關(guān)于工程建設(shè)檔案管理的創(chuàng)新

暢惠玲

摘要：工程建設(shè)檔案對(duì)建筑企業(yè)的發(fā)展有著重要的指引作用，是提升工程建設(shè)質(zhì)量、增強(qiáng)維護(hù)效果，確保建筑后期正常使用，維護(hù)企業(yè)權(quán)益的重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理是十分必要的。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)項(xiàng)目；項(xiàng)目檔案管理；創(chuàng)新

工程項(xiàng)目檔案中詳細(xì)了記錄了工程從準(zhǔn)備到施工再到驗(yàn)收這一工作流程中的全部?jī)?nèi)容，是工程項(xiàng)目建設(shè)管理中重要的組成部分。為了保證工程建設(shè)檔案的真實(shí)性，準(zhǔn)確性，企業(yè)的管理人員有必要提升檔案管理的力度，優(yōu)化檔案管理的方式，確保工程建設(shè)檔案可以為企業(yè)的后續(xù)發(fā)展提供重要的數(shù)據(jù)支持。

1.工程建設(shè)檔案的作用

工程檔案是由工程項(xiàng)目中各參與部門共同完成的，其不僅可以將工程建設(shè)中所需的相關(guān)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的保存，同時(shí)工作人員還可以根據(jù)檔案記錄的具體內(nèi)容對(duì)工程各項(xiàng)目進(jìn)行嚴(yán)格的檢查、審核和管理，從而確保工程建設(shè)各項(xiàng)指標(biāo)符合實(shí)際建設(shè)的需求。可以說工程檔案是工程建設(shè)的重要依據(jù)，與工程建設(shè)中各環(huán)節(jié)工作的開展有著密切的聯(lián)系。另外，在對(duì)工程檔案進(jìn)行管理時(shí)，除了要遵照國(guó)家的相關(guān)法律條文外，還要依據(jù)我國(guó)檔案管理的相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行強(qiáng)制性的要求，從而保證工程檔案管理工作的順利開展，確保工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，并為提升工程建設(shè)質(zhì)量和安全提供重要的憑證。具體來說，工程檔案的作用主要有：

1）工程檔案中詳細(xì)的記載了工程建設(shè)的質(zhì)量和安全狀況、建設(shè)管理的相應(yīng)內(nèi)容以及問題處理的情況，是確保工程建設(shè)質(zhì)量的主要依據(jù)。

2）工程檔案的管理還可以在緊急情況發(fā)生時(shí)，為解決方案的制定提供重要的數(shù)據(jù)支持，并為后期的維修管理工作提供幫助。

3）體現(xiàn)了工程建設(shè)的相關(guān)部門法律法規(guī)應(yīng)用的情況。

4）在發(fā)生糾紛或者索賠情況時(shí)，工程檔案可以為其提供原始憑證，減少非責(zé)任人的損失。

5）工程檔案是將工程建設(shè)的全部信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，為其申報(bào)榮譽(yù)和獎(jiǎng)項(xiàng)提供真實(shí)可靠的資料。

6）為工程建設(shè)中相關(guān)責(zé)任的追究和補(bǔ)救措施提供數(shù)據(jù)支持，進(jìn)而提升工程建設(shè)管理的水平，為企業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.工程檔案管理創(chuàng)新的方式

2.1 建立完善的管理體系，提升檔案組織管理的效率

①工程建設(shè)中各參與部門應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)作，建立完善的工程檔案管理體系，同時(shí)采用分層管理的方式提升工程檔案中相關(guān)信息數(shù)據(jù)收集和整理的效率，從而確保工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性。另外，還要根據(jù)工程檔案的具體要求以及檔案管理的相關(guān)規(guī)定，合理的規(guī)范工程檔案管理的內(nèi)容，細(xì)化檔案管理工作的職責(zé)，并在工程檔案管理中明確檔案交接的時(shí)間、數(shù)量和質(zhì)量。

②建立施工現(xiàn)場(chǎng)檔案管理制度。在工程進(jìn)行中，檔案管理人員需定期對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)的情況進(jìn)行詳細(xì)的檢查，掌握施工的進(jìn)程和情況，進(jìn)而提升檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，確保管理工作的順利開展。另外，在對(duì)一些特殊項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)行檔案信息收集時(shí)，檔案管理人員需要進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)，同項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的勘察工作，以了解項(xiàng)目進(jìn)展的情況以及詳細(xì)內(nèi)容，并為后期檔案的編制制定合理的方案，同時(shí)對(duì)于編制中存在的問題要及時(shí)的找出原因，制定合理的解決辦法，提升檔案的真實(shí)性及可靠性。

③資料歸檔會(huì)審制度的建立。檔案管理部門應(yīng)與工程建設(shè)的相關(guān)部門組成資料會(huì)審小組，定期對(duì)方案內(nèi)的相關(guān)資料進(jìn)行審核，確保工程檔案的質(zhì)量。另外，對(duì)于工程建設(shè)中一些重點(diǎn)文件要加強(qiáng)重視力度，確保檔案資料的準(zhǔn)確性。除此之外，還應(yīng)結(jié)合工程建設(shè)的新情況，加大相關(guān)資料數(shù)據(jù)的收集范圍，以確保檔案內(nèi)容的完整性。

2.2 提升工程檔案全過程管理的力度

①在進(jìn)行工程檔案管理時(shí)，部門可以聘請(qǐng)一些兼職的檔案管理人員，并對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的教育和培訓(xùn)，提升兼職人員的檔案管理水平。同時(shí)要完善兼職檔案管理人員的工作流程，確保工作人員明確自身的職責(zé)，以便于檔案管理工作的開展。另外，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，兼職人員要明確檔案管理的相關(guān)原則以及規(guī)章制度，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

②在進(jìn)行工程各項(xiàng)目資料、文件的整體過程中，相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)過程管理的力度，并使用同一專業(yè)的辦公軟件，進(jìn)而為后期的檔案編制奠定基礎(chǔ)，確保檔案的完整性。同時(shí)在檔案資料整理過程中，應(yīng)安排專業(yè)的人員對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)工作，提升檔案的準(zhǔn)確性。

③在工程建設(shè)中，難免會(huì)出現(xiàn)設(shè)計(jì)變更的情況，因此在進(jìn)行檔案管理時(shí)，首先需要各部門對(duì)變更的文件和資料進(jìn)行整理，并在工程建設(shè)表中進(jìn)行明確的表明，便于管理人員進(jìn)行資料的審核和編制。

④在對(duì)竣工的草圖進(jìn)行管理時(shí)，需要在每份草圖后面附上相應(yīng)的編制說明，同時(shí)為了保證竣工草圖的準(zhǔn)確性，還需要技術(shù)人員結(jié)合工程建設(shè)的具體情況進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)和繪制，之后再由監(jiān)理和管理部門對(duì)草圖的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格且細(xì)致的審核。

⑤加強(qiáng)整改力度。對(duì)于建設(shè)中存在的問題項(xiàng)目，認(rèn)真對(duì)待，并進(jìn)行各種形式的檢查，提升跟蹤管理的效率，并將問題在組卷之前進(jìn)行合理的解決，同時(shí)還應(yīng)要求施工部門將整改的內(nèi)容進(jìn)行有效的落實(shí)實(shí)施，確保更改的效果。此外，在組卷之前，要對(duì)整改的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的審核，明確組卷的順序和內(nèi)容，并要對(duì)竣工文件的質(zhì)量進(jìn)行細(xì)致的檢查，并安排專業(yè)的人員對(duì)文件和資料的內(nèi)容進(jìn)行管理，確保資料文件的完整性、真實(shí)性。

⑥加強(qiáng)竣工圖紙的管理質(zhì)量和效果，對(duì)圖紙的出圖時(shí)間、質(zhì)量進(jìn)行充分的掌握，并對(duì)到場(chǎng)的竣工圖紙進(jìn)行詳細(xì)的檢查和審核，根據(jù)監(jiān)理審核出的竣工圖審查確認(rèn)單進(jìn)行小結(jié)，要求設(shè)計(jì)單位限期整改。

2.3 將檔案管理和竣工驗(yàn)收備案結(jié)合起來

工程竣工驗(yàn)收備案是各建設(shè)單位進(jìn)行后期維護(hù)和管理的主要依據(jù)，是工程管理工作的最后一道工序，同時(shí)也是工程檔案管理的重要內(nèi)容之一，所以應(yīng)將竣工驗(yàn)收備案和工程檔案管理進(jìn)行有效的融合，從而制定合理的監(jiān)督管理制度，提升工程管理的質(zhì)量和水平，并未后期的工程建設(shè)提供重要的支持。

3.小結(jié)

綜上所述，加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理的創(chuàng)新對(duì)確保工程建設(shè)質(zhì)量和安全有著重要的引導(dǎo)作用，同時(shí)工程檔案管理的創(chuàng)新還可以確保工程建設(shè)資料、文件的完整性、真實(shí)性、可靠性，這不僅降低了工程建設(shè)后期養(yǎng)護(hù)管理的難度，還為后期建筑行業(yè)的發(fā)展提供了重要的數(shù)據(jù)依據(jù)。

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