檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問(wèn)題的研究

摘 要：伴隨著科技進(jìn)步發(fā)展，社會(huì)步入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案整理過(guò)于繁雜，不再適合如今信息化迅速發(fā)展的今天。所以，要如何建設(shè)檔案數(shù)字化，幫助工作人員減輕管理和整理檔案的負(fù)擔(dān)，使檔案整理工作更為便捷，應(yīng)該成為考慮和解決的一大時(shí)代問(wèn)題。本文，就將基于檔案數(shù)字化建設(shè)的概念、內(nèi)容和重要性，探究檔案數(shù)字化建設(shè)中的若干問(wèn)題，針對(duì)若干問(wèn)題尋求有效的解決策略。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化建設(shè);研究;檔案管理

在我國(guó)的經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)上，不管是走上數(shù)字化時(shí)代、電子化時(shí)代還是信息化時(shí)代，都是在迎接新世紀(jì)帶給我國(guó)發(fā)展的新機(jī)遇，這就迫使我國(guó)的各項(xiàng)建設(shè)項(xiàng)目都應(yīng)朝著數(shù)字化的進(jìn)程邁入。檔案的整理與管理，是我國(guó)建設(shè)過(guò)程中不能忽視的重要工程，也應(yīng)該不斷加強(qiáng)數(shù)字化形態(tài)和建設(shè)。與發(fā)達(dá)國(guó)家在檔案事業(yè)上進(jìn)行對(duì)比，我國(guó)的進(jìn)程是較于落后的，因此有必要注入更多的精力來(lái)建設(shè)數(shù)字化檔案。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的概念、內(nèi)容和重要性

1.檔案數(shù)字化建設(shè)的基本概念。所謂的“數(shù)字化”，就是集齊了光、電、聲和磁等數(shù)字信號(hào)，并且將這些信號(hào)利用信息技術(shù)的作用來(lái)轉(zhuǎn)化為數(shù)字編碼，當(dāng)然檔案中時(shí)常所見的文字、語(yǔ)音和圖像視頻都可以作為信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼。所以說(shuō)，“數(shù)字化”就是一種可以傳輸和處理信息的技術(shù)，優(yōu)點(diǎn)是快速便捷，直觀有效。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容。從數(shù)字化的內(nèi)容來(lái)看待，檔案數(shù)字化可以從兩個(gè)方面和兩個(gè)層次分析。首先是針對(duì)對(duì)象而言可分為兩個(gè)方面，一是紙質(zhì)檔案，通過(guò)數(shù)字化建設(shè)，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化。也就是將館藏或各企業(yè)保存的紙質(zhì)檔案或傳統(tǒng)載體的檔案，通過(guò)掃描技術(shù)、加工技術(shù)和最終處理技術(shù)三個(gè)環(huán)節(jié)，進(jìn)行真實(shí)有效的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。二是電子檔案，有些電子檔案必須及時(shí)進(jìn)行歸檔處理和保存，才能真正地將其儲(chǔ)存起來(lái)，不造成缺失。

另外，針對(duì)數(shù)字化發(fā)展順序可分為兩個(gè)層次，一是檔案目錄順序可以數(shù)字化。也就是建立出一個(gè)包含目錄信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，嚴(yán)格地按照規(guī)范要求把檔案的信息變?yōu)槟夸洏?biāo)準(zhǔn)，并且為其選擇一個(gè)科學(xué)合理的目錄格式，實(shí)現(xiàn)資源便捷化。二是檔案全文信息資料的順序可以數(shù)字化，也就是把檔案內(nèi)全文的內(nèi)容按照原貌逐頁(yè)地為圖像等文件歸類，并且編制出目錄和引索，這些都需要通過(guò)掃描錄入的技術(shù)。另外，也可以采用光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)對(duì)其進(jìn)行識(shí)別，采用文本的格式來(lái)儲(chǔ)存全文。

3.檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性。面對(duì)時(shí)代日新月異的變化，檔案數(shù)字換建設(shè)符合時(shí)代進(jìn)步的要求。各個(gè)行業(yè)都需要進(jìn)行檔案整理和管理，這一工作也在不斷革新中，只有從復(fù)雜轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，才能迎合信息化的要求，符合時(shí)代進(jìn)步的要求。從現(xiàn)目前的狀況看來(lái)，信息技術(shù)取得了不俗的成績(jī)，但是卻還沒在檔案管理工作中大展作用，很多檔案整理工作人員與管理者也沒意識(shí)到信息技術(shù)的真正價(jià)值。

另外，檔案數(shù)字化建設(shè)還能提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。近些年來(lái)，經(jīng)濟(jì)進(jìn)步帶來(lái)利益的同時(shí)，也使很多企業(yè)面臨難以承受的競(jìng)爭(zhēng)壓力，企業(yè)也開始走向國(guó)際化市場(chǎng)，不再局限于本土市場(chǎng)。數(shù)字化檔案建設(shè)來(lái)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，可以匯總不同的語(yǔ)言、錄像和文本圖片等信息，最后生成檔案。通過(guò)生成的檔案，可以提升檔案資源的管理效率和利用效率，與此同時(shí)成為企業(yè)走向國(guó)際化市場(chǎng)的助推劑。傳統(tǒng)的檔案整理與管理，要保存紙質(zhì)文檔，很多管理人員在重復(fù)性工作中會(huì)感到無(wú)聊，且需要保證檔案儲(chǔ)存的環(huán)境干燥無(wú)塵，工作量較大。另外，紙質(zhì)檔案易受到蟲蛀和潮濕的影響，既耗費(fèi)工作人員的整理時(shí)間，也耗費(fèi)了管理人員的精力。

二、檔案數(shù)字建設(shè)中的若干問(wèn)題

1.傳統(tǒng)檔案建設(shè)理念的束縛。在經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)步的今天，各行各業(yè)都在加緊進(jìn)步歷程，檔案管理的建設(shè)也有一定的社會(huì)責(zé)任感，必須兼顧社會(huì)整體性，認(rèn)清自身的工作與外界的關(guān)系。只有這樣，才能促使檔案數(shù)字建設(shè)保持一定的進(jìn)步速度，達(dá)到與社會(huì)進(jìn)步發(fā)展大致方向的一致高度和統(tǒng)一水平。不過(guò)，縱看目前的檔案數(shù)字化建設(shè)，還是具有滯后性和繁冗性，無(wú)法真正同步社會(huì)發(fā)展的速度。由于傳統(tǒng)檔案建設(shè)束縛，數(shù)字化檔案建設(shè)的進(jìn)程有所制約，因此需要更加新型、科學(xué)的觀念，盡早擺脫傳統(tǒng)觀念的束縛。不過(guò)，轉(zhuǎn)變長(zhǎng)期的傳統(tǒng)觀念，并不是短期能夠完成的，需要采取有效的策略，循序漸進(jìn)地逐步轉(zhuǎn)變。

2.數(shù)字化檔案安全性不高且過(guò)于依賴科學(xué)技術(shù)。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，不過(guò)縱觀之前因?yàn)槿狈?jīng)驗(yàn)所造成的疏漏，很多紙質(zhì)文件的缺失導(dǎo)致了資源流失。另外，數(shù)字化的電子信息更容易大面積地轉(zhuǎn)移，更不容易造成疏漏。有些檔案信息的利用價(jià)值較大，流傳在網(wǎng)絡(luò)上，極有可能會(huì)被有心之人竊取而用于不法途徑，這樣的數(shù)字化檔案存在一定的安全隱患。

3.缺乏了有效的軟硬件設(shè)施保障。數(shù)字化檔案保存并不是一勞永逸，它也與傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存一樣，因此保證數(shù)字化建設(shè)的重要工具就是技術(shù)機(jī)制的支撐。比如說(shuō)，數(shù)字化檔案可以快速地一鍵刪除和修改信息，但是其具有不可還原性，就算復(fù)制粘貼也無(wú)法保證新檔案與原檔案沒有差別。除此之外，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和軟件也在日新月異地?fù)Q代優(yōu)化中，檔案的格式也有所改變，不管是字體、形式、格式還是讀取檔案的方式，都無(wú)法僅憑傳統(tǒng)的載體和格式就能完整讀取出來(lái)，無(wú)法保證檔案的原始性。所以，檔案數(shù)字換建設(shè)要注重開發(fā)新的功能和技術(shù)，比如說(shuō)實(shí)名身份驗(yàn)證和智能檢索追蹤，使得檔案數(shù)字化建設(shè)擁有有效的軟硬件設(shè)施保障，包裝紙?jiān)瓩n案的原始性。

4.缺乏專業(yè)的檔案數(shù)字化管理人才。因?yàn)槿缃衿毡檫€是傳統(tǒng)模式的檔案整理工作，很多工作人員都習(xí)慣了這種模式，不太理解新型的數(shù)字化，對(duì)于數(shù)字化理論知識(shí)十分缺乏。這樣，數(shù)字化檔案建設(shè)出來(lái)，工作人員也會(huì)因?yàn)椴皇煜げ僮鞯牧鞒潭霈F(xiàn)管理紕漏，難以補(bǔ)缺漏洞，致使原本建立數(shù)字化檔案的初心失去意義。

三、優(yōu)化解決檔案數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題的有效策略

1.加大資金投入的力度

加大檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入，能夠在一定程度上提升檔案數(shù)字化管理的水平。因?yàn)橛辛速Y金支撐，可以引進(jìn)更加先進(jìn)的軟硬件設(shè)施，從內(nèi)部提高檔案數(shù)據(jù)的整理和處理效率，保證用戶能夠更加便捷和易懂。不管是企業(yè)的檔案整理還是其他行業(yè)的檔案處理，都要做好硬件設(shè)施的日常維護(hù)工作，確保檔案數(shù)字化硬件設(shè)施能夠一直具有擴(kuò)展性和維護(hù)性，這也需要投入大量的資金。

2.建立健全檔案數(shù)字化建設(shè)制度。目前的很多團(tuán)體和組織里，管理的信息總是分開的，比如說(shuō)傳統(tǒng)的信息活動(dòng)和檔案是分開的，和情報(bào)部門也是分開的，這就使得信息與信息之間具有一定的距離感。處于分離狀態(tài)的信息，難以融合傳統(tǒng)信息與新型信息，阻礙了檔案數(shù)字化建設(shè)。所以，應(yīng)建立健全檔案數(shù)字化建設(shè)制度，責(zé)任落實(shí)到各個(gè)信息部門，加強(qiáng)信息生成、傳輸和利用的工作效率。第一點(diǎn)，在確定檔案數(shù)字化制度時(shí)，要先研究國(guó)家頒布的相關(guān)法律法規(guī)，分析實(shí)際情況，保證建立的制度在符合國(guó)家規(guī)定的檔案管理法的同時(shí)，能夠迎合企業(yè)單位進(jìn)步的需求。另外，建立之后就是落實(shí)制度，要嚴(yán)格落實(shí)制度就要盡早處理傳統(tǒng)內(nèi)部檔案數(shù)字化管理的混亂狀況。最終，制度的落實(shí)離不開有關(guān)部門的堅(jiān)守，需要設(shè)立一支專門的管理部門，做到真正的責(zé)任落實(shí)到位。

3.加快檔案數(shù)字化建設(shè)以提高安全性。從總體上看，檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)有利于檔案整理與利用的工作，是一項(xiàng)能夠?qū)崿F(xiàn)文檔共享的有效策略。所以，加快檔案館的建設(shè)，可以通過(guò)加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。在保證能夠投入大量資金的同時(shí)，檔案管理部門可以邀請(qǐng)專業(yè)的軟件系統(tǒng)研發(fā)人員，根據(jù)自身檔案館的實(shí)際情況，開發(fā)并制定一套適合的優(yōu)化系統(tǒng)。能夠在保證基本的檔案管理工作的同時(shí)，取得一定的安全性，消除傳統(tǒng)數(shù)字化建設(shè)的安全隱患。最后可以進(jìn)行多地區(qū)和多實(shí)景的試點(diǎn)，確保成功之后，就可以全面視點(diǎn)。

4.引入和培養(yǎng)專業(yè)人才，打造人才隊(duì)伍。檔案數(shù)字化建設(shè)離不開專業(yè)隊(duì)伍的付出，因?yàn)閿?shù)字化工作既要求了管理的工作人員能夠具備專業(yè)的理論知識(shí)，還要求了他們能夠?qū)嶋H操作計(jì)算機(jī)、掃描和處理技術(shù)，所以有必要打造一支專業(yè)性高、技術(shù)水平過(guò)關(guān)、能力高超的人才隊(duì)伍，負(fù)責(zé)數(shù)字化的建設(shè)和實(shí)施。在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，必要時(shí)引入專業(yè)人才，促使管理人員能夠擁有理論知識(shí)，掌握技術(shù)操作，不斷優(yōu)化數(shù)字化能力，以此來(lái)提升檔案整理和管理的工作效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息時(shí)代和數(shù)字化時(shí)代，迫使傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化建設(shè)必須轉(zhuǎn)化為迎合時(shí)代的事物，這也決定了檔案數(shù)字化建設(shè)要面臨諸多挑戰(zhàn)，經(jīng)歷諸多波瀾。應(yīng)對(duì)新時(shí)代帶來(lái)的挑戰(zhàn)，就要解決檔案數(shù)字化建設(shè)中的若干問(wèn)題，通過(guò)多角度多方面地考慮，實(shí)施有效的解決策略，不斷更新知識(shí)和技術(shù)，才能保證我國(guó)檔案工作順利發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]黨 霞.淺析檔案數(shù)字化建設(shè)中的若干問(wèn)題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[2]翟玉芳.檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問(wèn)題的研究[J].財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2017

[3]譚麗嘉.檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問(wèn)題的研究[J].黑龍江科技信息，2017

[4]朱建興.試論檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的若干問(wèn)題[J].管理觀察，2015

（作者單位：喀喇沁旗人力資源公共服務(wù)中心）

作者簡(jiǎn)介：張彩云（1970-），女，漢族，內(nèi)蒙古赤峰市喀喇沁旗錦山鎮(zhèn)，檔案室主任，副高級(jí)職稱，本科，研究方向：檔案管理。