事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作思考

摘 要：事業(yè)單位如果想要有好的改革發(fā)展，就要管理好人事檔案，清晰的人事檔案管理是一個單位能有良好環(huán)境的基礎(chǔ)，因此人事檔案管理在單位中就有著重要的地位作用，其中收集人事檔案并將其按照一定規(guī)律分類歸檔是管理檔案的重中之重。事業(yè)單位要深入且正規(guī)的學(xué)習(xí)對人事檔案收集歸檔的方法，并且建立一套高效的可以收集檔案的系統(tǒng)，將人事的檔案管理變成一件有專門制度規(guī)范的事業(yè)，促進(jìn)人事檔案管理效率可以有效提升。本文主要介紹討論事業(yè)單位應(yīng)怎樣順利高效的開展人事檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；收集；歸檔

1 切實重視檔案收集歸檔工作

在事業(yè)單位中，檔案管理最重要的一步就是對人事檔案的收集歸檔，它不僅對檔案管理工作意義重大，更是深深決定著單位是否可以發(fā)展長遠(yuǎn)，所以檔案的收集歸檔在檔案管理中就有了不可取代的重要地位。思想高度對工作的完成情況有著至關(guān)重要的影響，所以如果想要將工作落實，使工作策略得以進(jìn)一步實施，就必然要將工作人員的思想高度提升上來，深化思想認(rèn)知，還要讓其發(fā)自內(nèi)心的重視檔案的收集歸檔工作，思想要正確，認(rèn)知要有深度，才能將工作真正落實。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識及管理思想，認(rèn)真思考檔案的收集歸檔對單位究竟起到一個怎樣至關(guān)重要的作用，是如何為單位帶來的戰(zhàn)略性發(fā)展，在此基礎(chǔ)上，就會更加重視檔案的收集歸檔工作，也會對檔案的收集歸檔工作提供更大的認(rèn)可和支持，這種認(rèn)可和支持對檔案的收集歸檔無疑是最大的鼓勵，帶來的效果無疑是執(zhí)行力的提升。其次，收集歸檔重要性的宣傳同樣重要，宣傳給每位員工，才會使大家從心底里認(rèn)識到這項工作的重要性，只有肯定了檔案的收集歸檔的重要，大家才會積極配合收集歸檔，并對這項工作提供幫助和支持，大家這樣合作，不僅降低了這項工作的難度，還提高了檔案收集歸檔的效率，在這樣的氛圍下工作，大家的熱情也必然會有所提高。

2 檔案收集歸檔工作制度要完善

縱觀古今，無論是國家還是各行各業(yè)，都有獨有的制度，因為有了制度才有規(guī)范，才有保障，同理，制度對于事業(yè)單位的人事檔案收集歸檔來說也是一種必不可少的保障手段。有了健全完善的規(guī)章制度，大家就會按規(guī)矩辦事，所以為了使檔案收集歸檔的成效有所保證，檔案管理的多元化需求讓每個人都滿意，就一定要加強制度的建設(shè)力度、監(jiān)管力度，把制度落實到各項工作的每一個角落，按要求工作，按規(guī)則辦事，在制度和規(guī)范的軌道上，推動并指導(dǎo)檔案的收集歸檔工作。首先要做的就是將規(guī)章制度具體化，要對人事檔案的收集、鑒別、整理、保密等環(huán)節(jié)分別制定相應(yīng)的規(guī)章制度，制度是為了輔助工作進(jìn)行的更加順利高效的，因此有了完善的制度，檔案的信息質(zhì)量才會有所保證，高質(zhì)量的信息對以后的利用才是有價值的。其次，檔案的登記內(nèi)容要完整，轉(zhuǎn)遞工作要不出差錯。檔案的轉(zhuǎn)遞工作要進(jìn)行的十分謹(jǐn)慎，首先就是要保證檔案的登記過程嚴(yán)格遵守規(guī)定，其次在保證登記沒有問題的情況下，將登記好了的檔案資料嚴(yán)密的包裝起來，然后轉(zhuǎn)遞出去。最后，對于檔案材料來說，一定要有嚴(yán)格的審核制度。對收集歸檔的資料要層層審核，要將審核材料中的信息與檔案中所記錄的內(nèi)容進(jìn)行比對，看信息是否造假，手續(xù)是否齊全，保證從一開始，接收到的檔案就是完整正確的，剛才能提高以后檔案的收集歸檔的質(zhì)量。

3 人事檔案收集歸檔操作要規(guī)范

事業(yè)單位中從事檔案管理的人員一定要掌握能夠?qū)n案收集歸檔做的更加規(guī)范化的技能，這對于檔案管理人員來說并不是很容易，但卻又很重要，所以想要掌握好這個技能首先要學(xué)會如何才能將工作標(biāo)準(zhǔn)制定的更加完美，要找出檔案收集歸檔工作中的重點，要知道檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)是什么才能夠?qū)⒉牧虾芎玫厥占?、?zhǔn)確地鑒別，最后歸檔，各項實踐操作都要嚴(yán)格遵守其最初的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。在收集檔案材料的時候要認(rèn)真仔細(xì)，找出材料的規(guī)律和特點，只要檔案及時收集歸檔，可以采用各種不同的辦法來進(jìn)行。還要對收集回來的檔案資料進(jìn)行鑒別，判別真假，實事求是，只要記錄到檔案里的內(nèi)容，就一定要是真是可靠的，這樣才能準(zhǔn)確地展示出每個人的個人信息。其次，要提高檔案歸檔的效率，將檔案分類存放就是很好地辦法，但是分類過程中，一定要確保分類的清晰有序，不能胡亂排放，要有層次的分類排序。最后，還要對收集歸檔的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，檢查檔案內(nèi)容是否完整，如果有所缺少，就要記錄下來，返回到相關(guān)部門，重新收集，將材料補充完整。

4 信息化管理人事檔案

隨著社會的進(jìn)步，時代的發(fā)展能夠發(fā)生了，事業(yè)單位的認(rèn)識制度發(fā)生了翻天覆地的變化，也走到了及其關(guān)鍵的位置，事業(yè)單位的進(jìn)步速度越來越迅猛，也使得人事檔案的收集歸檔工作不得不跟隨其步伐快速進(jìn)步，身負(fù)重任。單位發(fā)展的越快，制度越完善，人們對薪資待遇、福利待遇的需求也就越高，比如評優(yōu)評獎、升職降職、工作調(diào)度、五險一金等，這些都是人事檔案收集歸檔需要涉及的工作。如果依然采用傳統(tǒng)的手工方式整理檔案，必然會導(dǎo)致供不應(yīng)求，不能適應(yīng)現(xiàn)在信息化的社會背景，更不能適應(yīng)現(xiàn)在的工作強度和工作需求，完全不能滿足各行各業(yè)需要大量檔案信息現(xiàn)況。因此，做檔案收集歸檔的工作人員也要緊跟時代發(fā)展的步伐，學(xué)會如何利用網(wǎng)絡(luò)完成檔案的收集歸檔工作，使檔案管理工作可以融入到網(wǎng)絡(luò)和信息化時代中來，這樣才會提高效率，事半功倍，

5 檔案管理人員的綜合素質(zhì)要有所提升

眾所周知，事業(yè)單位如果想要將要人事檔案收集歸檔工作順利開展，就必須要有高素質(zhì)的檔案管理工作人員參與其中，他們不僅要付出精力還要提供智慧，這些管理者一般需要面對的檔案信息資料都相對復(fù)雜且棘手，要想要解決這種復(fù)雜的情況，把工作順利開展，有質(zhì)量的完成工作任務(wù)，就需要這些管理者業(yè)務(wù)能力強，業(yè)務(wù)素質(zhì)高，對工作有熱情，有責(zé)任心，可以全身心投入其中，并享受其中，否則事業(yè)單位就會得不到好的發(fā)展。所以，單位要加強對檔案管理者的素質(zhì)培養(yǎng)，這種做法不僅可以促進(jìn)檔案收集歸檔工作順利進(jìn)行，使檔案都符合檔案管理要求，還可以幫助檔案管理者可以快速進(jìn)入角色，盡早投身到工作中。所以事業(yè)單位要做出兩項安排，第一，對檔案管理者進(jìn)行定期的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要圍繞如何能夠提高管理者的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)展開，讓管理者學(xué)會怎樣才能提高檔案收集歸檔的質(zhì)量和效率，同時，針對管理者的責(zé)任心和事業(yè)心進(jìn)行，引導(dǎo)其主動投身到實際工作中。第二，人才對于事業(yè)單位是剛需，不僅要留住內(nèi)部人才，還要引進(jìn)外部人才，強大檔案收集歸檔工作的管理隊伍，大家共同合作，共同完成任務(wù)。

6 總結(jié)

檔案收集歸檔對于事業(yè)單位的人事檔案管理來說，就好像地基對于高樓一樣，十分重要且基礎(chǔ)，它決定了檔案信息質(zhì)量的好壞，質(zhì)量高了，檔案的利用率自然也就高了。因此，如果想要讓事業(yè)單位的到實際的改革和大幅的發(fā)展，就必須將檔案收集歸檔工作放在一個無比重要的位置上，完善檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理策略，讓檔案收集歸檔工作可以按照一定的規(guī)章制度進(jìn)行，管理者要明確操作規(guī)程，提高職業(yè)素養(yǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)信息管理檔案，這樣就可以高效率和高質(zhì)量的完成工作。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

段佳能（1985-），男，彝族，云南省大理市，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。