高校檔案管理工作中的電子檔案管理

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)被廣泛地應(yīng)用到了各個(gè)領(lǐng)域，信息技術(shù)以其現(xiàn)代化、信息化的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)對(duì)高校的檔案管理工作進(jìn)行了創(chuàng)新性的改革，電子檔案管理集合了信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在很大程度上提高了高校檔案管理工作的效率。本文主要針對(duì)如何提高高校電子檔案管理工作的質(zhì)量進(jìn)行了簡(jiǎn)單的探討，希望能夠?yàn)樘岣吒咝n案管理工作的水平有一定的幫助。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；電子檔案管理；措施

一、 引言

檔案管理工作在信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展下也轉(zhuǎn)為現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理常常因?yàn)榧堎|(zhì)檔案、因?yàn)榻?jīng)常翻閱或者是其他原因出現(xiàn)破損的情況降低工作效率，為了維護(hù)紙質(zhì)檔案的管理學(xué)校需要加強(qiáng)對(duì)人力和物力的投入，相關(guān)人員的工作量因此加重，并且維護(hù)需要大量的資金，這是紙質(zhì)檔案管理比較突出的問(wèn)題。電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，不僅存儲(chǔ)量大，而且不易受外界因素的影響，不會(huì)輕易地因?yàn)槿藶樵驌p壞，而且借閱的方式和流程簡(jiǎn)單，相較于紙質(zhì)檔案管理，在很大程度上提高了工作的效率。雖然電子檔案管理有著諸多的優(yōu)點(diǎn)，但還是存在一些問(wèn)題，比如安全問(wèn)題、管理人員的職業(yè)素養(yǎng)問(wèn)題、電子檔案管理的規(guī)范問(wèn)題，高校應(yīng)針對(duì)自身的實(shí)際情況，有針對(duì)性地去解決這些所存在的問(wèn)題，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

二、 對(duì)高校檔案管理工作中加強(qiáng)電子檔案管理有效方法分析

（一） 應(yīng)對(duì)高校檔案管理工作中的電子檔案實(shí)行規(guī)范化管理

只要實(shí)行規(guī)范化的管理才能確保電子檔案形成系統(tǒng)化，才能更好地為教師教學(xué)以及科研任務(wù)等提供及時(shí)準(zhǔn)確的資料和服務(wù)。所以，在高等院校的電子檔案管理工作中首先就應(yīng)施行規(guī)范化管理機(jī)制，在具體的電子檔案管理工作過(guò)程中必須嚴(yán)格依據(jù)有關(guān)法規(guī)和條文來(lái)落實(shí)具體工作。對(duì)于高校電子檔案管理工作相關(guān)人員，要求其自身應(yīng)具備較強(qiáng)的電子檔案管理意識(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)愛崗敬業(yè)，以免發(fā)生由于人為因素致使高校電子檔案發(fā)生丟失和破壞等情況。由于高等院校檔案在每個(gè)學(xué)期都會(huì)發(fā)生很大變化，在檔案的日常維護(hù)管理、變更以及存儲(chǔ)和傳輸?shù)榷鄠€(gè)方面導(dǎo)致檔案管理工作量非常繁雜。對(duì)電子檔案管理應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)相關(guān)管理規(guī)定和辦法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作流程的規(guī)范化，繼而有效提升高校電子檔案管理工作效率和檔案使用率。

（二） 提升電子檔案管理人員管理意識(shí)

在高校檔案管理工作中通常都會(huì)存在部分具有重大價(jià)值的教學(xué)資料，這些資料檔案如果不能獲得及時(shí)的歸檔管理造成檔案資料的遺失和破損，那么將會(huì)對(duì)以后的教學(xué)以及科學(xué)研究工作產(chǎn)生重大損失；還有一些不具備使用價(jià)值或價(jià)值較小的檔案資料，如果相關(guān)人員沒有做好檔案的甄選鑒別工作隨意地進(jìn)行歸檔和保存，那么將會(huì)導(dǎo)致電子檔案使用價(jià)值的下降。所以，要求高校電子檔案管理工作相關(guān)人員自身，應(yīng)具備較強(qiáng)的檔案安全管理意識(shí)以及檔案管理工作專業(yè)素養(yǎng)，并且能夠熟練使用電子檔案管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。同時(shí)創(chuàng)建高校電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)數(shù)據(jù)分類技術(shù)把教師和學(xué)生上傳的電子信息檔案目錄數(shù)字化。同時(shí)還應(yīng)依據(jù)高校檔案管理工作需求，調(diào)動(dòng)高校所有教師和學(xué)生主動(dòng)參與到學(xué)校的電子檔案建設(shè)過(guò)程當(dāng)中來(lái)，保證存在價(jià)值檔案資料能夠獲得及時(shí)歸檔管理，從而保證電子檔案資料成為促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提升和師生學(xué)習(xí)研究的重要資料充分發(fā)揮其價(jià)值和作用。

（三） 完善電子檔案管理的管理系統(tǒng)

電子檔案管理工作是需要有成熟的管理系統(tǒng)作為支撐的，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)是電子檔案管理工作實(shí)施基礎(chǔ)平臺(tái)構(gòu)件，而電子檔案管理系統(tǒng)包括硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)。高校應(yīng)針對(duì)維持電子檔案管理工作的基礎(chǔ)平臺(tái)來(lái)完善其必備的軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)，基本的查詢功能、管理功能，以及輸入、輸出、存儲(chǔ)等，這樣才能保證電子檔案管理系統(tǒng)的完善。管理要根據(jù)查閱需求來(lái)設(shè)置查閱檔案的權(quán)限，完善電子檔案管理的制度，提高工作人員的安全意識(shí)，規(guī)范電子檔案管理工作，嚴(yán)格地遵守相關(guān)的法律法規(guī)，重視對(duì)電子檔案的管理，提高電子檔案使用以及存儲(chǔ)工作的效率，對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范的收集、整理、保存、更改，重視工作的規(guī)范性，避免出現(xiàn)疏忽導(dǎo)致的安全問(wèn)題。

（四） 采取有效措施保證電子檔案安全保密性

高校電子檔案管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)終端、互聯(lián)網(wǎng)以及相應(yīng)的軟件系統(tǒng)共同組合實(shí)現(xiàn)的，在利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)具體展開電子檔案管理工作過(guò)程中，存在信息遺失、破損以及遭受網(wǎng)絡(luò)病毒入侵等問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)。所以，為了保證高校電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性就應(yīng)采用有效的安全防護(hù)手段，來(lái)確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性及保密性?？赏ㄟ^(guò)制定健全完善的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全預(yù)案、設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、殺毒軟件、設(shè)置防火墻以及通過(guò)硬盤備份等多重措施予以實(shí)現(xiàn)。還可以通過(guò)電子文檔數(shù)據(jù)加密和身份驗(yàn)證等方法有效防止電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失和破損的問(wèn)題。另外，電子檔案管理工作人員也應(yīng)逐漸形成檔案數(shù)據(jù)資料備份的習(xí)慣，可通過(guò)云文檔備份的方法來(lái)保證重大價(jià)值電子檔案數(shù)據(jù)的安全保密性。

（五） 高校檔案管理工作加強(qiáng)電子檔案管理的同時(shí)也應(yīng)重視紙質(zhì)檔案資料的管理

隨著信息技術(shù)的在高校檔案管理中的普及和運(yùn)用，切實(shí)推動(dòng)了檔案管理工作的發(fā)展切實(shí)提高檔案管理工作效率，提升檔案利用率是檔案資料的作用和價(jià)值得到充分發(fā)揮和體現(xiàn)。然而，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案資料的數(shù)字化管理，電子檔案相對(duì)紙質(zhì)檔案更加具有優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)。需要注意的是，在高校檔案管理工作中在加強(qiáng)電子檔案管理的同時(shí)也應(yīng)重視紙質(zhì)檔案資料的管理，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案自身具備直觀表現(xiàn)資料內(nèi)容、儲(chǔ)存時(shí)限長(zhǎng)以及安全保密性高等獨(dú)有特征，這些都是電子檔案無(wú)法取代的。所以，在高校檔案管理具體工作中應(yīng)兼顧電子檔案理和紙質(zhì)檔案管理工作，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行詳細(xì)的分門別類、編制代碼目錄再利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行緊密結(jié)合，從而在數(shù)字化檔案管理模式中實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速查找，從而切實(shí)提升管理工作效率和檔案資料利用率，促進(jìn)高校檔案管理工作水平的全面發(fā)展和提升。

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作者簡(jiǎn)介：王玲，河北省唐山市，華北理工大學(xué)。