論加強油田企業(yè)檔案管理的有效途徑

向榮 王玉喬 高海芹 繆雪飛

摘 要：對于油田企業(yè)而言，檔案是重要的歷史發(fā)展資料。油田企業(yè)的檔案管理工作主要是管理檔案信息和檔案實體，并為油田企業(yè)的各個部門和經(jīng)營環(huán)節(jié)提供檔案服務(wù)。檔案管理工作對于油田企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展有著非常重要的作用，因此油田企業(yè)必須采取有效的措施來做好檔案管理工作，提高自身的核心競爭力，促進企業(yè)的健康、穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展。本文介紹了石油企業(yè)檔案管理的重要意義，分析了加強油田企業(yè)檔案管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞：油田企業(yè)；檔案管理；有效途徑

檔案是具有保存價值的歷史記錄，是企業(yè)生產(chǎn)活動的真實記錄和信息資源，檔案管理工作是一項政治性與科學性很強的工作。油田企業(yè)要想在市場競爭中獲得生存與發(fā)展，把檔案潛在價值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，必須積極探索油田企業(yè)檔案管理的有效途徑，建立檔案管理制度，提供檔案利用服務(wù)，推進檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，發(fā)揮油田檔案在企業(yè)生產(chǎn)管理中的作用。

一、石油企業(yè)檔案管理的重要意義

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案信息管理體系已經(jīng)逐漸受到了更多的企業(yè)的重視和關(guān)注，檔案管理也是行政管理工作的一部分，它為企業(yè)的各項規(guī)章制度的制定提供了管理的參考依據(jù)，想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進行參考，檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據(jù)；項目運營作用，檔案詳細真實地記錄著企業(yè)的各種往來面：檔案詳細真實地記錄著企業(yè)的各種業(yè)務(wù)往來，它是有憑證和參考作用的。這種業(yè)務(wù)記錄為企業(yè)的管理提供了各種管理數(shù)據(jù)，各種項目上的檔案整理會給整個企業(yè)的運營提供了促進的作用，也能不斷地提升項目的盈利和管理水平；企業(yè)文化作用，檔案是與企業(yè)文化息息相關(guān)的，它是企業(yè)文化的重要組成部分，它見證著企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展做好記錄；法律咨詢作用，檔案的真實性決定了它是證據(jù)提供的有力數(shù)據(jù)，它真實地記錄著當事人在何時、何地進行了何種的業(yè)務(wù)活動，是最真實的反映者，它能保護企業(yè)與員工的利益不受到損害，在法律上得到保證，也使得各方面的責任更加明確，減少不必要的糾紛；培訓作用，檔案其實也是一種教育資源，它在企業(yè)對員工進行培訓時可以用作教材與參考資料，只因它是真實的記錄和反映，它對比其他的資料來說更加具有說服力，也更能讓人信服，尤其是其中記錄的真實案例。

二、加強油田企業(yè)檔案管理的有效途徑

1）檔案管理制度的建立和健全。要對油田企業(yè)的檔案管理工作進行規(guī)范，首先就必須對檔案管理制度進行健全。要嚴格按照相關(guān)的制度進行檔案的管理，包括檔案管理辦法、規(guī)檔要求、檔案分類等等。要建立檔案管理人員的崗位責任制度，對其工作范圍、方法和職責進行明確。要將各部門的歸檔目錄編制出來，整理檔案管理手冊，明確歸檔檔案的保管期限、技術(shù)要求、整理規(guī)范等內(nèi)容，從而對其進行便利的檢查和指導。檔案工作的基礎(chǔ)就是檔案收集，要將檔案材料的登記和傳遞制度進行完善，并對檔案進行動態(tài)管理。一旦發(fā)現(xiàn)檔案的遺漏和丟失，就要及時查找檔案。要將油田企業(yè)的各項檔案管理細則建立起來，使檔案管理更加規(guī)范化。

2）開發(fā)利用檔案資源。要做好檔案的利用工作，再現(xiàn)檔案價值，提升檔案的社會價值和經(jīng)濟價值。在檔案管理的過程中，要為油田企業(yè)的勘探開發(fā)、科研工作和生產(chǎn)提供檔案信息服務(wù)。檔案管理的服務(wù)要能夠滿足不同用戶的個性化需求，根據(jù)客戶的需求來調(diào)整檔案管理服務(wù)”，。油田企業(yè)可以建設(shè)檔案文件查閱中心，通過現(xiàn)代檔案管理技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)來提高檔案的利用率，使傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)延伸到文件管理的領(lǐng)域。不僅要為用戶提供紙質(zhì)的實體檔案，還要根據(jù)用戶的需求為其提高電子檔案。在檔案檢索、檔案信息資源整合和網(wǎng)絡(luò)資源利用等方面，要為用戶提供更好的定向?qū)ｎ}服務(wù)、聯(lián)機實時幫助和引導服務(wù)等等。檔案管理要能夠?qū)⒂吞锲髽I(yè)勘探開發(fā)檔案和館藏的地質(zhì)資料檔案中的開發(fā)方案、地質(zhì)資料、鉆井設(shè)計、地質(zhì)設(shè)計、測井圖、地震成果報告、開發(fā)數(shù)據(jù)手冊、地質(zhì)資料和勘探數(shù)據(jù)等信息進行數(shù)字化，將數(shù)字化信息提供給用戶。這些信息對于油氣勘探開發(fā)有著重要的意義，而且是重要的油田工作總結(jié)和生產(chǎn)部署。

3）檔案管理要走向信息化。油田企業(yè)的檔案管理要走向信息化，通過檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺來利用和存取數(shù)字化館藏和電子文本，從而更好的為用戶服務(wù)，開發(fā)檔案信息。作為一種重要的信息資源，檔案信息主要是對企業(yè)管理、經(jīng)營以及生產(chǎn)等各方面活動的一種真實的記錄。油田企業(yè)在進行檔案信息化管理中必須要將現(xiàn)代信息技術(shù)作為檔案管理的基礎(chǔ)，將建設(shè)檔案信息資源作為檔案管理的核心，將對檔案信息資源的充分利用作為檔案管理的目標。所謂的檔案信息化建設(shè)是要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化、標準化和數(shù)字化。要通過計算機和網(wǎng)絡(luò)來提供信息服務(wù)，并實現(xiàn)檔案的信息化管理。

4）提高素質(zhì)、培養(yǎng)人才。人才素質(zhì)的高低直接決定了油田企業(yè)檔案管理工作的好壞，因此，油田企業(yè)要提高對檔案管理部門和檔案管理人才的重視。作為一項既細致又復雜的工作，檔案管理的提供利用、科學管理以及收集等各個方面都需要檔案管理人員艱辛的勞動付出以及嚴謹細致的態(tài)度。檔案工作要求工作人員要認真細致、必須具備良好的政治素質(zhì)和較高的業(yè)務(wù)水平。油田企業(yè)要不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，要求其能夠掌握不同載體、部門門類的檔案管理技術(shù)，熟悉檔案管理的各個環(huán)節(jié)，能夠獨立使用計算機來進行電子檔案的利用、保管、著錄、歸檔、存儲、傳遞，這些都對油田檔案管理人員的管理能力、科學技術(shù)知識以及業(yè)務(wù)知識等各方面具有越來越高的要求，檔案管理人員必須要對網(wǎng)絡(luò)知識具有充分的了解，將微機操作熟練地掌握住，并且對檔案管理的新技術(shù)、新方法以及新理論進行及時的了解，從而真正地將檔案管理發(fā)展的新動向把握住。

隨著社會的不斷發(fā)展和進步，健全信息化管理模式是未來的發(fā)展趨勢和目標，企業(yè)檔案管理作為每個社會成員的基本信息資料，加強各企業(yè)的檔案管理模式和力度是促進社信息化系統(tǒng)建設(shè)，推進電子檔案信息化的重要動力。隨著電子科技和社會經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理的方式也逐漸的獲得更多的提高和改進，因此為了推進電子檔案管理的發(fā)展方向，提高石油企業(yè)的生產(chǎn)效率和管理水平，充分利用現(xiàn)代科學技術(shù)加強整個企業(yè)的檔案管理成為企業(yè)發(fā)展的重要保證。

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