檔案庫房智能化對檔案安全管理的影響

摘 要：檔案庫房作為保存檔案的基地，庫房的安全是檔案實體與檔案信息安全的必要前提。作為檔案保管最基本的物質(zhì)條件，檔案庫房的安全直接影響到檔案實體與檔案信息的安全。這就要求檔案庫房的發(fā)展要充分運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)發(fā)展的辦法，不斷加強(qiáng)檔案的收集管理、維護(hù)保管等工作。在發(fā)展的同時要把庫房的安全管理放在第一位。

關(guān)鍵詞：檔案庫房；智能化管理；安全防治

1 檔案庫房管理的現(xiàn)狀及問題

1.1 管理現(xiàn)狀

檔案庫房不僅是指對檔案空間內(nèi)的維護(hù)和管理，而是要對庫房中進(jìn)行全面的保管工作。檔案庫房的管理是檔案實體保管工作的一種重要體現(xiàn)形式。主要內(nèi)容包含“維護(hù)秩序”和“保護(hù)實體”兩個方面。這兩個方面就是指對已經(jīng)整理好的檔案資料進(jìn)行入庫、上架并對檔案進(jìn)行日常維護(hù)和保護(hù)性的工作。

檔案庫里收藏了很多珍貴的歷史文獻(xiàn)。作為保護(hù)和儲藏檔案的主要物理環(huán)境，檔案庫的質(zhì)量直接影響著檔案文件的保管質(zhì)量。智能化的檔案庫房通過采用先進(jìn)的管理技術(shù)手段對庫房進(jìn)行控制，保證庫房既能保管好檔案又能為使用提供便捷，庫房的智能化管理，優(yōu)化物理環(huán)境，對庫房的各種環(huán)境和管理要素進(jìn)行高效、安全的控制。因此，加強(qiáng)庫房的智能化建設(shè)，有利于檔案資源的保護(hù)和開發(fā)利用。

1.2 傳統(tǒng)庫房中存在問題

傳統(tǒng)庫房的管理工作基本靠人工來完成，面對大量的檔案資料，人力的工作模式會產(chǎn)生工作量大、館藏情況不透明、效率低、實體安全控制手段等一系列問題。庫房的管理人員每天都要對庫房進(jìn)行巡查，通過人工記錄庫房的一切狀況。檔案的存放、出入庫等問題，基本靠庫房管理人員的記憶或手工記錄。這會給檔案的利用和搜集造成很大的難度，使工作效率低下。

2 檔案庫房的智能化對檔案安全的必要性

為了跟進(jìn)新時期下信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作要滿足新時期下的要求。要適時更新檔案庫房的管理模式。檔案庫房的安全保護(hù)綜合智能管理系統(tǒng)應(yīng)按照有關(guān)檔案庫房的檔案安全保護(hù)的“十防”（防火、防盜、防鼠、防塵、防潮、防光、防霉、防高溫、防有害氣體。）的要求。檔案庫房的管理模式，在新市期下要不斷發(fā)展，從被動人工管理向科學(xué)化、智能化、人性化、現(xiàn)代化方向發(fā)展。運(yùn)用智能的科學(xué)設(shè)備，通過在檔案庫房中設(shè)置計算機(jī)與空調(diào)、溫度記錄儀、除濕機(jī)或傳感器的聯(lián)機(jī)使用，對檔案庫房進(jìn)行溫度的實時監(jiān)控。同時加上計算機(jī)與煙感探頭、煙霧報警器還有攝像機(jī)的聯(lián)機(jī)使用，加強(qiáng)對檔案庫房安全的監(jiān)控。通過對庫房的智能化管理，加強(qiáng)庫房安全的檢測、報警和攝像記錄等活動，增強(qiáng)庫房的安全性。

任何一門檔案都是是其活動的客觀記錄，同時檔案還是一種不可再生資源，具有原始性和唯一性的特點。隨著社會的快速發(fā)展，對檔案資源的開發(fā)力度也越來越大。這就要求對檔案的保護(hù)要及時、有效。并最大限度的延長檔案的壽命。這些問題是檔案發(fā)展的過程中，急需解決的問題。

3 檔案庫房智能化的主要功能

傳統(tǒng)的庫房管理主要用人工的手法進(jìn)行檔案的整理、分類上架，檔案整理的工作量大，效率低，智能化的庫房管理靠管理人員的力量很難有效的完成任務(wù)。智能化的庫房管理系統(tǒng)要解決這些問題，要采用模塊化的設(shè)計，以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，通過對信息采集整理，加強(qiáng)對檔案的整理工作。加強(qiáng)溫度的自動調(diào)控、自動防火報警、消毒殺菌等。增強(qiáng)自動化的管理方式。建設(shè)智能化、人性化的安全保護(hù)管理系統(tǒng)。

3.1 自動報警控制的管理功能

安防報警作為檔案保護(hù)體系的重要組成部分，通過自動防盜報警能夠防止檔案庫房被非法入侵。工作人員在日常的維護(hù)中，要結(jié)合安全隱患，及時填補(bǔ)漏洞，防止黑客入侵，防止資料的丟失。在庫房的關(guān)鍵位置，安裝紅外探測器，對一切在設(shè)防時段內(nèi)的非法入侵行為進(jìn)行監(jiān)控。并把入侵行為上報到中央控制臺，可通過電子地圖上的顯示，快速有效的解決入侵行為。檔案的安全提供進(jìn)一步的保護(hù)。

3.2 自動溫度調(diào)節(jié)管理功能

庫房的物理環(huán)境對檔案的保存有著至關(guān)重要的影響。與傳統(tǒng)的人工管理模式相比較，面對繁復(fù)且量大的工作時，能夠一進(jìn)步做到科學(xué)、精確管理。而如何做的科學(xué)精確管理正是城建檔案館現(xiàn)代化發(fā)展中必要解決的大難題。溫濕度主要控制微機(jī)收集各個庫房的溫濕度數(shù)據(jù)，同時可以進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，可以生成庫房的日程表、曲線表、月報表等。利用溫濕度智能化系統(tǒng)，有利于更優(yōu)質(zhì)的進(jìn)行城建檔案保管工作。通過對數(shù)據(jù)的綜合分析，能夠下達(dá)各種指令到各控制器。

3.3 自動防火報警控制管理系統(tǒng)

在庫房內(nèi)必要區(qū)域安裝煙感探測器和溫度探測器，并在出口位置安裝聲光報警器等。在險情發(fā)生時，能及時的控制現(xiàn)場，并傳達(dá)信息。

3.4 自動消毒滅菌控制管理功能

由于檔案易受霉菌的影響，所以檔案管理要注意檔案卷宗表面附帶的霉菌和具有傳染性的病毒以及庫房空氣中存在的有毒氣體。自動消毒滅菌設(shè)備能夠有效的霉菌，并降低活氧的濃度。低活氧濃度有利于凈化空氣。通過配置消毒設(shè)備模塊，由主控臺進(jìn)行遠(yuǎn)程控制，對庫房進(jìn)行監(jiān)控和凈化消毒。再配合通風(fēng)換氣、漏水檢測等模塊，智能化的對檔案庫房進(jìn)行管理。曾加檔案管理的安全性。

4 檔案庫房智能化先進(jìn)性與實用性相結(jié)合在庫房安全上的應(yīng)用

在建立檔案庫智能化的過程中，最先進(jìn)的技術(shù)并不一定是最適合的，最實用的。要把重點放在滿足用戶的需求上，而不是放在最先進(jìn)的技術(shù)上。所以，檔案庫房智能化管理系統(tǒng)開發(fā)的原則要以經(jīng)濟(jì)實用為基礎(chǔ)。

建立一套安全實用的管理系統(tǒng)，要從全局出發(fā)，靈活定制庫房、密集架信息、區(qū)域等。制定庫房安全應(yīng)急預(yù)案，在面臨檔案庫可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、蟲害等方面，制定恰當(dāng)?shù)淖詣踊悄芄芾硐到y(tǒng)，保證應(yīng)對突發(fā)事件能使應(yīng)急處理工作能有效快速的進(jìn)行，最大限度的較少災(zāi)害對庫房安全的影響。

庫房智能化與人工恰當(dāng)結(jié)合，具體漏洞，有具體的措施。定期檢查庫房檔案的裝具等。建立檔案庫房安全制度，加強(qiáng)防治結(jié)合。在重點部分安置恰當(dāng)?shù)闹悄芑K。檔案庫房智能化的管理模塊是隨著不同的物理環(huán)境變化的。是具有常規(guī)性和一定的動態(tài)性的。要想從根本上解決問題，保障庫房的安全，就需要滿足動態(tài)性和常規(guī)性的要求。所以在智能化檔案庫房的設(shè)計應(yīng)用中，要積極適應(yīng)用戶需求的變化，使庫房管理系統(tǒng)具有可持續(xù)性和靈動性。

5 結(jié)語

智能化的檔案管理方式雖然具有很多優(yōu)點，與傳統(tǒng)人工檔案管理方式相比，更有利于優(yōu)質(zhì)的、安全的管理檔案。要讓檔案能夠更好的服務(wù)群眾，才是每一個檔案工作者的目標(biāo)。檔案是國家的一份寶貴資料，而檔案安全則是檔案工作的生命線。每一個檔案工作者都要積極的投身于檔案實體安全和檔案信息安全的保護(hù)工作中。檔案庫房作為檔案保護(hù)的主要研究內(nèi)容，智能化成為了庫房發(fā)展的必然方向。由于在我國智能化庫房管理還是新興的內(nèi)容，在發(fā)展的過程中，存在著許多問題和不足，難以保證智能化檔案庫房建設(shè)的質(zhì)量。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)張的時代中，經(jīng)過檔案工作者的努力，檔案庫房智能化的管理工作勢必會向更深更廣的方向發(fā)展，保護(hù)檔案的安全。我國的檔案管理事業(yè)一定會再創(chuàng)新高。

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