基于人力資源管理信息化平臺下人事檔案管理信息化構建的思考

劉東進 楊瑩

【摘要】以互聯(lián)網時代為依托的信息化技術已經深入貫徹到現(xiàn)代社會的方方面面，而人力資源管理信息化平臺的建立也成為了人力資源部門的重要工作任務之一，其中人事檔案管理信息化構建更成為當前企業(yè)發(fā)展的著力點。本文從人事檔案管理信息化構建的重要性入手，著重探討了人事檔案管理信息化構建的具體實現(xiàn)路徑，以供參考。

【關鍵詞】人力資源管理；信息化平臺；人事檔案；信息化管理

信息化平臺的構建已經成為現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理的重要依托，實現(xiàn)人事檔案管理信息化不僅可以提高檔案管理的水平與效率，同樣也為人力資源管理水平的提高貢獻了極大的助益。本文就人事檔案管理信息化的構建進行了深入的探討，為更好實現(xiàn)人力資源與檔案管理的整合提供了借鑒意義。

一、人事檔案管理信息化構建的作用

（一）提高人事管理工作效率

由于人事管理工作內容極為復雜、瑣碎，又是企業(yè)日常運行離不開的基本事務，其中絕大部分工作任務都是在既有經驗的基礎上進行重復機械勞動，不但耗時長且過于枯燥。而人事檔案管理信息化的構建以電子平臺為依托，極大的解放了人力物力，減少了管理人員重復無意義的勞動，大大提高了工作效率，也提高了管理人員的工作積極性。

（二）促進資源整合共享

實現(xiàn)人事管理信息化后，各種人事信息資源不再以實物的形式出現(xiàn)，而是以磁信號和數(shù)字信號的形式出現(xiàn)，極大地便利了傳輸和使用。而且應用各種功能齊全的人事管理軟件，還可以對現(xiàn)有人事信息資源進行分析整理，實現(xiàn)人事資源共享m通過這種形式，不僅可以為企業(yè)的人事管理提供更加全面的信息，同樣為企業(yè)的決策提供了理論依據(jù)。

二、人事檔案管理信息化構建的具體實現(xiàn)路徑

（一）制定人事檔案信息化管理目標

現(xiàn)代企業(yè)為了更好的實現(xiàn)人力資源管理，建立了人力資源管理信息化平臺，內部設有全面系統(tǒng)化的檔案管理系統(tǒng)與綜合數(shù)據(jù)庫，從而使得人力檔案資料與系統(tǒng)資源管理手段有機結合，形成了企業(yè)內部的龐大數(shù)據(jù)庫。在人力資源管理信息化平臺中，人事檔案管理信息化的構建有助于企業(yè)各個部門查詢、參考所需的信息源，提高了人力資源管理部門的工作效率，同時也使得檔案管理工作更加規(guī)范化、數(shù)字化，不僅可以更好的幫助人力資源部門全面掌握人力信息、優(yōu)化內部員工結構，也為企業(yè)的未來發(fā)展提供了強大的數(shù)據(jù)支持。

（二）完善人事檔案管理的方案設計

企業(yè)首先要結合自身的發(fā)展情況，借助人力資源管理的平臺為依托，由人力資源部門將企業(yè)內部各個結構進行詳細的統(tǒng)計與錄人，掌握企業(yè)各個部門所領屬的業(yè)務范圍，詳細填寫業(yè)務信息，從而建立完備的結構管理體系。在企業(yè)內部的結構體系中，人力資源部門還應針對各部門所管轄的具體員工信息進行錄人，這就要求人力資源部門充分明確自己的工作要求，全面深入的搜集各個部門內員工的基本信息資料，明確其工作崗位的調動情況，結合收集而來的資料進行比對、分析與甄別，最終將最準確、全面、有價值的信息予以整合，進行妥善的整理與安放。隨后，要在人力資源管理平臺中將所掌握的人事信息進行系統(tǒng)化的電子錄人，憑借專業(yè)電子技術建立檔案的查詢服務功能、檔案傳遞功能與信息綜合統(tǒng)計，最終設置為成型的模塊，為企業(yè)人事檔案管理提供系統(tǒng)便捷的信息化服務。

（三）人事檔案管理信息化構建的具體步驟

1.檔案信息管理

檔案信息管理是其中最為瑣碎復雜的基本內容，要依靠人力資源部門收集員工的基本信息，包括詳細的姓名、性別、年齡、工作崗位、擔任職務名稱等，再按照專門的檔案標號予以標記，確保能夠順利查找。當檔案管理部門接收到這些基本的人事檔案信息后，檔案管理人員還應該結合企業(yè)內部的變動與時間的推移，針對員工信息進行實時的更新與補充，及時改正錯誤信息、補充最新信息，同時還要定期進行查閱，將積存的無用檔案進行排除，實現(xiàn)檔案信息的最優(yōu)化。

2.檔案收集歸檔

通常檔案歸檔主要是在信息系統(tǒng)中設置多個子菜單，一般包括檔案材料的送交、鑒別、歸檔等模塊，同時還要包括以L模塊所分別對應的查詢功能。此外，為了最大限度預防材料送交過程出可能會出現(xiàn)的錯誤情況，還應該增設材料送交的還原功能。

3.檔案傳遞

人事檔案傳遞是指人事檔案在不同檔案管理機構間的轉移。因人事檔案實行集中統(tǒng)一和分級負責的管理體制，故人事調配或員工職務晉升等人力資源業(yè)務，會使人事檔案的所屬管理機構發(fā)生變化，而發(fā)生人事檔案傳遞業(yè)務口。在檔案傳遞的步驟中，要根據(jù)檔案傳遞的具體業(yè)務來設計檔案傳遞的下屬子菜單。由企業(yè)內部員工離職等因素造成的檔案傳遞，可以劃分為調檔申請、轉遞手續(xù)辦理與查詢統(tǒng)訓等三個子菜單。而企業(yè)因招收新員工入職、集團企業(yè)內部跨級調動、崗位變動等調動而產生的檔案材料傳遞，則可以在前者的基礎上刪去調檔申請，增加檔案轉出、應轉人檔案、應接收檔案等，構成五個子菜單。

4.檔案查詢與借閱

在人事檔案的管理中，檔案的查詢借閱是最基本的業(yè)務范疇，由人事檔案管理部門提供所保管的人事檔案，借助一定的手段與措施，向社會各界合法所需方提供檔案的基礎查詢借閱服務。在人事檔案信息化管理的形式中，檔案查詢既可以進行本地查閱，同樣也增加了異地查閱功能，借助互聯(lián)網平臺的數(shù)字化檔案模式，可以輕松地實現(xiàn)遠程在線查詢，為使用者提供了極大的便捷。其中檔案的查閱模塊應下分兩個子菜單，分別是提交申請與查詢；而檔案的借閱模塊則由三個子菜單構成，分別是借閱、歸檔與查詢。

5.檔案查詢統(tǒng)計

人事檔案信息化管理的最后一步，要結合檔案信息的綜合統(tǒng)計，分別進行各管檔機構檔案的統(tǒng)計，針對缺檔的材料進行統(tǒng)訓與補充，統(tǒng)計查詢與借閱情況，還要統(tǒng)訓檔桿傳遞的內容。

三、結論

總而言之，伴隨如今互聯(lián)網信息化技術的高速發(fā)展與現(xiàn)代企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，人力資源管理信息化平臺的構建已經成為必然要求。而人事檔案管理信息化模式的構建也成為檔案管理的要點，不僅能夠使得信息為人力資源所用，還能夠提高人力資源的管理水平，促進企業(yè)的長足發(fā)展。

參考文獻：

[1]周喜強.推進入事檔案管理信息化建設的思考[J].山東檔案，2011（3）：13-14.

[2]盧艷.基于人力資源管理信息化平臺的人事檔案管理信息化構建[J].現(xiàn)代商業(yè)，2011（29）：270-271.