數(shù)字檔案資源建設(shè)的問題與對策分析

齊二美

摘 要：隨著無紙化辦公的提倡，我國很多單位開始采用數(shù)字檔案。數(shù)字檔案從根本上改變了我國延續(xù)了幾千年的檔案保存方式。如何有效的保存和使用這些檔案成為我們檔案工作者面對的新問題。準確的分析這些問題，可以為數(shù)字化檔案管理提供借鑒。當(dāng)前，我國數(shù)字檔案的建設(shè)取得了階段性的成就，形成了具有我國特色的檔案數(shù)字化建設(shè)道路。然而，在推進過程中存在一些亟待解決的問題。本文在分析電子檔案資源建設(shè)問題的基礎(chǔ)上，試圖提出可行方案。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；資源建設(shè)；問題對策

伴隨著電子數(shù)字檔案的大量建設(shè)，以及我國電子文獻需求量的增加，我國電子檔案資源日益豐富。電子檔案的獲取和閱讀越來越方便。然而，在發(fā)展過程中，我們也可以看到我國數(shù)字檔案建設(shè)還是存在不少問題。只有有效的解決這些問題，數(shù)字檔案才能更好地服務(wù)大眾，造福人民。

1 數(shù)字檔案資源的主要特點

數(shù)字檔案的建設(shè)，是我國發(fā)展進步的一個縮影。當(dāng)前，我國數(shù)字檔案的建設(shè)取得了階段性的成就，形成了具有我國特色的檔案數(shù)字化建設(shè)道路。

1.1 檔案類型全面

目前我國的數(shù)字資源涵蓋了多種類型，社會生活中常用的文獻基本都做到了數(shù)字化。比如，現(xiàn)有的各種級別的期刊、中央和各省區(qū)市的報紙、以電子版發(fā)布的圖書刊物、高等院校的學(xué)位論文、重要的國內(nèi)外會議論文等，數(shù)字化檔案都已經(jīng)將其囊括在建設(shè)規(guī)劃中，且已經(jīng)取得階段性成果。在各種數(shù)字檔案中，數(shù)字化的報紙期刊、高等院校的學(xué)位論文，尤其是博士學(xué)位論文是閱覽頻次和引用下載頻次最多的。電子圖書也是當(dāng)前較受歡迎的數(shù)字檔案資源。比如超星圖書館和方正圖書館就很受各大高校的歡迎，紛紛引進，極大地方便了高等院校的教學(xué)和科研工作。與此同時，各種優(yōu)秀論文數(shù)據(jù)在方便學(xué)者和學(xué)校外，也在逐步社會化，方便各行各業(yè)的學(xué)習(xí)者。

1.2 全文性檔案數(shù)據(jù)比例大

我國素有搜集文獻的傳統(tǒng)。在先秦時代就有采集各地詩歌的專門人員，采集的結(jié)果成為我國第一部詩歌總集。在漢代，劉向、劉歆父子更是窮畢生精力整理國家圖書館的藏書，對其進行匯編整理和研究。其后，歷代的政府和學(xué)人都會組織書籍文獻的整理，且喜歡以大部頭的書籍收錄為樂事。比如明代的《永樂大典》和清代的《四庫全書》等。今天我們繼承了這種優(yōu)良傳統(tǒng)，以電子化、數(shù)據(jù)化的載體來延續(xù)中華文化，當(dāng)前有分量的學(xué)術(shù)期刊和政府學(xué)術(shù)會議都可以全文收錄，為中國文化的傳承和延續(xù)做出了貢獻，也為學(xué)習(xí)者提供了方便。

1.3 檔案數(shù)字化總量大

這是我國數(shù)字檔案的素材決定的，我國幅員遼闊，人口眾多，每天都在生產(chǎn)各種各樣的文獻，這些文獻都需要進行數(shù)字化。這就是說，我國數(shù)字化工程經(jīng)過不同地方，不同單位的不同目的和用途的各自發(fā)展進程，實現(xiàn)了一個共同的目標：提升我國檔案的數(shù)字化水平。同時，我國的數(shù)字化檔案多，還因為我國在悠久的歷史進程中留下了大量的文化典籍，這些文化典籍都是民族的瑰寶，都需要我們整理和保護，也自然需要實現(xiàn)數(shù)字化。這些傳統(tǒng)文化典籍的數(shù)字化也是我們檔案數(shù)字化的重要部分。同時，有些國家由于經(jīng)濟實力和文化水平的制約，不能實施數(shù)字化工程，我國在對其進行支援的過程中，也會產(chǎn)生一些電子文獻。這些文獻也成為我國電子文檔資源的一部分。總之，我國電子文檔資源的總量十分可觀。

2 數(shù)字檔案資源的建設(shè)問題

隨著無紙化辦公的提倡，我國很多單位開始采用數(shù)字檔案。如何有效的保存和使用這些檔案成為我們檔案工作者面對的新問題。準確的分析這些問題，可以為數(shù)字化建檔提供借鑒。

2.1 數(shù)字檔案的建設(shè)意識不強

隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，各單位都在向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。換言之，在不久的將來，數(shù)字化將成為主流的辦公手段。但讓人擔(dān)憂的是，很多企業(yè)和單位并未形成數(shù)字化辦公意識，依舊習(xí)慣于傳統(tǒng)的辦公手段，與此同時，它們也缺乏數(shù)字化檔案的建設(shè)觀念，有關(guān)技術(shù)還不夠嫻熟。有相當(dāng)一部分職員不具備電腦操作能力。另一方面，還有一部分單位是領(lǐng)導(dǎo)管理不到的，從而有意或無意的忽略了電子檔案的建設(shè)，造成了大幅度的浪費。同樣，該種觀念極大地限制了相關(guān)單位數(shù)字化建設(shè)的速度，拉大了自身與時代的距離。換句話說，提升數(shù)字檔案建設(shè)意識已經(jīng)成為各個單位要面對的一個重要問題。需要特殊提及的是，我們的政府部門更應(yīng)該加強數(shù)字檔案的建設(shè)。這是因為政府部門的很多信息關(guān)乎國計民生，需要更為妥善的保管。政府應(yīng)當(dāng)帶頭進行大型數(shù)字檔案的建設(shè)和整理，形成模范作用。

2.2 數(shù)字檔案建設(shè)標準尚未統(tǒng)一

數(shù)字檔案之所以會取代傳統(tǒng)檔案成為最受歡迎的檔案儲備方式，就是因為數(shù)字檔案便于管理，使用方便。然而，由于我國數(shù)字檔案建設(shè)起步較晚，基礎(chǔ)差，底子薄等原因，目前我國尚未形成統(tǒng)一的電子檔案制作與保存標準。可以說，現(xiàn)在的數(shù)字檔案建設(shè)標準十分混亂?？梢哉f，隨著時代的發(fā)展，電子檔案必將取代紙質(zhì)化書籍，然而現(xiàn)有的電子資源完全不能體現(xiàn)出來這一趨勢。很多電子文檔在制作時沒有考慮到讀者的需要，不能做筆記也不能注釋。東部和西部、南方和北方、甲部門和乙部門之間往往具有不同的標準，這不僅降低了數(shù)字檔案的利用效率，而且還帶來了一系列不必要的問題。比如，各地區(qū)和單位之間的數(shù)字檔案因為規(guī)格不同，無法實現(xiàn)對接和共享。這樣的數(shù)字檔案就像僵尸，雖然存在，但是無法發(fā)揮效力。這就造成了資源浪費。

2.3 傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案不能互相代替

目前，我國實施了浩大的古籍?dāng)?shù)字化工程。應(yīng)該說，這是一件大好事。古籍?dāng)?shù)字化不但可以延續(xù)中國文化，還能實現(xiàn)資源整合，這大大提高我國的古籍利用率。然而，這其中也存在著較為嚴重的問題。比如，有的人就認為在擁有了電子檔案之后，我國各大圖書館就沒有必要保存古籍了。這種看法顯然是極其無知的。要知道，數(shù)字檔案并非萬能，也有自身局限。比如，數(shù)字化檔案并不是永存的，而是有壽命的。一般來說，軟盤的壽命至多為十五年，且對保存條件的要求十分嚴格。光盤的保存也并不容易，需要防止陽光暴曬和溫度變化。另外，數(shù)字檔案的建設(shè)很緩慢，很多傳統(tǒng)檔案還沒來得及實現(xiàn)數(shù)字化就已經(jīng)消亡了。這是我們不可挽回的損失。同時，古籍還有其他的價值，比如美學(xué)價值和參觀價值等。也就是說，對于古籍來說，要實行雙保險，既要有原本，也要有電子資源庫。但是，對于一些普通文獻。比如我們的各種辦公文件，假如有了電子版就沒有必要再打印紙質(zhì)版。因為這種中福會造成不必要的資源浪費。

2.4 數(shù)字檔案社會化和平民化進程緩慢

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，各種資源都在迅速大眾化。然而數(shù)字檔案由于體制原因尚未實現(xiàn)資源共享。這是不利于大眾創(chuàng)新的。比如，現(xiàn)在很多數(shù)字檔案雖然可以實現(xiàn)免費觀看，但是檢索資源相對單一。很多數(shù)字檔案只有一條檢索信息，沒能與各大門戶網(wǎng)站有效的合作。又如，很多數(shù)字檔案的維護和更新速度緩慢，不能滿足大眾的需要。應(yīng)該說，只有持續(xù)有效的更新，才能實現(xiàn)信息的新鮮化。在這方面，還是需要政府的大力支持。一方面政府要設(shè)立相應(yīng)的機構(gòu)，另一方面政府要籌備相應(yīng)的工程啟動金。這有這樣，才能吸引相關(guān)人才從事于電子檔案的平民化，造福大眾。在數(shù)字化產(chǎn)品的普及上，我們做得并不好，很多人以為，只要大數(shù)字檔案制作出來就可以了，實際上并非如此，只有人們會用了，數(shù)字資源才真正的建設(shè)好了。當(dāng)前，我國還有相當(dāng)一部分的群眾不能很好地使用數(shù)字檔案資源。比如在檢索的過程中，很多人被文件復(fù)雜的檢索過程困倒。這就是說，還要在檔案的得簡明化方面下功夫。

2.5 數(shù)字資源重復(fù)建設(shè)問題

重復(fù)問題可以從兩個方面來說明。一方面，不同單位之間因為缺乏溝通和規(guī)劃，往往同時收錄相同的資源。這在一些大型數(shù)據(jù)庫建設(shè)中尤為突出。比如，中國學(xué)術(shù)期刊全文數(shù)據(jù)庫，它主要收取社會科學(xué)方面的學(xué)術(shù)論文和成果，少量的收取自然科學(xué)方面的問題。而中文科技期刊全文數(shù)據(jù)庫則已收錄我國自然社會科學(xué)等方面的論文為主，以收取社會科學(xué)和人文科學(xué)方面的論文為輔。然而，將這兩種數(shù)字化期刊對比來看，我們可以發(fā)現(xiàn)，里面還是存在相當(dāng)大的重復(fù)內(nèi)容。這應(yīng)該說是一種浪費。不但耗費了大量人力物力，而且在檢索時還會造成混亂，文理交錯，十分不方便。另一方面，各個數(shù)字化資源建設(shè)工程自身，也會因為規(guī)劃不當(dāng)或者劃分不科學(xué)等原因，在收取文章或者數(shù)據(jù)庫建設(shè)時造成重復(fù)。這種由于設(shè)計規(guī)劃不科學(xué)造成的重復(fù)，往往造成大量的浪費。

3 加強數(shù)字檔案資源建設(shè)的策略方法

從上面的文章我們可以看出，我國數(shù)字化檔案建設(shè)有自身的特點，也有自身的缺陷。只有針對這些缺陷提出有效的改進方案，我國數(shù)字化檔案建設(shè)才會走上征途，不斷優(yōu)化完善。

3.1 數(shù)字檔案管理體制化

數(shù)字檔案建設(shè)是一個系統(tǒng)工程。所謂系統(tǒng)工程說的就是它的復(fù)雜性和豐富性。它不僅包括數(shù)字檔案文件的生產(chǎn)制作和保存收藏，還涉及眾多部門和組織間的合作。有學(xué)者提出，要想實現(xiàn)電子文獻的高效管理，就要制定完整的成體系的組織系統(tǒng)。也就是說，實現(xiàn)電子文件從產(chǎn)生到銷毀的一條龍管理服務(wù)，打破不同部門間的阻隔。就我國現(xiàn)有體制來說，各部門間的推脫確實降低了電子文件的管理效率，有必要進行改革創(chuàng)新。這就是說，應(yīng)該建立專門的電子檔案資源管理局，集中管理各類電子檔案的制作與保管?？偩忠诘胤皆O(shè)立分局，進行分層化管理。數(shù)字化過程不是一個部門的任務(wù)，也不是一個部門有能力完成的，因此在數(shù)字化資源的類型和學(xué)科上進行統(tǒng)籌分工才是有效的文檔數(shù)字化方案。雖然當(dāng)前在市場上存在一些公司和企業(yè)出于商業(yè)化的目的生產(chǎn)加工一些數(shù)字書籍，但是這些書籍并不能滿足國家層面對于數(shù)字檔案的要求。或者說，只有國家才有調(diào)動多種學(xué)科、眾多地域的人才進行大規(guī)模數(shù)字化建設(shè)的力量，就像清朝的《四庫全書》一樣，缺少了國家的支持是不可能完成的。這就是說，我們的國家還要在這方面加大投入，加大重視的力度，進一步認識到檔案數(shù)字化的重要性。

3.2 建立統(tǒng)一的數(shù)字檔案標準

數(shù)字檔案具有極大的包容性。從載體來看，數(shù)字檔案可以分為光盤、硬盤和軟盤等；從種類上看，可以分為醫(yī)學(xué)、化工、政論等。可以說，數(shù)字檔案是一個非常豐富的世界。正因如此，我們在電子檔案的建設(shè)中更要注重體系化和制度化，要做到分工合理，統(tǒng)籌規(guī)劃。就硬盤來說，我國各種硬盤五花八門，往往不能實現(xiàn)統(tǒng)一化的管理，這其中造成的轉(zhuǎn)變會造成大量浪費。又比如軟盤，他對保存的條件的要求非常高，如果管理不善，很可能造成信息缺損甚至丟失，這就需要建立標準化的電子信息保存機構(gòu)，從制度到技術(shù)都實現(xiàn)統(tǒng)一管理。從檔案的采集到檔案的制作加工，再到檔案的維護升級，我們都要把制度和標準放在第一位。只有這樣，我們的檔案工作，尤其是數(shù)字檔案工作，才會越來越好。此外，各地方的電子檔案管理部門要有看齊意識，積極向檔案工作的先進單位學(xué)習(xí)，借鑒經(jīng)驗，促進自身發(fā)展。

3.3 做好數(shù)字化服務(wù)

網(wǎng)絡(luò)時代是開放的，我們數(shù)字檔案的建設(shè)也要緊跟時代潮流，做好服務(wù)大眾的工作。當(dāng)前，我國的數(shù)字化檔案由兩部分組成。一部分是企業(yè)生產(chǎn)的，這部分服務(wù)做得較好。但也存在類型不全的問題。另一方面，政府實施的數(shù)字化工程則經(jīng)常束之高閣，沒能充分利用。比如，我國縣以上單位都設(shè)有檔案館，這些檔案館的數(shù)字化檔案十分豐富，然而，很少有人知道和利用這些資源。這就要求政府機構(gòu)增大宣傳力度，讓更多的人了解到我們的數(shù)字化檔案，這樣才有可能提高利用率。首先，數(shù)字檔案管理不能再像傳統(tǒng)的檔案一樣沉積在收藏室和圖書館。檔案管理人員要具有市場意識，要開放思維。比如，可以將電子古籍上傳到網(wǎng)絡(luò)上，供愛好者觀看和閱讀。一般來說，這種大型古籍的閱讀量不大，因此訪問量較小。這時，就需要我們的文獻制作人員和相關(guān)公司做好宣傳，使其認識到電子文獻的價值。此外，還可以將電子資源制作成線下的文化產(chǎn)品，如圖書和玩具。比如，中國古代的書籍裝裱工藝就非常具有開發(fā)價值。電子檔案所的工作人員可以將文獻上記錄的書籍制作方法轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實的加工品。這樣，不但可以帶來經(jīng)濟效益，還能普及圖書制作的相關(guān)知識。

3.4 完善相關(guān)法律法規(guī)

當(dāng)前，我國正在以前所未有的力度推進依法治國和依憲治國。我們的數(shù)字檔案建設(shè)也要依靠法律的力量。相當(dāng)部分的數(shù)字化資源涉及到國際利益，因此對于未公開公布的，有保密等級的數(shù)字化資源，比如導(dǎo)彈數(shù)據(jù)等，假如有違法犯罪分子膽敢盜取，那么，我國法律一定要有相關(guān)的制裁。這就要求我們在立法上首先要完善。比如，對于一些私人保存的文件，我們在實行數(shù)字儲備時要注意有償購買。我們不要以有利于文化建設(shè)的名義侵占他人收藏，謀取私利。另外，在電子信息檔案的內(nèi)部，也要由國家出面建立符合法律法規(guī)的管理體系。關(guān)于數(shù)字檔案信息的法律文件，還要有宣傳的進程，否則很多人可能會因為不知道和不了解觸犯法律。因此，有必要組織專門的人力宣傳涉及到數(shù)字檔案管理的法律。這種宣傳可以在各檔案館內(nèi)舉辦，也可以在各個數(shù)字化資源的制作單位舉辦，總之目的就是提高民眾的法律意識。

3.5 積極應(yīng)用新技術(shù)

電子檔案的出現(xiàn)本身就是技術(shù)進步的結(jié)果。在中國古代曾經(jīng)用龜甲和獸骨來承載文獻，也曾經(jīng)在石頭和青銅器上刻印文字，后來經(jīng)過漫長的發(fā)展過程，我國才創(chuàng)造了紙張，發(fā)明了印刷術(shù)。然而隨著社會的發(fā)展，紙張因其不夠方便和便捷越來越不能滿足人們的需要。這才引發(fā)的電子檔案的建設(shè)。因此我們電子信息工作者要對新技術(shù)保持高度敏感。如果出現(xiàn)有利于電子檔案維護的技術(shù)，我們要主動學(xué)習(xí)，實現(xiàn)電子檔案制作技術(shù)的更新?lián)Q代。就當(dāng)前來說，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)已經(jīng)過時，大數(shù)據(jù)技術(shù)方興未艾。比如現(xiàn)在的三字打印技術(shù)，就可能在將來成為文件的一種有效的保存方式，那時，不僅是電子化的保存，還是單位立體的保存，有些有肉的保存。比如，百度等公司就運用大數(shù)據(jù)處理海量數(shù)據(jù)，方便了人們的生活。大數(shù)據(jù)和云端技術(shù)可以為電子檔案的存儲提供便利，解決一般電腦存儲量不夠的問題。另外，電子文檔的工作者也應(yīng)該將自動化技術(shù)考慮進來，隨著人工智能的發(fā)展，將來有沒有可能利用機器人來執(zhí)行數(shù)字建檔的任務(wù)？如果可以將會節(jié)省大量的人力。檔案工作者也應(yīng)該引進大數(shù)據(jù)技術(shù)，只有這樣電子檔案資源才能得到更好地保存與利用。

4 結(jié)束語

電子檔案資源建設(shè)，在某種程度上說是一種革命。在此之前，中國從未采用過這樣一種文獻保存的載體，它在根本上改變了我國延續(xù)了幾千年的檔案保存方式。面對這樣一種全新的文獻保存模式，存在一些問題是正常的，隨著我國電子檔案建設(shè)工程的推進，我國的文化信息事業(yè)一定會邁上新的臺階。

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