高校圖書館招標(biāo)工作的全過程管理

張沁蘭　易雪媛　李文

摘要：高校圖書館資源招標(biāo)采購(gòu)模式已經(jīng)在各高校廣泛運(yùn)用，招標(biāo)采購(gòu)已經(jīng)成為圖書館資源建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。而招標(biāo)采購(gòu)中逐漸暴露的問題對(duì)圖書館資源建設(shè)也形成了一定的制約或障礙。因此，圖書館在資源招標(biāo)采購(gòu)中需要發(fā)揮主動(dòng)性，采用全過程管理對(duì)圖書館資源招標(biāo)采購(gòu)進(jìn)行控制，與招標(biāo)相關(guān)部門保持協(xié)同，高效、高質(zhì)地推進(jìn)圖書館資源建設(shè)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校圖書館；招標(biāo)工作；全過程管理

目前我國(guó)大部分高校均采用招標(biāo)采購(gòu)制度，經(jīng)過多年的推廣與實(shí)踐，也獲得了良好的社會(huì)效益，以制度有效防止了采購(gòu)過程中的腐敗行為，一定程度上保證了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的充分性與公平性。圖書館資源招標(biāo)采購(gòu)一般分為紙質(zhì)文獻(xiàn)資源招標(biāo)、電子資源招標(biāo)、設(shè)備用品招標(biāo)、業(yè)務(wù)招標(biāo)四大部分。而紙質(zhì)文獻(xiàn)資源與電子資源是圖書館作為高校文獻(xiàn)資源陣地不可忽視的建設(shè)內(nèi)容。隨著高校辦學(xué)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，其科研水平逐漸提高，圖書館的文獻(xiàn)資源保障工作日益艱巨。不管是圖書館配商的選擇還是數(shù)據(jù)庫(kù)商的選擇，都與圖書館持續(xù)提升高校文獻(xiàn)資源保障能力息息相關(guān)。因此，通過招標(biāo)采購(gòu)讓資源采購(gòu)走向市場(chǎng)化、正規(guī)化、競(jìng)爭(zhēng)化有利于圖書館依法規(guī)范資源管理，加強(qiáng)廉政建設(shè)，使圖書館資源適應(yīng)高校及社會(huì)的不斷發(fā)展。圖書館作為資源需求部門，肩負(fù)高校文獻(xiàn)資源建設(shè)的重任，招標(biāo)工作必須緊緊圍繞高校的辦學(xué)目標(biāo)與文獻(xiàn)建設(shè)目標(biāo)，主動(dòng)發(fā)揮圖書館專業(yè)能力在資源招標(biāo)采購(gòu)中的作用，從全過程視角進(jìn)行資源招標(biāo)工作管理，使招標(biāo)采購(gòu)工作能高效、科學(xué)、按時(shí)推進(jìn)。

一、高校圖書館招標(biāo)工作現(xiàn)狀

（一）資源建設(shè)進(jìn)度受招標(biāo)政策與規(guī)范影響

圖書館資源建設(shè)中比例最大的一般是紙質(zhì)文獻(xiàn)資源與電子資源建設(shè)，由于涉及數(shù)額較大和采購(gòu)類目的特殊性，多數(shù)采用政府采購(gòu)模式進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)。這就使無論紙質(zhì)資源還是電子資源，都必須經(jīng)過一系列規(guī)范的流程才能實(shí)現(xiàn)采購(gòu)目標(biāo)，這就延長(zhǎng)了資源建設(shè)的周期。此外，隨著高校各類管理日益規(guī)范化，圖書館資源建設(shè)涉及的重要硬件建設(shè)、各類服務(wù)等也會(huì)納入招標(biāo)采購(gòu)范圍，這就使圖書館資源建設(shè)的進(jìn)度必須與招標(biāo)采購(gòu)的進(jìn)度相互協(xié)調(diào)，也就要求高校主管招標(biāo)工作的部門與圖書館保持協(xié)同推進(jìn)。由于招標(biāo)政策規(guī)范會(huì)適時(shí)進(jìn)行調(diào)整，也會(huì)根據(jù)社會(huì)的發(fā)展和政策的調(diào)整出臺(tái)各種新規(guī)，如果不能及時(shí)掌握最新的政策法規(guī)，并有效應(yīng)對(duì)和組織圖書館資源采購(gòu)實(shí)施，就可能出現(xiàn)由于規(guī)范和流程的制約而延誤圖書館資源建設(shè)進(jìn)度。

（二）招標(biāo)采購(gòu)過程中圖書館專業(yè)人員參與度較低

圖書館在招標(biāo)工作中主導(dǎo)性有待加強(qiáng)，加大圖書館專業(yè)人員在評(píng)標(biāo)小組中的比例。圖書館作為教輔部門，對(duì)總體招標(biāo)工作的計(jì)劃和主觀把控會(huì)缺乏一定的主導(dǎo)性和權(quán)威性，雖然在制定招標(biāo)參數(shù)及前期需求論證上可以最大限度發(fā)揮主動(dòng)性，但是由于各種系統(tǒng)填報(bào)、政策溝通、開標(biāo)評(píng)標(biāo)的權(quán)限均不屬于圖書館，部分工作會(huì)存在滯后、信息不對(duì)稱等情況。某些高校在圖書館資源建設(shè)招標(biāo)采購(gòu)中并沒有讓圖書館專業(yè)人員深度參與，也沒有建立圖書館專業(yè)相關(guān)的專家?guī)欤u(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)人員比例較小，使圖書館資源的特殊性在招標(biāo)采購(gòu)中體現(xiàn)不夠充分。

（三）各類招標(biāo)參數(shù)需要持續(xù)完善，適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境變化

圖書館資源采購(gòu)涉及圖書、電子資源、設(shè)備等，隨著內(nèi)外部環(huán)境的變化，以及每年新增或變動(dòng)的采購(gòu)項(xiàng)目，招標(biāo)參數(shù)如果一成不變或與市場(chǎng)現(xiàn)狀偏離太大就難以適應(yīng)當(dāng)年的采購(gòu)項(xiàng)目要求。由于公開招標(biāo)大多采用綜合評(píng)分的方式，當(dāng)價(jià)格所占比例較大時(shí)，會(huì)使個(gè)別綜合實(shí)力不強(qiáng)的供應(yīng)商以低價(jià)中標(biāo)，形成價(jià)格戰(zhàn)的惡性競(jìng)爭(zhēng)，從而導(dǎo)致本身有實(shí)力也合適的供應(yīng)商在招標(biāo)過程中落選。因此，如果沒有科學(xué)適宜的參數(shù)與評(píng)分體系，就很容易造成無供應(yīng)商投標(biāo)而廢標(biāo)、低價(jià)低質(zhì)中標(biāo)等后果，嚴(yán)重阻礙了圖書館資源建設(shè)的進(jìn)度，降低了資源建設(shè)的水平。例如一些專業(yè)院校的文獻(xiàn)建設(shè)需要突出專業(yè)特色，而綜合性大學(xué)需要平衡各學(xué)科文獻(xiàn)資源的結(jié)構(gòu)，如果沒有科學(xué)合理的招標(biāo)參數(shù)，也就難以通過招標(biāo)選擇合適的館配商和優(yōu)秀的資源供應(yīng)商，這就會(huì)對(duì)圖書館資源的持續(xù)性建設(shè)產(chǎn)生阻礙。

二、招標(biāo)工作全過程管理策略

（一）招標(biāo)準(zhǔn)備階段提前謀劃，掌握時(shí)間節(jié)點(diǎn)

各高校每年新啟動(dòng)年度招標(biāo)的時(shí)間基本都在年初，圖書館可以根據(jù)高校的招標(biāo)政策和計(jì)劃，針對(duì)本年度館內(nèi)資源招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目制定招標(biāo)工作計(jì)劃，并形成包括前期需求論證、參數(shù)制定、制定資源招標(biāo)采購(gòu)進(jìn)程表、溝通協(xié)作、后期履約監(jiān)督、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等在內(nèi)的完整招標(biāo)工作過程控制體系，以備在招標(biāo)過程中嚴(yán)格控制政采項(xiàng)目流程規(guī)范與時(shí)間節(jié)點(diǎn)把握。

在招標(biāo)工作中主動(dòng)作為，把控招標(biāo)流程。加大圖書館資源建設(shè)的主動(dòng)性，將前期需求論證、招標(biāo)參數(shù)、文件編制等工作都提前到招標(biāo)計(jì)劃實(shí)施時(shí)間以前，確保能在學(xué)校招標(biāo)工作開始后就能及時(shí)啟動(dòng)圖書館資源招采購(gòu)，縮短招標(biāo)工作的周期。樹立目標(biāo)管理的理念，動(dòng)態(tài)調(diào)整招標(biāo)參數(shù)，提前確定合適的招標(biāo)方式。為保障圖書館資源采購(gòu)能最大限度滿足圖書館建設(shè)需求，需要廣泛借鑒招標(biāo)參數(shù)并結(jié)合圖書館實(shí)際需求，力爭(zhēng)用科學(xué)適宜的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)為圖書館選擇最合適的供應(yīng)商。特別是文獻(xiàn)資源館配商的選擇往往采用綜合評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，因此需要充分借鑒同類院校的經(jīng)驗(yàn)，使評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)更加綜合性、客觀性。適當(dāng)降低價(jià)格因素的比重，減少低價(jià)中標(biāo)的可能性。針對(duì)各種資源的特殊性，在法律法規(guī)的指導(dǎo)下，靈活運(yùn)用招標(biāo)方式，如單一來源采購(gòu)、公開招標(biāo)、詢價(jià)、網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購(gòu)等，使圖書館能如期完成招標(biāo)采購(gòu)目標(biāo)。

（二）招標(biāo)實(shí)施階段依法依規(guī)，按計(jì)劃有序推進(jìn)

在招標(biāo)工作中按照采購(gòu)時(shí)間計(jì)劃有序推進(jìn)，在執(zhí)行計(jì)劃過程中，主動(dòng)關(guān)注招標(biāo)項(xiàng)目的發(fā)展，預(yù)測(cè)資源招標(biāo)采購(gòu)可能出現(xiàn)的困難，協(xié)調(diào)招標(biāo)主管部門，提前進(jìn)行干預(yù)和調(diào)整。政府采購(gòu)和校內(nèi)招標(biāo)工作中嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)組織招標(biāo)，杜絕與供應(yīng)商進(jìn)行惡意串通和私下組織圍標(biāo)等禁止行為，保證招標(biāo)工作的公平與廉潔。為了使圖書館資源建設(shè)更符合館建需求，可以在保證有紀(jì)檢等部門監(jiān)督的情況下抽取一定比例的圖書館專業(yè)人員參與評(píng)標(biāo)小組，使圖書館資源項(xiàng)目的評(píng)標(biāo)更具有合理性和針對(duì)性，幫助圖書館最大限度地選擇到優(yōu)秀的供應(yīng)商，也能通過制度與監(jiān)督防止腐敗滋生。

招標(biāo)后期管理及履約情況的監(jiān)督是圖書館資源招標(biāo)工作中不可忽視的環(huán)節(jié)，需要?jiǎng)討B(tài)追蹤，監(jiān)督履約。招標(biāo)結(jié)束并確定供應(yīng)商后，作為資源需求部門，圖書館需要根據(jù)自身資源建設(shè)需求，及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，監(jiān)督各供應(yīng)商的履約時(shí)間、質(zhì)量。例如在圖書采購(gòu)中，為了防止館配商過濾書目，就需要采訪人員廣泛收集書目，而非單純依賴書商提供書目，掌握?qǐng)D書采購(gòu)的主動(dòng)性。在合同期限內(nèi)，對(duì)臨近交付還未履約的供應(yīng)商進(jìn)行督促，對(duì)已經(jīng)交付的貨物或者服務(wù)按規(guī)定驗(yàn)收，保證招標(biāo)工作的完整性與合規(guī)性。

（三）招標(biāo)結(jié)束后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，持續(xù)提升招標(biāo)工作水平

圖書館資源招標(biāo)工作可以形成流程閉環(huán)持續(xù)推進(jìn)。每年度招標(biāo)工作的結(jié)束也為下一年度的招標(biāo)工作提供了借鑒與經(jīng)驗(yàn)。因此，每年的招標(biāo)工作都可以按照計(jì)劃（Plan）—實(shí)施（Do）—督查（Check）—總結(jié)改進(jìn)（Action）的順序循環(huán)連續(xù)進(jìn)行。每年度的政府采購(gòu)招標(biāo)工作進(jìn)程表可以作為本年度招標(biāo)工作的總覽，通過對(duì)年度招標(biāo)工作及時(shí)進(jìn)行評(píng)審和總結(jié)，可以收獲經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，用之前的成果推動(dòng)后面工作的開展。在招標(biāo)全過程中都有意識(shí)地拓寬獲知途徑，掌握政策規(guī)范動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解各項(xiàng)政策的調(diào)整和出臺(tái)的各種新規(guī)；對(duì)各招標(biāo)項(xiàng)目都樹立按計(jì)劃推進(jìn)的思路，按照?qǐng)D書館資源采購(gòu)的目標(biāo)，梳理任務(wù)，隨時(shí)了解進(jìn)程，預(yù)測(cè)難點(diǎn)，思考對(duì)策；資源招標(biāo)參數(shù)與評(píng)分體系做到既有綜合性又有針對(duì)性，避免因?yàn)檎袠?biāo)標(biāo)準(zhǔn)過于嚴(yán)苛而難以吸引供應(yīng)商投標(biāo)，也要避免標(biāo)準(zhǔn)過低而導(dǎo)致低價(jià)低質(zhì)中標(biāo)；招標(biāo)過程中群策群力、協(xié)同推進(jìn)，集中圖書館的專業(yè)智慧與力量，與招標(biāo)業(yè)務(wù)部門共同推進(jìn)招標(biāo)工作進(jìn)展。

三、結(jié)論

高校圖書館以招標(biāo)采購(gòu)模式進(jìn)行資源采購(gòu)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)背景下公平、公開、公正的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，也是當(dāng)前高校圖書館采購(gòu)工作的發(fā)展趨勢(shì)。雖然在招標(biāo)采購(gòu)過程中難免會(huì)遇到各種制約和障礙，也存在低質(zhì)低價(jià)中標(biāo)等一些客觀的不良影響。但只要圖書館能嚴(yán)格把控招標(biāo)參數(shù)，應(yīng)對(duì)得當(dāng)，加強(qiáng)監(jiān)督和履約管理，科學(xué)地全過程管理招標(biāo)程序，這些困擾也會(huì)隨著招標(biāo)管理的日益成熟而消除。通過科學(xué)有效的管理，使圖書館在招標(biāo)中選擇到適合的供應(yīng)商，為圖書館提供高質(zhì)量的資源，同時(shí)也能讓各供應(yīng)商不斷提高服務(wù)水平，為高校圖書館提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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（作者單位：成都醫(yī)學(xué)院圖書館）