事業(yè)單位檔案數(shù)字化進(jìn)程中的質(zhì)量控制分析

駱燕貞

【摘要】檔案管理工作是事業(yè)單位工作中的重要組成部分，工作范圍廣，工作操作內(nèi)容復(fù)雜。其工作項(xiàng)目受多方面的條件制約。為了保證檔案管理工作的有效性，需要將檔案管理資源進(jìn)行整合，建立信息數(shù)據(jù)平臺(tái)，完成數(shù)字共享以及檔案的公開管理。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 檔案數(shù)字化 質(zhì)量控制

檔案管理工作是對(duì)事業(yè)單位的工作信息進(jìn)行記錄，用作今后的查詢和驗(yàn)證，可以作為法律依據(jù)，也有很大的應(yīng)用價(jià)值。近年來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐漸發(fā)展，檔案管理工作也不拘泥于原始的管理形式，管理方式方法得到創(chuàng)新，也很好的滿足了事業(yè)單位的管理要求。檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，工作人員在工作中也要了解工作事項(xiàng)、管理要求。建立質(zhì)量控制路徑，保證對(duì)檔案信息管理的有效匯總。

一、事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的重要意義

（一）符合時(shí)代的發(fā)展

信息資源是事業(yè)單位的重要資源，在事業(yè)單位管理工作中發(fā)揮著不可取代的作用，維持了事業(yè)單位的運(yùn)營和發(fā)展。將事業(yè)單位的發(fā)展歷史以及發(fā)展管理內(nèi)容進(jìn)行分析，收集數(shù)據(jù)資料，見證了檔案管理工作變革更新的歷程。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的到來給檔案管理工作提供了新的管理依據(jù)，它使人們更為便利的獲取信息，查詢信息的同時(shí)完成數(shù)據(jù)傳遞。檔案管理平臺(tái)發(fā)生改變以后，紙質(zhì)檔案的弊端得到彌補(bǔ)。檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，工作進(jìn)行時(shí)，需要分析檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)。了解檔案信息的記錄方式，檔案管理人員的信息登記方式。保證相關(guān)人員對(duì)信息的歸納查詢順暢度。傳統(tǒng)的檔案管理工作缺乏科學(xué)的分工模式，增加了工作的復(fù)雜度和檔案的管理難度，嚴(yán)重影響到管理工作效率，也不利于信息數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存。數(shù)字化進(jìn)程的到來將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)。這就使得檔案信息的搜索和查詢變得更加快速和便捷，檔案信息資源得到配置和優(yōu)化，通過建立檔案信息庫的方式也能將檔案信息進(jìn)行歸納匯總記錄保留，使得檔案管理工作更加高效的完成。將復(fù)雜的問題簡單化，將整體的問題進(jìn)行拆分，簡化工作流程。

（二）提升工作效率

事業(yè)單位快速發(fā)展，工作效率的提升也是事業(yè)單位發(fā)展期間的必然要求。過去搜索信息數(shù)據(jù)時(shí)，需要頻繁的查閱紙質(zhì)資料，收集檔案信息數(shù)據(jù)。工作人員需要耗費(fèi)大量的精力去完成對(duì)信息的整合和數(shù)據(jù)的收集，這使得管理人員的工作強(qiáng)度有所增長，也要求檔案管理人員具備更為專業(yè)的工作素質(zhì)。但管理工作任務(wù)繁重，如果不能高效的完成工作任務(wù)，則會(huì)影響檔案管理工作的開展進(jìn)度。工作人員在高壓的檔案管理狀態(tài)下，也會(huì)表現(xiàn)出力不從心的狀況，嚴(yán)重影響辦案管理工作的進(jìn)行?？萍荚诎l(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理工作人員提供了極大的幫助，減緩了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，也更加便于將信息數(shù)據(jù)資料進(jìn)行匯總和查詢。這種檔案管理方式省時(shí)省力，針對(duì)性強(qiáng)，操作便利性高。這也使得管理工作進(jìn)行期間，工作人員的工作壓力得到減輕，讓檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行下去，更高質(zhì)量的完成檔案的管理和維護(hù)。

二、事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程管理要求

（一）安全穩(wěn)定可靠

科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用使得數(shù)字化的檔案管理工作更加高效的完成，彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案管理工作中存在的漏洞，加快工作效率，降低工作人員的工作任務(wù)量。進(jìn)行檔案管理工作期間，需要了解檔案管理內(nèi)容，分析管理載體的組成和網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)的組成方式，避免造成不可挽回的損失。保證網(wǎng)絡(luò)信息通暢至關(guān)重要，現(xiàn)在需要對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，完成重要數(shù)據(jù)的拷貝和儲(chǔ)存，防止數(shù)據(jù)丟失。

（二）檔案信息的保密性

為了讓檔案管理工作更好的進(jìn)行下去，需要做好對(duì)檔案信息的保密。分析信息管理要求，管理模式，構(gòu)建安全管理系統(tǒng)，避免非法人員對(duì)檔案進(jìn)行竊取操作。計(jì)算機(jī)是一個(gè)重要的支撐系統(tǒng)，它由軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)共同組成。如果系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，但管理信息就會(huì)遭到不法人員的竊取，造成嚴(yán)重的信息泄露現(xiàn)象，給事業(yè)單位帶來損失，給事業(yè)單位帶來損失。為了讓檔案管理工作更高質(zhì)量的完成，就需要做好檔案的預(yù)防管理工作，完成對(duì)檔案信息的收集和匯總。

三、事業(yè)單位檔案數(shù)字化進(jìn)程中的質(zhì)量控制

（一）系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理路徑

建立系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理路徑，將檔案管理信息資源進(jìn)行整合，做好對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護(hù)，完成檔案的變更。另外還需要分析檔案管理內(nèi)容，操作技術(shù)的應(yīng)用方式。工作人員吸取經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)規(guī)律。分析檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，了解到的信息數(shù)據(jù)變更要求，完成對(duì)事業(yè)單位檔案信息管理系統(tǒng)的調(diào)整。

（二）提升信息數(shù)據(jù)的安全性

檔案管理工作量龐大，管理要求嚴(yán)格，涉及多個(gè)管理流程、多項(xiàng)資料以及眾多的工作管理人員、管理人員出現(xiàn)工作疏漏，將會(huì)直接影響檔案管理工作質(zhì)量。導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)不可彌補(bǔ)的損失。為了讓檔案管理工作更高質(zhì)量的完成，事業(yè)單位的檔案管理人員需要把握當(dāng)管理細(xì)節(jié)，了解檔案管理工作范疇，加大對(duì)信息數(shù)據(jù)的安全監(jiān)管力度，提升信息數(shù)據(jù)的使用安全性。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

為了讓檔案管理工作更好的進(jìn)行，需要提升檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)、文化素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)。提升檔案管理人員的思想覺悟、信息技術(shù)應(yīng)用能力、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作能力。進(jìn)行管理工作期間，需要分析各項(xiàng)服務(wù)工作內(nèi)容、工作要求，了解工作業(yè)務(wù)范疇。對(duì)檔案工作管理員的培訓(xùn)，使其了解信息結(jié)構(gòu)，幫助工作管理人員拓寬知識(shí)領(lǐng)域。

四、結(jié)束語

社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步。事業(yè)單位的管理工作中也應(yīng)用了數(shù)字化的技術(shù)，這使得管理工作變得更加安全可靠，有理有據(jù)的進(jìn)行下去。進(jìn)行檔案管理工作的目的不僅僅局限于檔案管理工作的合法性，還需要保證檔案管理切實(shí)有效，真實(shí)可靠的完成，通過有效的質(zhì)量控制方式，提升事業(yè)單位的檔案質(zhì)量管理水平。

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