論機(jī)關(guān)單位的電子檔案管理

徐蓓雯

摘要：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，機(jī)關(guān)檔案實(shí)行電子化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。然而任何一項(xiàng)技術(shù)均存在兩面性，機(jī)關(guān)檔案實(shí)行電子化管理在提升運(yùn)行效率及服務(wù)質(zhì)量的前提下，也存在安全風(fēng)險(xiǎn)、人員常態(tài)化學(xué)習(xí)等問題。為此，筆者在明晰檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的意義基礎(chǔ)上，展現(xiàn)問題分析，并以此制定機(jī)關(guān)單位電子檔案管理的對(duì)策措施，旨在提升運(yùn)行效果。

關(guān)鍵詞：電子檔案；機(jī)關(guān)單位；管理機(jī)制；人才隊(duì)伍

中圖分類號(hào)：TK1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2018）15-0260-02

檔案管理工作在機(jī)關(guān)單位的發(fā)展過程中，具有很重要的作用。檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位歷年發(fā)展足跡的見證，對(duì)機(jī)關(guān)單位科學(xué)化管理、發(fā)展及進(jìn)步都起到重要的作用。機(jī)關(guān)單位相關(guān)人員應(yīng)做好新形勢(shì)下的檔案管理工作，明確發(fā)展方向、發(fā)展目標(biāo)，使機(jī)關(guān)檔案管理工作能夠科學(xué)的規(guī)范化的發(fā)展[1]。

1 機(jī)關(guān)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的意義

筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)單位檔案多為紙質(zhì)檔案，在管理與存儲(chǔ)過程中，容易破損，存儲(chǔ)占用空間大，保存成本高。將機(jī)關(guān)單位檔案進(jìn)行信息化管理，把檔案保存到政府?dāng)?shù)據(jù)平臺(tái)，不用擔(dān)心檔案受到自然環(huán)境破壞，也不用擔(dān)心因?yàn)槿藛T翻看破壞資料完整性，還節(jié)省了存儲(chǔ)空間，減少機(jī)關(guān)單位的用紙量，提升綠色政務(wù)辦公的形象。信息化檔案管理不再需要大量的人力進(jìn)行維護(hù)，管理，備份，減少了檔案工作人員整理與裝訂檔案的時(shí)間，提高了工作效率，節(jié)約了人力成本[1]。

機(jī)關(guān)單位檔案電子化管理方便信息查找共享，節(jié)約時(shí)間，提高效率。例如，上級(jí)部門在政審環(huán)節(jié)需要來查詢某個(gè)人的檔案信息，詢多年之前資料，按照原來的紙質(zhì)檔案信息管理方法，需要工作人員去檔案庫(kù)，細(xì)翻查找大量的檔案，消耗大量時(shí)間，也增加了工作量。然而通過建立機(jī)關(guān)單位信息化檔案管理平臺(tái)，管理員僅僅需要錄入關(guān)鍵詞即可實(shí)現(xiàn)信息的查詢及定位，在一定程度上節(jié)省了人力及時(shí)間，提升了服務(wù)水平，體現(xiàn)以人為本的理念。

2 機(jī)關(guān)單位檔案電子管理的問題呈現(xiàn)

調(diào)研分析發(fā)現(xiàn)，雖然機(jī)關(guān)單位檔案電子管理提升了服務(wù)水平及運(yùn)行效率，但是在實(shí)踐層面受多因素制約，仍存在諸多問題。

2.1 電子檔案安全性有待提升

在機(jī)關(guān)單位電子檔案的過程中，安全問題是制約其發(fā)展的關(guān)鍵。如果一旦在運(yùn)行過程中出現(xiàn)泄漏，則失去了檔案電子化管理的意義，還很可能造成嚴(yán)重的后果，影響國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展及社會(huì)的穩(wěn)定。隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的發(fā)展，黑客技術(shù)也在提升自身技術(shù)水平，在機(jī)關(guān)單位電子檔案的傳輸、收集及歸檔等環(huán)節(jié)，稍有不慎不法分子就會(huì)入侵，從而使得機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)遭到病毒侵害或者非法入侵，產(chǎn)生信息泄露在所難免。

2.2 電子檔案管理機(jī)制不完善

筆者調(diào)研分析發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前機(jī)關(guān)單位在電子檔案管理中，制度建設(shè)體系存在漏洞。如某些機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行電子檔案管理中，沒有劃定責(zé)任人及具體的工作任務(wù)，導(dǎo)致管理中扯皮現(xiàn)象屢見不鮮，影響了工作效率。同時(shí)，缺乏科學(xué)的分類劃分模式，是制約機(jī)關(guān)單位電子檔案有序運(yùn)行的主要因素，時(shí)常導(dǎo)致運(yùn)行混亂，影響了電子檔案管理工作的可持續(xù)運(yùn)行發(fā)展。

2.3 電子檔案人員綜合素質(zhì)偏低

基于目前機(jī)關(guān)單位電子檔案的發(fā)展現(xiàn)況來看，機(jī)關(guān)單位的電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)比較低、團(tuán)隊(duì)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)缺乏合理性、對(duì)新鮮事物的接受能力較差等問題，嚴(yán)重制約了機(jī)關(guān)單位電子檔案的發(fā)展，影響了檔案管理的效率及質(zhì)量[2]。所以，對(duì)機(jī)關(guān)單位電子檔案方面改革，首先要加強(qiáng)電子檔案人員綜合素質(zhì)以及專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)力度，提升從業(yè)人員的服務(wù)質(zhì)量和綜合能力，使得機(jī)關(guān)單位電子檔案工作健康、可持續(xù)發(fā)展。

3 強(qiáng)化機(jī)關(guān)單位電子檔案管理的對(duì)策措施

結(jié)合機(jī)關(guān)單位電子檔案管理上暴露的諸多問題，筆者從三個(gè)方面展開對(duì)策設(shè)計(jì)，旨在提升其綜合運(yùn)行質(zhì)量。

3.1 技術(shù)創(chuàng)新，提升電子檔案“安全系數(shù)”

在創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展的時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)單位電子檔案人員需要具備一定的創(chuàng)新能力，在實(shí)踐過程中通過學(xué)習(xí)來解決目前遇到的相對(duì)棘手的安全隱患問題，從而能夠提供良好的解決方案，為快速發(fā)展提供應(yīng)對(duì)措施，或在具體學(xué)習(xí)實(shí)踐中結(jié)合問題進(jìn)行分析思考，提煉出新方法、新觀點(diǎn)、新技術(shù)等，從而對(duì)現(xiàn)有技術(shù)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，來提高機(jī)關(guān)單位電子檔案人員的運(yùn)行穩(wěn)定性。同時(shí)，技術(shù)水平的提升才是保障機(jī)關(guān)單位電子檔案安全管理的根基。要在機(jī)關(guān)內(nèi)部進(jìn)行責(zé)任明晰，將具體職責(zé)落實(shí)到人，制定工作細(xì)則，要求安全管理工作嚴(yán)格按照規(guī)范開展。同時(shí)針對(duì)遇到的安全故障，應(yīng)不定期地開展專項(xiàng)培訓(xùn)，使得技術(shù)水平不斷提升， “安全系數(shù)”匹配時(shí)代發(fā)展[3]。

3.2 建立健全電子檔案管理機(jī)制

新時(shí)期下，應(yīng)充分明晰大數(shù)據(jù)平臺(tái)的核心技術(shù)特征，按照機(jī)關(guān)單位的實(shí)際運(yùn)維特點(diǎn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。首先，要強(qiáng)化責(zé)任主體的意識(shí)，要求機(jī)關(guān)單位檔案負(fù)責(zé)部門應(yīng)盡快制定電子檔案的管理機(jī)制，采用量化的指標(biāo)將工作進(jìn)行細(xì)化，制定檔案責(zé)任關(guān)聯(lián)機(jī)制，確保保密制度落實(shí)，制定工作開展的細(xì)則文件，使檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。其次，要加強(qiáng)資金及技術(shù)投入，確保電子檔案的管理機(jī)制切實(shí)發(fā)揮價(jià)值，為機(jī)關(guān)單位信息化的開展扮演了重要的角色效應(yīng)。最后，在完善機(jī)制的過程中，機(jī)關(guān)單位要充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子檔案的優(yōu)化管理及匯總分析，在一定程度上避免了傳統(tǒng)模式下人工進(jìn)行檔案管理的無(wú)序性、低精確度等多重問題，從而提升機(jī)關(guān)單位電子化信息檔案管理的便捷性及可靠性。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)單位通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，基于算法分析完成對(duì)平臺(tái)的推廣性及判斷性，強(qiáng)化數(shù)據(jù)融合的效率，保證數(shù)據(jù)在傳輸中的一致性和可靠性，使得資源實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化布置。將機(jī)關(guān)單位檔案管理與大數(shù)據(jù)發(fā)展相互融合，強(qiáng)化了對(duì)檔案管理的規(guī)劃性及有效性，明晰了資源規(guī)劃的特點(diǎn)、來源及分類，在很大程度上提升了檔案管理的綜合質(zhì)量，同時(shí)也便捷了檔案的處理及不同部門之間的有效交流[4]。

3.3 強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)

機(jī)關(guān)單位電子檔案管理人員專業(yè)能力的高低，將直接影響著電子檔案管理工作的質(zhì)量，因此，要從多重角度來強(qiáng)化人才隊(duì)伍的建設(shè)。首先，機(jī)關(guān)單位電子檔案信息化的開展涉及多個(gè)運(yùn)行學(xué)科及領(lǐng)域，主要包含網(wǎng)絡(luò)搭建、硬件設(shè)計(jì)、軟件設(shè)計(jì)部署、信息安全、數(shù)據(jù)融合、信息規(guī)范、數(shù)據(jù)邏輯處理等。因此在新時(shí)代下，應(yīng)構(gòu)建階梯化的機(jī)關(guān)單位信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)現(xiàn)有管理模式實(shí)行“破冰”，通過不定期開展專業(yè)技能培訓(xùn)來增強(qiáng)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)及專業(yè)技能，創(chuàng)新培訓(xùn)方式，分層次、有重點(diǎn)的進(jìn)行電子檔案的系統(tǒng)化培訓(xùn)，提升其信息化的運(yùn)用能力及水平，使得電子檔案管理人員在培訓(xùn)中互相探討、互相學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。其次，充分調(diào)動(dòng)電子檔案管理人員的積極性，深化人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量及運(yùn)行效率；最后，健全的基礎(chǔ)設(shè)施是保障機(jī)關(guān)單位信息化“提質(zhì)增效”的動(dòng)力源泉，因此應(yīng)根據(jù)實(shí)踐需求，健全機(jī)關(guān)單位信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理設(shè)備的升級(jí)[5]。

4 結(jié)束語(yǔ)

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，機(jī)關(guān)單位檔案信息化的發(fā)展存在眾多發(fā)展機(jī)遇，可以充分享有大數(shù)據(jù)發(fā)展平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，提升機(jī)關(guān)單位數(shù)據(jù)化管理的運(yùn)行效率，大幅度提升運(yùn)維質(zhì)量；然而在發(fā)展中也面臨著諸多挑戰(zhàn)，如數(shù)據(jù)信息的安全、平臺(tái)的穩(wěn)定性等，因此充分把握機(jī)遇，規(guī)避威脅，強(qiáng)化機(jī)關(guān)單位檔案工作人員的意識(shí)，增加技術(shù)及資本注入、更新設(shè)備，深度挖掘云計(jì)算的數(shù)據(jù)特征，才可以實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案信息化穩(wěn)步可持續(xù)開展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 高長(zhǎng)玉. 信息時(shí)代電子檔案安全管理[J]. 蘭臺(tái)世界， 2017（S2）.

[2] 劉斌. 信息時(shí)代的電子檔案安全管理研究[J]. 河南社會(huì)科學(xué)， 2013， 21（6）.

[3] 胥靜. 淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2015（9）.

[4] 郭麗華. 淺談如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)黨務(wù)檔案管理[J]. 管理觀察， 2015（32）.

[5] 張瑩. 加強(qiáng)機(jī)關(guān)黨建檔案管理 助推黨建工作發(fā)展[J]. 蘭臺(tái)世界， 2017（S2）.