基于現代人力資源管理看人事檔案管理工作研究

成志勇

摘 要：在人力資源管理工作中，人事檔案管理是一個關鍵的環(huán)節(jié)，用人單位通過對職工進行人事信息方面的記錄和存檔，能夠全面掌握一個人的思想品德、工作能力和工作表現等方面的狀況，為人力資源的職位調整提供了著重要的參考。隨著現代企業(yè)的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作也必須做到與人力資源管理相匹配，深入開展變革創(chuàng)新，完善信息收集機制，樹立服務意識和競爭意識，加強信息化系統(tǒng)建設，不斷提高管理水平。本文主要針對基于現代人力資源管理視角下人事檔案管理工作的變革措施進行了研究，以供參考。

關鍵詞：現代人力資源管理；人事檔案管理；措施

隨著社會經濟的不斷發(fā)展，社會主義市場經濟進一步開放，企業(yè)之間的競爭愈發(fā)激烈，其根本就是人才方面的競爭，要想在這樣的背景下贏得生存，做好人力資源管理工作非常重要，其中人事檔案管理水平的高低直接體現著人力資源管理能力的好壞。目前我國的人事檔案的管理存在著一些問題，比如法制化水平不高、技術手段落后、社會效益低下等，一定程度上造成人力資源的浪費，所以要迫切的加強人事檔案管理制度創(chuàng)新，提高管理水平。

1 人力資源管理和人事檔案管理的內涵

人事檔案能夠為用人單位提供較為完整地人才信息，方便領導作出用人決策，更好的發(fā)揮人力資源的作用。只有管理好人事檔案，發(fā)揮檔案的最佳作用，充分挖掘人力資源的潛力，才能最大程度上保證整個單位的正常運行。

1.1人力資源管理

人力資源，指的是人在先天的基礎上，經過有差別的生活和實踐，所形成的腦力和體力方面的勞動能力。相比于物力資源來說，人力資源的側重點在人，也就是人是創(chuàng)造性的主體，因而具有主觀能動性。而以人為主的管理模式目的在于平衡個人與整體之間的關系，并發(fā)揮個人能力的優(yōu)勢。而人力資源工作的最終目標在于組建起一支素質有保障且整體性出眾的隊伍，并在不斷進步中形成獨特的企業(yè)文化。

1.2 人事檔案管理

人事檔案主要目的在于將個人經歷和工作表現等數據進行記錄，從而為今后的使用提供重要的資料。人事檔案的內容包括個人經歷、業(yè)績、性格、工作狀態(tài)等，且具有高度的機密性和精確性，是企業(yè)對于人才培養(yǎng)和人才考察的重要內容，也是企業(yè)日常管理工作中不可或缺的部分之一[1]。

2 企業(yè)變革期人力資源管理與人事檔案管理的匹配分析

當前，業(yè)內學者對人力資源管理提出了不同的標準，所以必須有符合實際生產的人力資源管理實踐活動與之相適應，將不同生產階段的實踐互相搭配，對比其效果，引出所需的材料，有利于將不同的實踐組合有可能會產生的效果進行對比，找出最佳的方案。但因為生產條件不一樣、策略方針各異，人力資源管理的具體需要也會發(fā)生變化，因此人力資源管理具有較強的場景依附性，對其進行相應的理論研究力度也會大幅度增加，這對未來的發(fā)展是具有重要意義的。

人事檔案管理是人力資源管理體系中重要的組成部分，是檔案管理的重要工作內容，也是企業(yè)員工業(yè)務審計、績效考評的首選資料。并且，人事檔案資料能夠協(xié)助企業(yè)人力資源管理部門真正以人本思想為指導方針，應用科學有效的手段對人力、物力進行組織與調配，促使其長期處于最佳比的狀態(tài)中。知識是推動人類發(fā)展的重要因素，而人事檔案是企業(yè)管理的重要組成部分，是人力資源管理工作中不可或缺的理論依據和數據基礎。所以在現階段的單位中，對于人事檔案管理工作也一直高度重視。兩者就好比魚和水的關系，人力資源管理需要人事檔案提供內容，而人事檔案工作的目的是為人力資源管理服務的。兩者就好比魚和水的關系，兩者是密不可分、唇齒相依的，彼此發(fā)展的情況對對方均會產生一定的效應[2]。

3 基于現代人力資源管理視角下人事檔案管理工作變革的措施

3.1 完善人事檔案信息收集機制

從現代人力資源管理視角出發(fā)，人力資源檔案不能只包括員工基本信息資料，同時還需要能夠通過人事檔案反映出人員所具備的隱形知識，如職業(yè)技能、職業(yè)素質、職業(yè)道德等狀況，這些有關信息就需要經過人事檔案管理人員活躍搜集，不斷開掘。為深度開掘這些隱形信息，檔案管理人員可對人員進行定時考評，考評內容應包括職業(yè)技能水平、工作完成狀況、職業(yè)道德等方面，并將查核成果歸納到各人員的人事檔案中。在人力檔案管理的工作中，不但要全部搜集人員的基本資料，還應在此基礎上，搜集使用人員關于事業(yè)單位具有積極意義的信息及意見，從而為管理層管理決策的擬定提供重要參閱，促進事業(yè)單位形成一種不斷優(yōu)化的良性循環(huán)機制。這就需要人事檔案人員加強和各級人員的溝通，積極聽取人員的工作意見，并加以收集、整理、匯總、保存[3]。

3.2 提升服務意識和競爭意識

人員的服務意識是人事檔案管理工作質量提升的關鍵。在未來，人才必將成為各大企業(yè)競爭的主要因素，所以人事檔案的管理人員也要從自身的觀念入手，從態(tài)度上做到端正，從而改變一直以來的被動服務模式，提升服務意識。這樣一來可以使人事檔案工作更好地為人力資源管理服務，促進人力資源管理水平的提升[4]。另外，知識經濟時代下，知識的作用性被進一步放大，而檔案管理工作也需要體現出企業(yè)的工作效率。這就要求人事檔案管理部門首先要將信息準確、及時地提供，并加強與其他部門的密切合作。在這一過程中，管理人員要具備競爭意識，將人力資源管理的理念深入人心，在競爭中加強目標的管理。

3.3 構建人事檔案信息管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)的人事檔案主要采用紙質媒介，面對大量的人事檔案，這些紙質檔案不但增加了保管難度，在查找、提取、分析等方面也帶來了極大困難。基于此，很多企業(yè)和單位都通過現代信息技術，構建了人力資源信息管理平臺，將傳統(tǒng)紙質媒介的人事檔案移至網絡媒介中，不但節(jié)省了檔案保管空間，還可實現快速的信息收集、查詢、傳遞等，并利用網絡信息共享技術，滿足不同部門以及管理人員對信息的利用需求 [5]。比如，某單位積極引入信息技術，構建信息化人事檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)以Web的B/S模式作為構建框架，通過網頁瀏覽器就能連接人事檔案管理的客戶端，大大方便了使用。檔案管理系統(tǒng)，設置管理權限，分為管理員和用戶，管理員賬戶由檔案管理人員登錄，員工可以用戶賬戶登錄系統(tǒng)，上傳、查詢個人資料。管理人員可設置用戶的使用權限，并管理用戶，同時還可以對用戶進行某種功能的授權。這項工作雖然這需要一定的人力、財力的投入，但通過系統(tǒng)錄入后，大大提升工作效率，從遠期利潤角度來看，利大于弊。

4 結語

總之，在未來的社會中，知識將成為促進人類發(fā)展的重要因素，而人才將成為社會發(fā)展的關鍵。人力資源管理工作對企業(yè)發(fā)展具有重要作用，對人事檔案管理有直接影響。廣大企業(yè)和各行政單位要全面深入地開展人事檔案管理工作的變革，改變檔案管理工作中的缺陷，加強對人事檔案的管理，推動其朝著科學化、信息化、高效化的方向展，從而促進人力資源管理和人事檔案工作的有序結合。

參考文獻

[1]王海唐.淺議現代人力資源管理視角下人事檔案管理的變革趨勢[J].機電兵船檔案，2015（04）：63-64.

[2]李玉蘭.基于現代人力資源管理看人事檔案管理工作的探討[J].現代經濟信息，2016（10）：128.

[3]蹇嵐.從現代人力資源管理分析人事檔案管理工作[J].環(huán)球市場信息導報，2017（02）：50-51.

[4]王林敏.從現代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務，2017（07）：80-81.

[5]韓曉霞，李國勝.人事檔案管理系統(tǒng)的構建與實踐[J].企業(yè)改革與管理，2014（18）：62-63.