依托工商登記檔案建立企業(yè)大檔案

楊群力

【摘要】在一個城市或者一個較大的區(qū)域內只設立一個檔案中心，實行統(tǒng)一管理，集中開發(fā)利用，避免多頭管理和重復建設，方便社會各界和人民群眾利用檔案資源。

【關鍵詞】工商登記；大檔案；建立

各地政府近幾年紛紛建立了行政審批（服務）中心，對需要審批的相關事項，采取聯(lián)合辦公的方式集中審批，“一站式”服務的行政審批模式已運行數(shù)年，目前這項工作已經取得了明顯成效。各部門（單位）雖是聯(lián)合辦公，各部門之間又相對獨立，產生的檔案資源仍歸口在本單位保管，好多聯(lián)席合辦的項目檔案，各單位根據以往經驗分別保管，企業(yè)需要準備幾份相同材料，造成浪費。同時今年政府工作報告中，又提出了綜合執(zhí)法的新模式，不久各地政府又將成立新綜合執(zhí)法局，又或多或少面臨執(zhí)法檔案混亂的現(xiàn)象，故此建立企業(yè)大檔案成為目前需要解決的首要任務。企業(yè)大檔案是指在一個城市或者一個較大的區(qū)域內只設立一個檔案中心，打破行業(yè)、部門和單位條線的限制，將區(qū)域內各單位形成的基礎信息、公示信息、行政許可、行政處罰等檔案資源按社會統(tǒng)一信用代碼向檔案中心集聚，實行統(tǒng)一管理，集中開發(fā)利用，避免多頭管理和重復建設，方便社會各界和人民群眾利用檔案資源。

一、建立企業(yè)大檔案的優(yōu)點

建立企業(yè)大檔案能實現(xiàn)檔案事業(yè)“一次性投入，一盤子發(fā)展，一個館庫管理，一體化利用，一個平臺共享，一個大廳查閱，一個地方辦公”。一是一個區(qū)域內只需建設一個檔案中心，避免各部位重復建設，多館庫存放，節(jié)約有限的財政資金。同時一個區(qū)域內建設一座檔案中心，不管從規(guī)劃選址，還是從設施配備上，政府都會考慮列入民生工程，大手筆規(guī)劃建設現(xiàn)代化的檔案館庫，增加和擴大公共服務區(qū)場所，配備安全高效的智能密集架、消防、空調、運輸、安保、樓宇智能等檔案管理現(xiàn)代化設施。二是節(jié)約人員配備，各單位原來各自保管、利用需要配備一定數(shù)量的服務人員，多大廳查閱，多地方辦公，集中利用后，可以將分散、零碎走向統(tǒng)一、整體，原來幾十個服務人員縮減為幾人。三是利用更加高效，原先人民群眾、社會各界利用檔案資源必須在各部門（單位）之間來回奔波，建設大檔案，實現(xiàn)了多檔合一，一個大廳就能實現(xiàn)查閱所有關于這家企業(yè)的全部檔案，是新時期檔案工作以實際行動落實黨的群眾路線的重要舉措。四是標準更統(tǒng)一，指導更有效，大檔案管理中心可以歸屬檔案局領導，這樣有利于統(tǒng)一進館標準，同時檔案局專家、技術人員指導更具體、更專業(yè)，在確保檔案安全的前提下，整理、保管可以采取外包方式，由專業(yè)機構、人員來做專業(yè)的事。

二、企業(yè)大檔案收集內容和運行

建立起以各單位為重心，由審批中心、執(zhí)法中心管理層負責，檔案主管部門進行業(yè)務指導的運行機制，形成業(yè)務有指導，管理有秩序，責任到人的有效工作機制，制定統(tǒng)一標準，把檔案內容進行分類：一是公共管理和服務中反映主體基本情況的登記類基礎檔案（工商登記）及行政許可檔案（稅務、食品、藥品、環(huán)境評介、抵押、商標、專利、著作、土地、城建、消防、安監(jiān)、工程和產品質量、公章等）。二是黨政機關、群團組織、社會組織、行業(yè)協(xié)會商會在履行職責過程中產生的企業(yè)主體受到表彰獎勵檔案。三是刑事、行政處罰、行政檢查、行政征收、招投標等反映企業(yè)主體誠信方面的檔案。四是失信、異常名錄、黑名單、拒不改造生效司法裁決類檔案。五是企業(yè)認為本單位無條件保管，需要專業(yè)保管的企業(yè)內部檔案。即在本區(qū)域內涉及該企業(yè)生產經營活動中系統(tǒng)、完整的全部檔案。

大檔案按全國唯一性的社會統(tǒng)一信用代碼來建檔，一戶一檔。工商登記為收集資料的基礎資料，一般要求在出營業(yè)執(zhí)照之前完成電子檔案的掃描、上傳至統(tǒng)一的政務數(shù)據平臺共享交換，其他部門在辦理其他行政許可時，只要基礎檔案里存在的資料，如辦理食品許可時，政府部門人員無需要求企業(yè)重復提交相關資料，直接調閱基礎檔案，如發(fā)現(xiàn)基礎資料中的資料有錯誤，直接退回工商部門進行修正。這樣有利于各單位之間監(jiān)督檢查，有利于規(guī)范行政審批行為，有利于推動依法行政，有利于保證檔案資料完整、真實，同時又為企業(yè)節(jié)約了人力物力財力。各單位在完成業(yè)務手續(xù)后定時、定人、定車向檔案中心移交，檔案中心實現(xiàn)專人接收，專業(yè)整理，電子數(shù)字化，數(shù)字化檔案再上傳至政務數(shù)據平臺供各單位查閱。為了確保各單位形成的企業(yè)檔案正常及時移交到檔案中心，要依法加強檔案行政管理部門對各單位的監(jiān)督管理，列入考核，加強檔案管理工作組織，確保檔案工作常態(tài)化、連續(xù)化、高效化、法制化，構建圍繞中心、面向社會、服務民生的大檔案機制。

企業(yè)大檔案動行機制的特點是檔案資源豐富、運營成本低廉、服務高效便捷，是歷史發(fā)展趨勢，而非人為選擇，要順應形勢，創(chuàng)新理念，確立起大檔案動作機制，加快檔案職能轉變，拓展檔案公共服務能力，讓檔案資源在改革開放和改善民生中發(fā)揮重要作用。