大數(shù)據(jù)時代背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略

梁宇哲

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的一部分，加強檔案管理的開發(fā)利用，積極發(fā)揮自身的作用和價值，對于提高醫(yī)院整體管理水平具有重要的促進作用。本文簡要闡述了當前醫(yī)院檔案管理存在的不足，對其成因進行分析探討，并針對指出有效的創(chuàng)新性措施，希望幫助醫(yī)院檔案管理邁向信息時代的步伐。

關(guān)鍵詞：信息化；醫(yī)院；檔案；創(chuàng)新

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化浪潮在全球范圍內(nèi)的掀起，使檔案管理面臨著一場深刻的變革。檔案是醫(yī)院重要的信息資源，檔案管理越來越受到人們的關(guān)注與重視，隨著醫(yī)學技術(shù)提高，醫(yī)院管理力度不斷加大，對醫(yī)院檔案工作也提出了新的要求。在此背景下，數(shù)字化管理模式成為了醫(yī)院檔案管理的主流，這是將醫(yī)院的各類檔案以數(shù)據(jù)庫的形式進行入檔、管理的一種新型模式，相比傳統(tǒng)的檔案管理方法來說，數(shù)字化管理大大提高了工作效率，已是大勢所趨。

1 醫(yī)院檔案管理的存在問題

醫(yī)院檔案是醫(yī)院業(yè)務活動的原始記錄，對醫(yī)院評價、醫(yī)院績效考核、醫(yī)院文化建設(shè)、院史編撰等工作都有著重要的意義和作用。當前，醫(yī)院管理模式和理念面臨轉(zhuǎn)型，醫(yī)院檔案工作出現(xiàn)一些急需解決的問題。

1.1 醫(yī)院規(guī)模擴大與檔案保管空間壓縮的矛盾普遍存在

為滿足群眾的就醫(yī)需求，醫(yī)院的床位不斷增加，規(guī)模迅速擴大，醫(yī)院管理各項工作也日益精細化，產(chǎn)生了大量的檔案，與此同時，醫(yī)院建筑用房優(yōu)先滿足臨床醫(yī)療需求，檔案保管的空間不僅沒有增加，甚至反而被壓縮。越來越多的檔案與越來越局促的檔案保管空間，成為很多醫(yī)院不約而同存在的普遍矛盾。

1.2 醫(yī)院檔案意識薄弱與檔案需求增加的矛盾日益突出

由于醫(yī)療服務的行業(yè)特殊性，醫(yī)院更重視病歷檔案。但是，《醫(yī)療事故處理條例》所要求的“舉證責任倒置”，醫(yī)院所舉證的不僅僅是病歷檔案，還包括有關(guān)的醫(yī)院檔案。例如，醫(yī)院的規(guī)章制度、工作崗位職責、醫(yī)院的獎罰規(guī)定等。所以，現(xiàn)在處理醫(yī)療糾紛會綜合運用醫(yī)院的各類檔案，可能涉及科技檔案、病歷檔案、設(shè)備檔案、人事檔案、財務檔案、特種載體檔案等。

1.3 職能部門檔案管理分散管理與統(tǒng)籌優(yōu)化之間存在矛盾

由于“重臨床、輕管理”的現(xiàn)狀存在，醫(yī)院檔案重視度不夠。很多醫(yī)院都缺乏完整的檔案管理的制度以及保證執(zhí)行檔案管理制度的措施，各職能部門基本沒有檔案管理，這在綜合性醫(yī)院管理中是很普遍存在的問題。醫(yī)院檔案只有實行集中統(tǒng)一管理，才能實現(xiàn)規(guī)范化、標準化、科學化，才有利于各類檔案信息資源的綜合開發(fā)利用，有利于更好地向醫(yī)院管理和決策層提供有用的信息。優(yōu)化配置人力、財力、物力、信息、時間等各種資源，爭取提供更加優(yōu)質(zhì)的服務，發(fā)揮更好的效益，是醫(yī)院管理的目標，也是醫(yī)院檔案工作必須努力的方向。

1.4 傳統(tǒng)檔案管理模式已不能適應信息大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展

醫(yī)院當前的發(fā)展重心明顯側(cè)重醫(yī)療技術(shù)，忽視管理技術(shù)，醫(yī)院的臨床業(yè)務占據(jù)主流地位，而醫(yī)院信息管理部門的主要工作著眼點在日常工作信息溝通和流程處理，缺乏檔案意識。醫(yī)院對檔案管理的發(fā)展支持明顯不夠，這不利于醫(yī)院對外信息聯(lián)網(wǎng)，也不利于大數(shù)據(jù)時代的資源共享和開發(fā)。

2 成因

2.1 檔案管理制度不到位

《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定，全部檔案均由本單位檔案部門集中統(tǒng)一管理。由于醫(yī)院歷史發(fā)展原因，醫(yī)院業(yè)務活動所形成的檔案都是由各職能部門分散保管，醫(yī)院綜合檔案室僅僅保管醫(yī)院大部分的檔案。這種醫(yī)院檔案

管理制度不到位的狀況普遍存在，無統(tǒng)一的標準，保管混亂，質(zhì)量也參差不齊，檔案利用率不高，工作經(jīng)常嚴重脫節(jié)，不利于醫(yī)院檔案管理資源的利用。

2.2 檔案管理職責不明確

檔案管理涉及醫(yī)院工作的各個方面，每個部門都可能產(chǎn)生檔案，并不只是醫(yī)院辦公室或綜合檔案室才需要做檔案管理。醫(yī)院的各個職能部門，都會產(chǎn)生檔案，也有使用的需求，這些都應納入醫(yī)院檔案管理的工作體系中?，F(xiàn)在很多醫(yī)院的綜合檔案室管理人員面臨一定的工作難度，與其他各職能部門的文件檔案管理人員難以配合，彼此的工作職責不明確，也沒有建立起比較規(guī)范的工作流程。有的職能部門工作人員只圖自己工作方便，隨意扣壓或丟棄有檔案價值的材料，時常導致重要的文件材料不能歸整到綜合檔案室，造成檔案完整性的難題。

2.3 檔案管理人員不達標

在醫(yī)院專職從事檔案管理工作的人員有按照要求進行檔案知識和管理技能的培訓，但其他部門涉及檔案管理的工作人員則很少進行檔案管理培訓，以致其檔案知識缺乏，業(yè)務素質(zhì)低下，檔案相關(guān)的法律意識淡薄，上至醫(yī)院的院級領(lǐng)導，下至醫(yī)院職能部門的辦事員，往往不了解檔案的概念。這容易造成有檔案保存價值的文件材料與其他一般材料玉石不分，所有材料都隨意堆放，丟三落四。醫(yī)院的兼職檔案管理人員沒有檔案培訓，人員配備隨意，工作流動性大，總體上的人力不足，對檔案工作有很大影響。

3 創(chuàng)新性對策

3.1 科學管理，建立健全管理規(guī)章制度

醫(yī)院應依據(jù)《檔案法》和一系列有關(guān)檔案工作的行政法規(guī)，結(jié)合工作實際，制定科學的檔案管理規(guī)章制度。醫(yī)院領(lǐng)導對檔案工作的重視和支持，是做好這項工作的前提條件和重要保證。既要規(guī)范病案記錄、護理日記及專業(yè)人員業(yè)務報告，建立各類臺賬制度，又要完善檔案的整理歸檔和開發(fā)利用制度，做到有序可查，綜合管理。其中，醫(yī)院檔案管理的規(guī)章制度還有待完善健全，也應進一步貫徹執(zhí)行，必須改變分散式檔案管理的局面，實行集中統(tǒng)一管理的方法，緊跟新時期發(fā)展的需要，加快科學管理的實施。

3.2 建立團隊，有專職和兼職搭配的人才隊伍

醫(yī)院領(lǐng)導應加強檔案人員隊伍建設(shè)和檔案管理素質(zhì)的培養(yǎng)，建立由分管院長直接領(lǐng)導，院辦室主任全面負責，各職能部門負責人和專兼職檔案員為成員的檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院為廣大檔案人員提供一個良好的學術(shù)研究氛圍，大力開展檔案學術(shù)活動以及有關(guān)的社會活動，邀請檔案專家來院授課、指導，或組織檔案人員到先進的兄弟醫(yī)院參觀學習，交流工作體會，派出人員外出培訓來充實自身。這樣，檔案人員才能通過各種形式的繼續(xù)教育來不斷更新知識，改善知識機構(gòu)，開闊視野，增強創(chuàng)新思維，提高創(chuàng)造能力，才能及時掌握國內(nèi)外現(xiàn)代科技、經(jīng)濟、檔案學術(shù)技術(shù)的發(fā)展新動態(tài)，不斷增強主動服務意識，轉(zhuǎn)變觀念，把被動變?yōu)橹鲃?，轉(zhuǎn)變觀念，主動學習，成為新時期和檔案學科發(fā)展的復合型人才，為醫(yī)院在新世紀的不斷發(fā)展中做出貢獻。

3.3 加大宣傳力度，增強全院職工的檔案意識和工作配合度

利用信息化手段建立檔案的管理溝通平臺，充分發(fā)揮檔案的作用，讓檔案在醫(yī)院管理中得到應有的重視，能起到加強醫(yī)院管理，化解醫(yī)院矛盾的作用。例如，目前公立醫(yī)院的改革，因結(jié)構(gòu)調(diào)整而進行的崗位聘任、下崗分流等，使醫(yī)院面臨新的問題和矛盾。通過職代會征集提案，將提案檔案分類匯總，仔細研究，可以從中了解職工關(guān)心的熱點、難點問題，摸清職工的思想脈搏，有針對性地做好職工的思想政治工作，化解矛盾，消除醫(yī)院管理中不和諧的音符，增強醫(yī)院凝聚力。

3.4 改變傳統(tǒng)的工作思路，增強檔案意識

醫(yī)院可切換傳統(tǒng)的工作思路，由傳統(tǒng)的手工管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理。將檔案信息作為醫(yī)院信息的重要組成部分納入醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行綜合開發(fā)和利用，對檔案的形成、收集、整理以及開發(fā)利用工作進行監(jiān)控。強化服務手段，編制多種檔案檢索工具，為醫(yī)務人員利用檔案提供方便。提高質(zhì)量，主動圍繞醫(yī)療工作的需要，全方位跟蹤服務，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

此外，醫(yī)院還可探索試行檔案的第三方托管業(yè)務。在有的醫(yī)院已經(jīng)試行了病歷檔案的第三方托管，將一定時間以前的病歷檔案拍照留存電子資料，存儲在計算機硬盤和服務器中。對于檔案，也可以探索試行這種第三方托管業(yè)務，將某些條件的檔案拍照留存電子資料后，交給具備病案第三方托管的公司儲存。這可緩解醫(yī)院用房緊張與檔案保管空間不足的矛盾。

4 結(jié)束語

互聯(lián)網(wǎng)的普及，為新時期的社會發(fā)展帶來更廣闊的交流平臺，信息化建設(shè)水平的提升，為醫(yī)院檔案管理提供了良好的基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案管理應在信息化技術(shù)的幫助下，結(jié)合單位實際情況，有的放矢，狠抓薄弱環(huán)節(jié)，準確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，適時調(diào)整， 逐漸改進和完善醫(yī)院檔案管理工作，以此來提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促使醫(yī)院提供更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務。

參考文獻

[1]陳元平.淺議醫(yī)療檔案數(shù)字化的基本原則[J].黑龍江檔案.2017（02）

[2]李霞.醫(yī)院檔案管理中應用檔案管理模式的分析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè). 2016（06）

[3]馮旋，張傲.醫(yī)院檔案管理在信息化條件下的探索[J].中國保健營養(yǎng).2012（22）

[4]梁維斌.檔案管理如何適應醫(yī)院文化建設(shè)[J].中國老年保健醫(yī)學.2012（02）