淺談如何做好派出所檔案管理工作

姜瓔

摘 要：當前，公安工作正面臨著前所未有的良好發(fā)展機遇和嚴峻復雜挑戰(zhàn)，同時也對直接服務于保護人民、打擊罪犯、保衛(wèi)改革開放和服務經(jīng)濟建設的基層公安派出所檔案工作提出了新的更高的要求。如何進一步完善和加強基層公安派出所的檔案工作，是擺在當前的一項刻不容緩的重要任務?，F(xiàn)就基層公安派出所檔案工作存在的問題和原因及管理對策談幾點粗淺的看法。

關鍵詞：派出所 檔案 管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）06-00-01

公安派出所檔案是基層派出所在防范和打擊違法犯罪活動，進行治安行政管理等各項職能活動中直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄，具有憑證作用和參考作用，是公安機關的寶貴財富。公安派出所檔案管理工作是公安基層基礎工作不可分割的重要組成部分，派出所的檔案就是一部派出所集體和民警個人的發(fā)展史，它既為派出所分析敵社情、打擊違法犯罪、制定斗爭對策等分析研判工作提供寶貴經(jīng)驗，也為派出所工作的改革、發(fā)展和完善提供不可缺少的重要依據(jù)。

一、基層公安派出所檔案工作中存在的主要問題

近年來，我們做了大量卓有成效的工作，使公安檔案在服務領導決策，服務現(xiàn)實斗爭以及編史修志等方面發(fā)揮了應有的作用。但是我們必須清醒地看到，基層公安派出所檔案工作還有諸多不盡人意的地方。概括起來，主要存在以下問題：

1.檔案材料收集整理不及時，歸檔材料不齊全

有的民警只注重對文書、業(yè)務和戶籍檔案的收集，而對聲像、實物等與公安業(yè)務密切相關資料的收集意識較差。所里大多案件民警只辦案，不整卷，存在“辦案歸辦案，檔案歸檔案”互不聯(lián)系的現(xiàn)象。因此在檔案管理工作中存在，重形式輕內容的現(xiàn)象，檔案管理工作大多是為了應付上級檢查考評，沒有真正從對歷史負責、對工作負責的高度去做好檔案管理工作。

2.部分歸檔材料質量差，檔案作用難以發(fā)揮

有的民警因為對檔案管理的認識不足，怕麻煩的工作手續(xù)和繁重的工作量，隨意編寫耳目、重口等檔案現(xiàn)象屢見不鮮，為了應付考核，甚至有的民警一年的歸檔材料可以在幾天內補充完成，當然補充內容基本上是千篇一律或完全根據(jù)個人的喜好隨意的編寫。以維護公安工作歷史真實面貌為己任的公安檔案，其原始性、真實性受到嚴重挑戰(zhàn)，也必然影響檔案作用的發(fā)揮。

3.檔案管理的軟件建設滯后不能適應新時期公安工作信息化發(fā)展的需要

當前，派出所與派出所之間使用的檔案管理設施種類不全，規(guī)格不一，檔案管理工作信息化程度不高，檔案整理、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，查找速度慢，使用效率低，與上級要求的數(shù)字化、信息化尚有一段距離。

二、基層檔案管理存在上述問題的主要原因

1.檔案工作重要性的認識滯后，檔案管理意識淡薄

基層派出所承擔著大量的治安管理、服務群眾的重要任務。由于長期處于疲勞作戰(zhàn)的工作條件下，加上受警力、精力的限制，一些基層公安民警忙于公安業(yè)務工作，重視辦案、治安管理，而疏于檔案業(yè)務的良性發(fā)展，不少民警認為檔案管理只是整理一些過時的文件、文書、報表等材料而已，造成認識上的不到位，平時不留心收集、積累信息，歸檔觀念淡薄，導致工作干得多，材料保存少。

2.檔案管理隊伍不穩(wěn)定，素質不高

派出所檔案管理工作一般都是由各所內勤兼任，但由于檔案管理本身就是一項長期的日常性的工作，內勤大部分時間忙于大量繁瑣的信息管理、統(tǒng)計上報等日常事務，難有時間靜下心開展檔案工作。檔案管理工作強度大且難出成績，往往被人忽略，加之檔案管理人員流動性大，崗位變動頻繁，有的民警剛剛學會立卷歸檔的基本知識，就被調整崗位，新接手的人無從交接。導致檔案管理隊伍發(fā)展難以持續(xù)化。

3.檔案管理與應用脫節(jié)

當前，派出所只注重檔案資料的收集、整理，利用檔案意識不強，造成不少檔案信息資源閑置、浪費，管理與應用脫節(jié)較嚴重。而應用效率不高反作用于檔案管理，正是造成目前派出所檔案管理不規(guī)范、發(fā)展不平衡的主要因素之一。

三、基層公安派出所檔案管理的建議

公安派出所檔案是基層公安派出所業(yè)務工作、內務管理、執(zhí)法服務和隊伍建設的精神風貌的真實記錄，是公安檔案的重要組成部分?；鶎优沙鏊鳛榫S護社會治安的前沿陣地，在開展各項工作過程中，產(chǎn)生了大量的有保存價值的材料，形成了帶有明顯公安工作特色的檔案。對這些檔案實行科學管理，使其在公安工作中發(fā)揮更大的作用，是一項重要的基礎工作。因此，要使基層公安派出所規(guī)范化建設上臺階、上水平必須同時建立檔案規(guī)范化、制度化建設的長效管理機制。

1.加強宣傳，增強檔案意識

加強對檔案有關法律法規(guī)的宣傳力度，不斷增強檔案意識，使全體民警清醒地認識檔案是公安機關“寶貴財富”的硬道理，自覺做到從每份資料抓起，從每份案卷抓起，一步一個腳印地把檔案管理建設落到實處。使民警善于積累、整理、保存和提供檔案資料，扭轉民警“檔案歸檔案，辦案歸辦案”互不聯(lián)系的模糊認識，形成自覺做好檔案工作，利用檔案資源的良好習慣。

2.強化培訓，提高業(yè)務素質

隨著各項公安工作的發(fā)展，對公安檔案工作提出了新的更高的要求，檔案業(yè)務知識和設備逐步更新，對檔案人員的業(yè)務素質要求也隨之提高。這就要求檔案人員不僅要有豐富的檔案業(yè)務知識和較強的檔案意識、法律意識，還要掌握使用先進設備的本領和適應信息化檔案管理的水平。通過舉辦培訓班，檔案業(yè)務部門經(jīng)常開展現(xiàn)場輔導，進一步提高檔案人員業(yè)務素質

3.規(guī)范管理，提高檔案質量

要充分發(fā)揮基層公安派出所檔案的現(xiàn)實作用，取決于檔案案卷的內在質量。檔案案卷的內在質量主要指的是案卷材料的完整、排列有序、法律手續(xù)完備、證據(jù)確鑿以及大量動態(tài)信息的充實。作為基層實戰(zhàn)單位，對重點人口、治安管理處罰、耳目、戶籍信息等業(yè)務檔案的內容要經(jīng)常性地補充、充實、更新，確保檔案資料的鮮活和質量，確保檔案資料能夠完整、真實地反映現(xiàn)實情況。這就要求我們每一位基層公安派出所民警都要重視材料的積累，凡群眾反映的、秘密力量提供的、值班簿、筆記本上記錄的、外單位反映的情況都要及時調查核實，形成材料，最終提供利用，變“死檔案”為“活資料”。