加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作的探討

杜元

摘 要：隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位檔案工作也加快了信息化建設(shè)的進(jìn)程，并取得了一定的成效。但在具體實(shí)踐過程中，還存在一些不足之處，因此需要積極采取有效的措施來加強(qiáng)事業(yè)單位信息化建設(shè)的進(jìn)程，進(jìn)一步提升檔案工作的職能。文中分析了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)， 并進(jìn)一步對加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的途徑進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；信息化建設(shè)；重要性；途徑

在當(dāng)前信息化時(shí)代，信息技術(shù)的應(yīng)用，有效的提高了各行業(yè)工作和生產(chǎn)的效率。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用也對事業(yè)單位檔案管理工作提出了更高的要求。當(dāng)前事業(yè)單位需要對信息化建設(shè)對檔案工作產(chǎn)生的積極作用進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，積極推動檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案資源的安全保存和合理利用，進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

1.1 檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理

在開展檔案信息化建設(shè)過程中，需要以檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化作為基本標(biāo)準(zhǔn)和前提條件。檔案部門需要通過對歷史進(jìn)行掃描、加工和處理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，為檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)提供良好的條件。在新的檔案形成過程中，還要及時(shí)對電子檔案進(jìn)行收集整理和歸檔，確保電子檔案的安全和完整。在對電子檔案保存過程中，還需要對相同版本的紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔保存，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的共存。

1.2 檔案信息接收、傳遞、存儲、利用一體化管理

在檔案信息化建設(shè)過程中，需要實(shí)現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲和利用的一體化管理，因此對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員要具備自身專業(yè)知識和技能的基礎(chǔ)上來，還要能夠熟悉對計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，及時(shí)完成電子文件的接收、傳遞和存儲，同時(shí)通過運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

1.3 檔案信息歸檔雙軌制，高度共享

在今后較長的一段時(shí)間內(nèi)，電子檔案與紙質(zhì)檔案會保存共存的狀態(tài)，二者在檔案信息化建設(shè)過程中都具有不可或缺性。由于紙質(zhì)檔案具有較強(qiáng)的原始性特點(diǎn)，其法律作用和憑證作用會延續(xù)較長的時(shí)間。當(dāng)前電子檔案的法律地位還沒有得到認(rèn)可，無法取代紙質(zhì)檔案的地位，因此還要實(shí)施檔案信息歸檔雙軌制，更好的推動檔案信息資源的高度共享。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作的途徑

2.1 不斷強(qiáng)化事業(yè)單位檔案信息化管理

在當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，需要通過不斷強(qiáng)化檔案的信息化管理工作，并進(jìn)一步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和檔案工作意識，使其能夠在實(shí)際工作中不斷充實(shí)和完善自己，加快自身知識的更新，熟練掌握相關(guān)技能。事業(yè)單位還要定期開展相應(yīng)的培訓(xùn)，確保檔案管理人員綜合素質(zhì)的全面提升。另外，事業(yè)單位檔案管理工作中，還要建立健全評估體系和獎懲機(jī)制，以此來激勵(lì)檔案管理人員的工作積極性，更好的推動檔案信息化建設(shè)工作的有序開展，全面提高事業(yè)單位檔案信息化管理的水平。

2.2 擴(kuò)充檔案信息資源，加快基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)

事業(yè)單位檔案信息化資源的豐富，在檔案管理中起著重要的作用，因此豐富檔案信息資源至關(guān)重要。在進(jìn)行檔案信息化管理的過程中，管理者要充分地利用網(wǎng)絡(luò)自身的優(yōu)勢，準(zhǔn)確地把握住網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，利用搜索引擎功能對檔案信息進(jìn)行整合、搜集，并在整合之后通過網(wǎng)絡(luò)的功能進(jìn)行豐富完善，將及時(shí)獲取到的資源進(jìn)行分享，讓每一位工作人員都可以分享到資源。同時(shí)在事業(yè)單位里檔案信息管理的設(shè)備也要不斷進(jìn)行更新，所增加的設(shè)備等必須要滿足高質(zhì)量、使用壽命長等基本特點(diǎn)。由于計(jì)算機(jī)是進(jìn)行信息化管理的基礎(chǔ)前提，所以事業(yè)單位一定要注重計(jì)算機(jī)設(shè)備等的性能，盡量減少丟失檔案損失的發(fā)生情況。在購買設(shè)備的時(shí)候，單位要加大力度，精心挑選高質(zhì)量的設(shè)備，因此要加大投資力度，用于選擇大容量、高品質(zhì)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，有了高質(zhì)量、大容量的計(jì)算機(jī)設(shè)備才能進(jìn)一步保證檔案管理工作。另外，對于防毒軟件的安裝也要加大力度進(jìn)行管理，用于保障檔案工作的進(jìn)行。

2.3 建設(shè)檔案信息網(wǎng)站，確保網(wǎng)絡(luò)安全

事業(yè)單位通過建立檔案信息網(wǎng)站，利用網(wǎng)絡(luò)的方式來進(jìn)行檔案記當(dāng)，并運(yùn)用網(wǎng)頁提供檔案信息服務(wù)。網(wǎng)頁能夠?qū)崿F(xiàn)在線查找，可以有效的提高檔案管理工作的效率。在實(shí)際工作中，需要建立檔案管理信息系統(tǒng)，并將現(xiàn)有檔案全部錄入到系統(tǒng)中，以此來實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。檔案網(wǎng)絡(luò)化和信息化實(shí)現(xiàn)，還需要事業(yè)單位不斷完善檔案管理體系，更好的發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢，加快對各部門的信息進(jìn)行整合，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

在檔案信息化建設(shè)過程中，需要重視網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)工作。通過建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，針對于檔案安全級別不同來設(shè)計(jì)不同的訪問權(quán)限。對于檔案信息資源的安全保密工作要高度重視，并樹立良好的安全保密意識。在實(shí)際安全管理工作中，檔案部門局域網(wǎng)不允許與外網(wǎng)連接，并在安裝防火墻和實(shí)時(shí)更新的殺毒軟件，定期對歸檔檔案信息進(jìn)行備份。進(jìn)一步完善檔案管理的相關(guān)辦法和規(guī)定，確保檔案信息系統(tǒng)的安全性、可控性和可靠性，保證檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。

2.4 建設(shè)并使用搜索引擎

在進(jìn)行事業(yè)單位檔案信息化管理工作，建立以及使用搜索引擎便于查找檔案的資源，富有便利性。而搜索引擎功能在計(jì)算機(jī)本身就存在使用，通過一些關(guān)鍵字符就可以進(jìn)行信息資源搜索，大大的增加了搜索的效率，減少了一些不必要的時(shí)間，并且超前完成指定的工作。將計(jì)算機(jī)的搜索引擎合理科學(xué)地運(yùn)用到內(nèi)部信息系統(tǒng)中，將內(nèi)部建立起搜索引擎，方便工作人員進(jìn)行管理工作；將單位的檔案信息進(jìn)行有效的管理，也可以方便領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行查看了解。這充分地體現(xiàn)了檔案信息化管理所具的特點(diǎn)，讓事業(yè)單位檔案信息化管理工作得到了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)，無論是檔案管理效率還是質(zhì)量都得到了進(jìn)一步提高。

2.5 積極引進(jìn)信息化建設(shè)專業(yè)人才

事業(yè)單位若想全面推行檔案管理工作的信息化建設(shè)，還應(yīng)積極引入專業(yè)的信息化人才，以此實(shí)現(xiàn)可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，與此同時(shí)，也更加有助于信息化網(wǎng)絡(luò)平臺的搭建，進(jìn)一步提升該建設(shè)工作的安全性、簡便性和高效性。在信息化平臺建設(shè)過程中，應(yīng)完善的落實(shí)好測試工作，在確保其無任何失誤和漏洞之后才能開始正式使用。通過專業(yè)信息化建設(shè)人才的引入，可確保整個(gè)操作流程的合理性和規(guī)范性，達(dá)到改善和優(yōu)化工作效果的目的，更加有利于信息化檔案管理平臺自身優(yōu)勢和作用的充分發(fā)揮。

3 結(jié)束語

由于事業(yè)單位檔案管理工作能夠?yàn)槭聵I(yè)單位發(fā)展提供重要的信息支持，因此在當(dāng)前信息化環(huán)境下，需要將信息技術(shù)與檔案工作有效結(jié)合，加快推動事業(yè)單位檔案信息化的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案工作的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，為檔案信息資源的開發(fā)利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，更好的促進(jìn)事業(yè)單位的健康、持續(xù)發(fā)展。

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