機關管理信息化建設研究

李文凱

摘 要：隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)階段社會已經步入的信息化發(fā)展的時代，在以前的紙質檔案模式也轉化為了網絡存儲模式，然而，就出現(xiàn)了一系列的國家規(guī)章制度，使得機關單位的檔案信息化得到保障，穩(wěn)定的向前發(fā)展。即使大力的對此進行加以保護，途中也難免不會出現(xiàn)一些大大小小的問題，今天，我們就對此所面臨的問題進行探討研究，并且做出一系列的解決辦法。

關鍵詞：機關單位；檔案；管理；研究

如今社會是信息化發(fā)展的社會，隨著信息化得飛速發(fā)展，使得信息時代不同的領域已經初步計入了領先階段，但還有得許多的信息需要創(chuàng)新。就在2002年《全國機關單位檔案信息化建設實施綱要》機關單位對檔案信息化的初步實施，同時，在“十二五”期間所提出的相關綱要，意味著全國信息化檔案工作已經步入了新階段。然而，在“十三五”期間又一則綱要指出：在2020年，檔案管理將會初步實現(xiàn)以信息化為核心的重要管理組成部分，與之前提出的全面建設小康社會相吻合。使得國家能夠有效的實現(xiàn)管理、以“五位一體”的檔案建設發(fā)展，明確的指出，現(xiàn)在發(fā)展階段更需要加快推薦公安機關信息化檔案的進程。即使現(xiàn)階段公安機關對檔案信息化建設正穩(wěn)步的向前發(fā)展，但是其中出現(xiàn)了多種復雜的問題，也并不是那么容易解決得到的，因此本篇文章就針對機關單位信息化得建設過程中所面臨的嚴峻形勢進行探討、研究。并且提出相應的解決辦法。

1 機關單位信息化建設所處形勢

在此期間，即使機關單位在檔案信息化建設上面提出的工作目標已經有不少年頭，但是機關單位檔案信息化建設的進程始終是以一種緩慢的形式逐步上升，遠遠不足以想想的那樣，其中，某些原因就出自于檔案管理工作人員的觀念缺乏，以為僅僅把檔案存儲到信息化設備中就足以達到信息化建設目標，其中，知識的更新度就與人為的思想轉變速度不成正比，其嚴重的阻礙了機關的信息化建設進程。

2 機關單位信息化管理所面臨的困難

1）首先，我們要明確的一點是，檔案的信息資源共享技術相對而言是比較落后的，其中缺乏統(tǒng)籌的規(guī)劃和對某方面的宏觀調控，并且還缺乏管理制度的保障與法律法規(guī)。在國內不同的地區(qū)之間檔案的共享得不到統(tǒng)一性的發(fā)展，導致了檔案信息化管理的工作人員對此得不到統(tǒng)一的管理，如果全國各地檔案部門所使用的計算機型號不統(tǒng)一，開發(fā)的軟件的不能相互通用，又沒有一個能夠進行文件檢索和檔案信息管理的軟件系統(tǒng)，因此，種種原因嚴重的阻礙了檔案信息化的發(fā)展進程，難以達到檔案信息資源的共享。

2）機關單位對檔案信息化管理的規(guī)范程度目前正處于發(fā)展階段。在之前，國家雖然對此進行了一系列的解決措施，以及一系列的規(guī)章制度進行整合，但是在解決問題的過程當中，由于歷史的時間觀念，一些檔案管理人員有著較為陳舊的思想，使得檔案室的業(yè)務基礎相對較差，檔案的注入細則兼容性差。因此讓機關單位對信息化規(guī)章制度的整理就比較困難，嚴重的阻礙了機關單位對信息化建設的進程。

3）相關領導對此的重視度不佳，期間所消耗的經費得不到有力保障。在很多領導的眼中，人為檔案工作是難以得出成效的，因此，就不愿意投入更多的時間、人力和物力到其中，檔案信息化管理的工作人員積極性不夠，同時工作的人員也得不到保障，檔案信息化建設的得不到廣泛的運用。并且一些部門沒有正確的將檔案工作納入目標考核，檔案工作進程也沒能與相關領導的政績相匹配，因此投入到機關單位檔案信息化建設的經費與人才就寥寥無幾，這是阻礙檔案信息化的發(fā)展的一個重要原因。

4）檔案工作的隊伍不夠健全。檔案信息管理的相關工作人員自身素質有待提高，要想加快的實現(xiàn)檔案信息化建設，因此檔案管理的工作人員必須擁有專業(yè)的知識能力水平，而現(xiàn)在置于檔案信息化建設的工作人員很多都是兼職人員，沒有經過專業(yè)的知識培訓，并且也只是僅僅完成上級對此分發(fā)的任務，而，沒有去進行更加細微的研究，應當提高檔案信息化相關管理人員的自身素質與知識能力水平，利用合理的辦法，解決相關人員的勞動積極性。

3 對檔案管理工作進行信息化的研究

檔案信息化建設速度，是機關單位檔案信息化管理義不容辭的責任，是實現(xiàn)機關單位對檔案信息化的管理，是提高檔案管理系統(tǒng)的功能實現(xiàn)中的一項重要措施。

3.1實現(xiàn)檔案信息的資源共享

從技術與管理兩方面來看，首先要保證檔案實體與載體的安全可靠性，其中，更應該確保在檔案數據的傳輸過程中的安全性，將紙質文件與電腦文件相互結合，編制成為統(tǒng)一編號，這樣就有利于紙質檔案與電子檔案的相互融通，合理的運用計算機自身所帶來的優(yōu)勢，開發(fā)出更好的檔案檢索方法與儲存模式。向有關部門和社會提供各類相關的信息的你了解，實現(xiàn)檔案信息資源的共享目標。

3.2開發(fā)出統(tǒng)一的軟件管理系統(tǒng)

減輕各個不同地區(qū)對檔案信息管理中所遇到的問題進行統(tǒng)一解決，使得各個地區(qū)在檔案信息化管理上能夠統(tǒng)一的運用。各個公安部門可以通過開發(fā)出的此軟件平臺進行合理的信息傳遞，減輕了在傳輸過程中所遇到的難題，實現(xiàn)檔案信息的管理目標。

3.3加強檔案建設機關單位安全保密制度

其中，檔案信息的管理安全不僅僅只是包含著軟件系統(tǒng)自身的安全，而且還包括了檔案信息傳播的安全，在傳輸之前加強身份確認，以及真實的情況下進行傳輸，應該完善檔案信息發(fā)布的保密檢查、審核力度。從某些角度上可以減少檔案外泄事件的發(fā)生。有效的對檔案部門內部局域網與外部局域網進行相對應的隔離，并且加強身份驗證與秘鑰進行嚴格保護管理，保證傳輸過程中的安全。最后，相關機關應當加強檔案管理的系統(tǒng)安全保護，為防止外泄入侵有著提前的預先準備。

3.4加強檔案信息化建設的隊伍

首先，確保檔案信息化建設能夠穩(wěn)步向前的同時，更應當對檔案業(yè)務管理人員大力進行培訓，利用合理的方法通過學習去更多的知識，以及對期間所遇到的問題作出合理的預案措施。其中包括：計算機基礎知識、網絡相關知識、現(xiàn)代化管理技術等。提高現(xiàn)代化檔案業(yè)務人員的技術運用技能，建立一支檔案信心技術管理的核心團隊，堅持以人為本，合理的利用人才，創(chuàng)新人才的培養(yǎng)，利用信息化方式改變人才管理的方式，促進檔案建設的人才培養(yǎng)團隊。

參考文獻

[1]國家檔案局.全國機關單位檔案信息化建設實施綱要，2002，11.

[2]國務院.關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見，2014，5，5.

[3]國家檔案局.全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要.檔發(fā)〔2016〕4 號國家檔案局，2016，4，1.