淺議文書檔案管理中的創(chuàng)新

陳穎

摘要：做好文書檔案管理工作，不僅能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者制定出該企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，而且還有助于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)地發(fā)現(xiàn)問題并予以改進(jìn)。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須對(duì)文書管理工作引起高度重視。就現(xiàn)如今的實(shí)際情況而言，文書檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展既是一種機(jī)遇，同時(shí)又是一種挑戰(zhàn)。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn)，主要針對(duì)文書檔案管理中的創(chuàng)新進(jìn)行分析和討論。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；創(chuàng)新

一、文書檔案管理工作面對(duì)的機(jī)遇

1、有助于企業(yè)活力的提升

在計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)電子檔案，可謂是為檔案管理工作提供了便利，檔案管理者能夠在很短的時(shí)間內(nèi)分析企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，來(lái)為企業(yè)的良好發(fā)展提出科學(xué)合理的建議。同時(shí)，檔案管理也更趨于結(jié)構(gòu)化，檔案管理者可以根據(jù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者提出的問題，有針對(duì)性地找出相關(guān)檔案，并對(duì)其進(jìn)行分析，來(lái)幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者更好地做出決策。此外，當(dāng)企業(yè)進(jìn)行改革時(shí)，難免會(huì)有一些歷史遺留問題，通過(guò)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行分析，會(huì)對(duì)這些歷史遺留問題的解決有所幫助。這些好處都會(huì)有助于企業(yè)活力的提升，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的良好發(fā)展。

2、有助于企業(yè)檔案管理技術(shù)的提升

由于傳統(tǒng)手工檔案管理的耗時(shí)長(zhǎng)、難度大等特點(diǎn)，檔案管理通常只停留在檔案的存儲(chǔ)、管理以及運(yùn)用等方面。對(duì)于計(jì)算機(jī)電子檔案而言，有了更高的檔案管理要求，檔案管理者不僅要做好文書檔案的存儲(chǔ)、管理以及運(yùn)用等方面，同時(shí)還要更加關(guān)注文書檔案是如何生成的，確保其完整性，此外還要注重文書檔案的安全工作，確保文書檔案是安全的。同時(shí)，檔案管理者還要提高對(duì)資源共享的重視，比如搭建一個(gè)檔案管理平臺(tái)，讓使用者可以獲取自己所需求的資源。同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際情況，對(duì)其檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，來(lái)不斷提升檔案管理工作的水平。此外，企業(yè)在進(jìn)行改革時(shí)，只有堅(jiān)持企業(yè)檔案完整統(tǒng)一這一理念，對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行合理地移交，才能使企業(yè)一些問題真正得到解決。

二、文書檔案管理工作面對(duì)的挑戰(zhàn)

1、文書檔案管理缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度

在調(diào)查了一部分企業(yè)后，發(fā)現(xiàn)其在制度創(chuàng)新方面存在一個(gè)共性問題：文書檔案管理工作缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。一旦文書檔案工作沒有相應(yīng)的規(guī)章制度，其工作者就會(huì)很容易降低要求，思想上產(chǎn)生懈怠，那么就會(huì)導(dǎo)致其檔案管理工作出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，因而在企業(yè)進(jìn)行決策時(shí)，從錯(cuò)誤的文書檔案中分析出來(lái)的參考意見，自然不會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展有利。同時(shí)，檔案管理沒有相應(yīng)的規(guī)章制度，會(huì)導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)“一把手說(shuō)了算”的情況，有可能讓文書檔案缺乏真實(shí)性，從而會(huì)出現(xiàn)腐敗的現(xiàn)象。

2、對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不高

就目前的實(shí)際情況而言，能夠發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不高，導(dǎo)致檔案管理工作發(fā)揮得效用不高。有些企業(yè)在進(jìn)行文書檔案管理時(shí)，采取的是幾十年一貫的制度，文書檔案很少進(jìn)行更新。同時(shí)，還有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者沒有認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的真正效用，對(duì)于文書檔案保持一種“重視管理，輕視使用”的態(tài)度，檔案管理者比較關(guān)注檔案管理的收集以及存儲(chǔ)工作，而輕視文書檔案的使用工作。

3、文書檔案管理技術(shù)較為落后。文書檔案管理技術(shù)較為落后，也大大降低了檔案管理工作的效用。大多數(shù)企業(yè)在開展文書檔案管理工作時(shí)，首先是由微機(jī)來(lái)接收和保存電子信息，然后在單機(jī)情況下來(lái)對(duì)需求信息進(jìn)行檢索。這種情況下，文書檔案其實(shí)已經(jīng)從檔案管理中脫離出來(lái)了，充其量只能算一個(gè)文本信息。文書檔案的獲取不能脫離其實(shí)際工作，而是要扎根于實(shí)際工作，只有這樣，文書檔案才能被多次利用，從而發(fā)揮其真正的效用。

三、文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1、管理制度創(chuàng)新

文書檔案管理制度的創(chuàng)新是保障文書檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)內(nèi)容。在創(chuàng)新的過(guò)程中需要根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際需要，并在原有的管理制度基礎(chǔ)上進(jìn)行改革，使原本制度中存在的不完善之處能夠得到彌補(bǔ)。同時(shí)應(yīng)重視領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度的創(chuàng)新，以此來(lái)為現(xiàn)代化檔案管理提供支持。此外，應(yīng)保證制度建設(shè)與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求之間相適應(yīng)，提高制度創(chuàng)新的有效性和完整性。

2、管理手段創(chuàng)新

信息時(shí)代的到來(lái)給文書檔案管理工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的手工工作方式在當(dāng)前已經(jīng)很難滿足時(shí)代的需求，因此，需要從文書檔案的管理手段上進(jìn)行創(chuàng)新。一方面是文書檔案的信息化管理，應(yīng)認(rèn)識(shí)到文書檔案管理的重要性，并在此基礎(chǔ)上提升文書檔案管理的安全性和完整性。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式積極轉(zhuǎn)換成為信息管理形式，將檔案進(jìn)行編號(hào)整理，并對(duì)其進(jìn)行安全設(shè)置，保證信息的安全性同時(shí)也能方便檔案信息的及時(shí)調(diào)取利用。此外，也可以利用條形碼或者二維碼等方式來(lái)進(jìn)行信息的檢索和錄入，不僅能提升信息的應(yīng)用性，同時(shí)也能有效提升工作的效率。

3、管理人員素質(zhì)創(chuàng)新

管理人員是保證文書檔案管理水平上升的重要部分，因此單位一定要重視起文書檔案管理中的人員管理，并對(duì)此制定相應(yīng)的管理制度。作為管理人員素質(zhì)上一定要積極地進(jìn)行創(chuàng)新，不僅要有較強(qiáng)的專業(yè)能力，同時(shí)還要有素質(zhì)上的提升。對(duì)此，單位應(yīng)定期的組織管理人員參與到工作能力測(cè)試當(dāng)中去，針對(duì)測(cè)試當(dāng)中的不足之處來(lái)制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，使之能及時(shí)地得到思想上的更新和工作能力的提升，促使工作人員得到全面素質(zhì)發(fā)展。此外，單位應(yīng)積極創(chuàng)新激勵(lì)制度，通過(guò)激勵(lì)的方式來(lái)徹底的改變傳統(tǒng)工作中的管理現(xiàn)狀，將文書檔案管理工作的晉升作為獎(jiǎng)勵(lì)的主要手段，并適當(dāng)?shù)亟o予相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

4、工作效率創(chuàng)新

工作效率的創(chuàng)新指的是在工作效率上能得到突破，真正的提升工作效率。首先，要想得到工作效率上的提升，應(yīng)加大文書檔案管理的宣傳工作，并明確單位檔案管理的目的，只有有了明確的目標(biāo)，工作效率才能真正的得到提升。其次，文書檔案管理工作中一定要做好工作的協(xié)調(diào)管理，要認(rèn)識(shí)到工作效率的提升與各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)性是不能分開的，只有在思想上達(dá)到了共同的認(rèn)識(shí)，在工作中才能相互指導(dǎo)、相互服務(wù)，從而提升工作效率。此外，工作效率提升中應(yīng)重視員工的工作經(jīng)驗(yàn)積累。管理人員需要根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)找到工作中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷地改進(jìn)，這對(duì)工作效率的提升將起到重要作用。

結(jié)束語(yǔ)

文書檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō)，既是一種機(jī)遇，又是一種挑戰(zhàn)。因此，企業(yè)必須要高度重視文書檔案管理工作，首先要不斷完善檔案管理的規(guī)章制度，其次要不斷提升檔案管理者的素質(zhì)，最后要對(duì)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行改革，從而讓企業(yè)在激勵(lì)的競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)。

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