信息化時代學校人事檔案管理創(chuàng)新方向探討

陶宗國

【摘 要】隨著數字網絡化時代的來臨，我國的各個行業(yè)也進入了全新的數字信息化時代，作為教育部門的學校加入了這場變革之中，學校的人事檔案管理是十分重要的工作，因此需要緊隨人事制度而進行變化并不斷革新，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，煩瑣且容易丟失，新形勢下的人事檔案管理模式經過不斷創(chuàng)新與優(yōu)化，強化了整個人事檔案的管理效率與成果。

【Abstract】With the advent of the digital network era， China's various industries have entered a new era of digital information， as the education sector， schools have also joined the transformation. The management of personnel archives in schools is a very important task， so it needs to be changed and innovated in keeping with the personnel system. The traditional personnel archives management is cumbersome and easy to lose. The personnel archives management mode under the new situation has been innovated and optimized constantly， which has strengthened the management efficiency and achievement of the entire personnel archives.

【關鍵詞】信息化；學校人事檔案管理；創(chuàng)新方向

【Keywords】 informatization ； personnel archives management in schools； innovation direction

【中圖分類號】F208 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）06-0103-02

1引言

在學校人才管理工作中，人事檔案是其核心組成部分。隨著信息網絡的逐漸普及，人事檔案管理工作也發(fā)生了日新月異的變化，人事檔案管理也變得越來越人性化，并具有便捷性。但校園人事檔案的信息化管理仍處于裹足不前的狀態(tài)，例如：管理手段過于陳腐。由于學校的局域網與電能配置沒有進行及時更新，日常網絡的維護工作不到位，管理軟件操作煩瑣，沒有經過系統(tǒng)性的優(yōu)化。再者，人才數據庫管理體系不夠完善，數據庫數據不準確，不完善的狀態(tài)，既無法保證人才的正確應用，也無法確定人才的質量是否符合標準。最后，管理人員對人事信息沒有足夠的重視。任何事物都有其雙面性，計算機網絡帶給人們便利性的同時也帶來了新的威脅—計算機病毒。計算機病毒的出現對人事信息的安全構成了致命威脅。本文對信息化時代學校人事檔案管理創(chuàng)新方向進行了探究。

2 學校人事檔案管理信息化的意義

2.1 檔案信息化管理的意義

經過各行各業(yè)的對檔案管理工作的不懈努力，我們國家才能夠取得今天的成就。基于此，可以了解到檔案管理工作為我國各項事業(yè)所做的貢獻是不可不磨滅的，在我國社會主義經濟建設中更是起到了巨大的重用與積極的意義[1]。近幾年

來，我國檔案管理產生了巨大的變化，隨著信息化的浪潮而不斷改變著，從各個方面來支持并大力推進檔案的信息數字化建設。因此，我國教育部門作為時代革新的發(fā)源地更應該加強相應檔案信息數字的建設，緊跟改革前進的步伐，建立信息化建設的檔案管理的整體結構，早日實現高校人事資源共享。

2.2 通過信息管理，發(fā)揮人才優(yōu)勢

學校孕育著各式人才與精英，他們是國家希望的種子，而我們國家將會在他們的手上被建立的更加繁榮，更加興盛。檔案是人事管理工作中的載體，它用來承擔高校內部人事的成績、品質、技能等各種事實的詳細記錄，更代表著人才的成長記錄，是人才考核依據，高校人事檔案實行信息化后管理益處很多，還可以用搜索引擎在數據庫里搜索需要查詢的人才的訊息，還能為高校人力資源的統(tǒng)計做出更為直觀的數據表格，更利于高校人力資源的統(tǒng)計。

2.3 信息化管理對人事管理發(fā)展的意義

傳統(tǒng)人事檔案的載體主要紙質為主，書寫紙作為檔案載體存在著很多的問題，例如；不便于長期保存、儲存環(huán)境的因素、查閱煩瑣等。而電子文檔的出現則很好地代替了傳統(tǒng)的文檔載體，電子文檔為高校的人事檔案提供了更優(yōu)越的發(fā)展前景。經過電子信息化處理后的文檔不僅儲存便捷，記錄資料可以保存更久的時間，如果要針對某一類或者某一項信息進行查找，人們可以通過計算機人事程序進行項目篩選，通過信息傳送等手段，實現人事檔案的資源共享。

3 信息化檔案的弊端

檔案管理工作由于涉及保密性與安全性，因此，現階段的檔案管理弊端也逐漸顯現在人們的面前[2]。目前我國的信息管理手段依然過于滯后，也由于各種原因并且無法進行真正意義上的普及。我國對于人事檔案的管理手段依然有著局限性，并使用傳統(tǒng)的管理方式進行辦公。同時，由于計算機技術沒有獲得高校的有力重視，導致高校內部的內部網絡與電能性能較為落后。同時由于沒有做好網絡內部的維護，相應的軟件也沒有進行針對性優(yōu)化，進而使檔案管理的信息化較差，不能實現數字化辦公等問題的出現，嚴重阻礙了信息化人事檔案管理的發(fā)展進程。另外，人才數據庫數據失真，導致數據失真的原因有三方面：第一，人事數據不實，一些部門為了應付上級的檢查而構建臨時數據，進而輸入了不實的數據。第二，數據檔案失真，檔案數據由于缺乏審核機制，再加上由本人自行填寫，往往缺乏真實性。第三，數據更新緩慢，高校人力數據庫長期處于封閉式狀態(tài)，沒有專業(yè)員工進行校準的同時，致使人才數據庫錯誤頻出，從而降低了其管理系統(tǒng)的質量。

4 信息化時代學校人事檔案管理的創(chuàng)新

4.1 重視學校檔案信息化建設

學校管理層應該重視人事檔案的管理工作，并將其視為學校管理工作的核心之一。同時，針對人事檔案管理工作進行改良，并投入適當的改良資金。校方管理層還應該對人事管理設備進行更新，如更換電腦硬件設施[3]。同時為了確保信息的準確度，應該更引入云系統(tǒng)并加入共享平臺。同時要防止出現人事信息外泄的情況，需要檔案管理人員對數據庫進行及時備份以及做好文件的保密工作。

4.2 建立檔案信息庫的管理模式

加強檔案信息數據庫的規(guī)范性，最重要的部分就是要保障人事數據的真實與完整，這些因素直接影響到整個人事數據庫的質量，也就是說這些因素決定了整個數據庫信息化發(fā)展的成效。為了能夠達到其標準應該從以下幾方面入手，第一，加大人事檔案收集工作的力度，并對檔案進行及時分類。第二，利用計算機技術以及數碼技術來對數據庫的構建進行詳細說明，第三，做好相應的審核機制保證數據庫的更新，讓人事檔案信息管理可以更系統(tǒng)化與規(guī)范化。

4.3 提高管理信息化檔案隊伍的專業(yè)素質

為了更好地完善檔案信息化管理制度的實施，校方管理高層也要重視專業(yè)性人才的培養(yǎng)，各個高校應該針對性地培養(yǎng)出高質量的人事檔案管理隊伍。目前，我國高校人事檔案相關人員大部分并不具備相應的從業(yè)素質，再加上校方管理高層沒有對人事檔案管理部門予以一定的重視，導致檔案管理人員無法獲得學習與自己職業(yè)相對應的知識的機會。因此，校方檔案管理人員的綜合素質、工作方式、思想意識等尚需完善，他們的綜合素質仍需要校方去努力來為其做出提升[4]。因此，只有重視人才的培養(yǎng)才能進一步實現檔案管理的全面優(yōu)化。為了更好地培養(yǎng)出專業(yè)性人事檔案管理人才需要從下面幾方面出發(fā)：第一，必須要從人事檔案人員的道德品質與其專業(yè)素質水平入手，并進行提高。第二，人事檔案管理人員應該具有崇高的職業(yè)道德和良好的敬業(yè)精神。第三，檔案管理人員需要具備相應的業(yè)務素質，同時，要有盡職盡責的奉獻精神。第四點，檔案管理人員需要時刻保持謙虛好學的精神，對現代計算機知識與管理方式必須加以熟練掌握和利用，例如如何在檔案管理中應用計算機網絡技術等。

5 結論

綜上所述，本文通過對信息化時代學校人事檔案管理創(chuàng)新方向進行探究發(fā)現，現階段人事檔案信息管理方面依然存在著很多的問題，如信息化檔案存在弊端、人事數據不實、數據檔案失真、數據更新緩慢等問題。針對這些問題，提出了針對性的信息化時代學校人事檔案管理的措施，重視學校檔案信息化建設、建立檔案信息庫的管理模式、提高檔案管理隊伍的專業(yè)素質等。相信在社會各層的努力下，我國未來的人事檔案管理將會發(fā)展得更好。

【參考文獻】

【1】吳秋燕. 關于學校人事檔案管理改革方向的探討[J]. 科學技術創(chuàng)新， 2012（21）：129-129.

【2】劉琴. 人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J]. 檔案學研究， 2011（5）：20-23.

【3】王筱.信息時代職業(yè)院校人事檔案管理服務模式創(chuàng)新分析[J]. 考試周刊，2017，17（92）：195.

【4】姚珊.大數據時代電子信息人事檔案創(chuàng)新管理研究[J].海南檔案，2017，36（4）：26.