文書檔案管理存在的問題及解決措施

張娜

摘要：在很多單位當中，文書檔案管理工作屬于非常重要的環(huán)節(jié)，同時也是各項工作目標制定的必要前提，同時結(jié)合相關(guān)材料也可以看到單位的具體運行情況，針對其進行深入分析有助于發(fā)現(xiàn)單位運行中存在的問題，所以不難看出其作用和意義。本文針對這方面的問題進行了探討，首先分析了現(xiàn)階段我國文書檔案管理工作中存在的問題，之后提出了一些具有針對性的對策，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；問題與對策

文書檔案也被稱為管理型檔案，是指包括機關(guān)和團體和其他企事業(yè)單位的日常管理活動中所形成的一系列具備較高保存價值的文件，這也是檔案管理工作的重要組成部分。其是一個單位檔案管理當中較為基礎(chǔ)的工作，對于提高其服務建設水平、規(guī)范管理實務方面起到的作用是非常明顯的。但是現(xiàn)在隨著社會發(fā)展水平的提高，舊有的檔案管理體系已經(jīng)無法適應于現(xiàn)階段的實際管理及需求，同時文書檔案管理工作也已經(jīng)開始脫離于時代，這就需要我們革新理念，不斷提高其發(fā)展水平。本文針對這些問題進行了簡要分析。

一、文書檔案管理工作中存在的問題

在檔案當中，文書檔案處于主體地位，單位的發(fā)展以及相關(guān)工作的進行都要以此為基礎(chǔ)。我國企事業(yè)單位如果想要進一步提高自身的管理效率，就要保證文書檔案工作能夠順利開展?，F(xiàn)在雖然已經(jīng)有很多單位和企業(yè)都對文書檔案管理工作給予了足夠的重視，但由于缺乏相關(guān)理論指導和技術(shù)支持，很多問題還沒有解決，文書檔案管理工作的力度存在明顯缺陷。

（一）重視程度的問題。

現(xiàn)在很多單位其實都沒有對文書檔案管理工作有一個系統(tǒng)性的認識，不少單位認為文書檔案管理工作的要點就是針對文書檔案進行整理，并且沒有有效進行分類，歸納提取工作中也存在明顯的不足。在整個單位的管理體系中，文書檔案管理的地位較低，邊緣化問題嚴重，很多設備也無法及時進行更新。其次在專業(yè)技能水平上，由于很多從事文書檔案管理的人員并沒有經(jīng)歷完善的崗前培訓，很多工作人員并不具備足夠的專業(yè)技能水平，給文書檔案的應用造成了嚴重阻礙。

（二）文殊檔案形式單一。

完善的文書檔案內(nèi)，應當囊括的內(nèi)容有文字、圖標等等，同時也會有影音文件等多種形式。但是現(xiàn)在隨著時代的發(fā)展，文書檔案的形式也并沒有得到相應的拓寬，文殊檔案的載體還仍然非常單一，很多人都將其繼續(xù)存放在舊形式的載體當中，管理成本高昂。所以應當針對文書檔案管理工作專門委派工作人員，不斷完善嚴密的監(jiān)管體制。但是不可否認現(xiàn)在我國的專業(yè)人才數(shù)量還存在明顯不足。

（三）檔案收集中的問題。

文書檔案管理工作的重點就在于檔案收集和檔案保護，所以需要文書檔案進行全面收集和妥善保存，這樣才能讓其給單位的發(fā)展做出應有的貢獻。一個單位進行日常管理時，會產(chǎn)生很多文書檔案，比較常見的有會議記錄和公告通知等等，這些都需要進行收藏保管。但是在相關(guān)工作開展過程中，很多單位和檔案并沒有正確認識到文書檔案的作用。檔案收集時只注重一些領(lǐng)導批示的，強調(diào)的重點文件，而對于一些日常性的一般文件卻不夠重視，文件丟失、遺漏的情況比較嚴重。由此也造成了文書檔案資料收集不全面的問題，使單位的日常工作也受到一定的影響。

二、提高文書檔案管理水平的措施

（一）規(guī)范工作的程序和方法。

首先，對案卷實行全面普查方式。全面查看文件，對于一些沒有什么作用的資料要及時清理，才能盡可能地保證以后實行計算機管理方式時，能夠降低信息重復率，提高工作效率。其次，對一些復雜的案卷要重新整理、歸集，讓它們看起來顯得更加規(guī)范、整齊。對案卷的內(nèi)容梳理一遍，這個環(huán)節(jié)主要是針對組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷，對它們進行細分、分類即可。要盡量將內(nèi)容相關(guān)的文件放置在一個檔案中。除此之外，還要找出漏填頁碼、標題未填寫清楚等案卷，將它們進行重新填寫，進而增強文件資料的規(guī)范性。最后，使標題變得更加規(guī)范，提高檢索的正確性。一般情況下，工作人員都是通過檔案的分類號來檢索需要的文件，只有標題編寫得更加精確才能提高搜索的正確性。因此，在進行檔案編錄工作時，必須加強題名編錄的規(guī)范性，制定一個統(tǒng)一適用的標準，作為案卷的題名準則。

（二）做好文書管理和檔案管理的對接。

文書管理是檔案管理的重要組成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，檔案管理應當以文書為切入點，在工作細節(jié)上不斷規(guī)范文件管理。將規(guī)范意識滲透進文書檔案人員的意識之中，使其做好日常文件材料的立卷歸檔工作，做好文書編寫的規(guī)范化和一體化工作，在紙張選擇、文件格式、字體字號等方面做到一致，在收發(fā)文工作時，及時做好登記工作，保證收集的資料完整統(tǒng)一，并在相應的檔案里標注清楚，放置在專門的位置以備查閱，通過這些方式方法，使單位的文書檔案管理工作水平提到更高的檔次上來。

建立和完善文書檔案管理工作考核評估體系，保障各單位在建章立制、依法治檔、檔案軟硬件設施方面實現(xiàn)齊抓共管，推動文書檔案管理工作向著標準化、規(guī)范化、精細化方向發(fā)展。

（三）提升檔案管理的信息化水平。

緊跟社會發(fā)展形勢和檔案管理信息化趨勢，加強計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)在文書檔案管理各環(huán)節(jié)的應用。提高檔案管理的信息化水平，首先要重視檔案的數(shù)據(jù)庫建設，使檔案信息格式規(guī)范、統(tǒng)一，促進信息數(shù)據(jù)的交流與共享；同時還要加強計算機等現(xiàn)代化辦公設備的應用，不斷提高檔案管理的自動化和信息化水平，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

三、結(jié)語

現(xiàn)在知識信息變化速度很快，文書檔案管理在日常工作中越來越重要，所以需要我們不斷完善相關(guān)工作流程、建立可靠的管理機制。經(jīng)過前文的分析，我們應深入探討現(xiàn)階段管理工作所面臨的困境，針對相關(guān)部門進行整改，提高綜合治理水平，采取有效措施提高工作人員的積極性和主動性，這樣才能不斷提高管理效率。本文針對這些問題進行了分析，希望可以不斷提高文書檔案管理水平，給單位的發(fā)展和建設帶來更大的便利。

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