試論信息技術(shù)在檔案管理工作的運(yùn)用

孫沛睿

摘 要：隨著近年來我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，社會(huì)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，信息技術(shù)已被廣泛應(yīng)用于行政辦公領(lǐng)域，它不僅能最大化的節(jié)省人力開支，還有助于提高辦公效率，增強(qiáng)信息交互性及數(shù)據(jù)傳輸效率。檔案信息作為現(xiàn)代社會(huì)重要的數(shù)據(jù)資源，利用信息網(wǎng)絡(luò)建立多向互動(dòng)系統(tǒng)，有助于檔案管理人員推進(jìn)本單位信息化建設(shè)，建立綜合化網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，對(duì)各種檔案信息數(shù)據(jù)采集、分類、存儲(chǔ)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理工作；應(yīng)用模式；問題研究

隨著自動(dòng)辦公技術(shù)及信息技術(shù)快速發(fā)展，信息管理模式發(fā)生了巨大變化，例如文件的簽發(fā)、信息數(shù)據(jù)采集、檔案信息歸檔、數(shù)據(jù)分類、文件起草都以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)無紙化操作。隨著近年來計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速普及，檔案管理模式也發(fā)生了變化，大量信息工具被使用到檔案信息管理中，不僅提高了檔案管理效率，而且提高了社會(huì)各單位的信息化建設(shè)水平，對(duì)促進(jìn)檔案信息管理模式進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型有著重要意義。

1 信息技術(shù)的內(nèi)涵及發(fā)展

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息數(shù)據(jù)已成為重要的生態(tài)資源，無論是企業(yè)發(fā)展，亦或是行政辦公都離不開信息數(shù)據(jù)的支持。隨著近年來我國(guó)社會(huì)物質(zhì)財(cái)富不斷增加，使社會(huì)人力資源、物質(zhì)資源、生產(chǎn)資料、管理系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)都處在高速運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)境中，我國(guó)當(dāng)前檔案信息管理逐漸進(jìn)行信息化改革，信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用的越來越廣泛，傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理模式逐漸退出了歷史舞臺(tái)。數(shù)字化、信息化的檔案管理模式已成為必然趨勢(shì)。

信息技術(shù)是指依靠信息網(wǎng)絡(luò)及互聯(lián)網(wǎng)工具進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞、信息搜集、信息資料整理、信息加工以及數(shù)據(jù)資源挖掘的技術(shù)總稱?，F(xiàn)代信息技術(shù)是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，通信技術(shù)為輔助，對(duì)結(jié)構(gòu)化、異構(gòu)化以及半結(jié)構(gòu)類型的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合搜集、分類、整理。借助現(xiàn)代信息技術(shù)能實(shí)現(xiàn)各種檔案信息資源分類整理及全面整合，利用社會(huì)科學(xué)網(wǎng)絡(luò)以及互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新工具能實(shí)現(xiàn)大范圍、高密度的信息數(shù)據(jù)管理與維護(hù)，在滿足人們信息查詢、資源獲取的同時(shí)，改變信息資源的應(yīng)用形態(tài)，提高檔案信息服務(wù)效率。

因此以計(jì)算機(jī)終端為核心的信息技術(shù)在檔案信息管理領(lǐng)域有著十分明顯的作用，計(jì)算機(jī)有著較強(qiáng)的信息處理能力，能夠針對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)集中優(yōu)化處理，能夠在滿足人們信息資源利用以及知識(shí)獲取的前提下，保證信息數(shù)據(jù)高效率使用，改變傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式。

2 信息技術(shù)對(duì)檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用

相對(duì)于傳統(tǒng)的人工檔案管理模式而言，信息技術(shù)可以促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)高度共享，實(shí)現(xiàn)跨領(lǐng)域傳播。資源共享性是信息網(wǎng)絡(luò)的明顯優(yōu)勢(shì)，結(jié)合不同的移動(dòng)數(shù)據(jù)終端，信息網(wǎng)絡(luò)可以促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)高效率傳播。計(jì)算機(jī)應(yīng)用到檔案管理系統(tǒng)中能夠打破傳統(tǒng)檔案管理的封閉性環(huán)境，促進(jìn)不同部門、不同機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案信息連通，既能滿足檔案信息共同獲取，共同管理的需要，也能逐漸深化檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，保障檔案信息數(shù)據(jù)高效率使用。

其次，在現(xiàn)代檔案信息管理中利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可實(shí)現(xiàn)檔案信息資源可視化檢索。信息檢索是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)功能之一，把信息技術(shù)廣泛應(yīng)用到各個(gè)單位檔案管理中，能夠讓管理者和信息查詢者借助搜索引擎檢索信息資源。一方面提高了檔案信息檢索時(shí)間，另一方面有助于信息搜索引擎根據(jù)關(guān)鍵詞特征為檔案信息管理人員提供更有價(jià)值的參考信息，完善檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)和信息資源儲(chǔ)備。

最后，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用促進(jìn)檔案信息規(guī)范化管理。檔案信息資源除了文字、表格、照片之外，還有其他的錄像、語音等資料種類多樣，對(duì)檔案管理系統(tǒng)有著較高的要求。在傳統(tǒng)檔案管理中，由于膠片被多方面使用且使用頻率較高，在后期檔案信息資源管理中會(huì)出現(xiàn)信息失真問題，甚至因?yàn)楹笃诠芾聿灰?guī)范導(dǎo)致信息資源流失或信息文件損壞。采用信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行規(guī)范性管理可有效避免這些問題，能夠保障檔案信息資料長(zhǎng)期保存和規(guī)范化管理。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫有著較大的存儲(chǔ)空間，能夠保存更多的檔案信息，至于音視頻資源，只需進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換或是采用專業(yè)的錄入存儲(chǔ)器就可滿足信息數(shù)據(jù)規(guī)范化管理的需要。因此，以計(jì)算機(jī)為主的信息技術(shù)可以為特殊檔案信息資源保存提供平臺(tái)，便于信息管理員以及用戶進(jìn)行資料查詢和信息檢索，提高檔案信息資源使用管理效率。

3 檔案信息管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

在檔案信息管理中應(yīng)用基于計(jì)算機(jī)的信息技術(shù)，能在一定范圍內(nèi)促進(jìn)工作軟件高效率運(yùn)行，使各方面信息數(shù)據(jù)得以全方位保存。在檔案信息管理中較早應(yīng)用信息技術(shù)的包括各項(xiàng)計(jì)算和輔助管理工作，除檔案信息管理系統(tǒng)、信息分類系統(tǒng)、綜合數(shù)據(jù)采集及分析系統(tǒng)等，如辦公系統(tǒng)可對(duì)單位內(nèi)產(chǎn)生的一切信息資料進(jìn)行規(guī)范化保存和科學(xué)化利用。在檔案管理中快速推進(jìn)以信息技術(shù)為核心綜合管理系統(tǒng)的應(yīng)用，能取得良好的管理效果。如人事資料長(zhǎng)期保存、社交信息資源分類存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)資源分類、用戶信息管理等，取得了較好的應(yīng)用效果，能夠達(dá)到檔案信息高效管理的預(yù)期目標(biāo)。

4 檔案信息管理中信息技術(shù)的應(yīng)用途徑

4.1 建立綜合性信息管理系統(tǒng)

檔案信息資料管理與普通資料管理有著本質(zhì)的不同，一方面要根據(jù)單位日常行政辦公管理特征建立信息自動(dòng)化搜集機(jī)制，包括利用傳感技術(shù)、IC卡讀取技術(shù)、自動(dòng)存儲(chǔ)媒介、信息交互技術(shù)，Web2.0工具、信息網(wǎng)絡(luò)及網(wǎng)絡(luò)互通系統(tǒng)等，全面促進(jìn)信息技術(shù)與檔案信息管理相結(jié)合；另一方面，檔案信息資料管理是一項(xiàng)綜合的系統(tǒng)工程，既要有相應(yīng)的引擎爬蟲抓取技術(shù)支撐，也要建立相應(yīng)的大數(shù)據(jù)分析機(jī)制，根據(jù)檔案信息資料本身特點(diǎn)以及檔案信息管理體系構(gòu)建多元化、全方位的信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案資料得到全方位保存與管理。

4.2 檔案信息管理要與辦公系統(tǒng)多網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共建

檔案管理部門每天要處理海量的信息資源，要針對(duì)不同類型的檔案信息資源分類存儲(chǔ)和長(zhǎng)期保存，需要多個(gè)機(jī)構(gòu)或部門協(xié)同配合，要對(duì)各種結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化的信息數(shù)據(jù)有效收集和分類，如信函、通知、會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)報(bào)告、生產(chǎn)采購信息等，大部分信息傳播依靠網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，雖然內(nèi)部管理網(wǎng)絡(luò)有著較好的數(shù)據(jù)交互性和內(nèi)容連續(xù)性，但其信息管理機(jī)制不夠完善，難以滿足管理系統(tǒng)建設(shè)需求。因此，檔案管理部門應(yīng)協(xié)同多網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共建信息傳播機(jī)制，引導(dǎo)多元主體參與其中，大量應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理，網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，針對(duì)有價(jià)值的信息資源全面搜集、管理及整合。正如美國(guó)伯納德信息中心的調(diào)查顯示，社會(huì)機(jī)構(gòu)檔案信息管理中3%～5%的工程問題是由信息資源匱乏及信息失真導(dǎo)致的，因此要全面建立OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公和結(jié)構(gòu)性調(diào)整，保障檔案資源高效管理及規(guī)范化應(yīng)用。

4.3 基于信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息對(duì)接管理

在檔案信息管理中，信息資源的使用以及系統(tǒng)的對(duì)接開發(fā)極為重要，從本質(zhì)上影響著信息資源的使用以及價(jià)值性信息挖掘。檔案管理部門應(yīng)以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)，大量構(gòu)建基于因特網(wǎng)的創(chuàng)新工具的數(shù)據(jù)資源庫以及信息聯(lián)系機(jī)制，保障數(shù)據(jù)資源可直接獲取及利用。同時(shí)，借助信息技術(shù)工具進(jìn)行信息資料管理，要全面考慮到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與硬件設(shè)施的兼容問題，結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)及信息資源利用方法，建立多種信息資源整理搜集機(jī)制，在全面滿足信息系統(tǒng)綜合應(yīng)用的前提下，保障信息管理系統(tǒng)能對(duì)信息數(shù)據(jù)產(chǎn)生的每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)步驟進(jìn)行針對(duì)性的資源管理與信息搜集，保障檔案數(shù)據(jù)能可靠利用。

綜上所述，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，信息技術(shù)已被廣泛應(yīng)用到社會(huì)生產(chǎn)生活的各個(gè)領(lǐng)域，其中信息網(wǎng)絡(luò)作為依托互聯(lián)網(wǎng)工具形成的信息管理機(jī)制，將其全面應(yīng)用到檔案信息管理中，可實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)多維度利用，高效化管理，有助于提高檔案管理部門信息化建設(shè)水平，減少檔案管理人員的工作壓力，提高檔案信息管理效率。

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