OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策分析

鄭永英

【摘要】筆者通過(guò)對(duì)OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)目前OA系統(tǒng)在應(yīng)用過(guò)程中存在技術(shù)人員素質(zhì)水平普遍較低、認(rèn)知不足、平臺(tái)搭建不健全等問(wèn)題，根據(jù)醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況，提出加強(qiáng)OA系統(tǒng)的重視，設(shè)置專職人員對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行開(kāi)發(fā)維護(hù)等管理工作，加大網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)等解決對(duì)策，以期為OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用效果的提升提供理論依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】OA系統(tǒng)；醫(yī)院檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

隨著科學(xué)技術(shù)水平的提升，醫(yī)院借助高新技術(shù)變革所帶來(lái)的發(fā)展，使得醫(yī)院管理工作效率大幅度提升，也進(jìn)一步推進(jìn)了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展與完善。基于此，將OA系統(tǒng)引入醫(yī)院檔案管理工作不僅可減輕檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)，也可促進(jìn)醫(yī)院管理效率。因此，筆者總結(jié)分析現(xiàn)今OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用中存在的問(wèn)題，并提出幾點(diǎn)完善對(duì)策，以期為醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展提供理論依據(jù)。

一、OA系統(tǒng)的概念

OA全稱為Office Automation System，即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，簡(jiǎn)稱為OA系統(tǒng)，是20世紀(jì)70年代出現(xiàn)的日常管理應(yīng)用系統(tǒng)，目前，OA系統(tǒng)在各個(gè)企事業(yè)單位的辦公中均得到廣泛應(yīng)用。通過(guò)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)一步融合，OA系統(tǒng)在辦公管理中的應(yīng)用也得到進(jìn)一步推進(jìn)，使無(wú)紙化辦公成為了可能。OA系統(tǒng)具有高效性、安全性等特點(diǎn)，也受到廣大企事業(yè)單位辦公的認(rèn)可與應(yīng)用，特別是在醫(yī)院檔案管理中發(fā)揮著重要作用。

二、醫(yī)院檔案管理

醫(yī)院檔案涉及方面較廣，包括科研檔案、醫(yī)療檔案、黨政人員管理檔案等，醫(yī)院檔案準(zhǔn)確記錄了醫(yī)院不同時(shí)期各項(xiàng)工作的開(kāi)展實(shí)施過(guò)程，詳細(xì)記錄了醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)制定決策、確定工作方向、落實(shí)任務(wù)的科學(xué)依據(jù)。醫(yī)院檔案不僅是對(duì)過(guò)去醫(yī)院項(xiàng)目活動(dòng)的記錄，也是醫(yī)院開(kāi)展各項(xiàng)工作的參考與指導(dǎo)依據(jù)。醫(yī)院檔案管理工作具有專業(yè)性、機(jī)密性、政策性等特點(diǎn)，基于此，對(duì)醫(yī)院檔案開(kāi)展科學(xué)規(guī)范化管理，可有效提高醫(yī)院工作效率，提升管理水平，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展提升均具有重要意義。

三、OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

現(xiàn)今，OA系統(tǒng)作為多功能日常管理應(yīng)用系統(tǒng)的一種，因具備便捷性、安全性、無(wú)紙化辦公等優(yōu)勢(shì)，被廣泛應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作中并獲得較為理想的管理效果。OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下方面：首先，信息采集，OA系統(tǒng)所配備的掃描設(shè)備，可將醫(yī)院所需錄入系統(tǒng)中的信息通過(guò)掃描進(jìn)行信息錄入，減少工作人員手工錄入時(shí)間，使工作效率大幅度提高。其次，信息化辦公，利用OA系統(tǒng)可將數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化存入，形成一個(gè)完整的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，可供多用戶、多設(shè)備的同時(shí)檢索，使數(shù)據(jù)共享得以實(shí)現(xiàn)。最后，信息化工程流程，OA系統(tǒng)所具有的管理流程建設(shè)，也使得其被應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，極大推動(dòng)了醫(yī)院工作流程的信息化，降低人為因素的感染。OA系統(tǒng)是現(xiàn)今醫(yī)院檔案管理的重要方式，可有效提高資源的利用率，使工作效率顯著提高。OA系統(tǒng)的應(yīng)用也可推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息共享、數(shù)字化以及溝通的高效性。

四、OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）技術(shù)人員素質(zhì)水平普遍較低。目前，醫(yī)院檔案管理應(yīng)用OA系統(tǒng)進(jìn)行管理時(shí)，多采用外包團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與維護(hù)工作，醫(yī)院自身缺少相應(yīng)專業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的配置。雖然外包軟件公司所提供的網(wǎng)絡(luò)工程師技術(shù)水平較高，但是對(duì)于醫(yī)療方面的專業(yè)知識(shí)缺乏了解掌握，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作存在一定的局限性。同時(shí)，多數(shù)負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)管理的檔案管理人員是從其他崗位臨時(shí)轉(zhuǎn)崗而來(lái)，缺乏專業(yè)檔案管理知識(shí)與相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，這也使得OA系統(tǒng)在醫(yī)療系統(tǒng)中的應(yīng)用受到極大限制。

（二）對(duì)OA系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)不足。OA系統(tǒng)作為日常管理系統(tǒng)的一種，其中的檔案管理功能是將電子文檔統(tǒng)一納入OA系統(tǒng)平臺(tái)，方便用戶對(duì)檔案進(jìn)行瀏覽使用，使工作效率顯著提升。但是，由于多數(shù)醫(yī)院被傳統(tǒng)觀念限制，認(rèn)為紙質(zhì)文件具有保存價(jià)值與法律意義，導(dǎo)致部分醫(yī)院在應(yīng)用OA系統(tǒng)的同時(shí)，還應(yīng)用紙質(zhì)文件，甚至少數(shù)醫(yī)院不認(rèn)可OA系統(tǒng)，僅認(rèn)可紙質(zhì)文件在檔案管理中的作用，導(dǎo)致在醫(yī)院各類檔案的收集與歸納功能中OA系統(tǒng)的應(yīng)用受到極大阻礙，也影響了OA系統(tǒng)的使用率。

（三）不健全的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)搭建。OA系統(tǒng)中電子文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行傳輸，因此相關(guān)的簽批、發(fā)布及閱讀等功能的應(yīng)用與實(shí)現(xiàn)，均需要依靠有利的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，但是由于多數(shù)醫(yī)院在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)的投入力度較小，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)缺乏穩(wěn)定性與健全性，導(dǎo)致很多重要文件在進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^(guò)程中存在丟失、簽批失敗等系統(tǒng)性問(wèn)題，使得OA系統(tǒng)在醫(yī)院的檔案管理中的正常應(yīng)用受到極大不良影響。

（四）未實(shí)施OA系統(tǒng)電子歸檔工作。雖然OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中已經(jīng)得到廣泛引入與應(yīng)用，但是尚未建立完整的電子歸檔制度，同時(shí)也未應(yīng)用電子歸檔方式對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行分類歸檔。醫(yī)院多數(shù)檔案仍采用紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔保存，但是由于紙質(zhì)檔案易出現(xiàn)丟失、受潮、受損等問(wèn)題，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理中存在一定的安全隱患。

五、OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的完善對(duì)策

（一）提高各部門對(duì)OA系統(tǒng)的重視。在新時(shí)期下，我國(guó)對(duì)于各單位檔案的電子信息工作也越發(fā)重視，出臺(tái)了一系列電子檔案的管理措施。所以，在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)國(guó)家所提出的相關(guān)要求進(jìn)行改革，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的信息化建設(shè)工作。各大醫(yī)院也需加強(qiáng)OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的重視程度，積極主動(dòng)開(kāi)展OA相應(yīng)培訓(xùn)與教育工作，改變醫(yī)院工作人員對(duì)于OA系統(tǒng)的思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)OA系統(tǒng)的重視，并在日常醫(yī)院檔案管理工作中規(guī)范性應(yīng)用OA系統(tǒng)開(kāi)展電子歸檔及辦公，使OA系統(tǒng)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮。

（二）設(shè)置專業(yè)專職人員負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與維護(hù)。醫(yī)院引入OA系統(tǒng)的同時(shí)，也需設(shè)置專業(yè)專職人員開(kāi)展OA的開(kāi)發(fā)與維護(hù)工作，同時(shí)完成檔案管理工作。首先，需對(duì)網(wǎng)絡(luò)工程師進(jìn)行醫(yī)療相關(guān)知識(shí)理論的培訓(xùn)，使醫(yī)院檔案管理的開(kāi)發(fā)與維護(hù)與醫(yī)院實(shí)際相吻合，同時(shí)選取網(wǎng)絡(luò)知識(shí)與檔案管理的復(fù)合型人才作為OA系統(tǒng)管理的專職人員。醫(yī)院也需定期對(duì)專業(yè)專職人員進(jìn)行OA系統(tǒng)相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專職人員的綜合素質(zhì)水平，進(jìn)而使醫(yī)院檔案信息化管理能力大幅度提升。

（三）加大網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)。醫(yī)院加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)搭建的資金投入，可使OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的高效性、安全性大幅度提升。OA系統(tǒng)的共享主要依賴于網(wǎng)絡(luò)傳輸，因此，穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)于OA系統(tǒng)的信息提交、存儲(chǔ)、檢索、共享等方面均具有重要作用，可實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與其他部門之間的溝通協(xié)作，進(jìn)一步推動(dòng)OA系統(tǒng)的完善運(yùn)用。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上，加大對(duì)OA系統(tǒng)在醫(yī)院檔案信息管理中的建設(shè)力度，可使醫(yī)院檔案信息化管理的功能最大限度發(fā)揮，進(jìn)一步提高醫(yī)院管理工作效率。

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