探究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題及建議

王清娥

摘 要：信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代中，無論是個(gè)人還是集體，都應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)來開闊自身的視野范圍，關(guān)注社會(huì)的焦點(diǎn)問題，從而為社會(huì)主義現(xiàn)代化的建設(shè)事業(yè)貢獻(xiàn)出最大助力。檔案管理是十分復(fù)雜的，管理人員需要在日常工作中處理各種問題，工作壓力較大，工作過程繁瑣，因此常有資料丟失或損害情況的發(fā)生。如何進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)，應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段有序開展資料整理、信息分類儲(chǔ)存等活動(dòng)，減輕管理人員的工作壓力，激發(fā)管理人員的工作熱情，這是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)部門值得深思的首要問題。本文針對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效方法進(jìn)行了簡要論述，希望能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理任務(wù)的高效完成。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化；管理方法；有效策略；研究

事業(yè)單位的重要資料是通過檔案記錄的方式進(jìn)行整理的，檔案管理內(nèi)容較多，涉及范圍較廣，傳統(tǒng)的整理模式已經(jīng)難以滿足事業(yè)單位的長遠(yuǎn)規(guī)劃需求，因此檔案管理的信息化建設(shè)勢在必行。時(shí)代在進(jìn)步，社會(huì)在發(fā)展，人們的生活質(zhì)量與生活水平得到了顯著提升，對于網(wǎng)絡(luò)信息的了解也更加全面，網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生既豐富了人們的日常生活，也滿足了人們的精神需求。科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新研發(fā)，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好契機(jī)。我們必須認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要作用，同時(shí)不斷探索新的途徑，研究新的方法，為信息化建設(shè)提供便利，從而推動(dòng)事業(yè)單位今后的全面進(jìn)步與發(fā)展。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 工作人員能力不足

事業(yè)單位檔案管理人員普遍缺乏豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)的管理知識(shí)，未能接受過系統(tǒng)培訓(xùn)，因此綜合素質(zhì)較為低下，業(yè)務(wù)能力相對較差[1]。他們無法應(yīng)付檔案管理的諸多問題，對于資源、文檔、信息的整理更是十分盲目，導(dǎo)致檔案管理工作無法發(fā)揮出它的實(shí)際作用，為事業(yè)單位未來的規(guī)劃發(fā)展起到良好的輔助作用。此外，在進(jìn)行檔案信息的分類整理時(shí)，管理人員還會(huì)出現(xiàn)操作失誤問題，無意間損壞紙質(zhì)資料和重要信息，檔案不能及時(shí)保存到電腦上，大大增加了后續(xù)的查詢、調(diào)取難度，也給事業(yè)單位的其他部門工作產(chǎn)生了嚴(yán)重的不良影響。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)人員不夠重視

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)部門未能對檔案管理工作給予高度重視，他們錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理工作可有可無，所以也過分忽略了管理人員的培訓(xùn)、專業(yè)隊(duì)伍的組建。檔案管理不合理，檔案查閱不方便，降低了事業(yè)單位整體的工作效率，一些問題始終無法得到解決，還將極大的阻礙著事業(yè)單位長遠(yuǎn)規(guī)劃目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

1.3 管理方法不夠科學(xué)

事業(yè)單位對檔案的管理固守傳統(tǒng)，沒有跟上時(shí)代的步伐，沒有借鑒現(xiàn)代科學(xué)合理的方法，也沒有借助高超的科學(xué)技術(shù)，使文檔便于管理，便于查閱。如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案會(huì)因?yàn)楦鞣N意外而損壞，導(dǎo)致一些信息丟失，因此相關(guān)工作人員應(yīng)該借助電腦等工具和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對相關(guān)檔案進(jìn)行存檔，防止其意外丟失，同時(shí)要進(jìn)行整理和排序。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的合理建議

2.1 結(jié)合傳統(tǒng)管理模式

針對我國事業(yè)單位的檔案管理手段仍然以舊有的方法為主，事業(yè)單位的管理人員應(yīng)當(dāng)重視對傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改革與創(chuàng)新，把現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)融入傳統(tǒng)的檔案管理工作中，逐漸實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理信息化[2]。為了提高當(dāng)前檔案管理人員的檔案管理水平，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重對相關(guān)工作人員檔案管理知識(shí)與技能的專業(yè)化培訓(xùn)。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作人員所具有的專業(yè)知識(shí)比較落后，缺乏及時(shí)的更新，對于電腦知識(shí)的掌握程度最多也只能維持在初級階段，極少懂得更高級的電腦知識(shí)與操作技能，除此之外，大多數(shù)的檔案管理工作通過人工來處理，容易出現(xiàn)差錯(cuò)，效率不高，難以達(dá)到現(xiàn)代化的發(fā)展要求。為了解決這個(gè)問題，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)重視定期培訓(xùn)，對當(dāng)前的檔案管理工作人員及時(shí)進(jìn)行知識(shí)更新，為傳統(tǒng)的檔案管理工作人員帶來新的能源與動(dòng)力，幫助他們更好地適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需求，把現(xiàn)今的信息科學(xué)技術(shù)融入傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)當(dāng)中，給老的檔案管理隊(duì)伍注入新血液。

2.2 加強(qiáng)信息化管理宣傳

要想實(shí)現(xiàn)信息化這一目標(biāo)，首先必須做到的是認(rèn)識(shí)到這一工作的重要性，工作人員應(yīng)當(dāng)了解文檔管理工作的作用和影響，以及做好后的積極結(jié)果和做不好的嚴(yán)重后果，只有清醒地意識(shí)到這些，才能真正認(rèn)真地對待這些工作[3]。提高重視意識(shí)，必不可少的就是宣傳，這也是最有效的方法，在單位加強(qiáng)宣傳，讓上至上層領(lǐng)導(dǎo)下至基層員工都能理解文檔管理的重要性，那么大家自然就會(huì)努力做好這項(xiàng)工作，大大提高單位資料的管理效率，有利于創(chuàng)造更多利益。

2.3 強(qiáng)化信息化平臺(tái)建設(shè)

首先，應(yīng)強(qiáng)化檔案管理信息化硬件建設(shè)，計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要物質(zhì)基礎(chǔ)，硬件建設(shè)的開展離不開資金的投入，對此事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況申請政府撥款或自行解決籌資問題，不斷完善和優(yōu)化信息化硬件系統(tǒng)，為檔案管理工作的信息化發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

其次，應(yīng)強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)的安全維護(hù)。信息化的檔案管理較之普通的檔案管理來說具有效率高、耗費(fèi)時(shí)間短、且準(zhǔn)確率高等特點(diǎn)。但信息化的檔案管理卻存在一個(gè)問題，那便是其安全意識(shí)不強(qiáng)，安全意識(shí)的薄弱將會(huì)造成信息數(shù)據(jù)的丟失和泄漏認(rèn)真研究事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)政策，根據(jù)信息資料的重要性對檔案進(jìn)行加密處理，積極的做好檔案資料的保密和利用工作。對此，事業(yè)單位檔案部門應(yīng)強(qiáng)化對電子檔案的管理與控制，強(qiáng)化對殺毒軟件、防火墻等的有效運(yùn)用，做好防病毒、防黑客工作，同時(shí)應(yīng)不斷完善檔案管理信息化工作制度，提升相關(guān)工作人員操作的規(guī)范性，減少安全漏洞的產(chǎn)生，從而更好地維護(hù)檔案資源的安全性。

2.4 重視硬件設(shè)施建設(shè)

要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，就離不開相應(yīng)的硬件設(shè)施的建設(shè)。簡單的“三鐵一柜”已經(jīng)不能滿足新形勢的發(fā)展需要。事業(yè)單位要加大資金投入，配備完善的檔案信息化硬件設(shè)施，打造高效、可靠、便捷的檔案存儲(chǔ)環(huán)境。良好的硬件設(shè)施要能夠?qū)n案資料進(jìn)行有效的保存，將電子存儲(chǔ)的優(yōu)越性發(fā)揮出來，便于檔案資料的管理。與此同時(shí)，為了防止電子文件丟失，在信息存儲(chǔ)和錄入的過程中還要選擇儲(chǔ)量足夠大的備份硬件設(shè)備對所有檔案信息進(jìn)行備份。

2.5 建立安全科學(xué)管理制度

由于檔案管理具有服務(wù)的性質(zhì)，盡量地開發(fā)其檔案信息是對事業(yè)單位的檔案館的基本要求，以便提供利用以及最大限度地發(fā)揮檔案信息的利用功能，從而達(dá)到檔案信息資源共享的目標(biāo)，建立健全和完善事業(yè)單位的安全管理制度以及針對事業(yè)單位信息化檔案的一整套嚴(yán)格的安全措施是其核心，在各個(gè)環(huán)節(jié)上解決信息虛假的隱患。

2.6 保證檔案信息化的連續(xù)性

在檔案信息化管理過程中，應(yīng)按照順序進(jìn)行信息錄入，不得斷篇跳章，以保持檔案信息的連續(xù)性。在進(jìn)行信息轉(zhuǎn)化更新時(shí)，要對舊檔案進(jìn)行整理，并編排成合理的資料進(jìn)行歸檔。在復(fù)制檔案時(shí)，要做好備份工作，防止檔案變更、失真或流失。在更新升級存儲(chǔ)設(shè)備或更換時(shí)，要提前對檔案進(jìn)行備份管理，對檔案進(jìn)行多次備份。有些單位仍然保持著紙質(zhì)檔案的保存，單位可以對檔案進(jìn)行電子化處理并傳到網(wǎng)盤中，便于連續(xù)查閱?？偠灾３诌B續(xù)并多次備份以確保萬無一失。

3 結(jié)束語

總之，我們必須足夠重視事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)，并將它視為基本目標(biāo)全面貫徹與落實(shí)，不斷加大信息化管理力度，提升信息化管理水平，以此來提升事業(yè)單位整體的工作效率，保證其他部門工作任務(wù)的高效完成。

參考文獻(xiàn)

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[3]李詠梅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略分析[J].黑龍江史志，2015（20）163-164.