新時(shí)期如何做好高速公路工程項(xiàng)目檔案管理工作

李盛虎

摘 要：高速公路檔案是高速公路在規(guī)劃、建設(shè)、籌建、經(jīng)營、管理中直接形成的有保存價(jià)值的圖表、文字、音像等不同形式、不同載體的原始記錄，屬于國家檔案的重要組成部分。本文從健全體系、開啟新模式、專設(shè)平臺、創(chuàng)新資源等方面闡述高速公路檔案管理等概況，希望由此推動我國公路工程建設(shè)的順利開展。

關(guān)鍵詞：高速公路；檔案；創(chuàng)新

前言

在社會化發(fā)展進(jìn)程不斷的推進(jìn)下，國民經(jīng)濟(jì)加快的發(fā)展的步伐，在此背景下，高速公路事業(yè)實(shí)現(xiàn)了進(jìn)一步的發(fā)展性突破，逐漸朝著新的發(fā)展方向邁進(jìn)。高速公路建設(shè)中，高速公路建設(shè)檔案的管理工作占據(jù)了非常重要的位置，這是高速公路工程建設(shè)最直接的表現(xiàn)形式，對于工程具有非常詳細(xì)的闡述，因而將高速公路建設(shè)的檔案管理工作做好，對于高速公路工程的基本建設(shè)以及長遠(yuǎn)的規(guī)劃具有非常重大的意義。

1 當(dāng)前高速公路工程檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 重視程度不足

對于高速公路建設(shè)項(xiàng)目而言，工程建設(shè)檔案管理很容易被工程參建單位忽視，所有人的注意力都集中在工程建設(shè)上面，對工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作狠抓不放，而對工程檔案的收集歸檔工作則不自然地的輕視。一直到面臨交工驗(yàn)收時(shí)，才開始組織人力、物力惡補(bǔ)資料?？上攵?，其真實(shí)性、準(zhǔn)確性難以達(dá)到真實(shí)、客觀的效果。

1.2 管理制度、手段不健全建

設(shè)項(xiàng)目由于規(guī)模大、工期長、形成資料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)較多，沒有明確的檔案管理制度、崗位職責(zé)及其他有效手段，是根本不可能在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的。因此，依據(jù)不同項(xiàng)目特點(diǎn)制定符合該項(xiàng)目實(shí)際情況的檔案管理組織架構(gòu)、管理程序，就成為做好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的根本保障。

1.3 項(xiàng)目管理人員對檔案知識了解較少

項(xiàng)目參建單位配備的專職檔案管理人員往往缺乏工程建設(shè)方面的專業(yè)知識，而工程技術(shù)人員又不熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)定，缺少相關(guān)的知識。導(dǎo)致散落在各經(jīng)辦人手中的檔案資料，經(jīng)常會在檔案移交時(shí)丟失。項(xiàng)目業(yè)主也缺乏相關(guān)檔案管理方面的人員，導(dǎo)致很多管理工作不到位。

1.4 資料整理檢查與監(jiān)督不到位

目前建設(shè)項(xiàng)目大多時(shí)間緊、任務(wù)重，現(xiàn)場工程技術(shù)人員的精力都集中在外業(yè)，對資料整理都是被動應(yīng)付。很多項(xiàng)目內(nèi)業(yè)資料檢查流于形式，缺少足夠的指導(dǎo)和監(jiān)管，如果檢查與監(jiān)督不到位，資料整理只能是一句空談，甚至?xí)写罅抠Y料流失。

2 新時(shí)期做好高速公路工程項(xiàng)目檔案管理策略

2.1 健全內(nèi)業(yè)資料管理體系

從事辦公室工作，檔案對整個(gè)企業(yè)發(fā)展的極為重要，收發(fā)文件、傳閱資料、會議記錄都必須百無一失的做好登記；每開展一次培訓(xùn)，通知、過程、簽到、小結(jié)都必須詳細(xì)收集；每組織一次重大活動，籌備、進(jìn)展、報(bào)道及影像資料都必須謹(jǐn)慎整理；每一次建設(shè)項(xiàng)目開工都要啟用“雙重檔案”安全保存，以避免文件介質(zhì)壽命短及查閱不便之弊端。我們都知道，任何單位辦公室的工作都是千頭萬緒，報(bào)告起草、文件批轉(zhuǎn)、會議接待、黨工團(tuán)婦建設(shè)、對外信息報(bào)送、顧客來訪、車輛使用等等，建立明細(xì)記錄臺賬和啟用留痕管理模式必不可少，所以作為檔案管理者就需要保持清晰的思路、養(yǎng)成擺放有序的習(xí)慣、制定規(guī)范的借閱流程，確保檔案存檔和管理工作有框架、有規(guī)律、有價(jià)值，確保每位領(lǐng)導(dǎo)或者某上級部門需要哪個(gè)資料文件時(shí)，我們都要在第一時(shí)間查到，保證內(nèi)容的真實(shí)無誤。

2.2 開啟“縱橫拓延”新模式

收費(fèi)站辦公室的職責(zé)除了承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的中心樞紐作用，最為重要的一項(xiàng)工作就是對文案資料的整理歸檔。

繼某省高管局管轄之后，2013年某省交通投資集團(tuán)在所轄單位延續(xù)且更為廣泛地開展收費(fèi)站星級評定工作。

依據(jù)星級建設(shè)文件要求和框架脈絡(luò)，某站制定了從三星晉升四星的創(chuàng)建目標(biāo)。某站內(nèi)業(yè)資料橫向以星級收費(fèi)站建設(shè)為主要思路及三標(biāo)質(zhì)量認(rèn)證管理為輔助脈絡(luò)線索，劃分為組織機(jī)構(gòu)、站口保暢、文明服務(wù)、收費(fèi)管理、監(jiān)管和創(chuàng)新等九個(gè)宗卷，其中黨工團(tuán)婦建設(shè)及票證檔案分別歸入[第一卷]及？[第七卷]，各科室檔案統(tǒng)一歸口辦公室管理；縱向以年度排序?yàn)閱挝?，統(tǒng)一科目明細(xì)索引信息資源，實(shí)行總目錄、分目錄、子目錄，層級查詢的動態(tài)管理方式，確保目錄層級清晰有序，歸檔內(nèi)容明確了然。同時(shí)不再將檔案束之高閣，某站還通過講課、現(xiàn)場觀摩等多種方式將其推廣至某省交投集團(tuán)系統(tǒng)，把好的經(jīng)驗(yàn)和做法與兄弟單位一起分享、相互交流學(xué)習(xí)，互通有無。

2.3 專設(shè)平臺提供共享化服務(wù)

除了紙質(zhì)文件，高速公路收費(fèi)站每一項(xiàng)活動的組織開展及站區(qū)工程籌建、施工、完善竣工等具有代表性的作業(yè)，都逐漸開始留存與其相支撐的電子備案內(nèi)容。

隨著科技的發(fā)展，一線各基層單位的影像資料也開始朝著收集平臺共享化，收集渠道信息化，收集內(nèi)容廣泛化的方向發(fā)展。相比較而言，交通工程的照片檔案資料具有不可再生性、有極強(qiáng)的時(shí)效性和質(zhì)量依據(jù)性。

正常情況下，傳統(tǒng)的收集方法，即由施工單位提供典型工程？照片，檔案員進(jìn)行收集、整理、組卷，歸置，但這種方式存在一定的弊端，比如收集范圍廣而不精，傳送數(shù)量大卻不全，還有最重要的時(shí)效性不強(qiáng)等，同時(shí)對入檔照片的篩選、提煉等都有一定的難度。鑒于此，某站開始大力推廣網(wǎng)絡(luò)信息平臺收集方法，每個(gè)項(xiàng)目施工單位都加入信息采集微信群，通過智能手機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，將“隨手拍”產(chǎn)生的大容量照片及視頻檔案資料形成共享，同時(shí)施工單位與收費(fèi)站多次召開溝通會，使得施工人員及檔案管理人員對資料的需求與傳遞達(dá)成共識，讓每一位參與者都了解項(xiàng)目施工建設(shè)的階段安排及重要節(jié)點(diǎn)，確保檔案資料上傳有方向和針對性，通過共享平臺服務(wù)，使得影像檔案更為動態(tài)、多元和一體化。

2.4 創(chuàng)新資源規(guī)劃實(shí)現(xiàn)黨企融合

創(chuàng)新檔案信息資源，拓寬服務(wù)管理方向，不斷適應(yīng)黨企攜同進(jìn)步的需求，將黨建工作逐步融入高速業(yè)務(wù)領(lǐng)域發(fā)展中，使得檔案信息更好的為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提升做鋪墊。某站立足？“一人一檔、激勵為主、動態(tài)管？理、三位一體”的創(chuàng)建原則，將支部全體黨員全部納入建檔對象，建立《黨員個(gè)人廉潔誠信檔案》。從個(gè)人基本情況、參加組織生活情況、表彰及處罰記錄、鼓勵和限制行為清單等13個(gè)方面建立個(gè)人信息檔，同時(shí)通過職工評議、黨員自評、支部綜合評“三位一體”的測評體系框架，以季度為單位，階段性地對黨員誠信作為年終黨員晉升、評優(yōu)評先的重要依據(jù)。該站廉潔誠信檔案的建立，能夠全面掌握工作中存在的問題和不足，找準(zhǔn)每一位黨員的出發(fā)點(diǎn)和突破口，以激勵為主懲罰為輔的方式，有針對性地研究提升對策，切實(shí)推動公司整體工作向著橫廣縱深的方向開展。強(qiáng)化黨組織的監(jiān)督監(jiān)管，使黨員的自我約束意識日益轉(zhuǎn)化為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益優(yōu)勢，對公司發(fā)展及創(chuàng)新資源優(yōu)化切實(shí)起到推助保障作用。

3.結(jié)束語

高速公路是國家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重點(diǎn)領(lǐng)域之一，關(guān)系到大眾的交通出行，要想改善交通運(yùn)輸?shù)膶?shí)際情況，使交通運(yùn)輸行業(yè)得到更好的發(fā)展，管理好高速公路檔案是必要的。高速公路工程檔案管理作為工程建設(shè)管理的組成部分，是公路建設(shè)中施工管理、竣工驗(yàn)收和工程質(zhì)量檢驗(yàn)的重要記錄依據(jù)，將工作中的信息和資料歸檔，形成檔案是高速公路管理的有力方法，能為高速公路的發(fā)展提供了保障。

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