檔案管理現(xiàn)代化問題的思考

朱亞蘭

摘 要：檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代的必然。本文說明了檔案管理數(shù)字化是科學(xué)的思想、新技術(shù)手段與方法的結(jié)合。我們要運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)手段，運(yùn)用科學(xué)管理方法，對檔案進(jìn)行有效的管理，獲得最佳的工作效率，經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益。運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理，提高檔案管理效率和質(zhì)量，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 新技術(shù) 共享

一、檔案管理現(xiàn)代化是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢

檔案管理數(shù)字化就是用科學(xué)的思想、新技術(shù)方法與手段對檔案工作進(jìn)行有效的管理，并獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的工作方法。著重運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)理論、方法和手段來研究和處理管理工作中的規(guī)律性問題，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資料信息資源共享。

作為社會(huì)信息產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，各檔案部門必須采取現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段在檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方面滿足社會(huì)各界對檔案工作的需求，為當(dāng)今的信息時(shí)代服務(wù)。目前，在檔案工作發(fā)展過程中，面臨著許多實(shí)際問題，突出的有檔案數(shù)量和信息量的劇增；新型信息介質(zhì)和記錄方式的出現(xiàn)；檔案信息安全，以及適應(yīng)檔案的社會(huì)需求性變化。這些問題強(qiáng)烈地沖擊著傳統(tǒng)的管理手段和方法。其原因是傳統(tǒng)方法提供的管理能力和效率低下，已適應(yīng)不了檔案數(shù)量劇增和利用檔案數(shù)量范圍的迅猛擴(kuò)大的需求。在這種情況下，檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢將不可阻擋。

二、檔案管理現(xiàn)代化是我國現(xiàn)代化建設(shè)的必然要求

檔案管理現(xiàn)代化關(guān)系到檔案工作的方方面面，涉及到檔案材料的收集、整理、數(shù)字化及保管、現(xiàn)代化庫房的建設(shè)、檔案保護(hù)技術(shù)、縮微技術(shù)、多媒體技術(shù)、光盤存儲(chǔ)技術(shù)等等。檔案是開展各項(xiàng)工作的依據(jù)和必要條件，充分有效地利用檔案，可以創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。建立數(shù)字化檔案，對于建設(shè)有中國特色的社會(huì)主義事業(yè)具有重要的學(xué)術(shù)意義。

三、檔案管理現(xiàn)代化有利于檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展是人類發(fā)展的組成部分，它取決于人類可持續(xù)發(fā)展的總體水平，又以有價(jià)值的檔案信息服務(wù)于人類可持續(xù)發(fā)展本身。隨著現(xiàn)代科學(xué)、生產(chǎn)和社會(huì)管理活動(dòng)的發(fā)展，檔案數(shù)量劇增。量大質(zhì)次的檔案收藏給檔案庫房保管造成的壓力等問題，都是制約檔案事業(yè)繼續(xù)發(fā)展的瓶頸。因此，如果不應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和手段，改善檔案保管條件，研究和發(fā)展檔案保護(hù)技術(shù)，借鑒國內(nèi)外同行的模式和經(jīng)驗(yàn)，就可能造成檔案事業(yè)全面滯后于社會(huì)的發(fā)展。

四、檔案管理現(xiàn)代化有利于提高檔案工作的整體水平

1.提高貯存、收藏能力?？s微技術(shù)、光盤技術(shù)等新技術(shù)的應(yīng)用，將極大地提高存貯密度，減少存貯空間。這就為日益增多的檔案的存儲(chǔ)和管理提供有效的解決途徑，進(jìn)而增強(qiáng)了檔案部門的收藏能力，使其存貯的信息量增大，真正成為社會(huì)存貯回溯性信息的基地。

2.提高信息處理能力。檔案管理現(xiàn)代化的核心和主要內(nèi)容是電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、鑒定，進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)分析等。這些業(yè)務(wù)代替手工操作，大大提高了檔案信息處理能力，加快工作進(jìn)度，提高工作效率和服務(wù)水平。

3.提高檔案信息資源開發(fā)利用能力。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案編目、檢索、借閱管理是最成功和最主要的方面。它的突出優(yōu)點(diǎn)是速度快、準(zhǔn)確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統(tǒng)或?qū)ｎ}利用的需要。實(shí)現(xiàn)多次重復(fù)利用，聯(lián)網(wǎng)檢索，為檔案資源共享的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造了條件。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)檔案信息資源，極大地提高了開發(fā)能力和效率，進(jìn)而提高檔案信息的利用率，使檔案工作更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

五、檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題及對策

（一）貫徹實(shí)用原則問題

實(shí)用，就是從本企業(yè)、本單位的實(shí)際出發(fā)，選擇那些應(yīng)用計(jì)算機(jī)后確實(shí)能夠獲得比手工勞動(dòng)更優(yōu)越實(shí)效的項(xiàng)目。離開實(shí)用原則，就會(huì)使計(jì)算機(jī)的應(yīng)用變?yōu)橐环N裝飾門面的累贅。有些企業(yè)檔案管理部門為迎接檔案管理升級的考核，草率地建立了計(jì)算機(jī)檢索科技檔案目錄系統(tǒng)。升級之后計(jì)算機(jī)便被閑置起來，造成極大的浪費(fèi)。要從實(shí)際需要出發(fā)，既要防止功能不足，又要防止功能冗余，一旦應(yīng)用系統(tǒng)研制成功，就要及時(shí)投入使用，杜絕閑置。

（二）軟件開發(fā)應(yīng)用問題

目前我國各地檔案部門已建立的電子檔案檢索系統(tǒng)有很多相似和重復(fù)之處，這是一種浪費(fèi)。很多單位過分注重自己出成果而不愿采用別的單位研制的軟件，同時(shí)封鎖技術(shù)經(jīng)驗(yàn)。應(yīng)當(dāng)注重借鑒國內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，重視通用軟件開發(fā)應(yīng)用和標(biāo)準(zhǔn)化工作，通用軟件提供靈活擴(kuò)充的功能和自編程軟件接口。各企業(yè)相互學(xué)習(xí)、相互促進(jìn)、集眾家所長，研制優(yōu)化通用的各類應(yīng)用軟件。

（三）計(jì)算機(jī)應(yīng)用兩種知識的結(jié)合問題

在應(yīng)用計(jì)算機(jī)的開發(fā)試驗(yàn)中，曾出現(xiàn)兩種欠妥的做法。一是完全依賴計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員去研制，但他們對檔案管理業(yè)務(wù)缺乏足夠的了解，以致實(shí)用性差；二是主要由檔案工作者去研制，以致功能低。只有對檔案管理業(yè)務(wù)有著深刻的了解，對改進(jìn)檔案管理有著科學(xué)的創(chuàng)想，才能搞好計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的分析、設(shè)計(jì)與應(yīng)用，既要重視計(jì)算機(jī)軟件知識，又要重視檔案管理業(yè)務(wù)知識，二者缺一不可。因此，今后為擴(kuò)大計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用范圍，更需要兩種知識的結(jié)合，更需要檔案業(yè)務(wù)人員的主動(dòng)進(jìn)取精神。

（四）檔案管理現(xiàn)代化對檔案工作人員的要求

1.增強(qiáng)現(xiàn)代化意識。增強(qiáng)現(xiàn)代化意識，就是在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要樹立與現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法相適應(yīng)的思想和觀念、樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，與社會(huì)進(jìn)步相適應(yīng)。在管理科學(xué)理論的指導(dǎo)下，從實(shí)際出發(fā)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，大膽探索和改革，全面推進(jìn)科學(xué)管理，形成和強(qiáng)化現(xiàn)代化管理意識。

2.調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，掌握多種技能。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求工作人員相應(yīng)的調(diào)整自身的知識結(jié)構(gòu)，形成一支有較高的知識化和專業(yè)化水平的隊(duì)伍。建造多元化知識結(jié)構(gòu)，全面系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識，學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)知識和管理科學(xué)知識，尤其是電子計(jì)算機(jī)、光學(xué)等學(xué)科知識，訓(xùn)練和培養(yǎng)出復(fù)合型專業(yè)人才，有效的提高檔案工作人員的素質(zhì)，適用現(xiàn)代化的需要。

3.開展計(jì)算機(jī)普及教育。鑒于信息時(shí)代檔案管理與計(jì)算機(jī)應(yīng)用的不可分割的關(guān)系，檔案部門內(nèi)部工作人員都會(huì)與計(jì)算機(jī)發(fā)生不同程度的聯(lián)系，因此在檔案工作人員中普及計(jì)算機(jī)知識顯得尤為重要。通過有針對性和實(shí)用性的計(jì)算機(jī)知識普及教育，較好的促進(jìn)檔案工作人員工作能力和業(yè)務(wù)水平的提高。

隨著我國檔案管理現(xiàn)代化水平的提高，通過借鑒國內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和進(jìn)步成果，取長補(bǔ)短，抓住計(jì)算機(jī)技術(shù)革命帶來的良好機(jī)遇，不斷加深對中國特色的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)規(guī)律的認(rèn)識，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能從各個(gè)方面加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程，迎接信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

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