關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索

孫利明

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化給檔案管理工作的發(fā)展提供了一個(gè)良好的發(fā)展平臺(tái)。檔案管理工作是單位管理工作的一部分，利用信息化技術(shù)科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位業(yè)績與管理水平的重要尺度，同時(shí)也是提高檔案管理工作的一個(gè)重要途徑。檔案記載著一個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和職工情況提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作，一方面可以為單位高層管理人員及時(shí)了解單位整體狀況、適時(shí)調(diào)整工作策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為制定決策提供支持性資料。另一方面做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中競爭力也具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理；

當(dāng)前，檔案對人們的社會(huì)生活和國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)有著重要的作用，通過對檔案的有效利用，能促進(jìn)各行各業(yè)有效的發(fā)展，為社會(huì)帶來巨大的效益。隨著時(shí)代的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的日新月異，現(xiàn)代檔案管理就是利用現(xiàn)代化的手段和管理理念對檔案進(jìn)行管理的過程，現(xiàn)代檔案管理具有規(guī)范性強(qiáng)和現(xiàn)代化程度高等特點(diǎn)，對于我國企事業(yè)單位進(jìn)行高效的管理具有一定的促進(jìn)作用。雖然部分工作可以以電子記錄來進(jìn)行，但檔案管理基礎(chǔ)工作的仍是檔案管理工作的重要內(nèi)容。做好檔案管理基礎(chǔ)工作是有效改善檔案管理工作并將其推向新高度的重要舉措，對建立現(xiàn)代檔案管理也有著極其重要的意義。本文就檔案信息化建設(shè)與檔案管理進(jìn)行探究。

1 現(xiàn)代檔案管理中存在的一些問題

1.1 管理意識(shí)薄弱，檔案利用率低

檔案對人們的社會(huì)生活和國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)有著重要的作用，通過對檔案的有效利用，能促進(jìn)各行各業(yè)有效的發(fā)展，為社會(huì)帶來巨大的效益。但在基礎(chǔ)檔案管理中，許多管理人員都認(rèn)識(shí)不到檔案的價(jià)值，只是簡單的對檔案進(jìn)行收集和存放，對檔案管理工作的不夠重視，使檔案不能真正的發(fā)揮自身的價(jià)值，限制了企事業(yè)單位的有效發(fā)展。

1.2 檔案管理制度不健全

在當(dāng)今社會(huì)中，許多單位在檔案管理中都存在著弊端，一些單位并未設(shè)立檔案管理部門，沒有專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，大多都是一些沒有管理檔案知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，缺乏有效專業(yè)培訓(xùn)的人員進(jìn)行管理的，并且沒有建立完整的檔案管理制度，從而不能做到專人專崗，使檔案管理不正規(guī)。又或者雖然設(shè)有管理制度，但由于人力、財(cái)力等投入有限，致使執(zhí)行力度不夠，形同虛設(shè)，檔案管理混亂

1.3 軟硬件投入不足，檢索效率低

部分企事業(yè)單位在檔案管理工作中，對所需要的軟硬件投入不足，缺乏必備的硬件設(shè)施，甚至沒有獨(dú)立的檔案室，而且沒有相關(guān)器材設(shè)備，進(jìn)而出現(xiàn)檔案材料不完整、破損等現(xiàn)象。在進(jìn)行電子版保存時(shí)，沒有對檔案進(jìn)行整理和歸納，從而不利用進(jìn)行檢索，致使檢索效率低下。

1.4 檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)

目前大多數(shù)企事業(yè)單位的檔案管理人員都存在年紀(jì)大、專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)、綜合素質(zhì)偏低等問題，這已不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)檔案管理的要求。由于管理層對檔案管理的不重視，導(dǎo)致檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，在進(jìn)行檔案收集、歸納、整理等業(yè)務(wù)時(shí)，缺乏工作熱情和工作能力不強(qiáng)。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必要性

傳統(tǒng)的檔案是以紙質(zhì)為主。這些檔案一般都是由不同的單位或部門進(jìn)行收集和整理，然后存放在檔案館。如果想要查閱資料只能是上門查詢，檔案館對于檔案只負(fù)責(zé)歸檔和存放，查閱者要想從繁多的資料中找到自己需要的部分，勢必會(huì)浪費(fèi)很多的時(shí)間，而且資料也不一定是最齊全的，不會(huì)達(dá)到預(yù)期的效果。

當(dāng)今社會(huì)，互聯(lián)網(wǎng)已進(jìn)入到普通的家庭里，如果檔案服務(wù)充分將互聯(lián)網(wǎng)自身的優(yōu)勢應(yīng)用在檔案資料的整理、收集及快速查閱上。那么我們?nèi)魏稳嗽谌魏螘r(shí)候都可以通過網(wǎng)絡(luò)來查詢自己所需要的資料，不用再受時(shí)間和地域的限制，方便快捷。

互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，對傳統(tǒng)檔案管理帶來巨大挑戰(zhàn)，也給互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案管理帶來了新的壓力與挑戰(zhàn)。

3 優(yōu)化檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施

3.1 強(qiáng)化檔案管理人員意識(shí)

檔案管理在企事業(yè)單位的發(fā)展中占據(jù)著重要的作用，是企事業(yè)單位發(fā)展必須的信息資源。因此，要促進(jìn)企事業(yè)單位的發(fā)展，單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，把檔案管理提上單位管理的議程，加大宣傳力度，并在人力、財(cái)力等方面給予支持，從而使檔案管理工作能順利的進(jìn)行，提升檔案工作的影響力。此外，檔案管理人員也要不斷豐富自身能力和見識(shí)，最好能夠在工作中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，逐漸揭開檔案信息管理的神秘面紗，提高對大眾服務(wù)的意識(shí)，這對于提升單位整體競爭力和社會(huì)影響力方面也具有重要作用。為了能夠充分實(shí)現(xiàn)這一目的，今后應(yīng)為檔案從業(yè)人員提供專門的培訓(xùn)服務(wù)。

3.2 有效整合檔案資源

在日常的檔案管理工作當(dāng)中，檔案信息資源工作散發(fā)著其特有的優(yōu)勢。首先，要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，就必須以檔案資源工作為前提。通常而言，檔案信息不僅能夠折射出我國社會(huì)歷史發(fā)展的宏觀方向，同時(shí)，還能夠反映出人們?nèi)粘Ｉ畹狞c(diǎn)滴細(xì)節(jié)，將社會(huì)當(dāng)中存在的整個(gè)集體與個(gè)體的發(fā)展都能夠完全展現(xiàn)在人們面前。要做好檔案信息資源工作，就需要以綱領(lǐng)性的檔案信息管理制度為指導(dǎo)，并結(jié)合檔案分級(jí)管理制度的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)對國家資源的合理配置與高效應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)社會(huì)資源的共享。此外，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理的整合主要可以通過兩種途徑，即分組整合方式和整理方式。在進(jìn)行整理的過程當(dāng)中，檔案的系統(tǒng)化和編目發(fā)揮著十分積極的作用，此外，為了提高檔案信息的固有使用價(jià)值，還需要對相關(guān)的檔案進(jìn)行編纂和加工。另外，信息資源的組合則是指通過行政或是者技術(shù)方法，對整合的目標(biāo)進(jìn)行檔案資源的結(jié)構(gòu)管理。

3.3 提升電子文件歸檔管理的信息化水平

在接收到各相關(guān)資料與信息之后，檔案管理工作人員需要對此類信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。而要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就需要對資料和信息按照方式和類型的不同進(jìn)行分類。這主要涉及到以下兩個(gè)方面：紙質(zhì)信息的電子化形式轉(zhuǎn)化；照片、錄像、錄音信息的可用信息轉(zhuǎn)化。此外，還需要對不同的信息進(jìn)行使用價(jià)值的鑒別，并在此基礎(chǔ)之上進(jìn)行分類和歸檔。值得注意的是，一定要確保有價(jià)值信息的真實(shí)性、完整性、有效性和可用性。同時(shí)，還需要依據(jù)國家制定的檔案管理辦法對檔案信息化管理進(jìn)行規(guī)范，不斷提升檔案信息化管理水平。

3.4 建立完善的檔案管理制度

在企事業(yè)單位的建設(shè)中，為了保證檔案管理工作的有效進(jìn)行，單位必須建立完善的檔案管理制度，并嚴(yán)格的執(zhí)行。企事業(yè)單位要結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況，科學(xué)合理的制定檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，并對檔案管理人員進(jìn)行考核，提高管理人員的自身利益，從而調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，更好的進(jìn)行檔案管理工作。

4 結(jié)語

充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高檔案管理效率。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

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