國有企業(yè)境外檔案管理探索

劉月艷

【摘要】境外檔案是國有企業(yè)融入世界經(jīng)濟大潮最真實的歷史記錄，是企業(yè)政策研究和經(jīng)濟戰(zhàn)略實施的重要資源。目前國有企業(yè)的境外經(jīng)營活動規(guī)模不斷擴大，檔案資源管理的問題日益凸顯。本文就如何加強國有企業(yè)境外檔案管理進行探索。

【關(guān)鍵詞】國有企業(yè)；境外檔案；管理；探索

隨著國家對外開放政策的深入和“一帶一路”建設(shè)的不斷推進，經(jīng)濟全球化、區(qū)域經(jīng)濟一體化進程日益加劇，國有企業(yè)加快實施“走出去”戰(zhàn)略，設(shè)立境外機構(gòu)拓展境外業(yè)務(wù)，開展境外經(jīng)營管理活動并形成各種形式及載體的各類文件材料，這些文件材料是企業(yè)檔案資源體系的重要組成部分。本文通過分析當(dāng)前企業(yè)境外檔案工作特點與存在問題，對其管理方式方法進行探索。

一、境外檔案工作特點

經(jīng)過對我國國有企業(yè)境外檔案工作進行調(diào)研，發(fā)現(xiàn)國有企業(yè)境外檔案管理工作呈現(xiàn)以下特點：

（一）檔案分散性。國有企業(yè)境外機構(gòu)經(jīng)常是分散在多個國家和地區(qū)，分布點多、涉及面廣，因此境外檔案的形成具有地域分散特征，給檔案的集中管理帶來難度。

（二）語言多樣性。國有企業(yè)境外機構(gòu)地處不同國家和地區(qū)，文化背景各異，文件材料的記錄載體和語言存在多樣化。

（三）管理雙重性。國有企業(yè)在境外從事經(jīng)營活動，其檔案管理一方面需要遵從所在國家的檔案法律和規(guī)章制度，另一方面要接受國內(nèi)企業(yè)檔案管理機構(gòu)的監(jiān)督管理，因此，其檔案管理具有雙重性。

（四）標(biāo)準不一致。由于駐外機構(gòu)的工作環(huán)境與規(guī)模不同，業(yè)務(wù)流程也不相同，有些企業(yè)按照國外有關(guān)標(biāo)準管理檔案，有些企業(yè)按國內(nèi)檔案工作標(biāo)準管理，還有些企業(yè)沒有任何標(biāo)準，根據(jù)企業(yè)的實際需要管理檔案，因此，檔案管理標(biāo)準未統(tǒng)一。

二、境外檔案工作的存在問題

（一）境外檔案人員匱乏。由于國有企業(yè)的保密合規(guī)工作需要，境外檔案人員必須是中方正式員工，而駐外機構(gòu)總體人員少，多分布在境外業(yè)務(wù)與開發(fā)管理方面，而檔案人員少且身兼數(shù)職；基層人員國內(nèi)外輪崗頻繁，檔案人員的流動性非常大，缺乏檔案管理專業(yè)知識，無法滿足檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理和從業(yè)年限的要求。

（二）缺乏有效的管理制度。我國檔案法規(guī)中關(guān)于國有企業(yè)境外檔案管理條款較少，而且規(guī)定不明確，目前，企業(yè)各自為政，對境外檔案管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準和要求，管理水平參差不齊。

（三）境外檔案收集難度大。境外機構(gòu)對檔案工作沒有形成系統(tǒng)、完整的認識，收集歸檔不及時，給檔案的收集整理工作帶來很大的難度；大部分境外機構(gòu)的文件、資料由各部門分散保管，未整理成檔案，不符合檔案管理的基本要求。

（四）境外檔案保管條件差。隨著國家“一帶一路”戰(zhàn)略的實施，國有企業(yè)從事境外經(jīng)營活動的規(guī)模越來越大、周期越來越長、精細化管理越來越高，形成的文件資料也越來越多。境外機構(gòu)因場地有限，在當(dāng)?shù)卣?、歸檔、保存檔案有難度，大部分存放在集裝箱內(nèi)，檔案裝具不滿足檔案保管條件，極易損毀丟失。

（五）境外檔案運送國內(nèi)難。境外檔案運回國內(nèi)面臨所在國的法律法規(guī)、海關(guān)監(jiān)管、空運的成本、包裝運輸（海運的時間周期長，對紙張的腐蝕）等難題，缺乏運輸路徑，海外資料整體運回國內(nèi)不符合工程建設(shè)的實際，僅靠境外項目或駐外機構(gòu)員工將重要文件原件帶回國內(nèi)存檔，大量文件留存境外。

（六）境外檔案利用共享難。一方面，海外檔案由于地域運輸限制，而且海外檔案信息化尚未開展，無法提供國內(nèi)利用開發(fā)；另一方面，由于海外文件資料大部分分散保管，未整理成檔案，造成檔案利用困難，無法實現(xiàn)海外信息資源共享，很難發(fā)揮海外檔案的作用。

總之，國際政治風(fēng)險此起彼伏、經(jīng)濟形勢風(fēng)云變幻，有些國家的政治、災(zāi)害等系統(tǒng)性風(fēng)險日益增加給我國境外機構(gòu)的人員、資產(chǎn)及財務(wù)安全帶來隱患，而且境外機構(gòu)職能配置、軟硬件環(huán)境參差不齊，使檔案工作的集中統(tǒng)一規(guī)范管理難度陡增，因此，檔案工作作為一項基礎(chǔ)性工作，在這種大環(huán)境下面臨嚴峻風(fēng)險，既有由于海外檔案人員缺乏、收集難、整理不規(guī)范、保管差、運輸及利用難等引起的檔案損毀丟失的經(jīng)濟風(fēng)險；也有海外檔案失傳的文化風(fēng)險；更有信息資源被非正常利用帶來的政治風(fēng)險。

三、境外檔案管理策略

針對國有企業(yè)境外檔案工作中的管理問題，本文從我國對檔案工作提出的新要求，結(jié)合工作實際，提出了“統(tǒng)籌規(guī)劃、完善機制、風(fēng)險管控、服務(wù)共享”的整體管理策略。

（一）增強檔案意識，統(tǒng)籌規(guī)劃境外檔案工作。首先，要充分認識境外檔案的意義和重要價值，增強做好境外檔案工作的責(zé)任感和使命感。隨著我國企業(yè)“走出去”步伐的不斷加快，國有企業(yè)的境外機構(gòu)與拓展領(lǐng)域及規(guī)模不斷擴大，境外檔案作為企業(yè)在境外合法經(jīng)營活動的真實歷史記錄，不僅是企業(yè)重要的境外資產(chǎn)，維護企業(yè)在境外的經(jīng)驗權(quán)益，更是防范政治、經(jīng)濟、法律風(fēng)險的重要憑證。第二，在境外機構(gòu)成立之初，對境外的檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案工作的基礎(chǔ)地位；在與境外公司或政府簽訂合作協(xié)議前，將檔案歸屬、使用和保管處置條款設(shè)立于合作章程、協(xié)議條款中，如：明確“中方有權(quán)獲得合同范圍內(nèi)的境外經(jīng)營活動的檔案業(yè)務(wù)信息，可在任何時候查閱、調(diào)取、復(fù)印或摘錄相關(guān)文件，由從事境外活動的法人對檔案信息系統(tǒng)的真實可靠負責(zé)”的權(quán)益條款。通過將中方對檔案利用權(quán)益寫入境外法人章程，從公司的治理結(jié)構(gòu)上保障了中方對檔案利用的合法性，實現(xiàn)中方對檔案信息資源的利用，保障所需檔案的完整性、準確性奠定基礎(chǔ)。

（二）開展實地調(diào)研，構(gòu)建境外檔案管理中心。制定調(diào)研方案并開展實地調(diào)研，選擇有代表性的境外機構(gòu)進行考察調(diào)研，了解境外機構(gòu)檔案管理實際現(xiàn)狀、所在國環(huán)境、駐外機構(gòu)辦公條件及人員配備等情況；構(gòu)建以區(qū)域為管理單位的境外檔案管理中心，將境外檔案管理中心作為企業(yè)總部檔案管理在境外的延伸，承擔(dān)境外實體檔案資源集中管理、境外檔案信息化建設(shè)及利用、管理監(jiān)督指導(dǎo)等職能。首選企業(yè)在境外機構(gòu)和業(yè)務(wù)分布較多、條件較成熟、較穩(wěn)定安全的國家，開展境外檔案中心試點建設(shè)，條件成熟一個，建設(shè)一個。建設(shè)方式可依托企業(yè)自建境外檔案中心，亦可依托管理成熟的子公司境外機構(gòu)進行建設(shè)。逐步建立覆蓋企業(yè)在境外經(jīng)營活動的檔案管理中心，實現(xiàn)境外檔案的集中統(tǒng)一規(guī)范管理。

（三）建立網(wǎng)絡(luò)體系，完善管理制度和機制。第一，建立健全檔案管理組織，落實檔案管理責(zé)任。明確各級領(lǐng)導(dǎo)境外檔案業(yè)務(wù)管理職責(zé)，指定境外機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)作為企業(yè)境外檔案工作第一責(zé)任人，各部門主要負責(zé)人為檔案工作責(zé)任人，建立以兼職檔案員為基層管理隊伍的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。第二，在遵從所在國法律法規(guī)的前提下，根據(jù)我國檔案法律法規(guī)和企業(yè)檔案規(guī)章制度，制定境外機構(gòu)檔案管理的指導(dǎo)性意見，考慮境外檔案工作的特殊性，可適當(dāng)放寬檔案工作的標(biāo)準要求，以便加強境外檔案設(shè)施建設(shè)、檔案人才建設(shè)，有針對性、有計劃地開展檔案歸集、整理、驗收及移交工作，逐步提高檔案管理水平。第三，完善檔案管理機制，根據(jù)業(yè)務(wù)范圍、國家地區(qū)的差異性，因地制宜地制定境外機構(gòu)實施細則，明確境外檔案工作管理方式和工作流程，制定詳細的操作標(biāo)準，提出境外檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用和保密方面的具體要求，為境外檔案工作深入開展提供指導(dǎo)，逐步實現(xiàn)海外檔案管理規(guī)范化。第四，設(shè)置駐外機構(gòu)檔案人員，將文控崗位和檔案管理崗位合并，實行一崗雙責(zé)，提高檔案管理的時效性和便捷性。第五，鑒于檔案管理的全員性和全過程性，將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入境外機構(gòu)內(nèi)控管理制度。第六，將境外企業(yè)檔案管理工作納入企業(yè)統(tǒng)一的全面管理工作考評體系，將檔案工作情況納入企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)業(yè)績專項考核指標(biāo)，對境外機構(gòu)實行檔案管理考評與激勵，督導(dǎo)企業(yè)抓好境外機構(gòu)檔案管理工作，進一步強化約束激勵機制。第七，制定境外檔案工作風(fēng)險管理、檔案安全保管制度，筑牢檔案安全防線，構(gòu)建人防、物防、技防

“三位一體”的檔案安全工作新格局；制定檔案應(yīng)急預(yù)案，遇有突發(fā)緊急狀況能夠妥善處置。

（四）重視風(fēng)險管控，加強檔案信息保密工作。國有企業(yè)關(guān)系國民經(jīng)濟命脈和重要自然資源，涉及多方利益，難以避免遇到諜報活動，必須高度重視檔案的保密工作，維護好國家和企業(yè)的重要信息資源安全。有些境外機構(gòu)分布在政局動蕩、自然環(huán)境惡劣的國家或地區(qū)，境外突發(fā)事件以及各種不確定因素都會造成境外檔案經(jīng)常處于實體與信息的雙重危險中，在強化檔案收集的基礎(chǔ)上，應(yīng)制定詳細的風(fēng)險管理策略和應(yīng)對措施，責(zé)任到人，嚴格境外檔案安全管控，宣貫境外檔案應(yīng)急保護措施。在企業(yè)文件材料歸檔范圍中明確重點檔案，采取實時跟蹤、定期收集與重點收集相結(jié)合，確保檔案收集齊全完整，這樣才能做好檔案信息保密工作，保護好知識產(chǎn)權(quán)與境外經(jīng)營活動的安全平穩(wěn)運行。

（五）增進多方合作，發(fā)揮檔案數(shù)字化優(yōu)勢。針對境外機構(gòu)中方人員緊張、工作場地有限等情況，為了便于利用并發(fā)揮庫存檔案價值，加快開展境外存量檔案數(shù)字化工作。由于境外檔案數(shù)字化機構(gòu)較少，同時考慮到檔案的保密性，加強與國內(nèi)專業(yè)數(shù)字化公司合作，解決人員緊張與專業(yè)設(shè)備成本高的問題，實現(xiàn)檔案信息資源統(tǒng)一收集、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一存儲、統(tǒng)一利用。

（六）加強信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。境外機構(gòu)遠離企業(yè)總部，分布在世界各地，檔案實體回國難度整體較大，而檔案信息化可以實現(xiàn)檔案管理模式由以檔案實體為重心向以檔案信息化為重心的轉(zhuǎn)變，也是國有企業(yè)實現(xiàn)國際化、加強核心競爭力的必然趨勢。本著有利于工作、有利于保密、有利于應(yīng)付突發(fā)事件的原則前提下，加強駐外機構(gòu)檔案信息化建設(shè)，開發(fā)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)企業(yè)各類信息的管理一體化，功能多元化，工作規(guī)范化；打破駐外機構(gòu)條塊分割，有效整合不同區(qū)域內(nèi)各機構(gòu)的檔案資源，實現(xiàn)駐外機構(gòu)不同地域企業(yè)人員之間的檔案信息資源共享，推動檔案資源科學(xué)配置和高效利用，加快檔案管理的現(xiàn)代化步伐。

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