高職院校信息化辦公過程中存在的問題及對策分析

鄒艷麗

摘要：該文結(jié)合個人工作經(jīng)歷，從信息化辦公觀念、信息化辦公硬件、軟件、專業(yè)技術人員等方面就高職院校信息化辦公情況及存在的問題進行了分析，并提出相應措施，以促進高職院校信息化辦公建設與發(fā)展，進一步提高其效能的發(fā)揮。

關鍵詞：高職院校；信息化辦公；效能

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2018）15-0299-02

進入21世紀計算機網(wǎng)絡技術得到了急速的發(fā)展，每個行業(yè)都難以避免使用計算機技術以提高辦公的信息化程度，高職院校自然也不能例外。高職院校要實現(xiàn)信息化辦公，就是指利用先進的信息技術和信息設備來解決部分或全部日常工作和辦公業(yè)務，旨在提高辦公的效率和質(zhì)量。高職院校信息化辦公是高職院校教學管理工作、學生管理工作、科研工作等其他行政工作的重要保障，是校園信息化建設的核心。

目前高職院校通過信息化辦公硬件、軟件進行教學管理等工作，降低了辦公成本，提高了工作效率，基本上完成了信息化辦公的第一步工作，但這僅是信息化的最低層次，沒有實現(xiàn)真正的辦公信息化，在現(xiàn)實中仍有大量的通過以紙質(zhì)、人工傳達的方式進行辦公，同時即使是運用的各種信息化辦公軟件也存在較多的問題，一定程度上阻礙了學校信息化辦公的建設與發(fā)展。因此，有必要對學校信息化辦公情況進行梳理分析，并提出相應的對策以進一步提高其效能發(fā)揮。

1 高職院校信息化辦公現(xiàn)狀

目前，高職院校均建立了相應的網(wǎng)站，各部門在不同程度上均使用了信息管理系統(tǒng)，主要的信息管理系統(tǒng)有：辦公自動化系統(tǒng)（OA）、教務管理系統(tǒng)、教師管理系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)以及專業(yè)的財務管理系統(tǒng)等，正是各種信息化的管理操作系統(tǒng)使得日常的行政工作更加的順暢和有序，極大地提升了辦公的效率和質(zhì)量。

此外，各部門還可以通過網(wǎng)站發(fā)布各種服務信息，如各種的學院新聞、通知、公告，以及各種圖文信息的搜索下載、常用表格下載、心理咨詢服務等，各部門還緊跟時代的發(fā)展，開設微信公眾號，發(fā)布最新信息服務等，為廣大師生獲取相關信息提供了極大的方便。盡管學校信息化辦公取得了一些成績，但與理想的信息化辦公還有一定差距。

2 高職院校信息化辦公過程中存在的問題

2.1信息化辦公觀念意識層面

目前，大多數(shù)人對信息化的關注僅限于最基本的程度，沒有對什么是信息化辦公如何信息化辦公有深入的理解、運用、研究，還沒有認識到信息化是用于提高辦公效率的必要手段。因此，在軟硬投入、相關人員配備以及經(jīng)費投入等方面還不是很大，如學校信息中心，沒有安排專門的技術人員負責學校的網(wǎng)絡。再有，由于一般情況下學校安排的負責行政管理工作的教職工年齡偏大，對于信息技術的了解較少且相關知識相對落后，習慣了“一張紙、一支筆”的工作模式，又由于對新知識、新技術的缺乏，對信息化辦公缺少認識，不愿接受。比如，最常用的office辦公軟件也不太會應用，還有對一些常用的信息管理系統(tǒng)也不會操作。因此，學校的領導層面、教職工層面對信息化辦公意識都有待加強。

2.2信息管理系統(tǒng)只涉及部分工作

目前，大多數(shù)的情況是各部門使用的信息管理系統(tǒng)只針對部分工作，很多的工作仍需要通過紙質(zhì)的方式完成，如辦公自動化系統(tǒng)，這個系統(tǒng)學校目前只是發(fā)布通知公告，對部門車輛申請、印章申請、教師請假等工作均還是由紙質(zhì)文件來完成；又如教務管理系統(tǒng)，學校只是用于每學年的課程安排、學生課程登分、學生學籍信息管理，對學生學籍異動、學生選課、學生成績分析、系部教材征訂等很多的日常性工作仍需要以紙質(zhì)的方式來完成流轉(zhuǎn)。其他的一些信息管理系統(tǒng)也基本有類似情況，只涉及本部門的一部分工作。總之，學校各部門未充分發(fā)揮信息管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，離成熟的信息化辦公還有差距。

2.3 信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集、更新不及時

信息管理系統(tǒng)應該是擁有一套最全面的數(shù)據(jù)庫，是查找各類信息的源頭。但是從實際工作中看，經(jīng)常由于信息管理系統(tǒng)管理員沒有及時采集數(shù)據(jù)，導致一些教學工作沒有得到及時處理。如，新學期開學，需要采集新生信息錄入教務管理系統(tǒng)，并編寫學號信息，但學籍管理人員沒有及時到信息管理系統(tǒng)完成學生信息采集錄入，導致后續(xù)學生證學號填寫，學生卡辦理均受到限制。再有，各信息管理系統(tǒng)的教師賬號，管理員不是第一時間去完成采集錄入工作，而是等到教師反饋沒有賬號，不能進行查找相關信息時，管理員才進行增加。再有，信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)經(jīng)常更新不及時，導致數(shù)據(jù)不準確，后續(xù)工作出錯。如，學生學籍異動的情況，沒有得到及時更新，導致教師考試成績錄入時容易出現(xiàn)差錯，有的學生名單遺漏，有的學生所在班級錯誤。

2.4 信息管理系統(tǒng)存在諸多不足

據(jù)調(diào)查，很多院?，F(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)大部分都是早期相是向開發(fā)商的一些產(chǎn)品，有的系統(tǒng)售后服務年限已過，未經(jīng)過升級維修，使用過程中經(jīng)常出現(xiàn)各種問題，嚴重影響信息化辦公。如教務管理系統(tǒng)，學校購買的是最早版本的系統(tǒng)，已有7-8年的使用歷史，考慮升級維護經(jīng)費等，學校一直將就使用安排課程等業(yè)務，諸多問題也隨之而來。一方面，對利用教務管理系統(tǒng)后臺的教務處、系部來講，在安排教學任務工作時出現(xiàn)問題得不到專業(yè)技術人員及時解決，影響后續(xù)的一系列工作。另一方面，對使用教務管理系統(tǒng)前臺的教師、學生來講，成績錄入、成績查詢、網(wǎng)上評教等方面出現(xiàn)故障未能及時處理，同樣影響教學日常工作的正常運行。

2.5 信息管理系統(tǒng)共享程度不高

很多現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)由于主要按照部門的職責進行設計和開發(fā)，沒有充分考慮到后期信息資源的融合與共享等發(fā)展需要，且后期沒有再次進行升級換代，各個系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫都各自獨立無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通，比如教務管理系統(tǒng)與學生管理系統(tǒng)中的學生信息都是相互獨立的，這樣就給班級輔導員、學生增加很多工作，經(jīng)常核對、上交不同類型的數(shù)據(jù)；辦公自動化系統(tǒng)（OA）、教務管理系統(tǒng)、信息中心系統(tǒng)3個系統(tǒng)的教師信息也是獨立的，造成一個教師多個賬號，不利于教職工各項工作的順利開展，也阻礙了學校信息共享。這種信息管理系統(tǒng)之間形成信息孤島，影響數(shù)字化校園建設進一步建設。

3 促進高職院校信息化辦公效率的相應措施

3.1對信息化辦公的重視程度進一步加強

人作為信息化辦公的首要的、關鍵的因素，對信息化的建設的影響舉足輕重，只有具備具有信息化辦公意識的工作人員才能有效地推動信息化建設的進程。因此，對教職工、行政管理人員針對信息化辦公要做好針對的、有計劃的專項培訓，通過培訓及日常的宣傳流程要求等培養(yǎng)起信息化辦公的意識，更重要的是逐漸改變個部門負責領導及單位主要領導的傳統(tǒng)管理思維方式，使其認識到信息化辦公的優(yōu)勢，大力推動信息化辦公的應用，樹立利用信息化辦公提高工作效率和整體的管理水平的思維方式。只有確立起有關院校的所有工作人員的信息化辦公的意識，才能加快高職院校信息化建設的發(fā)展。

3.2 加大信息化辦公經(jīng)費的投入，有計劃的推進校園信息化進程

信息化辦公，不單單是要求有關的院校領導在思想上有足夠的重視，更需要在相關的組織機構(gòu)的設置上給予足夠的支持，保證相關的經(jīng)費并實際用于信息化的建設。首先，必須保證足夠的經(jīng)費和基本的物質(zhì)條件，采購好配套的硬件設施，如計算機、打印機等；其次，要有互聯(lián)網(wǎng)絡系統(tǒng)的支撐。隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展及學校實際工作的需要，對于網(wǎng)絡的需求也越來越廣泛，因此領導要做好校園網(wǎng)絡規(guī)范工作，加大信息化辦公經(jīng)費的投入，增添必要的信息化硬件和軟件，加強學校網(wǎng)絡設施建設，保證信息化辦公的正常運行，從而推進校園信息化進程。

3.3 培養(yǎng)一支骨干隊伍，保證信息化辦公的長效性

信息化辦公不是一勞永逸的事情，也不是一兩個人的事情，它是一項長期和系統(tǒng)的工程。因此不僅要培養(yǎng)一支精通行政業(yè)務的、素質(zhì)高、協(xié)作能力強的隊伍，而且要建立一支熟悉現(xiàn)代信息技術、具有較高的信息技術素養(yǎng)、了解網(wǎng)絡技術知識的骨干隊伍。這樣，保證信息管理軟件出現(xiàn)問題時能夠得到及時解決，避免耽誤教育教學管理工作。同時，也可以在學校內(nèi)組織組織舉辦信息素養(yǎng)的培訓，提高廣大教職工的信息化辦公水平，從而提高整個學校的信息化辦公效率和質(zhì)量。

3.4 統(tǒng)一身份認證，提高信息資源共享

學校應該設置一個具有全部權(quán)限的認證身份，從而實現(xiàn)眾多信息管理系統(tǒng)的單點登陸與管理，實現(xiàn)用戶對有關信息的統(tǒng)一管理。同時根據(jù)需要及使用情況建設幾個常規(guī)的關鍵數(shù)據(jù)中心，如學生信息、教師信息，這是教學管理中使用最頻繁的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)學?？晒_、可共享的基礎數(shù)據(jù)的共享，從而防止相關數(shù)據(jù)庫的重復建設，并提高信息資源的統(tǒng)一性、準確性和有效性；最大化的優(yōu)化、整合相關信息資源，減少資源的浪費，方便用戶查詢和使用，提高利用率。

3.5 建立電子簽章系統(tǒng)，構(gòu)建校內(nèi)網(wǎng)上辦事大廳

目前學校很多的工作還是紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，主要是一般文件都需要蓋章或負責人手動的方式簽字，這種狀態(tài)下，簽字流程會浪費很多的時間。因此，就非常有必要建立電子簽章系統(tǒng)，部門和個人都可以擁有屬于各自的獨立的電子簽章，相關文件的簽審流程就可以電子稿的形式在網(wǎng)上完成審批流轉(zhuǎn)。同時，構(gòu)建相應的校內(nèi)網(wǎng)上辦事大廳，縮短前期工作的準備時間，工作人員可以直接在網(wǎng)上下載相應表格，填報相關資料并處理相關的系列工作，無論是行政工作還是管理工作效率都講得到極大的提升，同時也必將改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)流轉(zhuǎn)現(xiàn)狀，真正實現(xiàn)信息化辦公。

高職院校信息化辦公建設是高職院校自身建設、改革和發(fā)展的必然要求，是提高高職院校辦公質(zhì)量、管理水平和工作效率的必然趨勢。我們在信息化辦公建設過程中，必須不斷更新傳統(tǒng)管理觀念，總結(jié)在使用信息化辦公軟件、硬件過程中存在的問題，改進信息化辦公條件，從觀念、技術、管理三方面來推進信息化辦公進程，從而為全面建設信息化校園打下堅實的基礎。

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