知識管理背景下的高校辦公室管理創(chuàng)新研究

肖曉菲

摘 要：21世紀(jì)是知識經(jīng)濟時代，知識本身作為最具價值的資源，影響著社會的變革和發(fā)展，而高校是培養(yǎng)新時期社會主義建設(shè)人才的搖籃和基地。伴隨著高等教育政策改革的不斷深入，高校辦公室管理工作任務(wù)更加繁重。在本文中筆者將結(jié)合自身的實踐管理經(jīng)驗，提出在當(dāng)前的知識管理背景下的高校辦公室管理創(chuàng)新策略，希望能夠更好地推動我國高校辦學(xué)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：知識管理背景;高校辦公室;管理創(chuàng)新研究

0 前言

高校辦公室作為一個綜合性的辦事機構(gòu)，管理內(nèi)容瑣碎，管理事務(wù)復(fù)雜。隨著近些年高校生源的進一步擴招，對高校辦公室管理工作效率也提出了更高的要求。21世紀(jì)是知識經(jīng)濟時代，知識管理適應(yīng)知識經(jīng)濟的宏觀背景，符合高校追求“雙一流”的建設(shè)目標(biāo)要求。因此，對知識管理背景下的高校辦公室管理作出創(chuàng)新研究可更好地推動高校辦學(xué)發(fā)展。

1 知識管理的含義及高校辦公室管理創(chuàng)新內(nèi)涵

“知識管理”可理解為充分地利用集體智慧增強管理者的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，而“高校辦公室管理創(chuàng)新”則可理解為對管理方式、管理理念、管理過程的多方面創(chuàng)新，要做到準(zhǔn)確定位、規(guī)范程度、樹立全局觀念。這既是科學(xué)管理的基礎(chǔ)，同時也是高校辦公室創(chuàng)新管理的根本出發(fā)點。[1]而知識管理背景下的高校辦公室管理創(chuàng)新既包括辦公室外部的知識管理，也包括辦公室內(nèi)部的知識管理。其中，外部知識管理主要是指利用外部網(wǎng)絡(luò)關(guān)系最大限度地利用外部知識技術(shù)力量的支持，為辦公管理效率的提升提供保障。而內(nèi)部知識管理則主要是指集中辦公室人員的工作經(jīng)驗、智慧、方法、技巧、技能，形成信息交流系統(tǒng)和知識共享機制，促使高校辦公室管理效率得到更好的提升。在高等教育政策改革的新時期，知識管理背景下的高校辦公室管理創(chuàng)新具有重要意義。

2 知識管理背景下的高校辦公室管理創(chuàng)新研究

2.1 強化信息化建設(shè)，實現(xiàn)辦公自動化

知識管理背景下的高校辦公室管理創(chuàng)新，以辦公自動化為基礎(chǔ)，形成網(wǎng)絡(luò)化的辦公模式，因此加快高校辦公室信息化管理建設(shè)是知識管理的重要體現(xiàn)。為此在今后的高校辦公室管理工作中，要更加充分地引進信息技術(shù)媒介，實現(xiàn)線下到線上的自動化辦公管理。例如，要加大辦公室信息化管理設(shè)施投入，引進最新的辦公室管理軟件，不斷擴大現(xiàn)有系統(tǒng)信息的儲存量，更新高校正版辦公軟件的下載渠道，確保各方信息得到及時的反饋和回應(yīng)，這是高校辦公室知識管理創(chuàng)新的重要體現(xiàn)。[2]此外，在知識時代信息就代表某種知識和價值。因此，高校辦公室管理人員在開展各項工作時還應(yīng)該學(xué)會廣泛地利用微信、微博、QQ等通信工具，及時收集、了解相關(guān)信息，從而為辦公管理工作決策提供依據(jù)。這也是信息化建設(shè)和自動辦公的重要體現(xiàn)，可促使高校辦公室管理工作效率得到更好的進步與提升，為高校辦學(xué)管理工作的有效發(fā)展提供保障。

2.2 建立有效獎勵機制，推動辦公室管理創(chuàng)新

知識管理背景下的高校辦公室管理創(chuàng)新也需要獎勵機制的推動，對此筆者提出以下幾個方面的建議。第一，高校辦公室管理者要充分發(fā)揮環(huán)境激勵作用，盡可能為工作人員創(chuàng)造優(yōu)良的工作環(huán)境，確保辦公環(huán)境是便于辦公室職員與學(xué)校教職工交流的，為其提供知識創(chuàng)新所需要的資源，這樣的環(huán)境獎勵機制可以更好地為高校辦公室創(chuàng)新管理提供保障。第二，充分利用情感激勵功能，重視對高校辦公室管理人員的思想政治工作，要在尊重他們知識人格的基礎(chǔ)上，以情理的疏導(dǎo)達成相互之間的信任和共識，同時要幫助高校辦公室管理人員解決生活上的困難。這種用情激勵的機制也可以促使辦公室人員的工作積極性穩(wěn)步提升，從而帶領(lǐng)高校辦公室管理工作得到創(chuàng)新。[3]第三，善于應(yīng)用目標(biāo)激勵手段，為高校辦公室人員提供發(fā)展機會和條件。從馬斯洛層次需求理論分析，每個人都有自我實現(xiàn)的最高層次需要。因此，在知識管理背景下，高校應(yīng)該努力為辦公室人員創(chuàng)造機會，這也是推動高校辦公室管理創(chuàng)新的重要手段。

2.3 構(gòu)建完善的知識管理體系，樹立知識共享觀念

完善的知識管理體系是高校辦公室管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)，主要是指充分利用辦公室外部知識管理體系和內(nèi)部知識管理體系之間的有效結(jié)合，從而在作出重大管理決策時提供及時的知識支持，以實現(xiàn)高校辦公室管理工作的發(fā)展創(chuàng)新。[4]例如，在這個過程中要加強知識共享的觀念，明確知識作為一種精神產(chǎn)品是人類共同的財富，在時代不斷進步發(fā)展的過程中，知識共享已經(jīng)成為一種潮流，并成為知識共贏的保障。因此，在高校辦公室管理工作的開展過程中，要促使每個工作人員樹立知識共享的觀念，加快辦公室人員之前的協(xié)作交流，這樣才能更好地推動高校辦公室管理工作創(chuàng)新。此外，還應(yīng)該在傳統(tǒng)管理方式的基礎(chǔ)上逐步建立局域互聯(lián)網(wǎng)，確保相關(guān)工作人員可以從外部獲得更多有益的知識管理信息及公文統(tǒng)計報表等數(shù)據(jù)資料。這也為工作的快速聯(lián)通提供了保障，是推動高校辦公室創(chuàng)新管理的重要體現(xiàn)。

3 結(jié)語

隨著社會的不斷進步發(fā)展，人們對知識和科技愈發(fā)依賴，知識成為最具價值的資源，而知識管理適應(yīng)知識經(jīng)濟的宏觀背景。對于當(dāng)代高校而言，知識管理背景下的高校辦公室管理創(chuàng)新符合時代的發(fā)展趨勢，可對高校辦公管理改革效率的提升作出保障，進而推動高校得到更好的辦學(xué)發(fā)展。因此，今后進一步對知識管理背景下的高校辦公室管理創(chuàng)新進行研究十分必要。

參考文獻：

[1] 羅宇東.知識管理背景下的高校辦公室管理創(chuàng)新研究[J].才智，2018（26）：57.

[2] 陳華.知識管理視角下的我國高等院校辦公室管理研究[D].南昌大學(xué)，2018.

[3] 伊長虹.基于知識管理理念的高校辦公室管理創(chuàng)新研究[J].科技信息（學(xué)術(shù)研究），2018（11）：227.

[4] 鄭薇薇.淺論高校辦公室管理的問題與發(fā)展[J].赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2018（02）：62-64.