淺析網(wǎng)上預(yù)約報銷對高校財務(wù)工作的影響

葛云芳

摘要：隨著高?？蒲薪?jīng)費的不斷增加，高校財務(wù)工作越來越繁忙，在人員緊缺的情況下，財務(wù)與報銷人員的矛盾也越來越多，為解決該矛盾，網(wǎng)上預(yù)約報銷被越來越多的高校所接納，實現(xiàn)了由傳統(tǒng)報銷轉(zhuǎn)為網(wǎng)上預(yù)約報銷模式。但網(wǎng)上預(yù)約報銷模式帶來積極影響的同時也存在一些消極影響，這需在實踐過程中得到進一步完善。

關(guān)鍵詞：高校財務(wù)；網(wǎng)上預(yù)約報銷；傳統(tǒng)報銷

近年來，隨著國家對高等教育的重視，高?？蒲薪?jīng)費與辦學(xué)經(jīng)費與日俱增，這就極大的增加高校財務(wù)工作人員的壓力。在傳統(tǒng)報銷模式下，科研經(jīng)費的增加，導(dǎo)致財務(wù)人員工作量大幅度上升，長期如此不僅會降低財務(wù)工作人員的工作質(zhì)量，也會加深報銷人員與財務(wù)人員的矛盾。為解決該問題，越來越多的高校借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展優(yōu)勢，采取財務(wù)網(wǎng)上預(yù)約報銷模式，這不僅節(jié)約報銷人員的報賬時間，也減少了財務(wù)人員與報銷人員之間的矛盾，具有傳統(tǒng)報銷模式不可比擬的優(yōu)點。但在網(wǎng)上預(yù)約報銷模式實踐過程中也存在一些缺點，本文針對該缺點提出了進一步的解決方案。

一、網(wǎng)上預(yù)約報銷對高校財務(wù)的積極影響

（一）優(yōu)化財務(wù)工作人員的工作環(huán)境，提高工作效率

傳統(tǒng)報銷模式下，報銷人員排隊等待制單，在排隊人數(shù)較多的情況下，財務(wù)人員的工作環(huán)境較為嘈雜，心理壓力也比較大；而在網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下，報銷人員可直接將報銷單投入柜子中，不再需要長時間的等待排隊，這使得報銷大廳較為安靜，而且在窗口無人排隊也極大的降低了財務(wù)工作人員的心理壓力，可以讓財務(wù)工作人員更加專心的投入到工作中去。同時，網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下，財務(wù)人員不需要進行手動錄入財務(wù)信息，直接將預(yù)約單導(dǎo)入財務(wù)系統(tǒng)即可，這不僅提高了財務(wù)人員工作的效率，還可以大大降低手動輸入的錯誤率。

（二）增加報銷人員預(yù)約報銷的自由性，節(jié)省預(yù)約報銷時間

傳統(tǒng)報銷模式下，只有在排到隊的情況下報銷人員才能夠報銷，而報銷人員太多，每一次的排隊報銷都會浪費報銷人員大量的時間和精力，有的師生為了能夠順利報銷，甚至凌晨四五點鐘就到財務(wù)處門口等待報銷；而網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下，報銷人員只需在有網(wǎng)絡(luò)的條件下即可預(yù)約報銷單，極大的打破了報銷的空間限制；且報銷人員可根據(jù)自身的安排來選擇報銷時間，這也打破了報銷人員報銷的時間限制；同時，報銷人員只需將報銷單投入投單柜即可，這就大大節(jié)約了報銷人員的報銷時間。

（三）優(yōu)化財務(wù)人員與報銷人員的關(guān)系，減少矛盾與沖突

傳統(tǒng)報銷模式下，報銷人員排隊等待報銷，消磨了其報銷耐心，同時在財務(wù)人員告知其報銷單缺手續(xù)的情況下，報銷人員的負面情緒就會爆發(fā)，這就會使得財務(wù)人員與報銷人員之間的矛盾加深；然而，在網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下，報銷人員無需排隊等待制單，只需將報銷單遞交到財務(wù)即可，這就方便了報銷人員，節(jié)約其報銷時間，從而減少其負面情緒，降低了報銷人員與財務(wù)人員之間的矛盾和沖突。

（四）實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)共享，提高財務(wù)工作的透明度

傳統(tǒng)報銷模式下，報銷人員看不到自己項目經(jīng)費的使用情況，也不知道項目余額多少，只能通過咨詢財務(wù)人員才能了解自身項目使用情況，這不僅使得項目負責(zé)人麻煩，財務(wù)人員也麻煩；而網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下，項目負責(zé)人可以看到自己名下的所有項目，也能知道每個項目的使用進度，報銷的哪些東西等等，每個項目負責(zé)人只需上財務(wù)處網(wǎng)上即可查詢，不僅自身方便了，也減輕財務(wù)人員的工作量，而且項目負責(zé)人還可以看到財務(wù)人員做的帳，如有疑問，還可向財務(wù)工作人員咨詢，實現(xiàn)了財務(wù)工作的透明度。

（五）提高報銷人員參與度，擴大財務(wù)制度的執(zhí)行力

傳統(tǒng)報銷模式下，報銷人員直接將發(fā)票及原始憑證封面單附在一起，不需要對財務(wù)制度有太多了解，在當(dāng)面報銷時發(fā)現(xiàn)問題財務(wù)人員才會告知不行，且報銷人員也不會主動的去學(xué)習(xí)財務(wù)制度；而網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下，系統(tǒng)管理員會根據(jù)財務(wù)制度對一些報銷費用進行嚴格限制，超出標準系統(tǒng)就不予填寫（如出差時各地的住宿標準，超過標準就不能進行預(yù)約），這就需要報銷人員對財務(wù)制度有所了解，讓他們不得不去學(xué)習(xí)財務(wù)制度。所以網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下不僅可以提高報銷人員的參與度，而且可以讓他們更加積極的去學(xué)習(xí)相關(guān)財務(wù)制度，避免報賬時出現(xiàn)錯誤，減輕財務(wù)人員的工作負擔(dān)，也便利報銷人員，防止其出現(xiàn)退單情況。

二、網(wǎng)上預(yù)約報銷對高校財務(wù)的消極影響

（一）增加財務(wù)人員的工作量

傳統(tǒng)報銷模式下，報銷人員是排隊報銷，財務(wù)工作人員的工作時間限于上班時間；而網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下，報銷人員投單量的多少決定財務(wù)人員工作量的多少，這就增加財務(wù)人員的工作量，使得加班變?yōu)槌B(tài)；且報銷人員并非專業(yè)的財務(wù)人員，在其自行投單的情況下，預(yù)約單的質(zhì)量大大下降，這就增加審核的工作量，出現(xiàn)很多有問題的單子，也導(dǎo)致退單量增加；同時，在審核制單過程中，對預(yù)約單中有問題的地方進行詢問不方便，只能通過電話溝通，浪費了審核制單時間，并且容易導(dǎo)致信息溝通不暢，而傳統(tǒng)報銷模式下，面對面的交流不會出現(xiàn)這種情況。

（二）減少財務(wù)人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)時間

相比于傳統(tǒng)報銷模式，網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下財務(wù)人員雖然提高了工作效率，但不限號的預(yù)約模式以及報銷的季節(jié)性讓財務(wù)人員的工作量極大增加，特別是六月、七月、十月至寒假期間成為報銷的高峰期，財務(wù)人員在正常工作時間根本無法完成超額的工作量，這就需要加班完成，而繁忙的工作讓財務(wù)人員沒有時間進行統(tǒng)一的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，出現(xiàn)新的規(guī)章制度也是匆匆學(xué)習(xí)，根本沒有時間進行細致學(xué)習(xí)，長期以往只會導(dǎo)致財務(wù)人員降低自身的專業(yè)性，降低財務(wù)憑證的質(zhì)量。

（三）網(wǎng)上預(yù)約報銷未實現(xiàn)完全自動化

網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下，報銷人員需將已預(yù)約好的報銷單及附的發(fā)票拿去找項目負責(zé)人，審批人，經(jīng)辦人簽字，如果其中一個人出差在外，就需等其回來簽完字才可送至財務(wù)報銷，這和傳統(tǒng)報銷模式?jīng)]有什么區(qū)別。在這一過程中，會浪費報銷人員大量時間，并未真正實現(xiàn)網(wǎng)上預(yù)約報銷的完全自動化。如果將網(wǎng)上簽批系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)對接，實現(xiàn)網(wǎng)上簽批功能，那么即使領(lǐng)導(dǎo)出差在外也可以對預(yù)約單進行簽批，報銷人員也無需等待，這就方便了報銷人員，極大的節(jié)約了其時間，對于緊急事件也可快速處理。所以，網(wǎng)上簽批手續(xù)打破了時間和空間限制，解決報銷人員簽字難的問題，從而更加快速的實現(xiàn)財務(wù)報銷。

三、網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下提升高校財務(wù)工作的建議

（一）對報銷人員進行集中培訓(xùn)，實現(xiàn)其對網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)準確操作

首先，高校報銷人員基本都是教職工及學(xué)生，而他們對財務(wù)工作并不了解，所以財務(wù)部門需對網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)進行大規(guī)模的宣傳，讓大家接受該新事物的；其次，財務(wù)工作人員需編制網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)的操作指南，對不同類型的報銷業(yè)務(wù)進行詳細編寫，讓教職工看到該指南就一目了然，可以很快學(xué)會預(yù)約；最后，可以邀請設(shè)計系統(tǒng)的專業(yè)人員對教職工進行講座，主要針對系統(tǒng)設(shè)計的緣由及預(yù)約過程出現(xiàn)的各種情況進行講解，從而讓報銷人員更加熟悉該預(yù)約系統(tǒng)。

（二）加強財務(wù)人員對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，以更好的服務(wù)于報銷人員

網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下，雖然財務(wù)人員的工作量大大增加，但財務(wù)工作必須嚴謹細致，且需根據(jù)最新的財經(jīng)制度、學(xué)校相關(guān)的文件規(guī)定來執(zhí)行，如果有疏忽就會出大問題，所以在繁忙的工作中，依舊要加強對相關(guān)制度及文件的學(xué)習(xí)，只有自身的專業(yè)水平提高了才能更好的解答報銷人員在報銷過程中遇到的困惑，更好地服務(wù)于報銷人員。這就需要單位選擇固定的時間對財務(wù)人員進行集體培訓(xùn)，財務(wù)人員對文件規(guī)定有問題的地方進行深入討論，這樣才能提高財務(wù)人員對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。

（三）成立專門的技術(shù)團隊，加強高校財務(wù)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)方面的開發(fā)工作

高校財務(wù)技術(shù)團隊在確保網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)穩(wěn)定性的同時，開發(fā)網(wǎng)上簽批系統(tǒng)及物流管理系統(tǒng)，實現(xiàn)簽批系統(tǒng)、物流管理系統(tǒng)與預(yù)約系統(tǒng)的無縫對接。網(wǎng)上簽批系統(tǒng)開發(fā)后，項目負責(zé)人、審批人、經(jīng)辦人可實現(xiàn)網(wǎng)上簽批，不需在等簽字的問題上耗費大量時間，從而更方便、更快捷的完成預(yù)約報銷。同時，物流系統(tǒng)的開發(fā)，可以讓報銷人員看到已預(yù)約報銷單的狀態(tài)，例如，報銷單已預(yù)約、報銷單已進物流、報銷單已制單完成等待復(fù)核、報銷單已復(fù)核等待付款、報銷單支付成功或失敗、報銷單報銷失敗等待退回等等，這樣不僅可以讓報銷人員看到預(yù)約單狀態(tài)，減少報銷人員詢問預(yù)約單的次數(shù)，節(jié)約前臺接電話時間，而且財務(wù)人員可以追蹤每一個預(yù)約單，最大限度的降低預(yù)約單丟失情況。