簡議高校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理

初雪

摘 要：地方高校努力抓住機遇在國家的新興戰(zhàn)略發(fā)展形勢下，致力于培育創(chuàng)新型人才，達成積極的轉(zhuǎn)型，努力建設(shè)地方的應(yīng)用技術(shù)大學(xué)。培養(yǎng)合適在生產(chǎn)一線工作的的動手能力極強的高層次技術(shù)型人才成為當務(wù)之急。大大提高設(shè)備儀器類的固定資產(chǎn)的投入，尤其是設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)的管理需要重視并強化，維護它安全和完整，使它的最大使用利益發(fā)揮出來，確保高校的持續(xù)穩(wěn)定、健康和協(xié)調(diào)發(fā)展是檔案管理部門一項重要任務(wù)。本文針對高校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀，來分析現(xiàn)有的問題，提出加強資產(chǎn)檔案管理的對策措施。

關(guān)鍵詞：高校；設(shè)備儀器；固定資產(chǎn)；檔案管理

一、前言

在中國的新戰(zhàn)略中，當?shù)氐膶W(xué)院和大學(xué)，抓住機遇積極創(chuàng)新人才培養(yǎng)，積極轉(zhuǎn)型，根據(jù)當?shù)氐慕逃F(xiàn)狀，創(chuàng)建一個理工大學(xué)，在服務(wù)領(lǐng)域培養(yǎng)能力，培養(yǎng)出適用于一級生產(chǎn)線的人才成為當務(wù)之急。地方高?，F(xiàn)在有的技能培訓(xùn)體系和實驗培訓(xùn)課程已經(jīng)變成優(yōu)化轉(zhuǎn)型中的重點。在機遇快速發(fā)展的背景下，設(shè)備儀器的狀態(tài)類型的固定資產(chǎn)投資在大大增加，每年有數(shù)以百萬計的科研和教學(xué)工具的重要任務(wù)，這些儀器在使用在科研實驗和教學(xué)設(shè)施的同時，還會產(chǎn)生生產(chǎn)管理的實際維護等實際問題。重視和加強設(shè)備儀表類型的固定資產(chǎn)管理，并重視維護它的安全性和完整性，發(fā)揮它的最大效益，確保穩(wěn)定、健康、協(xié)調(diào)的發(fā)展是一項重要的資產(chǎn)文件管理任務(wù)。

二、固定資產(chǎn)項目設(shè)備檔案概述

（一）固定資產(chǎn)項目設(shè)備檔案的概念

固定資產(chǎn)項目設(shè)備檔案，本文將設(shè)備固定資產(chǎn)專門檔案，項目文件是指工程在施工時的儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)（設(shè)備、組件或材料）研發(fā)、制造、測試、采購、運輸、驗收、安裝、調(diào)試、操作、維修、翻新與退休的整個生命周期的形成的原始記錄很有保存價值，在整個設(shè)備圖紙與文本文件的生命周期中產(chǎn)生的所有材料，包括書面記錄、磁盤、照片、圖紙、膠片等。

（二）固定資產(chǎn)項目設(shè)備檔案項目設(shè)備的特點

固定資產(chǎn)，產(chǎn)生的文件也非常豐富，匯總了設(shè)備文件的固定資產(chǎn)具有以下共同特點：（1）真實性。設(shè)備檔案是針對某一特定項目和特定設(shè)備的設(shè)置和生產(chǎn)文件，主要反映設(shè)備壽命運動的實際情況，是設(shè)備生命周期全過程的真實記錄。設(shè)備上的所有文件都是圖紙、文字和音頻材料，反映設(shè)備的真實狀態(tài)，不能隨意更改或篡改。（2）完整性。雖然設(shè)備類型非常復(fù)雜，但如果設(shè)備是標準產(chǎn)品，就一定會有相應(yīng)的標準設(shè)備存檔數(shù)據(jù)；如果不是標準的設(shè)備，也將會根據(jù)設(shè)備的開發(fā)過程產(chǎn)生一套相關(guān)的配套文件。同一套設(shè)備的文件會是一個有機的整體，其內(nèi)容是相互關(guān)聯(lián)的、一致的，存在于一個完整的集合中。（3）完整性。一套設(shè)備應(yīng)提供全套的設(shè)備文件，如果缺乏任何記錄、設(shè)備操作和維護將很難去維護，設(shè)備文件必須要保證它的完整性。

三、高校設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)現(xiàn)狀分析

高校設(shè)備和儀器的固定資產(chǎn)在一定程度上代表著學(xué)校的辦學(xué)實力，取決于教育的水平，反映了學(xué)校的科研水平。在新形勢下，對于地方高校的轉(zhuǎn)型，設(shè)備儀器和其他固定資產(chǎn)非常重要，是一個主要的剛性指標評價，發(fā)揮著尤為著重要的作用，同時也可以培育學(xué)生實踐、實驗和創(chuàng)新的能力。工程設(shè)備儀器等固定資產(chǎn)，例如，從資金來源、設(shè)備儀器和其他固定資產(chǎn)等來源來看，大部分的錢來自政府各級教育部門，國家和省級的縱向基金，學(xué)科，科研平臺、工程實踐中心，特殊的建設(shè)資金，也有中央財政和地方高?；鹬С值绕渌喾N方式；另一方面，學(xué)校設(shè)備和儀器的固定資產(chǎn)也有校企合作的橫向資金，企業(yè)捐贈和校友捐贈的比例也隨著發(fā)展在增加。

從固定資產(chǎn)的使用和保管來看，特定賬戶的相關(guān)部門、教研室，具體的物理對象存儲在實驗中心的部門，有關(guān)固定資產(chǎn)分配在資產(chǎn)管理和日常監(jiān)督，表明在固定資產(chǎn)的管理和使用之間的分離。從固定資產(chǎn)的使用來看，在學(xué)校范圍內(nèi)的大部分范圍內(nèi)，只有少量的校外使用，這導(dǎo)致管理具有很多的困難，但還是可以保證及時有效的反饋儀器和設(shè)備的維護。固定資產(chǎn)設(shè)備檔案管理，由資產(chǎn)管理部門相關(guān)文件設(shè)置和具體報價高校和部門相關(guān)單位固定資產(chǎn)投資項目提出、制定，過程設(shè)備設(shè)計、施工、竣工和匹配的設(shè)備采購、制造、安裝、調(diào)試和基金等過程中使用不同的步驟去建設(shè)全面的文檔集合，圖紙、音像資料具有很大的保留價值，如資產(chǎn)管理科負責(zé)檔案，最終形成設(shè)備文書類文件，將高校固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移到檔案管理部門。這些條件顯示固定資產(chǎn)類儀器最終蔓延，關(guān)閉，因為其利用率低，尤其是個別大型精密儀器。甚至出現(xiàn)了一些現(xiàn)象比如某些儀器只有個別教師使用一年幾次，缺乏維護，缺乏開發(fā)和協(xié)作造成固定資產(chǎn)現(xiàn)狀的教育資金的浪費，會成為無法實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的工具。

四、固定資產(chǎn)檔案管理存在的問題

學(xué)院設(shè)備儀器類固定資產(chǎn)檔案管理的功能，一方面，資源共享和設(shè)備用于提供詳細的基礎(chǔ)上，充分挖掘了現(xiàn)存的設(shè)備的潛力，做出合理的設(shè)備檔案。單位部門之間在學(xué)校有效的流動，提高設(shè)備利用率，減少重復(fù)購買造成資金上的浪費；另一方面，為所有單位和實驗室提供必要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和市場信息查詢作用，協(xié)助編制教學(xué)、科研、行政設(shè)備年度采購計劃，建立防火墻，防止國有資產(chǎn)的部分流失。對大學(xué)學(xué)校健康類設(shè)備儀器檔案管理固定資產(chǎn)的穩(wěn)定和快速發(fā)展起著決定性的作用，但儀器設(shè)備等固定資產(chǎn)檔案管理在高校并不是很適應(yīng)高校的轉(zhuǎn)換和高速發(fā)展，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.由于固定資產(chǎn)設(shè)備參與單位數(shù)量眾多，設(shè)備文件的傳播就很難避免，設(shè)備文件分散管理的現(xiàn)象在許多單位都出現(xiàn)了。例如，儀器儀表的校準記錄保留在儀器檢查部門，一些驗收材料保留在設(shè)備采購部門，甚至一些設(shè)備的隨機信息被保存在設(shè)備用戶的手中。設(shè)備文件分散保存，設(shè)備文件的完整性不能得到控制或保證，也不利于檔案的借閱和利用。

2.設(shè)備儀表類多樣化管理，從固定資產(chǎn)的設(shè)備儀表類申報、采購、管理、使用各環(huán)節(jié)的固定資產(chǎn)綜合管理的矛盾來看，設(shè)備儀表等固定資產(chǎn)的檔案的保存屬于管理部門。雖然從管理的角度來看這對權(quán)力的制衡和監(jiān)督有利，但從文件管理的角度來看，校園的一部分部門更偏向設(shè)備儀器類型的固定資產(chǎn)采購和使用的資產(chǎn)文件的不理解甚至覺得沒有價值，個人認為確實多此一舉，在實際工作中不注意固定資產(chǎn)購買的原始數(shù)據(jù)收集、在使用過程中也沒有注意到維護記錄、測試報告等數(shù)據(jù)的收集，就更不用說及時歸檔了，所以在這個多元化的管理系統(tǒng)中，固定資產(chǎn)缺失文件的每個環(huán)節(jié)都是一團糟，不難理解。從檔案管理的可追溯性上看，似乎是和每個部門的責(zé)任有關(guān)但實際上沒有關(guān)系，所以它帶來的綜合管理檔案管理負擔(dān)，甚至?xí)?dǎo)致無法完成基本的資產(chǎn)文件信息，限制資產(chǎn)檔案管理工作有序。

3.自2005年起，國家對固定資產(chǎn)項目進行驗收，并將其列為專項驗收項目。對固定資產(chǎn)的計量設(shè)備檔案管理提出了新的要求和挑戰(zhàn)，項目檔案必須是固定資產(chǎn)的專業(yè)管理，設(shè)備檔案管理也要有一定的管理標準和規(guī)范。許多單位在設(shè)備檔案管理中開始探索一種新的管理方法，但由于缺乏經(jīng)驗和標準和規(guī)范的不完善，設(shè)備檔案的歸檔標準、規(guī)范和目錄管理都還沒有形成完整的體系。

五、設(shè)備檔案管理的重要意義

固定資產(chǎn)項目管理的重要環(huán)節(jié)之一是設(shè)備檔案管理，并有重要的意義，不能輕易忽視。

1.儀器類大學(xué)檔案管理應(yīng)固定資產(chǎn)，必須按照管理給檔案管理部門權(quán)限，尤其是設(shè)備儀器等固定資產(chǎn)文件管理監(jiān)督運行的實際情況和實際情況評估，是固定資產(chǎn)文件有關(guān)部門和有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任績效考核的內(nèi)容之一。各單位領(lǐng)導(dǎo)要加強高校檔案的管理意識，做更全面的檔案工作，依法提高管理水平，把資產(chǎn)檔案掛在檔案工作的墻上，在口中大聲朗讀，在實踐中實施。為了更好的管理設(shè)備檔案，必須建立一套科學(xué)、規(guī)范、可行的設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，有效地避免問題，要對檔案管理的漏洞和缺陷進行分散的設(shè)備檔案管理。實施集中設(shè)備檔案管理是一種非常實用的方法，即對設(shè)備、設(shè)備管理、設(shè)備安裝、維護、設(shè)備使用的原始作業(yè)指導(dǎo)書進行集中管理。設(shè)備文件的集中管理可以使原文件保存良好，保證文件的完整性，并且可以隨時充分的利用檔案。

2.設(shè)備文件是使用和維護的重要依據(jù)。首先，許多設(shè)備都需要安裝和調(diào)試，設(shè)備文件為它們的安裝和調(diào)試提供了基礎(chǔ)。其次，安全、持續(xù)的運行都需要維護，通過對歸檔設(shè)備文件的檢索，可以快速、及時、準確、確定維修、維護計劃，是設(shè)備維護的重要基礎(chǔ)。最后，設(shè)備在運行過程中經(jīng)常出現(xiàn)故障，設(shè)備文件是設(shè)備事故分析、識別、調(diào)查和處理的重要依據(jù)。

3.固定資產(chǎn)檔案由檔案管理部門的有限人員完成。高校要建立檔案管理部門，通過資產(chǎn)管理部門形成一條直線，覆蓋每一所高校的人員。具體說，由人事檔案管理部門負責(zé)組織、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)資產(chǎn)檔案的處理，在各二級單位配備兼職檔案員，接受專業(yè)檔案指導(dǎo)培訓(xùn)檔案管理部門。在檔案管理部門的指導(dǎo)下，資產(chǎn)管理部門負責(zé)資產(chǎn)檔案材料的收集、篩選、整理和開發(fā)。第二單位資產(chǎn)管理人應(yīng)當在兼職檔案管理員的指導(dǎo)下完成本部門資產(chǎn)檔案的收集和報告工作。這些工作的內(nèi)容應(yīng)該總結(jié)為相關(guān)人員和職位的工作職責(zé)，并包括在績效考核中。這就解決了缺乏檔案保管員和缺乏專業(yè)知識的問題。

4.隨著設(shè)備的磨損問題與技術(shù)的進步，設(shè)備檔案技術(shù)更新是設(shè)備管理的一個好幫手，現(xiàn)有的設(shè)備將逐漸被淘汰，不能滿足社會的需求和技術(shù)進步的需要，尤其是自制設(shè)備，必須根據(jù)測試的需要，做一些修改和更新。通過對原始設(shè)備文件的研究，技術(shù)人員會發(fā)現(xiàn)許多原有設(shè)備的不足，制定技術(shù)改造方案并實施真實的技術(shù)改造。因此，設(shè)備文件可以為科技創(chuàng)新提供基本信息，是技術(shù)更新非常重要的好幫手。

六、結(jié)語

設(shè)備和儀器固定資產(chǎn)檔案的管理在高校的發(fā)展中起著尤為重要的作用。高校應(yīng)該加強政策上的支持，重視組織系統(tǒng)安全，人員安全，建立設(shè)備儀表信息管理和信息共享平臺，使設(shè)備文件管理等固定資產(chǎn)發(fā)揮其最大的功效。設(shè)備是固定資產(chǎn)項目的主要的建設(shè)內(nèi)容，設(shè)備檔案管理也是固定資產(chǎn)項目管理中的重要組成部分。只有制定合理的設(shè)備檔案的范圍和標準管理，才能進一步建立和改善相關(guān)的管理制度，確保設(shè)備檔案管理的規(guī)范性，從而使設(shè)備檔案管理更加的科學(xué)化和規(guī)范化。管理固定資產(chǎn)設(shè)備檔案，給固定資產(chǎn)投資項目檔案管理打下夯實的基礎(chǔ)。

參考文獻：

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