高校固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制問題研究

申兵

摘要：在高等學(xué)校辦學(xué)過程中，固定資產(chǎn)在資產(chǎn)總額中所占的比例較大，同時(shí)，也是高校用以生存、經(jīng)營和發(fā)展所必不可少的資源保障，更是衡量高校辦學(xué)質(zhì)量、規(guī)模以及經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的重要因素之一。因此，采取科學(xué)有效的內(nèi)部控制手段加強(qiáng)對(duì)高校固定資產(chǎn)管理，以促進(jìn)高校資產(chǎn)使用的安全性、科學(xué)性，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息化管理，對(duì)高校未來的辦學(xué)、經(jīng)營以及提高資產(chǎn)的使用效率都具有重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。鑒于此背景，本文以現(xiàn)階段高校在固定資產(chǎn)內(nèi)部控制過程中存在的問題提出針對(duì)性措施。旨在為高校強(qiáng)化固定資產(chǎn)內(nèi)部控制提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；固定資產(chǎn)；高等學(xué)校

現(xiàn)階段，社會(huì)以及國家對(duì)高等學(xué)校的辦學(xué)工作都予以了高度的關(guān)注和支持。受此影響，高校的投資規(guī)模也在不斷的擴(kuò)大，其重要表現(xiàn)是高等院校的固定資產(chǎn)以及資產(chǎn)總值成倍增長[1]。而高等院校的固定資產(chǎn)也是高校開展科學(xué)研究、教學(xué)活動(dòng)、后勤以及行政等工作最強(qiáng)有力的物質(zhì)保障。通過對(duì)高校固定資產(chǎn)的衡量，可以探測(cè)出高校的辦學(xué)質(zhì)量、規(guī)模以及經(jīng)濟(jì)實(shí)力。但目前，高等院校固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制仍存在諸多問題有待解決，加強(qiáng)高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理迫在眉睫。本文對(duì)此進(jìn)行探討。

一、高校固定資產(chǎn)內(nèi)部控制存在的問題分析

（一）職責(zé)缺乏明確劃分

現(xiàn)階段，大部分的高校在進(jìn)行固定資產(chǎn)管理的過程中，均采用以賬物分管為主要原則的分類歸口管理方式。而不同的管理機(jī)構(gòu)在職責(zé)的劃分上缺乏明確性，固定資產(chǎn)價(jià)值評(píng)估主要是由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)，而房屋、教學(xué)設(shè)施以及土地資源等均由后勤部門管理；科研設(shè)備、試驗(yàn)儀器以及圖書資源則由行政部門管理；但是，高校內(nèi)部的固定資產(chǎn)主要使用者通常情況下都是各教學(xué)系部以及行政和科研院所等，這就直接導(dǎo)致了固定資產(chǎn)的管理和使用無法實(shí)現(xiàn)對(duì)接，出現(xiàn)賬賬不符的問題[2]。

（二）缺乏事前風(fēng)險(xiǎn)管理理念

近年來，由于生源不斷增加，大部分高校原有的校區(qū)已經(jīng)不能滿足生源增加所需，因此，很多高校重視新校區(qū)的擴(kuò)建工作，把關(guān)注的重點(diǎn)也放在了固定資產(chǎn)總量和規(guī)模的增加上，但國家對(duì)其撥付的資金已無法實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)投資增長的需求。在這種情況下部分高校便采取銀行借款的方式進(jìn)行籌建。大部分向銀行借款的高校都認(rèn)為本校未來的發(fā)展會(huì)使其具備充足的償債能力，并沒有意識(shí)到風(fēng)險(xiǎn)的存在。同時(shí)缺乏科學(xué)的評(píng)估機(jī)構(gòu)對(duì)內(nèi)部的收益和風(fēng)險(xiǎn)之間進(jìn)行評(píng)估，而高額的銀行利息使得高校面臨著嚴(yán)重的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)危機(jī)[3]。

（三）內(nèi)部控制制度無法發(fā)揮存在的現(xiàn)實(shí)作用

1.設(shè)置的崗位無法實(shí)現(xiàn)制衡性

部分高校的高層管理者并沒有充分的認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制制度在高校固定資產(chǎn)管理中所能發(fā)揮的作用，導(dǎo)致這一制度本該具有的監(jiān)督和約束能力無法實(shí)現(xiàn)。不同的崗位和部門之間，在權(quán)力分配上無法做到制衡性，對(duì)于那些不相容的職務(wù)也沒有進(jìn)行分離處理，對(duì)于資產(chǎn)管理中必不可少的賬務(wù)管理和保管工作沒有設(shè)置專門的崗位和人員，采購和庫存管理人員設(shè)置為同一人，對(duì)于那些事關(guān)重大的事件的決策也未能做到通過分離制度的制約，固定資產(chǎn)的部分控制活動(dòng)針對(duì)性較差，可操作性不強(qiáng)[4]。

2.缺乏周全的審批、管理制度實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)請(qǐng)購和處置

在固定資產(chǎn)的整個(gè)活動(dòng)過程中，內(nèi)部控制都是必不可少的。所以，對(duì)于固定資產(chǎn)的從申請(qǐng)到最后的清查等各個(gè)環(huán)節(jié)，都應(yīng)該建立起與之相對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)的授權(quán)審批流程。但是，當(dāng)前階段，大部分高校在對(duì)待固定資產(chǎn)的采購上存在著明顯的隨意性，甚至于對(duì)待那些涉及金額較大的固定資產(chǎn)，也未能夠做到采取集體決策或是聯(lián)簽的方式做出決定。

（四）信息溝通不暢

長期以來，一些高校資產(chǎn)管理的不同部門之間都未能建立有效的溝通機(jī)制，所以在資產(chǎn)購置環(huán)節(jié)仍然缺乏統(tǒng)一調(diào)劑，無法實(shí)現(xiàn)資源的共享；即便有的部門已經(jīng)購入該項(xiàng)固定資產(chǎn)，但是其他部門卻無法調(diào)劑使用，導(dǎo)致購入資產(chǎn)的利用率較低，有的甚至?xí)霈F(xiàn)長時(shí)期閑置現(xiàn)象。這造成了國有資源的極度浪費(fèi)，影響了資金使用效率。

（五）缺乏內(nèi)部監(jiān)察機(jī)構(gòu)

雖然當(dāng)前大部分高校均有專門的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，但是審計(jì)機(jī)構(gòu)在開展工作的過程中，卻存在審計(jì)制度不完善現(xiàn)象，缺乏有效的內(nèi)部監(jiān)督評(píng)價(jià)。而針對(duì)固定資產(chǎn)的審計(jì)，也僅僅停留在固定資產(chǎn)的驗(yàn)收和購入的審計(jì)評(píng)價(jià)中，對(duì)于固定資產(chǎn)的一系列操作流程都僅僅拘泥于表面現(xiàn)象，這就極易導(dǎo)致舞弊行為的產(chǎn)生。

二、改進(jìn)和完善高校內(nèi)部控制的對(duì)策

（一）加強(qiáng)內(nèi)部控制環(huán)境管理

鑒于當(dāng)前很多高校都存在固定資產(chǎn)管理的職責(zé)劃分不清、分工不明以及多人管理現(xiàn)象，高校應(yīng)該建立起一個(gè)以校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，直接對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行管理的資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，對(duì)全校的資產(chǎn)進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，而不同的資產(chǎn)管理部門也應(yīng)該以校領(lǐng)導(dǎo)為核心，建立歸屬于校領(lǐng)導(dǎo)集中領(lǐng)導(dǎo)和管理的資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，樹立其資產(chǎn)管理的核心領(lǐng)導(dǎo)地位，將職、責(zé)、權(quán)切實(shí)落實(shí)到實(shí)處，以便于固定資產(chǎn)管理工作的開展[5]。

（二）加強(qiáng)資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理制度

高校固定資產(chǎn)結(jié)構(gòu)應(yīng)該始終保持結(jié)構(gòu)合理的狀態(tài)，固定資產(chǎn)的管理和使用部門應(yīng)該積極做好與財(cái)務(wù)部門的合作配合工作，以便于財(cái)務(wù)部門可以科學(xué)有效的對(duì)固定資產(chǎn)做好購置預(yù)算。并針對(duì)固定資產(chǎn)購置的可行性展開一系列的分析、研究和論證，并以規(guī)定的程序進(jìn)行審批，對(duì)固定資產(chǎn)購入過程中可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范，防止因固定資產(chǎn)配置不合理、使用效率低造成資金緊張，進(jìn)而擾亂高校正常的教學(xué)秩序。因此，對(duì)于高校來說，在防范固定資產(chǎn)購置所誘發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)之外，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)使用、流轉(zhuǎn)過程中可能存在的資金流失的風(fēng)險(xiǎn)。建立風(fēng)險(xiǎn)防范制度，以明確的制度約束資金的使用，避免造成資產(chǎn)的流失[6]。

（三）加強(qiáng)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度的建立

1.加強(qiáng)固定資產(chǎn)審批和請(qǐng)購制度的構(gòu)建

高校在進(jìn)行資產(chǎn)購置的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格遵循相關(guān)的控制制度和采購流程。所有需要購置的固定資產(chǎn)都應(yīng)該由資產(chǎn)購置部門進(jìn)行集體購置，并且應(yīng)選擇公開招標(biāo)和采取國庫集中支付的方式。首先，作為高校的資產(chǎn)需求部門應(yīng)該按照規(guī)章制度填寫請(qǐng)購單，然后上交到資產(chǎn)部門，進(jìn)行可行性評(píng)估；在確定有購買的必要后，資產(chǎn)管理部門選擇同采購商不存在明顯的利益關(guān)系的 采購員進(jìn)行價(jià)格的詢問與比較，填寫采購設(shè)備的數(shù)量、價(jià)格以及名稱和型號(hào)等相關(guān)信息，然后交由主管部門進(jìn)行集體決策和審批。

2.加強(qiáng)固定資產(chǎn)驗(yàn)收制度的構(gòu)建

在固定資產(chǎn)運(yùn)送至學(xué)校后，應(yīng)該由所有與之相關(guān)的部門共同對(duì)其進(jìn)行驗(yàn)收。在驗(yàn)收的過程中，必須要對(duì)合同以及發(fā)票中與數(shù)量、質(zhì)量和價(jià)格相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行格外關(guān)注，并仔細(xì)核查。對(duì)于那些含有較高技術(shù)含量的價(jià)值較高的固定資產(chǎn)，在必要的時(shí)候可委托具有相關(guān)驗(yàn)收資質(zhì)的專家或機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收合格報(bào)告。對(duì)于那些接受驗(yàn)收后，判定合格的固定資產(chǎn)，應(yīng)該填寫固定資產(chǎn)入庫單，并在固定資產(chǎn)的賬簿上登記[7]。

（四）加強(qiáng)信息化管理平臺(tái)的建設(shè)步伐

對(duì)于當(dāng)前高校所存在的各部門之間無法建立起順暢的溝通方式的現(xiàn)狀，高?？梢猿浞纸柚畔⒕W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，搭建一個(gè)信息化的溝通渠道。以此來實(shí)現(xiàn)各部門間的信息交流，也可以做到對(duì)固定資產(chǎn)的狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)關(guān)注和監(jiān)督，以便于對(duì)其進(jìn)行集中管理。這樣以來，也可以避免很多不必要的重復(fù)購置現(xiàn)象發(fā)生，從根本上實(shí)現(xiàn)資源的實(shí)時(shí)共享，促使高等院校的固定資產(chǎn)管理工作朝著信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展[7]。

（五）加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督評(píng)價(jià)體系的建立

高等院校應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的監(jiān)督機(jī)制，在監(jiān)督過程中，主要采取專項(xiàng)監(jiān)督和日常監(jiān)督相結(jié)合的方式，在固定的時(shí)間內(nèi)加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制監(jiān)督制度建立及其實(shí)施情況的監(jiān)督核查，并開展有效性評(píng)價(jià)。通過這一監(jiān)督制度的建立，對(duì)內(nèi)部控制的缺陷進(jìn)行改進(jìn)。

總之，在當(dāng)前高等院校間競爭日益加劇的時(shí)代背景下，高校必須要給予固定資產(chǎn)內(nèi)部控制以高度的重視，建立健全內(nèi)部控制管理制度，以滿足高校長足發(fā)展的需要。近幾年中國計(jì)量大學(xué)對(duì)固定資產(chǎn)管理制度的改革實(shí)踐即是一個(gè)明顯的例證，意義非凡。該校利用資產(chǎn)管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)，啟用了固定資產(chǎn)接口，通過計(jì)財(cái)處財(cái)務(wù)系統(tǒng)與設(shè)備處固定資產(chǎn)系統(tǒng)實(shí)時(shí)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了入庫信息和入賬信息雙向流動(dòng)，既滿足了固定資產(chǎn)管理的需要，也保證了固定資產(chǎn)與財(cái)務(wù)的同步管理，有效解決了計(jì)財(cái)處與設(shè)備處兩部門賬賬不符的難題，為該校提高固定資產(chǎn)管理效能和水平提供了保障。

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