基于人事代理制度下獨立學院人事檔案管理問題與對策研究

姚遠

摘 要：獨立學院聘用人員普遍實行人事代理制度，人事檔案管理存在許多問題。完善人事管理制度、建立人事檔案管理隊伍、保障人事管理硬件設施、加強信息化建設，實現(xiàn)人事代理人員信息互通是解決獨立學院人事檔案管理問題的有效途徑。

關(guān)鍵詞：人事代理制度 獨立學院 人事檔案

隨著高校人事改革不斷深化，為解決高校人才引進問題，激發(fā)師資隊伍活力，合理配置資源，人事代理制度廣泛運用于各類高校中，尤其是獨立學院。所謂人事代理是指政府人事部門所屬人才服務機構(gòu)受單位或個人委托，運用社會化服務方式和現(xiàn)代科技手段，按照一定的法律程序和政策規(guī)定，代辦有關(guān)人事業(yè)務。人事代理制度雖然打破了傳統(tǒng)的人個與高校的固化關(guān)系，但是給獨立學院人事檔案管理帶來了許多問題。

一、獨立學院人事代理檔案管理的問題

（一）人事檔案管理制度不完善，人事檔案混亂失真。很多獨立學院沒有健全完善的人事管理制度，人事檔案管理工作也剛起步，多數(shù)情況下還是借鑒母體學校的人事管理制度進行管理。但是，獨立學院自有教師的用人方式普遍采用人事代理，與母體事業(yè)編制人員有很大區(qū)別。因此，沒有適合獨立學院自身的人事管理制度，勢必造成人事檔案管理的混亂與失真。在用人方面，獨立學院自主招聘，面對應聘者的基本信息，沒有有效途徑甄別信息的真?zhèn)?，存在檔案失真的風險。此外，管理人員在沒有制度化管理的前提下，檔案工作的人為因素很多，導致人事檔案材料遺失、錯放十分常見。（二）檔案管理人員缺乏專業(yè)性，培訓機會少。人事檔案整理工作是一項專業(yè)性較強的工作。獨立學院從事檔案管理的工作人員很多是兼職人員，上崗后也沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，在業(yè)務方面缺少檔案管理的專業(yè)性，限于按一貫做法，人為出錯的情況很多，更不能思考合理和科學的管理方式。（三）檔案管理硬件設施不到位，經(jīng)費投入少。檔案室的建立需要一定的經(jīng)費投入，許多獨立學院并不重視，在檔案管理的資金和設備上都很欠缺，沒能達到人事檔案管理硬件設施標準。例如檔案室要求庫房、辦公室、閱覽室分開，很多獨立學院的人事檔案室只有1小間，有的甚至沒有檔案室，只是把檔案放在辦公室柜子里，更談不上專業(yè)的檔案硬件設備。（四）個人檔案與學校檔案分離，檔案信息不全。在獨立學院，人事代理性質(zhì)的人員個人檔案委托在當?shù)厝瞬攀袌?，新進人員入職以后，學校會重新建立一份新的人事檔案，以記錄他在學校的年終考核情況、職稱評定情況等，俗稱“學校檔案”。按程序，高校應當把他的學校檔案及時補充到個人檔案中，但是實際情況往往出現(xiàn)檔案更新不及時，給人事檔案工作帶來負面影響。

二、獨立學院人事代理檔案管理的對策

（一）完善人事管理制度，規(guī)范學校人事檔案管理。人事管理制度是做好人事檔案工作的基礎。傳統(tǒng)高校人事管理工作主要包含人事、師資、勞資等，伴隨高校人事制度改革，高校人事管理制度出現(xiàn)滯后、不健全等問題，特別是許多民辦高校。民辦高校的用人方式普遍采用人事代理，與公辦高校相比，民辦高校人事管理制度先天不足，人事管理工作存在很多不足，難以形成人事檔案管理的良性機制，因此健全人事管理制度是民辦高校規(guī)范人事檔案的當務之急。

首先，高校領(lǐng)導班子應當重視人事與檔案管理工作，盡快出臺或完善人事、師資、勞資一系列管理制度，并明確歸檔材料。如《某學院招聘工作管理辦法》有《擬引進人員業(yè)務能力考核表》、《擬引進人員面試考核表》、《擬錄用人員審批表》應當明確上述表格是否歸檔。其次，制定人事檔案管理制度，做到有章可循。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。據(jù)了解，很多民辦高校沒有檔案管理制度，民辦高校應盡快按《檔案法》規(guī)定，制定人事檔案管理工作細則，對檔案材料的收集、整理、歸檔以及轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出檔案等各個環(huán)節(jié)都要有嚴格的審核把關(guān)措施，防止虛假材料進檔，確保檔案案卷的整理歸檔更加科學有序，確保檔案材料全面、真實、準確、實用。（二）建立人事檔案管理隊伍，加強學習培訓。人才是進行管理工作的第一要素，建立人事檔案管理隊伍是有效進行檔案管理的保障。因此，人事檔案管理人員應當具備優(yōu)良的思想政治理論素質(zhì)、扎實的檔案學基礎理論知識、良好的心理素質(zhì)，有事業(yè)心，對待檔案工作要細心，有耐心。隨著科學技術(shù)不斷進步，人事檔案管理現(xiàn)代化手段逐漸擴展，人事檔案工作的要求不斷提高，加強學習培訓是人事檔案管理員的必修課。作為人事檔案管理者自身要不斷學習最新的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識，更新、拓展本專業(yè)知識的廣度和深度，同時，高校也應提供學習的平臺，鼓勵他們參加政府、社會組織的培訓，為更好的履行檔案管理職責提供助力。（三）保障人事管理硬件設施，改善人事檔案管理環(huán)境。俗話說，工欲善其事，必先利其器。為保障高校人事檔案系統(tǒng)正常運作，基礎的硬件設施不可缺少。因此，要按照檔案管理要求，把人事檔案管理硬件建設工作列入高?？傮w建設規(guī)劃，把人事檔案經(jīng)費列入財務預算，有計劃的保障人事管理硬件設施。在人員配備、經(jīng)費使用上給予保證，按標準建設專用庫房、閱檔室和辦公室，配置檔案柜、計算機、打印機、掃描儀、復印機和裝訂工具等辦公設備，配置必要的檔案保護、安全保密設施設備，并根據(jù)工作需求及時進行設備更新升級。（四）加強信息化建設，實現(xiàn)人事代理人員信息互通。信息化是當今時代的標志，最近全國性的教師信息采集也在有序的進行，人事檔案的信息化，是人事檔案管理的趨勢，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、網(wǎng)絡化，大大提高了人事檔案管理的效率。人事檔案信息化建設是在保管好實體檔案的基礎上，對檔案資源科學有效整合，如把個人信息資源錄入計算機，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、性別、職務、籍貫、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接，隨時通過計算機增加個人的動態(tài)信息，如崗位調(diào)整、職務變動、考核、獎懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料。如果通過網(wǎng)絡，實現(xiàn)地方人才市場與獨立學院人事代理人員人事信息互通共享，也是解決個人檔案與學校檔案分離問題的有效途徑。

參考文獻：

[1] 王思齊：《人事代理制度下高校人事檔案管理的機遇和挑戰(zhàn)》，《蘭臺世界》，2011年第10期。

[2] 劉冬梅：《高校人事檔案管理工作：意義、研究現(xiàn)狀與創(chuàng)新》，《吉首大學學報（社會科學版）》，2011年第3期。