高職院校人才培養(yǎng)工作評估與檔案工作關(guān)系研究

葛春蕾

【摘要】教育部從2004年開始正式啟動高職高專院校的人才培養(yǎng)水平評估工作，并形成5年一輪的教學(xué)評估制度，來推動高職高專教育持續(xù)健康發(fā)展。高校檔案直接記載學(xué)校教學(xué)歷史，反映學(xué)校教學(xué)工作全貌，記錄學(xué)校人才培養(yǎng)的全過程，在人才培養(yǎng)水平工作評估中具有重要作用。

【關(guān)鍵詞】高職院校；評估；檔案工作

高職院校的評估既是對院校整體工作的全面檢查，又能對院校的各項工作起到“以評促改、以評促建、以評促管、評建結(jié)合、重在建設(shè)”的積極作用。評估的結(jié)果，直接關(guān)系到學(xué)院的生存和發(fā)展，如果沒有檔案材料作為支撐和佐證，就不可能有效地開展高職院校人才培養(yǎng)工作評估。因此，高職院校人才培養(yǎng)工作評估與高職院校檔案工作具有密不可分的關(guān)系。

一、高職院校檔案工作對人才培養(yǎng)工作評估的作用

高職院校檔案，是指高職院校在辦學(xué)活動中形成的具有查考保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄，是高職院校評估的基礎(chǔ)和依據(jù)。檔案為學(xué)院匯編材料提供第一手資料，隨后又為專家通過系統(tǒng)查閱院校發(fā)展的原始檔案資料來搜集學(xué)校教育的主要信息。

（一）為高職院校人才培養(yǎng)工作評估提供材料支撐。高職院校檔案是高校在各項活動中歷史面貌的真實記錄，是高職院校評估中最直接的資料。學(xué)院的歷史變遷、學(xué)院歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子的基本情況、學(xué)院機構(gòu)和專業(yè)設(shè)置、師資隊伍建設(shè)、普通高等學(xué)?；鶎訄蟊怼Ⅻh政會議記錄、在學(xué)院的發(fā)展進程中所形成的重要錄音帶、錄像帶、光盤等都屬于檔案，是高職院校檔案的組成部分，它可以把學(xué)院的一些重大活動通過多種形式生動地再現(xiàn)，都是提供給高職院校評估的最可靠的第一手資料。

（二）為評估專家進行科學(xué)決策提供參考依據(jù)。檔案的參考依據(jù)作用就在于它的可靠性，而真實性正是檔案的特征之一。高職院校檔案記錄了學(xué)院員工在各項活動中的思想發(fā)展、經(jīng)驗教訓(xùn)，以及創(chuàng)造性成果，比如評估中準(zhǔn)備的教學(xué)建設(shè)與改革佐證材料中，如專業(yè)設(shè)置、教學(xué)大綱、教學(xué)計劃等，都是學(xué)院教職工智慧和經(jīng)驗的結(jié)晶，是學(xué)院教學(xué)工作的真實反映。提供完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案資料都能為評估專家組了解過去、研究現(xiàn)在、預(yù)測未來做出科學(xué)評價，為科學(xué)決策提供重要依據(jù)。

二、高職院校人才培養(yǎng)工作評估對檔案工作的影響

（一）推動檔案工作良性發(fā)展。1.明確了檔案工作的地位。評估之前，教職工缺乏對檔案工作的了解，認為檔案部門是一個無足輕重的崗位。有些高職院校領(lǐng)導(dǎo)也沒有給予檔案工作足夠的重視和支持。通過評估，院領(lǐng)導(dǎo)站在一個全新的角度看待新形勢下的檔案工作，認識到高職院校檔案工作是辦好學(xué)院的重要基礎(chǔ)工作之一，同時也是衡量學(xué)院教育教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志，檔案工作才能真正納入學(xué)院計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；做到在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。2.有利于提高教職員工的檔案意識和檔案工作人員的服務(wù)意識。檔案工作中最常遇到的問題就是檔案材料收集困難，文件材料的不齊混亂而造成案卷質(zhì)量不能達到要求。主要原因是群體檔案意識薄弱。有些職能部門或個人，將一些具有查考利用價值的檔案材料或是散存在承辦部門，或是留在個人手中不愿交到檔案部門統(tǒng)一管理。通過評估，學(xué)院廣大教職員工能夠深切體會到檔案的重要性，為提高檔案工作地位打下良好的思想基礎(chǔ)。在評估實施過程中，專家組不僅進行實地考察，而且要對教學(xué)各項指標(biāo)體系所需的資料進行查看，很多材料需要我們檔案部門提供。因此，學(xué)院檔案部門必須能夠滿足高職院校評估專家們方便快速地檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求，這在無形中強化了檔案部門的服務(wù)意識。3.改善了檔案管理條件。長期以來，高職院校忽視對檔案基礎(chǔ)配套工作的重視，使高職院校檔案事業(yè)發(fā)展相對滯后。高職院校人才培養(yǎng)工作評估是檔案部門加快檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的良好契機，添置先進實用的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，計算機、掃描儀以及購置專業(yè)的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

（二）在人才培養(yǎng)工作評估中發(fā)現(xiàn)檔案工作存在的問題。1.制度不健全，管理人員操作不規(guī)范。一方面，很多高職院校是由中專升格而來，檔案管理思路還留有中專痕跡，檔案工作運作相對比較落后，通過評估，發(fā)現(xiàn)檔案管理還存在管理制度不夠健全完善的問題；另一方面，由于操作不規(guī)范，高職院校教學(xué)中的許多資料由形成部門保管，如教師的授課計劃、任課安排、工作量核算、課堂教學(xué)材料、課程進度表、學(xué)生實習(xí)報告、期末試卷等，這些資料均由各系部或教務(wù)處保存，不向?qū)W院綜合檔案部門移交，因此，在很多高職院校這部分檔案是長期處于放任自流的狀態(tài)，而在人才培養(yǎng)水平評估工作中，這部分教學(xué)檔案資料是重要的佐證材料。2.檔案工作人員不足，專業(yè)素質(zhì)不高。一方面，檔案部門人員配備少，由于很多高職院校檔案室隸屬于院辦公室，專職檔案員還承擔(dān)了大部分辦公室的工作，缺乏對各部門兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)；另一方面，兼職檔案員各自承擔(dān)了大量的日常工作和教學(xué)任務(wù)，無暇整理檔案，并且各部門兼職檔案員只是掛一個虛名，他們中不少人沒有經(jīng)過專業(yè)理論知識的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，缺乏必要的實踐經(jīng)驗，影響檔案整理進度和質(zhì)量。3.檔案管理現(xiàn)代化水平較低。很多高職院校還停留在紙質(zhì)檔案管理階段，查閱方式也基本是人工調(diào)閱、翻閱。院校在辦學(xué)歷程中形成了豐富、珍貴的紙質(zhì)檔案資料，這些檔案若不加以信息化處理，一旦檔案原件損壞，利用價值就會大打折扣。

三、以評估為契機加快檔案工作建設(shè)步伐

在高職院校人才培養(yǎng)工作水平評估動力（下轉(zhuǎn)第186頁）（上接第180頁）作用下，高職院校檔案部門要以此為契機加強高職院校檔案工作建設(shè)。

（一）健全檔案管理制度，建立監(jiān)督和考核機制。建立健全檔案工作規(guī)章制度，使工作有章可循，有據(jù)可依。完善檔案的保管、利用、借閱、安全保密、歸檔范圍和保管期限、鑒定等制度。加大檔案部門對兼職檔案員的指導(dǎo)，各部門兼職檔案員要按照《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，及時將散存于各部門或個人手中的有重要保存價值的文件材料進行歸檔，加強對兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和考核，獎懲結(jié)合，提高兼職檔案員工作的主動性。

（二）加強檔案工作隊伍建設(shè)，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)一支能力強、素質(zhì)高的檔案工作隊伍，才能保證高職院校檔案工作正常開展。首先，要確保一定數(shù)量的專職檔案人員，檔案人員在專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平和年齡結(jié)構(gòu)等方面構(gòu)成要合理。其次，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮各部門兼職檔案員的作用，將各部門兼職檔案員的管理納入檔案管理體系中，增強兼職檔案員的檔案意識、責(zé)任意識，凝聚檔案工作的向心力。

（三）加強檔案信息化建設(shè)。以評估為契機，為保證專家在短時間內(nèi)進行有效的檢索和便捷地調(diào)閱各門類檔案，高職院校必須要加強檔案信息化建設(shè)，加快檔案整理和檔案條目的掃描錄入、用檔案管理信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的新思路、新方法，把高職院校檔案管理工作從實物管理轉(zhuǎn)向信息管理，提高高職院校檔案管理的效率，為高職院校進一步發(fā)展創(chuàng)造必要條件。

四、結(jié)語

通過對高職院校人才培養(yǎng)工作評估與高職院校檔案工作關(guān)系進行分析，得出高職院校檔案管理對評估具有提供材料支撐和提供決策依據(jù)的作用，良好的檔案管理有利于推動高職院校進一步發(fā)展。同樣通過評估也可以提高檔案工作地位，改善檔案工作環(huán)境，提高檔案工作人員的服務(wù)意識，發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題。高職院校檔案工作要以人才培養(yǎng)工作評估為契機，針對檔案管理中存在的不足，通過多種途徑及時解決。

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