高校企業(yè)內(nèi)部控制調(diào)研分析與完善措施

左云云

【摘要】?jī)?nèi)部控制作為公司治理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和經(jīng)營(yíng)管理的重要制度安排，在企業(yè)發(fā)展中具有舉足輕重的作用，內(nèi)部控制建設(shè)不僅是提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范能力的制度基礎(chǔ)，而且已成為保障企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，加強(qiáng)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要標(biāo)桿。但隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入，高校內(nèi)部校辦企業(yè)的發(fā)展極不平衡，相當(dāng)一部分企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理落后，效益不佳，在內(nèi)部控制管理方面尚不完善，本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，分析了高校企業(yè)的內(nèi)部控制及完善措施。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)內(nèi)部 控制分析 完善對(duì)策

內(nèi)部控制是指一個(gè)單位為了實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，保護(hù)資產(chǎn)的完整，保證會(huì)計(jì)信息的正確可靠，確保經(jīng)營(yíng)方針的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性、效率性而在單位采取的一種自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評(píng)價(jià)及控制的一系列方法、措施的總稱(chēng)。

高校校辦企業(yè)是較為特殊的企業(yè)類(lèi)型，主要任務(wù)在于培養(yǎng)人又產(chǎn)出產(chǎn)品及服務(wù)，既不同于社會(huì)企業(yè)的管理也不同于高校經(jīng)營(yíng)管理。校辦企業(yè)也由初期學(xué)生的實(shí)驗(yàn)、實(shí)習(xí)基地逐步發(fā)展為推動(dòng)高校科技成果的轉(zhuǎn)化和產(chǎn)業(yè)化，促進(jìn)高校經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要部門(mén)之一。

一、調(diào)研企業(yè)的基本現(xiàn)狀

某高校后勤服務(wù)公司的產(chǎn)權(quán)比較復(fù)雜，無(wú)企業(yè)法人，涉及的經(jīng)營(yíng)范圍比較廣泛，因此就需要對(duì)內(nèi)部控制提出不同的要求。但各要求之間沒(méi)有關(guān)聯(lián)性，都是依靠員工的自覺(jué)性完成。此后勤服務(wù)公司是服務(wù)型企業(yè)，主要從事的是經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，包含了食堂、學(xué)生商業(yè)街、校園超市、校園公共浴室等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，可以看出，校辦企業(yè)的行業(yè)行為比較集中，但從事的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是多種多樣的。從業(yè)人員上，校辦企業(yè)普遍沒(méi)有太多的人員，而是承包、出租出去的比較多，只是安排了幾個(gè)學(xué)校內(nèi)部職工，且為學(xué)校正式在編職工，工資收入較高，管理上又存在老職工的老資格，懶散的工作態(tài)度，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)管理難度比較大。

后勤服務(wù)公司是學(xué)校的一個(gè)直屬部門(mén)，規(guī)模不大，從事人員不多，所以在內(nèi)部控制制度的制定和執(zhí)行上存在不足和缺憾，且在財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)上又是獨(dú)立核算，自負(fù)盈虧，考慮到成本原因，所以不能像其他大公司一樣，具有相對(duì)完整的內(nèi)部控制體系。

二、調(diào)研企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

根據(jù)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，后勤服務(wù)公司在內(nèi)部控制方面存在一些問(wèn)題，歸納如下：

（一）內(nèi)部環(huán)境

后勤服務(wù)公司設(shè)有總經(jīng)理、副總經(jīng)理職位，各分管中心主任及助理，平時(shí)總經(jīng)理們工作比較繁瑣，很多大事小事都得一把抓，所以不能夠全面立體的考慮整個(gè)公司的發(fā)展。目前，未設(shè)立監(jiān)管部門(mén)及內(nèi)部審計(jì)人員，不能及時(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)行考核，對(duì)公司計(jì)劃、決策及其實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督等，容易導(dǎo)致治理結(jié)構(gòu)不完善，出現(xiàn)權(quán)力失衡的現(xiàn)象。在企業(yè)治理中起著重要作用的輪崗制度，后勤服務(wù)公司也沒(méi)執(zhí)行，這樣就會(huì)造成一個(gè)崗位待久了，容易存在些管理的弊端，不能更好的開(kāi)展公司的內(nèi)部管理工作。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

目前，公司指針對(duì)食堂突發(fā)情況做了應(yīng)急預(yù)案，但是浴室、商業(yè)街等其他中心的一些規(guī)章制度尚不完善，容易導(dǎo)致安全隱患，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨時(shí)不能有效的避免及處理，對(duì)公司的營(yíng)業(yè)活動(dòng)造成影響。

（三）信息溝通

目前，公司雖有QQ群，由于公司職工大部分是老員工，使用電腦、手機(jī)端的能力還不具備，所以當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在QQ群里安排工作時(shí)，大部分人接收不到信息，電話通知到各個(gè)人員時(shí)，則浪費(fèi)了大部分時(shí)間且造成了事件處理的后置性。

（四）資金采購(gòu)活動(dòng)

日常采購(gòu)業(yè)務(wù)中，存在的內(nèi)部控制問(wèn)題主要有：

第一，公司未對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行定期輪崗。

第二，公司部分未進(jìn)行招標(biāo)定點(diǎn)采購(gòu)，未對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資信調(diào)查。

第三，公司未對(duì)采購(gòu)建立采購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)，導(dǎo)致公司的采購(gòu)缺乏效率。

（五）資產(chǎn)管理方面

公司固定資產(chǎn)分布范圍較廣，管理和后期維護(hù)工作做的不夠到位，造成資源的浪費(fèi)，不能及時(shí)維護(hù)，也會(huì)加快固定資產(chǎn)的磨損和報(bào)廢，減少了使用壽命，增加公司的開(kāi)支。且在日常工作中，公司員工對(duì)固定資產(chǎn)的報(bào)廢認(rèn)識(shí)不足，不重視報(bào)廢這一環(huán)節(jié)，沒(méi)有具體的固定資產(chǎn)管理制度，有些該報(bào)廢的資產(chǎn)未報(bào)廢，部分尚可使用不該報(bào)廢的提早報(bào)廢，很大程度造成公司不必要的損失。

（六）銷(xiāo)售及結(jié)算工資

公司與各班組、各承包商是進(jìn)行月結(jié)算工作，日常不能夠及時(shí)關(guān)注到各營(yíng)業(yè)班組運(yùn)營(yíng)情況及銷(xiāo)售情況。在月底結(jié)賬時(shí)發(fā)現(xiàn)有誤差，時(shí)間間隔較久，查詢起來(lái)就比較麻煩，使結(jié)賬滯后，影響公司滿意度。

（七）外包業(yè)務(wù)中合同的管理

公司承租的有部分是個(gè)人，在簽署合同前，對(duì)這些個(gè)體戶進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查、談判等，對(duì)于簽署對(duì)象只能做到淺薄的了解，且不具備齊全的公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照等相關(guān)證件，簽署合同或者是班里營(yíng)業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證等方面，就比較不方便。造成之后在履行合同中公司利益的喪失。

（八）全面預(yù)算管理

公司所管轄項(xiàng)目較多、較突發(fā)，不能對(duì)全年發(fā)生的項(xiàng)目進(jìn)行全盤(pán)測(cè)算，很多事項(xiàng)存在臨時(shí)性，這樣就導(dǎo)致財(cái)務(wù)預(yù)算功能缺失。

三、建議及措施

針對(duì)發(fā)現(xiàn)的這些問(wèn)題，這里有一些建議：

（一）建議校辦企業(yè)建立完善的內(nèi)部審核機(jī)構(gòu)

一個(gè)完善的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)，需要對(duì)企業(yè)的一切事項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，建立完善的內(nèi)審機(jī)構(gòu)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的合法合規(guī)是十分重要的。

（二）對(duì)相關(guān)崗位設(shè)立輪崗制度

資產(chǎn)采購(gòu)、管理、業(yè)務(wù)出租、外包等重要的崗位，應(yīng)該設(shè)置輪崗制度，必要的輪崗不僅有利于企業(yè)降低相關(guān)人員舞弊的風(fēng)險(xiǎn)，也有利于企業(yè)培養(yǎng)綜合性人才，不會(huì)因?yàn)閭€(gè)別崗位人員的離職導(dǎo)致企業(yè)工作無(wú)法開(kāi)展，也是增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的必要手段。

（三）建立嚴(yán)格的服務(wù)質(zhì)量控制體系

企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，員工的各項(xiàng)行為、活動(dòng)都可以視為服務(wù)，建立嚴(yán)格的服務(wù)控制體系，有利于企業(yè)上下、內(nèi)外以服務(wù)為工作模式，提高企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量及經(jīng)營(yíng)效率，減少企業(yè)在服務(wù)體系上造成損失。

（四）建立信息系統(tǒng)或?qū)Ｂ毴藛T

企業(yè)各部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)職信息人員，時(shí)刻關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)及與學(xué)校各部門(mén)之間的信息交流、信息處理等事項(xiàng)，收集多企業(yè)有用的信息，對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展提供渠道。

（五）完善采購(gòu)制度

第一，完善采購(gòu)過(guò)程中對(duì)供應(yīng)商的資信調(diào)查及合作能力的審核，確保企業(yè)能和既有能力又有實(shí)力的供應(yīng)商合作。同時(shí)還要進(jìn)行詢價(jià)、招標(biāo)等方式進(jìn)行選擇，避免企業(yè)內(nèi)部人員通過(guò)采購(gòu)謀取私利的同時(shí)，還可以防止企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中遭遇欺詐，給企業(yè)造成不必要的損失。

第二，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的采購(gòu)部門(mén)，并完善采購(gòu)數(shù)據(jù)信息庫(kù)。做到每一筆采購(gòu)數(shù)據(jù)清晰，并可以讓企業(yè)隨時(shí)得到采購(gòu)數(shù)據(jù)橫向縱向的對(duì)比，提高采購(gòu)效率，節(jié)約企業(yè)成本。

第三，完善在采購(gòu)過(guò)程中不合格品的處理強(qiáng)度，不接收、退貨及索賠事宜要及時(shí)處理，避免企業(yè)由于不合格品而蒙受額外的損失。

（六）固定資產(chǎn)的管理

明確固定資產(chǎn)維護(hù)人員，將日常資產(chǎn)使用過(guò)程中的維護(hù)流程做到體制化、程序化，招聘專(zhuān)業(yè)人員對(duì)固定資產(chǎn)定期的檢測(cè)和維修。對(duì)于確實(shí)不能使用需要報(bào)廢的資產(chǎn)，及時(shí)做好相關(guān)登記及處理，不要讓企業(yè)的任一件資產(chǎn)閑置及無(wú)人問(wèn)津，提高資產(chǎn)的使用效率，降低因資產(chǎn)報(bào)廢造成的損失。

（七）銷(xiāo)售及結(jié)算管理

及時(shí)做好銷(xiāo)售臺(tái)賬記錄，物管保潔、文印服務(wù)、餐廳訂餐等各業(yè)務(wù)均需做好銷(xiāo)售記錄，以便與客戶之間的結(jié)算工作。以及定期不定期的對(duì)客戶進(jìn)行回訪，分析產(chǎn)生的原因及采取有效的解決措施，必要的進(jìn)行滿意度測(cè)評(píng)，提高企業(yè)銷(xiāo)售效率。

（八）外包業(yè)務(wù)管理

完善外包業(yè)務(wù)審批過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)，實(shí)現(xiàn)對(duì)承包人進(jìn)行調(diào)研，商家能力及管理人員資質(zhì)等，將一切不利因素排除校園之外。承包商進(jìn)入后，明確指定相關(guān)制度加以約束，對(duì)衛(wèi)生、價(jià)格等各方面進(jìn)行監(jiān)控，對(duì)校園師生負(fù)責(zé)。并建立嚴(yán)格的回避制度和監(jiān)督處罰制度，避免相關(guān)工作人員在選擇承包方過(guò)程中受賄及舞弊行為。日常監(jiān)督一定要到位，及時(shí)對(duì)偏離合同目標(biāo)的商家進(jìn)行引導(dǎo)，適當(dāng)時(shí)候采取法律支援，維護(hù)自身的合法權(quán)益。

四、結(jié)語(yǔ)

建立內(nèi)控制度是校辦企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略發(fā)展的內(nèi)在要求，是校辦企業(yè)決策科學(xué)、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、保證校辦企業(yè)財(cái)務(wù)、提高校辦企業(yè)管理水平、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)能力的保證，最終可以提升企業(yè)價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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