規(guī)范,保證差旅費(fèi)報(bào)銷有法可依,保證賬務(wù)處理科學(xué)、正確、規(guī)范。

（三）簡(jiǎn)化審批手續(xù)，優(yōu)化報(bào)銷流程

新時(shí)代、新形勢(shì)下,高?！胺殴芊备母镞M(jìn)入全面落實(shí)落地階段,優(yōu)化差旅費(fèi)報(bào)銷流程、簡(jiǎn)化審批手續(xù)成為必然趨勢(shì)。以S大學(xué)為例,報(bào)銷過程中票據(jù)不全且申請(qǐng)補(bǔ)助的情況很多,這種情況一般由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和學(xué)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同審批后才可報(bào)銷。結(jié)合工作實(shí)際,筆者建議確因與科研有關(guān)的特殊差旅費(fèi)業(yè)務(wù),應(yīng)落實(shí)國(guó)家關(guān)于科研項(xiàng)目“放管服”管理精神,實(shí)現(xiàn)管理中心下移,由學(xué)院相關(guān)負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批即可報(bào)銷；再如高校高層次人才(教育部千人計(jì)劃、長(zhǎng)江學(xué)者等)國(guó)際間學(xué)術(shù)交流活動(dòng)較多,為方便其報(bào)銷出國(guó)旅費(fèi),對(duì)此類人員的出國(guó)審批應(yīng)研究制定切實(shí)可行的審批方法和制度。

（四）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升報(bào)銷服務(wù)效率

以S大學(xué)為例,財(cái)務(wù)預(yù)約和賬務(wù)處理系統(tǒng)中都嵌入了差旅費(fèi)報(bào)銷專門模塊,但存在操作界面過于簡(jiǎn)單、信息收集不完整等問題。高校財(cái)務(wù)部門和信息部門應(yīng)加強(qiáng)與會(huì)計(jì)軟件公司的溝通合作,根據(jù)需求,進(jìn)一步優(yōu)化差旅費(fèi)報(bào)銷模塊功能,使操作界面更具有可操作性,簡(jiǎn)單直觀、人性化,功能更加高效化。(1)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中嵌入查詢模塊,系統(tǒng)只要錄入出差地點(diǎn)、出差人職稱、出差時(shí)間,就能自動(dòng)顯示各種標(biāo)準(zhǔn)及補(bǔ)助金額；(2)出差日期可任意選擇手工錄入和系統(tǒng)錄入兩種方式進(jìn)行操作,方便報(bào)銷人選擇天數(shù)；(3)差旅補(bǔ)助可由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自行選擇補(bǔ)助天數(shù),而不是由系統(tǒng)簡(jiǎn)單地按出差自然天數(shù)計(jì)發(fā)全部補(bǔ)助；(4)報(bào)銷人員在預(yù)約系統(tǒng)錄入出差地,賬務(wù)系統(tǒng)能自動(dòng)把出差地名稱轉(zhuǎn)入會(huì)計(jì)憑證摘要,從面提高財(cái)務(wù)制單速度等；(5)把出差特殊事項(xiàng)較多,如無住宿費(fèi)票需要補(bǔ)助或缺少車票等,原來需報(bào)銷人填寫特殊事項(xiàng)說明表,能否開發(fā)一個(gè)模式,嵌入到系統(tǒng),由報(bào)銷人在差旅費(fèi)界面填寫此項(xiàng)內(nèi)容。

（五）加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研討，提升整體業(yè)務(wù)素質(zhì)

現(xiàn)階段,各高校財(cái)務(wù)部審核人員明顯不足,S大學(xué)也不例外,年輕人占總?cè)藬?shù)的85%,大家雖有很強(qiáng)的工作熱情,但缺乏工作經(jīng)驗(yàn),面對(duì)各種各樣的出差特殊事項(xiàng),會(huì)計(jì)人員往往只是機(jī)械地照搬條文,不能遵循科研業(yè)務(wù)規(guī)律,按照實(shí)事求是、以人為本的報(bào)銷原則進(jìn)行業(yè)務(wù)判斷,因此,加強(qiáng)核算人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)已成為迫切需要。具體可采取:一是建立常態(tài)化研討機(jī)制。財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷問題,展開全面深入研討,統(tǒng)一思想,形成統(tǒng)一的報(bào)銷口徑,避免因報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、尺度不同,給報(bào)賬人造成困惑；二是建立常態(tài)化學(xué)習(xí)機(jī)制,通過自學(xué)或集中學(xué)習(xí)形式,力爭(zhēng)提高整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（六）設(shè)立科研財(cái)務(wù)助理或財(cái)務(wù)專管員，由專業(yè)的人負(fù)責(zé)相關(guān)工作

李克強(qiáng)總理曾說過 “專業(yè)的事應(yīng)由專業(yè)的人來做”,即術(shù)業(yè)有專攻,專業(yè)的事由專業(yè)的人來做才能達(dá)到最高的效率,同理,差旅費(fèi)報(bào)銷也應(yīng)由熟悉財(cái)務(wù)工作的人員來辦理,而不是讓教師和學(xué)生來參與報(bào)銷。2017年S大學(xué)專門出臺(tái)了《科研財(cái)務(wù)助理管理辦法》,明確規(guī)定科研財(cái)務(wù)助理負(fù)責(zé)差旅費(fèi)單據(jù)的整理、粘貼、報(bào)銷等工作,從而節(jié)省師生寶貴的時(shí)間,使其把更多的時(shí)間和精力用到教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)上。

（七）建立上門服務(wù)制度，加強(qiáng)與學(xué)校各學(xué)院和職能部門的聯(lián)系

財(cái)務(wù)部一線核算人員應(yīng)深入院、所、中心、職能部門,加強(qiáng)與學(xué)校各學(xué)院和職能部門的聯(lián)系,根據(jù)各學(xué)院財(cái)務(wù)工作量情況,為每個(gè)學(xué)院選派1—2名財(cái)務(wù)部一線核算人員作為對(duì)口聯(lián)系人,財(cái)務(wù)人員利用每周半天時(shí)間到對(duì)口單位提供財(cái)務(wù)差旅費(fèi)報(bào)銷服務(wù),宣傳財(cái)務(wù)制度同時(shí)并廣泛聽取和及時(shí)了解師生對(duì)財(cái)務(wù)差旅費(fèi)報(bào)銷工作的意見與要求,從而更好地為高校教學(xué)、科研服務(wù)。

總之,差旅費(fèi)作為高校的一項(xiàng)經(jīng)常性和重要性的支出類型,高校財(cái)務(wù)人員在實(shí)際工作中,應(yīng)以滿足教學(xué)科研管理需要、滿足師生出差需求為出發(fā)點(diǎn),依法依規(guī)、公開公正、實(shí)事求是地進(jìn)行業(yè)務(wù)判斷和賬務(wù)處理,并針對(duì)差旅費(fèi)報(bào)銷過程中出現(xiàn)的新問題新情況,深入思考、認(rèn)真分析,主動(dòng)找出解決問題的對(duì)策,為師生提供更加優(yōu)質(zhì)、便捷的財(cái)務(wù)服務(wù),從而保證高?！半p一流”建設(shè)健康、快速發(fā)展。