基于ERP系統(tǒng)環(huán)境下的建筑企業(yè)內(nèi)部控制研究

臧守成

摘要：建筑企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，為不斷提高建筑企業(yè)的管理水平，增強(qiáng)建筑企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)內(nèi)部控制，建立以項(xiàng)目為主線的ERP管理系統(tǒng)，促進(jìn)內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)更加有效的內(nèi)部控制，提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。文章就建筑企業(yè)在ERP系統(tǒng)環(huán)境下實(shí)施內(nèi)部控制存在的風(fēng)險(xiǎn)，如何將生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵控制點(diǎn)和處理規(guī)則嵌入到ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的科學(xué)化、規(guī)范化管理，保證內(nèi)部控制有效實(shí)施提出可行化的建議。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；建筑企業(yè)；內(nèi)部控制；研究

隨著我國(guó)建筑工業(yè)化的不斷推進(jìn)，未來(lái)的裝配式建筑將成為中國(guó)建筑業(yè)發(fā)展的重要方向，城鎮(zhèn)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)模也在快速增長(zhǎng)，供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革持續(xù)發(fā)力，建筑行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)內(nèi)部控制，對(duì)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)與運(yùn)行進(jìn)行有效控制，提高經(jīng)營(yíng)管理效率及效果，促進(jìn)建筑企業(yè)實(shí)現(xiàn)公司戰(zhàn)略，為中國(guó)建筑企業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制的共同點(diǎn)

ERP信息系統(tǒng)，是指企業(yè)利用計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)，對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行集成、轉(zhuǎn)化和提升所形成的信息化管理平臺(tái)， 使用系統(tǒng)自動(dòng)控制代替人工控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的自動(dòng)控制，對(duì)信息進(jìn)行集成和共享，提高業(yè)務(wù)處理效率，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門提供更好的服務(wù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供更準(zhǔn)確的項(xiàng)目數(shù)據(jù)。信息系統(tǒng)內(nèi)部控制包括一般控制和應(yīng)用控制，前者指對(duì)企業(yè)信息系統(tǒng)的開發(fā)、運(yùn)行和維護(hù)控制，后者指利用信息系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)處理實(shí)施的控制，最終目的都是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理，提高企業(yè)管理水平。

二、ERP系統(tǒng)環(huán)境下建筑企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制存在的風(fēng)險(xiǎn)

1. 組織結(jié)構(gòu)不合理、職責(zé)分工不明確

建筑企業(yè)中有很多屬于家族企業(yè)，內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)設(shè)置形式上很健全，但沒有充分發(fā)揮各職能部門應(yīng)有作用，對(duì)各部門間缺乏必要的溝通交流，業(yè)務(wù)職責(zé)分工不明確，崗位職責(zé)交叉重疊或存在薄弱環(huán)節(jié)，出現(xiàn)問題不能分清主次責(zé)任，或出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。

2. 信息化建設(shè)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃

很多企業(yè)的信息化系統(tǒng)建設(shè)處在初級(jí)階段，應(yīng)用系統(tǒng)一般以財(cái)務(wù)核算為中心，涉及財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)，只是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)電子化，存在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息滯后，不能及時(shí)充分地反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理情況。缺少信息化的整體規(guī)劃和建設(shè)方案，無(wú)法滿足業(yè)務(wù)擴(kuò)張狀態(tài)下對(duì)多項(xiàng)目的集中管理，多級(jí)管理體制經(jīng)常存在脫鉤環(huán)節(jié)，無(wú)法形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砭W(wǎng)絡(luò)，對(duì)企業(yè)決策支持?jǐn)?shù)據(jù)不足，特別是無(wú)法滿足橫向分析與績(jī)效考核的需要。

3. 內(nèi)部控制制度體系缺乏系統(tǒng)性、完整性

建筑企業(yè)“營(yíng)改增”試點(diǎn)以來(lái)，業(yè)務(wù)管理發(fā)生重大變革，內(nèi)部控制制度建設(shè)存在不規(guī)范、不完善的現(xiàn)象，比如：某項(xiàng)采購(gòu)業(yè)務(wù)出現(xiàn)重復(fù)報(bào)銷時(shí)，涉及采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)入庫(kù)單等多張單據(jù)，對(duì)于責(zé)任劃分不明確，不能準(zhǔn)確判斷是哪個(gè)環(huán)節(jié)、哪個(gè)部門的責(zé)任，有時(shí)管理制度存在朝令夕改、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門有時(shí)都無(wú)法準(zhǔn)確精準(zhǔn)執(zhí)行，特別對(duì)一項(xiàng)業(yè)務(wù)缺乏一套系統(tǒng)、完整的內(nèi)部管理制度。

4. 企業(yè)資源無(wú)法準(zhǔn)確、及時(shí)把控

建筑企業(yè)信息化應(yīng)用存在欠缺，很多業(yè)務(wù)過于依賴業(yè)務(wù)人員，企業(yè)資源掌握在個(gè)人手中，有時(shí)僅憑個(gè)人經(jīng)驗(yàn)做出決策會(huì)對(duì)企業(yè)造成損失，或如有人員變動(dòng)或調(diào)整，會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)開展失去控制。

三、ERP系統(tǒng)環(huán)境下建筑企業(yè)有效實(shí)施內(nèi)部控制的建議

1. ERP系統(tǒng)公共平臺(tái)選擇符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略

建筑企業(yè)的工程項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn)是投入資金大、周期長(zhǎng)、可變因素多，要求企業(yè)的管理者不僅要有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，更要有充分的應(yīng)變能力及措施，有完善的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制和應(yīng)變系統(tǒng)，以確保戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。為實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略目標(biāo)，需要自上而下確定目標(biāo)，制定措施，確定制度，組織實(shí)施和嚴(yán)格考核，以保證經(jīng)營(yíng)資源的合理利用，強(qiáng)化戰(zhàn)略資源管理。ERP系統(tǒng)公共平臺(tái)選擇要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，對(duì)于集團(tuán)型的企業(yè)比如要選擇用友NC系列管理系統(tǒng)，對(duì)于單體公司可選擇用友U8或U9系列管理系統(tǒng)。建筑企業(yè)應(yīng)以建筑項(xiàng)目管理系統(tǒng)為中心，以成本管理為核心，通過ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算成本、目標(biāo)成本、實(shí)際成本的有效控制。

2. 基于ERP系統(tǒng)實(shí)施，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)

（1）在EPR系統(tǒng)具體應(yīng)用實(shí)施時(shí)，一定要貫徹“急用先上，易用先上”的原則，比如：對(duì)財(cái)務(wù)、報(bào)表、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)基礎(chǔ)模塊作為ERP系統(tǒng)公共平臺(tái)要先上，對(duì)人力資源管理、績(jī)效考核管理、建筑項(xiàng)目管理中的成本（人工費(fèi)、材料費(fèi)、機(jī)具費(fèi)用）、進(jìn)度、質(zhì)量、安全可分步實(shí)施應(yīng)用，一定要效能優(yōu)先，每實(shí)施一步都能看到具體的效能。在確定新上或升級(jí)ERP系統(tǒng)，要對(duì)ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念與產(chǎn)品功能進(jìn)行研究，確定是否符合企業(yè)實(shí)際管理需要，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品不能滿足管理要求的，最大程度的利用產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)功能處理業(yè)務(wù)，避免對(duì)產(chǎn)品深度開發(fā)對(duì)產(chǎn)品后續(xù)的升級(jí)及標(biāo)準(zhǔn)化拓展帶來(lái)影響。例如：財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈系統(tǒng)與大宗物料過磅系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合應(yīng)用，通過開發(fā)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享與傳輸；為更好地服務(wù)現(xiàn)有生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理模式，對(duì)建筑項(xiàng)目管理系統(tǒng)分包管理進(jìn)行二次開發(fā)，在二次開發(fā)過程中，對(duì)實(shí)際分包管理業(yè)務(wù)進(jìn)行充分調(diào)研，充分利用產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)功能，以確保產(chǎn)品后續(xù)的升級(jí)，在分包管理系統(tǒng)嵌入工程量計(jì)算書、行鎖定、批鎖定功能，以更好地適應(yīng)公司建筑業(yè)務(wù)管理需要。

（2）加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制組織的建設(shè)，對(duì)企業(yè)治理結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、權(quán)責(zé)分配進(jìn)行調(diào)研分析時(shí)，要符合內(nèi)部控制的重要性、制衡性原則，要形成相互制約、相互監(jiān)督的機(jī)制，同時(shí)要符合成本效益原則的要求，兼顧企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，要從企業(yè)整體利益出發(fā)，盡管某些控制會(huì)影響工作效率，但可能會(huì)避免整個(gè)企業(yè)面臨更大損失，有時(shí)仍應(yīng)實(shí)施相應(yīng)控制。建筑企業(yè)應(yīng)以項(xiàng)目為中心，工程項(xiàng)目只有在實(shí)時(shí)掌握本項(xiàng)目的收入、成本的前提下，才有可能及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目管理中出現(xiàn)的問題，找到風(fēng)險(xiǎn)源頭，分析原因，制定糾偏措施，合理安排項(xiàng)目的資源、資金，才能有效地控制項(xiàng)目成本，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的整體管理目標(biāo)，最后的贏利才可預(yù)期，否則，就會(huì)造成秋后算賬，為時(shí)已晚的局面，如果不能實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的成本情況動(dòng)態(tài)掌握，很容易出現(xiàn)四處起火、四處救火的情況。例如：建筑企業(yè)的材料成本占總成本60%～70%，對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格控制，采購(gòu)業(yè)務(wù)過程中物資需求的計(jì)劃?rùn)?quán)、采購(gòu)價(jià)格的議價(jià)權(quán)、質(zhì)量監(jiān)督的質(zhì)檢權(quán)、采購(gòu)入庫(kù)的入庫(kù)權(quán)、采購(gòu)報(bào)銷的結(jié)算權(quán)要做到五權(quán)分離互相協(xié)同，對(duì)關(guān)鍵的控制點(diǎn)一定要做到不相容職務(wù)分離，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的追蹤溯源；強(qiáng)化上下游業(yè)務(wù)的約束和控制，減少人為因素，強(qiáng)化基礎(chǔ)管理，統(tǒng)一編碼的體系和標(biāo)準(zhǔn)；加強(qiáng)庫(kù)存管理，從管控角度，合理規(guī)劃庫(kù)存計(jì)劃，提高標(biāo)準(zhǔn)件業(yè)務(wù)的零庫(kù)存比例。

（3）通過軟件實(shí)施顧問對(duì)建筑企業(yè)進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研，出具信息化項(xiàng)目業(yè)務(wù)需求報(bào)告，經(jīng)雙方共同論證，制定適合企業(yè)需要的具體業(yè)務(wù)解決方案。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段，要認(rèn)真做好編碼規(guī)則、會(huì)計(jì)科目、客商檔案、倉(cāng)庫(kù)檔案、物料檔案、項(xiàng)目信息的設(shè)置，要做到科學(xué)合理、操作簡(jiǎn)便。對(duì)各類報(bào)表的格式設(shè)置、公式定義要符合所選會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求。

3. 基于ERP系統(tǒng)操作應(yīng)用，固化內(nèi)部控制業(yè)務(wù)流程

（1）對(duì)ERP系統(tǒng)上線運(yùn)行，要做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，培訓(xùn)業(yè)務(wù)操作和系統(tǒng)管理人員，制定科學(xué)的上線計(jì)劃和新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換方案。在試運(yùn)行期間，各部門各環(huán)節(jié)在應(yīng)用過程中，出現(xiàn)的業(yè)務(wù)問題進(jìn)行記錄匯總，由軟件實(shí)施顧問進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與答疑，以更好地分析問題、解決問題，同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行精進(jìn)與優(yōu)化，對(duì)業(yè)務(wù)流程存在問題的及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，對(duì)調(diào)整的業(yè)務(wù)流程及時(shí)地進(jìn)行固化，形成標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)操作流程，以指導(dǎo)實(shí)際操作應(yīng)用人員，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（2）通過對(duì)重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)置控制節(jié)點(diǎn)，對(duì)需要審批的業(yè)務(wù)設(shè)置審批流，以推送的方式發(fā)送到審批人，在手機(jī)APP終端就可完成相關(guān)審批業(yè)務(wù)，由過去的人找事改變?yōu)槭抡胰?，可大大提高工作效率?/p>

4. 基于ERP信息系統(tǒng)的建設(shè)，完善內(nèi)部控制管理制度

（1）在ERP信息系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)期間，要制定信息系統(tǒng)工作程序、信息系統(tǒng)管理制度、授權(quán)使用制度、用戶管理制度、定期備份制度，將信息化納入績(jī)效考評(píng)，通過信息化績(jī)效考核，確保信息系統(tǒng)按照規(guī)定的程序、制度和操作規(guī)范持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行。

（2）企業(yè)應(yīng)當(dāng)利用防火墻、路由器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，漏洞掃描、入侵檢測(cè)等軟件技術(shù)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全。

5. 基于ERP信息系統(tǒng)的應(yīng)用，提高企業(yè)人員素質(zhì)

（1）在ERP系統(tǒng)的實(shí)施與應(yīng)用中，通過信息化的搭建與培訓(xùn)，實(shí)際上對(duì)廣大員工如何進(jìn)行管理進(jìn)行了一次較為徹底的培訓(xùn)，全面提高了企業(yè)管理人員素質(zhì)，培養(yǎng)了一批優(yōu)秀的業(yè)務(wù)管理人才。

（2）企業(yè)文化是企業(yè)的生命之源，是企業(yè)多年來(lái)總結(jié)的成功經(jīng)驗(yàn)與成長(zhǎng)經(jīng)歷，是廣大員工為人處事的規(guī)律，通過智能化、信息化的建設(shè)，為企業(yè)文化建設(shè)提供一個(gè)有效的平臺(tái)，將業(yè)務(wù)與文化結(jié)合建立標(biāo)準(zhǔn)化管理題庫(kù)，對(duì)不同層級(jí)的管理人員實(shí)現(xiàn)隨機(jī)智能化考試，與基本工資、績(jī)效工資考核掛鉤，能讓廣大干部員工自動(dòng)自發(fā)地學(xué)習(xí)、貫徹、執(zhí)行、落實(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

建筑企業(yè)信息化建設(shè)是一個(gè)持續(xù)精進(jìn)的過程，通過ERP信息管理系統(tǒng)的推進(jìn)應(yīng)用，把各部門的信息應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行有效的集成，打通業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)關(guān)系，使業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)體現(xiàn)為數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)信息化與內(nèi)部控制的有機(jī)融合，對(duì)信息化成果進(jìn)行提升，建設(shè)企業(yè)各層次的分析系統(tǒng)，對(duì)不同層次的管理者、決策者提供數(shù)據(jù)支持，有效開展建筑行業(yè)管理模式的創(chuàng)新變革，促進(jìn)建筑企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

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（作者單位：山東偉業(yè)棉油集團(tuán)有限公司）