信息時(shí)代會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化探究

李露

[提要] 信息時(shí)代的到來(lái)為各行業(yè)提供了很大的便利。作為一種新型的管理方式，無(wú)紙化管理已成為企業(yè)追求創(chuàng)新的目標(biāo)。本文在闡述會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化研究背景基礎(chǔ)上，首先對(duì)會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化可行性進(jìn)行分析，同時(shí)分析會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化進(jìn)程中的現(xiàn)實(shí)障礙，并提出可行措施。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)信息化；無(wú)紙化；問(wèn)題；對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

收錄日期：2018年6月4日

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，電子資料的使用在各行各業(yè)已經(jīng)是必不可缺的。但由于會(huì)計(jì)從業(yè)人員的傳統(tǒng)習(xí)慣和相關(guān)文件的規(guī)定，會(huì)計(jì)行業(yè)需要將大量的紙質(zhì)資料用來(lái)存檔，無(wú)論是紙張、設(shè)備、人力、物力均造成了大量的浪費(fèi)。財(cái)政部于2013年末發(fā)布了《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》，首次提到了“會(huì)計(jì)資料的無(wú)紙化”，這一規(guī)定是對(duì)我國(guó)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)理念的重大突破。規(guī)范中首次提出了會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化的概念。這一理念允許會(huì)計(jì)資料在一定條件下可以生成電子資料用于存儲(chǔ)和歸檔。相對(duì)于傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)理念，這是一次里程碑式的突破，不僅便利了會(huì)計(jì)工作，而且也減少了各種資源的浪費(fèi)。

一、會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化的定義和范圍

（一）會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化的定義。會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化是會(huì)計(jì)在進(jìn)行會(huì)計(jì)資料的收集、整合、處理、存儲(chǔ)、傳輸、輸出時(shí)，以電子數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上或企業(yè)網(wǎng)絡(luò)中，而不用紙質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的會(huì)計(jì)工作方式。

（二）會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化的范圍?！豆ぷ饕?guī)范》第四十條規(guī)定，無(wú)紙化管理的內(nèi)部生成會(huì)計(jì)資料主要包括：會(huì)計(jì)憑證、賬簿和輔助會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證和記賬憑證；會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬和日記賬；輔助會(huì)計(jì)資料主要包括：固定資產(chǎn)卡片、各種輔助核算賬、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。第四十一條規(guī)定，無(wú)紙化管理的外部會(huì)計(jì)資料是指：記錄內(nèi)容要求外部人員或機(jī)構(gòu)確認(rèn)的會(huì)計(jì)資料，包括購(gòu)貨發(fā)票、銀行回單、銀行對(duì)賬單、購(gòu)銷(xiāo)合同等從外部獲取的資料。

二、會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化可行性分析

（一）電子商務(wù)發(fā)展的需求。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)層面，信息化逐步成為了社會(huì)運(yùn)作的主要方式，人類(lèi)社會(huì)進(jìn)入了信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代。近年來(lái)，電子商務(wù)行業(yè)逐漸成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)體系的重要組成部分。各類(lèi)企業(yè)紛紛以電子商務(wù)模式對(duì)外銷(xiāo)售、網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)和電子服務(wù)，電子商務(wù)的發(fā)展形成了電子化、自動(dòng)化、無(wú)紙化、數(shù)字化的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境，對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模式產(chǎn)生了巨大的影響，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足電子商務(wù)環(huán)境的會(huì)計(jì)要求。因此，必須加快建立新的會(huì)計(jì)理論體系和運(yùn)行模式的步伐，使會(huì)計(jì)信息化、電子化、無(wú)紙化與特定的經(jīng)濟(jì)環(huán)境和特定的經(jīng)濟(jì)模式相適應(yīng)。

（二）企業(yè)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化。近年來(lái)，企業(yè)在信息化建設(shè)方面投入較多的人力、物力資源，有效提高運(yùn)營(yíng)效率，大力推進(jìn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化，將各個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)緊密對(duì)接，逐步從業(yè)務(wù)發(fā)生到會(huì)計(jì)核算完成進(jìn)行系統(tǒng)化操作。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理所依據(jù)的原始憑證，通過(guò)ERP系統(tǒng)直接從企業(yè)內(nèi)部或外部獲取并自動(dòng)生成記賬憑證，登記賬簿和生成報(bào)表也是由系統(tǒng)自動(dòng)完成。企業(yè)日常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)從一開(kāi)始就沒(méi)有書(shū)面資料，這是會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化的現(xiàn)實(shí)要求。

（三）云計(jì)算、云存儲(chǔ)、大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)。隨著網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)的快速發(fā)展，云計(jì)算、云存儲(chǔ)、大數(shù)據(jù)等領(lǐng)域的深入研究，為會(huì)計(jì)資料電子化提供了存儲(chǔ)、交換、傳遞的方便渠道。云計(jì)算、云存儲(chǔ)是可調(diào)用的虛擬化資源池，這些資源池可以根據(jù)負(fù)載狀態(tài)自動(dòng)重新配置，達(dá)到優(yōu)化資源的目的。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)必須借助云計(jì)算平臺(tái)，云存儲(chǔ)、云計(jì)算等網(wǎng)絡(luò)衍生技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，才能使決策更科學(xué)和高效。云計(jì)算平臺(tái)不僅方便了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳遞、查詢(xún)，同時(shí)也降低了企業(yè)的運(yùn)行成本。

（四）相關(guān)法律法規(guī)日益完善。會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化的難點(diǎn)之一是會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性。電子簽名認(rèn)證的應(yīng)用推廣打破了這個(gè)瓶頸。每個(gè)電子數(shù)據(jù)都附有電子簽名，交易身份由第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核，發(fā)出數(shù)字證書(shū)，以確認(rèn)交易的身份。已發(fā)布的《電子簽名法》規(guī)定“可靠的電子簽名與手寫(xiě)簽名或者蓋章具有同等的法律效力”，為電子簽名的有效性提供法律保護(hù)，并促進(jìn)電子金融、電子政務(wù)和電子商務(wù)的發(fā)展。會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化的法律環(huán)境日臻完善。

（五）綠色環(huán)保、資源節(jié)約的趨勢(shì)。符合國(guó)家資源節(jié)約和保護(hù)環(huán)境基本國(guó)策。根據(jù)對(duì)企業(yè)的紙質(zhì)資料使用的調(diào)查，有數(shù)字估算表明，全國(guó)企業(yè)大約每年需要上億元的資金用在紙質(zhì)資料的使用上，其中一家大型的國(guó)有會(huì)計(jì)企業(yè)聲稱(chēng)公司每年需要花費(fèi)3，000多萬(wàn)元。企業(yè)每天產(chǎn)生大量的電子會(huì)計(jì)資料，如果要打印、存儲(chǔ)、裝訂會(huì)消耗大量的紙張、油墨、設(shè)備、能源、場(chǎng)地和人員等成本，不符合全社會(huì)節(jié)能環(huán)保、綠色發(fā)展主流。

三、會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化進(jìn)程中的現(xiàn)實(shí)障礙

（一）會(huì)計(jì)人員觀念的制約。無(wú)紙化改變了會(huì)計(jì)的工作方式，對(duì)會(huì)計(jì)理論與實(shí)踐產(chǎn)生了較大的沖擊。有些企業(yè)的會(huì)計(jì)人員接受不了無(wú)紙化對(duì)會(huì)計(jì)基本前提、會(huì)計(jì)核算基礎(chǔ)和會(huì)計(jì)計(jì)量屬性的影響。出于會(huì)計(jì)人員的這種考慮，企業(yè)仍保留著將電子會(huì)計(jì)資料輸出為紙質(zhì)資料的形式，會(huì)計(jì)人員傳統(tǒng)觀念制約，使企業(yè)間的交易及企業(yè)內(nèi)部的事項(xiàng)不能脫離紙制文件的傳遞，制約了會(huì)計(jì)主體交易環(huán)節(jié)的信息化進(jìn)程，阻礙了社會(huì)產(chǎn)品和服務(wù)模式的創(chuàng)新發(fā)展。

（二）會(huì)計(jì)人員無(wú)紙化操作的技術(shù)水平不高。會(huì)計(jì)無(wú)紙化意味著通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息收集、傳遞和處理活動(dòng)。無(wú)紙化要求會(huì)計(jì)從業(yè)人員不僅要掌握會(huì)計(jì)信息化方面的知識(shí)，還要掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、企業(yè)管理、電子商務(wù)等方面的知識(shí)和技能。信息化時(shí)代使會(huì)計(jì)信息存在形式發(fā)生了改變，會(huì)計(jì)人員如果不掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，特別是網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)，就無(wú)法跟蹤經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，也無(wú)法使用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和操作網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)軟件，進(jìn)而對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)無(wú)法進(jìn)行無(wú)紙化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理。

（三）會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。首先，由于信息時(shí)代的發(fā)展，電子數(shù)據(jù)縱然有一系列的優(yōu)勢(shì)，但是由于互聯(lián)網(wǎng)本身具有的開(kāi)放性、廣泛性等特點(diǎn)。不排除會(huì)有黑客通過(guò)一定的技術(shù)和手段在網(wǎng)上修改或者刪除會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)。這也是電子數(shù)據(jù)面臨的一項(xiàng)極大的風(fēng)險(xiǎn)。電子會(huì)計(jì)信息在傳輸過(guò)程中存在很大的失真風(fēng)險(xiǎn)；其次，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)資料存在巨大的泄露風(fēng)險(xiǎn)。由于其網(wǎng)絡(luò)資源的共享，會(huì)計(jì)信息的訪問(wèn)和會(huì)計(jì)人員的聯(lián)系可以擴(kuò)展到整個(gè)網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)。有些用戶(hù)可能會(huì)采取惡意操用行為，使網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息存在著被竊取、修改、刪除、泄露等安全隱患，企業(yè)會(huì)計(jì)信息的可靠性、準(zhǔn)確性面臨新的風(fēng)險(xiǎn)；再次，排除人為的惡意竊取和修改，電子會(huì)計(jì)資料也有在自然條件下被破壞的可能。因?yàn)闀?huì)計(jì)電子資料存放于磁性介質(zhì)上，強(qiáng)磁性物質(zhì)的靠近、遇火、遇水均會(huì)使存儲(chǔ)設(shè)備的受損，從而導(dǎo)致存放在其中的電子資料失效；最后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件技術(shù)的高速發(fā)展也會(huì)產(chǎn)生一系列的問(wèn)題。電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)傳輸時(shí)會(huì)由于系統(tǒng)版本不匹配導(dǎo)致無(wú)法連接。同時(shí)，不同的財(cái)務(wù)管理軟件在解析電子數(shù)據(jù)時(shí)也會(huì)產(chǎn)生不同的數(shù)據(jù)格式。網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息查詢(xún)，可能伴隨著系統(tǒng)升級(jí)而帶來(lái)的軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)或服務(wù)器的通信和讀寫(xiě)協(xié)議不兼容，這將使會(huì)計(jì)信息在提取和查詢(xún)中存在很大的隱患。

四、推進(jìn)會(huì)計(jì)信息無(wú)紙化的措施

（一）加強(qiáng)觀念轉(zhuǎn)變。由于傳統(tǒng)觀念的影響，從業(yè)會(huì)計(jì)行業(yè)的工作者已經(jīng)習(xí)慣于將會(huì)計(jì)資料紙質(zhì)化的行為，然而會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化的推行強(qiáng)烈沖擊了人們的傳統(tǒng)意識(shí)。只有打破這種陳舊的思想束縛，擺脫人們對(duì)紙張的依賴(lài)，才能真正推進(jìn)無(wú)紙化進(jìn)程。為了真正的實(shí)行會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化，不僅要改變傳統(tǒng)有紙化的行為，更要深層次地改變其守舊的思想，這樣才能讓從業(yè)人員真正的接受而不是表面的附和。因此，首先要從企業(yè)的管理者入手，管理人員接受了這樣的改變才會(huì)積極地向下推行會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化。

（二）提高人員素質(zhì)。會(huì)計(jì)從業(yè)人員的自身素質(zhì)的提升也是重中之重。雖然從業(yè)人員在思想上有所改變，但在工作中還需要落實(shí)在具體知識(shí)儲(chǔ)備和技能操作上，企業(yè)可以定期對(duì)員工進(jìn)行會(huì)計(jì)知識(shí)、財(cái)務(wù)知識(shí)以及相關(guān)軟件系統(tǒng)操作進(jìn)行培訓(xùn)以及考核。除此之外，在提升企業(yè)內(nèi)部人員的素質(zhì)外，企業(yè)外部的復(fù)合型人才的引進(jìn)無(wú)疑也是一條快速發(fā)展的捷徑。集專(zhuān)業(yè)知識(shí)、管理知識(shí)、軟件操作于一體的復(fù)合型人才逐漸在人才競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。不僅工作能力突出，同時(shí)也為企業(yè)減少了人員的冗余。

（三）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。網(wǎng)絡(luò)的安全性影響著會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化實(shí)施的效果。目前，因電腦病毒、黑客攻擊等導(dǎo)致企業(yè)會(huì)計(jì)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)被篡改和刪除的事件時(shí)有發(fā)生。所謂事物的兩面性，有利就有弊，會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化已然是大勢(shì)所趨。因此，采取有效的措施將網(wǎng)絡(luò)安全發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)降到最低是企業(yè)的必要任務(wù)。企業(yè)要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的管控，可以通過(guò)以下幾點(diǎn)來(lái)實(shí)施：將訪問(wèn)電子資料的權(quán)限劃分給多個(gè)管理員而不是集所有權(quán)限于一身；定期進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，重要的數(shù)據(jù)要日備份，次要的可以周備份，這樣即使電子數(shù)據(jù)丟失也可以通過(guò)備份恢復(fù)；安裝有效的殺毒軟件并且定期更新來(lái)防護(hù)來(lái)自網(wǎng)絡(luò)上的病毒；物理設(shè)備存在老化的問(wèn)題，定期進(jìn)行維護(hù)可以有效防止由于自然因素導(dǎo)致的數(shù)據(jù)損失。

（四）對(duì)會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化管理系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的設(shè)計(jì)和執(zhí)行。會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化所涉及的部門(mén)繁雜，包括財(cái)務(wù)部門(mén)、行政部門(mén)以及審計(jì)部門(mén)等。為了更好地實(shí)施會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化，多個(gè)部門(mén)的通力協(xié)作是必要的，應(yīng)建立項(xiàng)目小組嚴(yán)格監(jiān)管實(shí)施前、實(shí)施中以及實(shí)施后三個(gè)階段。與紙質(zhì)資料相同，電子資料也需要有序的分類(lèi)。例如，根據(jù)業(yè)務(wù)的常用性、重要性、相似性等多個(gè)方面進(jìn)行分類(lèi)。為了避免會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化系統(tǒng)在操作的過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題，可以先將部分業(yè)務(wù)、部分模塊進(jìn)行無(wú)紙化操作，并且對(duì)其結(jié)果進(jìn)行分析和評(píng)估，在各方面數(shù)據(jù)均穩(wěn)定的情況下再進(jìn)行全面實(shí)行。

（五）實(shí)施遠(yuǎn)程審計(jì)。為了有效地發(fā)揮會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能，實(shí)施遠(yuǎn)程審計(jì)是會(huì)計(jì)信息安全性的有利保證。遠(yuǎn)程審計(jì)的實(shí)施，是由專(zhuān)業(yè)審計(jì)人員根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，由財(cái)產(chǎn)所有者委托管理機(jī)關(guān)授權(quán)，對(duì)無(wú)紙化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的相關(guān)活動(dòng)進(jìn)行全面系統(tǒng)地審查，從而客觀評(píng)估和分析會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化安全風(fēng)險(xiǎn)，降低網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息失真的風(fēng)險(xiǎn)。

五、實(shí)施會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化應(yīng)注意的問(wèn)題

（一）會(huì)計(jì)監(jiān)督和無(wú)紙化?！豆ぷ饕?guī)范》的實(shí)施，表明注冊(cè)會(huì)計(jì)師及政府監(jiān)管機(jī)構(gòu)的審計(jì)，在對(duì)符合條件的企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督的過(guò)程中，不能再要求企業(yè)提供全部的紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料，但企業(yè)有義務(wù)為審計(jì)工作提供必要的協(xié)助和支持。審計(jì)人員如需查閱相關(guān)的會(huì)計(jì)電子資料或需要帶走部分的紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料，企業(yè)則應(yīng)根據(jù)需要積極配合并提供相關(guān)資料，根據(jù)需要打印并簽章確認(rèn)。

（二）電子會(huì)計(jì)資料的格式?！豆ぷ饕?guī)范》中對(duì)會(huì)計(jì)電子資料的格式要求并未做出明確的規(guī)定。無(wú)論是結(jié)構(gòu)化形式，如數(shù)據(jù)庫(kù)腳本、XBRL等，還是非結(jié)構(gòu)化形式，如HTML、PDF、WORD、EXCEL等，無(wú)論是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)管理還是專(zhuān)門(mén)的檔案系統(tǒng)管理，只要符合《工作規(guī)范》中規(guī)定的條件，均可以以電子資料的形式存儲(chǔ)。例如，原本以存于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的自動(dòng)生成的憑證，隨后由于工作需要，將其轉(zhuǎn)換為PDF、WORD等形式存儲(chǔ)在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中。通過(guò)系統(tǒng)隨時(shí)查詢(xún)和打印，則可以視為滿(mǎn)足第四十條第（三）項(xiàng)規(guī)定的條件。

（三）與會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定的銜接。會(huì)計(jì)資料與會(huì)計(jì)檔案相比，其涵義則更加寬泛。所有的會(huì)計(jì)檔案都可稱(chēng)其為會(huì)計(jì)資料，但并不是所有的會(huì)計(jì)資料都是會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案是指具有長(zhǎng)期保存價(jià)值并且歸檔保存的會(huì)計(jì)資料?！豆ぷ饕?guī)范》中第四十條和四十一條規(guī)定了會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化的條件。但對(duì)于屬于會(huì)計(jì)檔案的部分，則應(yīng)當(dāng)參照《工作規(guī)范》中第四十二條，“遵循國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定”執(zhí)行。

信息技術(shù)的快速發(fā)展使電子商務(wù)在短時(shí)間內(nèi)得到了人們的認(rèn)可和快速應(yīng)用，基于現(xiàn)代信息技術(shù)的電子商務(wù)，不僅使會(huì)計(jì)存在的外部環(huán)境發(fā)生了變化，而且還使會(huì)計(jì)信息使用者的需求發(fā)生變化。電子商務(wù)創(chuàng)造了一個(gè)自動(dòng)化、無(wú)紙化、數(shù)字化的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境，也沖擊了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模式，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)電子商務(wù)環(huán)境下對(duì)會(huì)計(jì)的需求。因此，為滿(mǎn)足新會(huì)計(jì)環(huán)境和信息用戶(hù)需求，我們必須盡快建立新的會(huì)計(jì)理論體系和操作方法，使會(huì)計(jì)信息化、電子化、無(wú)紙化與特定的經(jīng)濟(jì)環(huán)境和特定的經(jīng)濟(jì)模式相適應(yīng)。

主要參考文獻(xiàn)：

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