信息化背景下地勘檔案管理改革初探

吳軍

摘 要：隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，地勘單位逐漸的引用了信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理作為其重要的工作內(nèi)容，必須要積極的應(yīng)用信息技術(shù)，不僅能夠保障檔案資料的安全和準(zhǔn)確性，還能夠提高檔案資料的利用效率，進(jìn)一步促進(jìn)地勘單位的發(fā)展，從根本上促進(jìn)我國(guó)社會(huì)的可持續(xù)性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化；地勘單位；檔案管理；

一、地勘單位檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

首先信息技術(shù)應(yīng)用在地勘單位檔案管理中，有效的改變了傳統(tǒng)檔案管理工作模式，提高了工作效率。信息技術(shù)的應(yīng)用之下，地勘單位的檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息處理與共享的同步進(jìn)行，這是傳統(tǒng)檔案管理模式所不具備的優(yōu)勢(shì)。其次在信息技術(shù)的輔助之下，地勘單位檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理的工作模式。最后，檔案分類是檔案管理的基礎(chǔ)，如果能夠利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行檔案分類，就能夠滿足不同的管理目標(biāo)，以保證檔案管理工作能夠及時(shí)、有效的展開(kāi)。經(jīng)過(guò)實(shí)踐，在檔案分類中應(yīng)用信息技術(shù)能夠根本上提高相關(guān)人員的工作效率[1]。在這個(gè)過(guò)程中，地勘單位的檔案管理人員必須對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，借此來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的共享機(jī)制，來(lái)提高檔案信息的利用率。

二、信息化背景下地勘單位檔案管理工作的特點(diǎn)

1、地勘單位檔案管理的載體發(fā)生了變化

應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)完成地勘單位檔案管理相較于傳統(tǒng)地勘單位檔案管理模式存在很大的差異性。應(yīng)用信息技術(shù)之后，檔案中的內(nèi)容大都會(huì)被轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，之后再借助于信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及相關(guān)的硬件設(shè)施對(duì)其進(jìn)行保存。通過(guò)以上過(guò)程實(shí)現(xiàn)的檔案信息虛擬化存儲(chǔ)，在保證信息安全性的基礎(chǔ)之上，提高了檔案信息在單位內(nèi)部的流通速度[2]。當(dāng)然要保證數(shù)字化檔案資料的安全還需要不斷研發(fā)相應(yīng)的安保機(jī)制，在享受信息化給地勘單位檔案管理帶來(lái)的便利的同時(shí)，也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到其潛在的威脅。傳統(tǒng)地勘單位檔案管理模式針對(duì)的大都是實(shí)物的檔案資料，其存儲(chǔ)內(nèi)容的數(shù)量以及質(zhì)量往往會(huì)受到載體可承受能力的影響。再者此種模式之下，為了保證檔案信息的安全性單位主體往往需要設(shè)置專門(mén)的場(chǎng)地來(lái)存放這類實(shí)物資料，必然會(huì)占據(jù)過(guò)多的空間。對(duì)很多地勘單位來(lái)說(shuō)，這必然要投入額外的資金來(lái)保證這部分工作能夠保質(zhì)保量的完成。綜上應(yīng)用信息技術(shù)之后，地勘單位的檔案管理的載體發(fā)生了變化，這一變化將引導(dǎo)地勘檔案管理向著更加科學(xué)的方向發(fā)展。

2、地勘單位檔案管理的分類方式發(fā)生了變化

傳統(tǒng)地勘單位檔案管理模式，在實(shí)際的工作中為了降低后期工作的難度，會(huì)將檔案分為文書(shū)檔案、人事檔案以及基建檔案這三類。而隨著信息技術(shù)在地勘檔案管理中的應(yīng)用，傳統(tǒng)的分類方式已經(jīng)被打破。根據(jù)信息技術(shù)管理模塊的功能以及具體流程為參考的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)以及被實(shí)際應(yīng)用到了地勘單位檔案管理之中，基于以上現(xiàn)狀地勘單位應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況合理選擇分類方式，從而實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理，以提高工作效率。

三、如何在地勘單位檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)

1、充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性

要保證信息技術(shù)能夠在地勘單位檔案管理中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，相關(guān)工作人員就應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性。近年來(lái)，地勘單位檔案管理的工作難度一直處于上升的趨勢(shì)，為了單位內(nèi)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要提高檔案管理的工作地位。在此基礎(chǔ)上恰當(dāng)?shù)囊M(jìn)信息技術(shù)，真正的解決檔案管理中存在的問(wèn)題，要正視信息技術(shù)在解決檔案管理問(wèn)題方面的作用。但眼下相關(guān)崗位上的負(fù)責(zé)人并沒(méi)有具備相應(yīng)的認(rèn)識(shí)，他們片面的認(rèn)為檔案管理不會(huì)影響到單位的實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況，他們要想的只是能夠讓這部分工作安于現(xiàn)狀。對(duì)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用也存在很大的誤區(qū)，因此為了讓信息技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮出其理想的作用，必須要通過(guò)必要的手段改變員工對(duì)信息技術(shù)的認(rèn)識(shí)，如此就能夠?yàn)樯钊胪七M(jìn)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用、提高檔案管理工作效率打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。

2、對(duì)地勘單位檔案管理工作做好統(tǒng)籌

信息技術(shù)在地勘單位檔案管理中的應(yīng)用雖說(shuō)不斷豐富了檔案管理的工作內(nèi)容，但檔案管理的信息量相比較過(guò)去卻有了井噴式的增長(zhǎng)，故而一定要做好檔案管理的統(tǒng)籌。再者檔案管理本身就具備系統(tǒng)性以及復(fù)雜性的特質(zhì)，加之信息技術(shù)對(duì)其帶來(lái)的影響，所以只有做好統(tǒng)籌規(guī)劃，才能夠提高檔案管理的實(shí)際效率。比如對(duì)單位內(nèi)部的館藏定期進(jìn)行分類排查，就能夠有效的提高日常檔案管理的效率。在這個(gè)過(guò)程中要善于運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)提高工作效率，還應(yīng)該保證檔案資料的真實(shí)性以及原始性，尤其要重視特殊資料的整理以及保管。

3、穩(wěn)步推進(jìn)數(shù)字化地勘單位檔案管理的實(shí)現(xiàn)

數(shù)字化地勘單位檔案管理是信息技術(shù)應(yīng)用在地勘單位檔案管理工作中的重要體現(xiàn)，全面推進(jìn)數(shù)字化檔案管理也能夠更好的解決地勘單位檔案管理工作所面臨的難題。實(shí)際工作中應(yīng)該堅(jiān)持有效性以及高效性的原則來(lái)推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的實(shí)現(xiàn)，借此來(lái)突出檔案管理的工作價(jià)值提高其利用效率。在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，加大數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)的研發(fā)力度，對(duì)各類涉密計(jì)算機(jī)以及U 盤(pán)等存儲(chǔ)媒介的使用要進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管。在掃描時(shí)也應(yīng)該對(duì)相關(guān)設(shè)備的參數(shù)進(jìn)行優(yōu)化，以保證最終掃描的圖像的質(zhì)量。

4、做好數(shù)字化掃描參數(shù)的優(yōu)化

掃描是信息技術(shù)的應(yīng)用之下地勘單位檔案管理中非常常見(jiàn)的一部分工作。實(shí)際的操作中，掃描系統(tǒng)的參數(shù)會(huì)直接影響到圖像的質(zhì)量，而圖像的分辨率則能夠直接影響到檔案資料的實(shí)際價(jià)值。隨著相關(guān)技術(shù)的不斷完善，掃描的分辨率相較于過(guò)去有了質(zhì)的飛躍。但高分辨率卻伴隨著掃描過(guò)程的高耗時(shí)以及存儲(chǔ)空間的高占用，過(guò)高的分辨率也會(huì)影響到經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理之后的檔案信息的傳輸速率。因此在日常工作中，我們應(yīng)該根據(jù)文化的可閱屬性以及輸出打印的具體要求來(lái)合理的確定掃描系統(tǒng)的掃描分辨率。

四、結(jié)束語(yǔ)

以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為代表的信息技術(shù)的高速發(fā)展，為人們的生活以及工作帶來(lái)了巨大的沖擊。信息技術(shù)在地勘單位檔案管理工作中的應(yīng)用能夠提高實(shí)際的工作效率，能夠切實(shí)保障檔案資料的安全性。

參考文獻(xiàn)

[1]譚勁松. 十九大精神引領(lǐng)下借助科技檔案實(shí)現(xiàn)地勘工作新發(fā)展研究[J]. 科技風(fēng)，2018（09）：132-133.

[2]劉欣欣. 地勘單位地質(zhì)檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作的探討[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：133.

[3]葉素琪. 關(guān)于地勘單位地質(zhì)檔案管理的對(duì)策分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2016（15）：131.