淺談高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)對(duì)高校檔案管理的促進(jìn)作用

常巍

摘要：隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，基于全球信息化的信息共享在我國(guó)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)，高校學(xué)生的檔案管理進(jìn)程也隨之發(fā)生了巨大的變化，檔案管理的系統(tǒng)性與科學(xué)性得到了跨時(shí)代的發(fā)展，而高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)作為高校檔案管理的重要部分，在一定程度上也推動(dòng)著高校檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。該文結(jié)合自己多年教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)對(duì)實(shí)際工作中高校檔案管理的狀況進(jìn)行分析，細(xì)致地描述了高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)對(duì)于高校檔案管理的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生；檔案管理系統(tǒng)；促進(jìn)作用

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2018）15-0069-02

高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)主要包括高校學(xué)生長(zhǎng)期以來(lái)的教育狀況、基本信息、基礎(chǔ)能力、入黨入團(tuán)狀況、獎(jiǎng)懲信息等重要內(nèi)容，一定程度上而言，它是高校學(xué)生生活的見(jiàn)證，是學(xué)生能力、品德等重要內(nèi)容的展示窗口，由此可見(jiàn)高校學(xué)生檔案管理的重要意義，近幾年來(lái)，隨著人們對(duì)于高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)重視程度的不斷提升，我國(guó)各高校的學(xué)生檔案管理已有了明顯改善。而高校學(xué)生檔案作為高校檔案管理的重要部分，自然也推動(dòng)著高校檔案管理的不斷發(fā)展。

1高校檔案管理的必要性

1）高校檔案管理對(duì)于學(xué)校的教育體系建設(shè)具有借鑒意義

正如上文所述，高校檔案管理所包含的內(nèi)容及其廣泛，既包含了學(xué)生在校內(nèi)的表現(xiàn)和學(xué)習(xí)成績(jī)，又包含了高校為其提供的教育資源，因而高校的檔案管理對(duì)于高校教育體系的形成與發(fā)展具有極大的借鑒意義。隨著人們對(duì)于素質(zhì)教育推崇程度的不斷提升，高校檔案中所包含的內(nèi)容也逐漸為人們所重視，在這一背景之下，高校通過(guò)對(duì)本校學(xué)生的檔案進(jìn)行系統(tǒng)地研究，便可基本了解到本校的素質(zhì)教育進(jìn)程，從而針對(duì)日后的學(xué)生教育提出相應(yīng)的解決措施。因而可以說(shuō)高校的學(xué)生檔案標(biāo)志著該校一定時(shí)間的發(fā)展進(jìn)程，并對(duì)于日后的發(fā)展具有極大的借鑒意義。除此之外，有效的高校檔案管理在一定程度上也顯示這學(xué)校對(duì)于學(xué)生檔案的重視程度，甚至標(biāo)志著高校的辦事效率，因而高校要在如此推崇素質(zhì)教育的今天快速發(fā)展，就必須將學(xué)生置于首位，將學(xué)生的檔案列為重要管理內(nèi)容，這樣才能推動(dòng)我國(guó)高校檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

1）高校檔案管理對(duì)于學(xué)生的品德行為具有極大的約束作用

高校檔案管理中所包含的內(nèi)容主要是有關(guān)學(xué)生的相關(guān)教育經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲經(jīng)歷等信息，因而，它在一定程度上代表著學(xué)生的性格、能力、品德等信息，在學(xué)生的教育與工作生活中具有極大的影響力，因而可以說(shuō)高校檔案管理可以在一定程度上約束學(xué)生的行為，使其在不斷地發(fā)展變化中逐步變得理智，推動(dòng)學(xué)生自身品德的形成與發(fā)展。尤其是隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，全民信息化的時(shí)代已然到來(lái)，學(xué)生檔案的重要性更是邁入了一個(gè)新的臺(tái)階，學(xué)生所有的教育經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲措施等信息都會(huì)第一時(shí)間進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，成為其日常經(jīng)歷的重要內(nèi)容，甚至它還可以決定學(xué)生日后的工作職位、升遷、工資等內(nèi)容，而高校通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行系統(tǒng)性管理，可以在較短時(shí)間內(nèi)完成對(duì)于學(xué)生信息的搜尋與管理，因而高校檔案管理對(duì)于學(xué)生的日常行為具有極大的約束作用，使其在不自覺(jué)當(dāng)中注意自己的言行，從而達(dá)到緩解校園矛盾的目的。

2）高校檔案管理對(duì)于用人單位人才考察具有極大的輔助作用

由于高校學(xué)生檔案在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中具有極大的權(quán)威性與專業(yè)性，用人單位在進(jìn)行人才招聘時(shí)都會(huì)將高校學(xué)生檔案作為考察的重要內(nèi)容，甚至將其視為決定性內(nèi)容，在這一背景之下，高校檔案的管理就變得尤為重要。高校通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的管理，不僅可以達(dá)到保存學(xué)生檔案的目的，還可通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行整體性的檢查與管理而了解學(xué)生整體所缺乏的東西，這一內(nèi)容經(jīng)過(guò)反饋后可以成為高校學(xué)生培訓(xùn)的重要內(nèi)容，從而通過(guò)整體性的活動(dòng)來(lái)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行必要的修改與添加，使學(xué)生的檔案可以為他們的工作經(jīng)歷添加精彩的內(nèi)容，由此可見(jiàn)高校檔案管理的必要性。

2高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的價(jià)值與意義

1）高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)推動(dòng)高校檔案管理的系統(tǒng)化運(yùn)行

通過(guò)對(duì)高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行考察，我們可以發(fā)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的主要作用在于對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行保存與管理，通過(guò)嚴(yán)格的規(guī)章制度來(lái)實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的規(guī)范性管理，其中包含了學(xué)生檔案的接收、保存以及后續(xù)的管理工作，通過(guò)將這一系列工作規(guī)范化來(lái)實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案在錄入、查詢、修改、借閱等方面的規(guī)范性，以此來(lái)減輕高校學(xué)生檔案管理的混亂狀況，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的系統(tǒng)化運(yùn)作，而高校檔案管理正是在這一系列步驟的嚴(yán)格操作下才實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理的系統(tǒng)化運(yùn)行，減輕了檔案管理人員的壓力，將學(xué)生檔案置于可控制的范圍之內(nèi)，推動(dòng)了高校檔案管理的系統(tǒng)化發(fā)展。

2）高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)推動(dòng)高校檔案管理的科學(xué)化整理

通過(guò)對(duì)高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行考察可得，當(dāng)前我國(guó)高校學(xué)生的檔案均是按照科學(xué)的方式進(jìn)行整理，通過(guò)專業(yè)化的檔案管理方法對(duì)其進(jìn)行整理，將各環(huán)節(jié)的檔案管理加以規(guī)范化，以此來(lái)降低檔案管理人員的操作壓力，通過(guò)模式化的整理方法來(lái)實(shí)現(xiàn)當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，例如在進(jìn)行學(xué)生檔案的接收時(shí)首先根據(jù)學(xué)生的系別與班級(jí)建立嚴(yán)格的檔案分類規(guī)則，在此基礎(chǔ)上將檔案進(jìn)行規(guī)范化的保存，還可根據(jù)學(xué)生的入學(xué)編號(hào)進(jìn)行整理，將檔案管理活動(dòng)簡(jiǎn)單化，此外，學(xué)生檔案的借閱與查看也必須具備嚴(yán)格的規(guī)章制度，在得到了所在系與學(xué)校的雙重同意之后才可對(duì)其進(jìn)行借閱，借閱時(shí)也要在檔案管理人員的要求下做好檔案借閱的相關(guān)手續(xù)，登記好借閱人的相關(guān)信息后才能借閱，歸還檔案時(shí)管理人員也要嚴(yán)格進(jìn)行檢查，防止出現(xiàn)問(wèn)題，除此之外，檔案管理人員與借閱人也必須對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的保密工作。

3）高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)推動(dòng)高校檔案管理的實(shí)用性發(fā)展

我國(guó)高校檔案管理中存在的一大問(wèn)題便在于檔案的專業(yè)性太強(qiáng)而實(shí)用性則遭到了一定程度的忽視，而學(xué)生檔案自身的特殊性也使得學(xué)生檔案的實(shí)用性亟需得到重視。高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的存在使得學(xué)生檔案可以進(jìn)行嚴(yán)格的管理與規(guī)范，并可實(shí)時(shí)對(duì)檔案中的錯(cuò)誤內(nèi)容進(jìn)行修改，例如學(xué)生的家庭住址等可能會(huì)發(fā)生變化的內(nèi)容，如果實(shí)用性不強(qiáng)的話便無(wú)法得到適當(dāng)?shù)男薷模绱艘粊?lái)便違背了高校學(xué)生檔案存在的意義，因而，通過(guò)對(duì)高校學(xué)生檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理可以在一定程度上實(shí)現(xiàn)我國(guó)高校檔案管理的實(shí)用性，做到了學(xué)生檔案的規(guī)范化與實(shí)用性的共存，有利于推動(dòng)高校檔案管理的實(shí)用性發(fā)展。

3 以高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)促高校檔案管理的必要對(duì)策

1）實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的電子化編入與整理

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化進(jìn)程的不斷加快，當(dāng)前我國(guó)高校學(xué)生的檔案管理也必須要與時(shí)俱進(jìn)，在不斷地發(fā)展變化中實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理的電子化進(jìn)程。高校學(xué)生檔案的信息化不僅有利于將檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)化處理，還可以在一定程度上推動(dòng)高校學(xué)生檔案的保密化進(jìn)程，使得學(xué)生檔案在可控制的范圍內(nèi)得到適當(dāng)?shù)谋４媾c整理。首先在學(xué)生檔案的接收方面，高校可以將學(xué)生檔案進(jìn)行電子化輸入與檢索，在此基礎(chǔ)上對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行嚴(yán)格化檢查與監(jiān)督，防止學(xué)生檔案被篡改，因而，推動(dòng)學(xué)生檔案的電子化進(jìn)程可以在很大程度上起到保護(hù)學(xué)生檔案的作用，從而推動(dòng)高校檔案管理的發(fā)展。

2）嚴(yán)格高校檔案管理制度

正如上文所述，當(dāng)前我國(guó)檔案管理存在的很大問(wèn)題在于其本身規(guī)章制度的不完善，雖然我國(guó)設(shè)置了專門的《檔案法》，但是大多數(shù)高校對(duì)于《檔案法》的存在均不甚重視。因而，高校檔案管理要得到發(fā)展就必須針對(duì)本校的具體情況設(shè)置嚴(yán)格的規(guī)章制度，對(duì)學(xué)生檔案的各部分內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程。此外，必須對(duì)學(xué)生檔案的保密工作進(jìn)行嚴(yán)格的管理，防止學(xué)生檔案的泄露，以免造成不可挽回的后果。

3）建立專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍

通過(guò)對(duì)高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行研究可得高校檔案管理要得到發(fā)展就必須設(shè)立專門的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行專門化的管理，并聘請(qǐng)部分具備檔案學(xué)專門知識(shí)的人才對(duì)本校的學(xué)生檔案進(jìn)行科學(xué)化的整理。此外，隨著電子科技的迅速發(fā)展，高校學(xué)生檔案的信息化進(jìn)程已指日可待，因而，在這一背景之下，高校檔案管理要得到發(fā)展就必須對(duì)檔案管理人員進(jìn)行更為嚴(yán)格的培訓(xùn)，要求檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，這樣才能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，推動(dòng)我國(guó)高校檔案管理的專業(yè)化進(jìn)程。

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