探索建立項(xiàng)目監(jiān)控與審計(jì)監(jiān)督的有效結(jié)合

邢金峰 滑晶 蘇瑞峰 曹清華 何云

(國網(wǎng)河北省電力有限公司，河北 石家莊 050021)

0 引言

項(xiàng)目是在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)，滿足一系列特定目標(biāo)的多項(xiàng)相關(guān)工作的總稱。項(xiàng)目是否能夠規(guī)范實(shí)施，是否能夠充分發(fā)揮其應(yīng)用效益，對(duì)公司經(jīng)營活動(dòng)影響重大。項(xiàng)目監(jiān)控與審計(jì)，從廣義上來看屬于監(jiān)督體系中的一部分；從工作性質(zhì)、要求以及發(fā)展趨勢來看有許多相似之處，若能夠有效結(jié)合，必將發(fā)揮合力，更好地為公司發(fā)展提供保障。

1 基本內(nèi)涵

項(xiàng)目閉環(huán)監(jiān)控是基于閉環(huán)管理原理，對(duì)每一類項(xiàng)目從開始至關(guān)閉全過程均明確監(jiān)控節(jié)點(diǎn)，并對(duì)每個(gè)監(jiān)控節(jié)點(diǎn)從及時(shí)性、準(zhǔn)確性、全面性、合規(guī)性等多個(gè)視角明確異動(dòng)或問題識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)，通過穿透查詢相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)，采用比對(duì)驗(yàn)證、關(guān)聯(lián)分析等方法進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控。通過實(shí)施項(xiàng)目閉環(huán)監(jiān)控，可以促進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施更加有序和規(guī)范，充分發(fā)揮項(xiàng)目應(yīng)有效益。同時(shí)，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，提出改進(jìn)措施，可以有效促進(jìn)管理水平的提升[1-2]。

審計(jì)是一種具有客觀性、獨(dú)立性特點(diǎn)的經(jīng)濟(jì)監(jiān)督活動(dòng)，能夠有效降低企業(yè)經(jīng)營中存在的風(fēng)險(xiǎn)。審計(jì)在公司內(nèi)部監(jiān)督中扮演著舉足輕重的角色，并逐漸成為公司進(jìn)行內(nèi)部有效控制和監(jiān)督的重要方式。例如，自2018年3月1日起正式實(shí)施的《審計(jì)署關(guān)于內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)定》中就明確提出，內(nèi)部審計(jì)范圍要拓展到內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理，職能由監(jiān)督評(píng)價(jià)向服務(wù)建議轉(zhuǎn)變。

2 可行性分析

2.1 從工作流程看

目前，開展的項(xiàng)目監(jiān)控總的來講可以分為3個(gè)步驟，即問題發(fā)現(xiàn)、問題分析、問題督辦，充分體現(xiàn)了事前預(yù)警、事中糾偏、事后督辦的職能，其目的是有效降低項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，提前發(fā)現(xiàn)，提前解決。當(dāng)前新形勢下的審計(jì)工作也要求審計(jì)監(jiān)督由事后的分析、總結(jié)向事前、事中轉(zhuǎn)變，以便能夠很好地反映執(zhí)行過程中存在的問題，促進(jìn)公司經(jīng)營管理水平的提升。

2.2 從工作要求看

項(xiàng)目監(jiān)控中的問題判斷和識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)，是以公司內(nèi)外部現(xiàn)行項(xiàng)目管理的有關(guān)規(guī)章制度為基準(zhǔn)，并結(jié)合實(shí)際工作研究制定的。在日常工作中，監(jiān)控發(fā)現(xiàn)的問題要客觀、準(zhǔn)確，并符合實(shí)際業(yè)務(wù)邏輯。企業(yè)內(nèi)審部門也要按照審計(jì)工作流程和規(guī)范去核查企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)是否符合相關(guān)規(guī)章制度。從該方面來看，審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題也要用相關(guān)的規(guī)章制度去衡量，其要求也是客觀、獨(dú)立。簡單來說，二者所發(fā)現(xiàn)的問題均要以相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行判斷，符合則無問題，不符合則有問題，后期需要進(jìn)行重點(diǎn)整改督導(dǎo)。

2.3 從工作發(fā)展看

隨著信息化的快速發(fā)展，ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)在公司得到了廣泛應(yīng)用，審計(jì)監(jiān)督方式的轉(zhuǎn)型也就迫在眉睫。數(shù)字化審計(jì)正在成為信息化環(huán)境下的主流審計(jì)方式，也是行使好審計(jì)監(jiān)督職責(zé)的必然要求。數(shù)字化審計(jì)工具信息系統(tǒng)運(yùn)用的是數(shù)據(jù)分析方法，通過對(duì)數(shù)據(jù)的分析和運(yùn)算來進(jìn)行審計(jì)判斷，其工作模式與目前開展的項(xiàng)目監(jiān)控基本相同。針對(duì)項(xiàng)目探索并持續(xù)開展數(shù)字化審計(jì)，能夠大幅提高審計(jì)效率，拓展審計(jì)的深度和廣度，在保證審計(jì)質(zhì)量的同時(shí)有效降低審計(jì)成本。項(xiàng)目監(jiān)控恰好符合目前數(shù)字化審計(jì)發(fā)展趨勢，其工作思路和方式方法均是穿透系統(tǒng)查詢數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、統(tǒng)計(jì)、分析，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)問題或疑點(diǎn)。

3 重要性分析

項(xiàng)目監(jiān)控與審計(jì)監(jiān)督均與規(guī)范公司經(jīng)營發(fā)展息息相關(guān)，雖有許多相似之處，但畢竟屬于兩個(gè)體系，只有將二者有機(jī)結(jié)合起來并實(shí)現(xiàn)資源共享，才能夠相互促進(jìn)、相互發(fā)展，共同為公司發(fā)展“保駕護(hù)航”。

3.1 有利于相互促進(jìn)

將二者結(jié)合到一起，能夠有效實(shí)現(xiàn)資源共享。在日常工作中，項(xiàng)目監(jiān)控發(fā)現(xiàn)的問題可以提供給審計(jì)部門，使之在現(xiàn)場審計(jì)過程中能夠有側(cè)重、有針對(duì)性地開展。同時(shí)，審計(jì)部門將審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題提供給項(xiàng)目監(jiān)控人員，為其拓展思路，使其能夠準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)問題。通過相互結(jié)合，二者可以共同發(fā)展。

3.2 有利于相互提高

以項(xiàng)目監(jiān)控的思路去開展審計(jì)監(jiān)督工作，可以將傳統(tǒng)的集中審計(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)槿粘?dòng)態(tài)跟蹤審計(jì)，能夠主動(dòng)適應(yīng)新形勢下的審計(jì)工作要求。將項(xiàng)目監(jiān)控的方法應(yīng)用到日常審計(jì)監(jiān)督中，可以縮短審計(jì)過程，提高審計(jì)效率，實(shí)現(xiàn)共同監(jiān)督檢查，降低大量數(shù)據(jù)檢查的工作難度。

3.3 有利于相互補(bǔ)短

項(xiàng)目監(jiān)控充分發(fā)揮其在線監(jiān)控優(yōu)勢，審計(jì)監(jiān)督充分發(fā)揮其線下核查優(yōu)勢，二者建立常態(tài)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，能夠彌補(bǔ)缺少監(jiān)控線下核查、缺少在線審計(jì)的缺陷，進(jìn)而推動(dòng)公司整體資源的優(yōu)化配置，促進(jìn)業(yè)務(wù)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

4 應(yīng)用實(shí)例

項(xiàng)目監(jiān)控工作自2015年1月1日起正式開始，有效促進(jìn)了公司投資效益與管理效益的雙提升。在實(shí)際開展的項(xiàng)目閉環(huán)監(jiān)控過程中，總結(jié)出以下幾個(gè)應(yīng)用較為成熟的方式方法，可以為非現(xiàn)場審計(jì)提供支撐，同時(shí)通過審計(jì)可以進(jìn)行現(xiàn)場核實(shí)，反過來驗(yàn)證其方式方法正確與否。

4.1 合同簽訂合規(guī)性

合同簽訂時(shí)限要求，《招標(biāo)投標(biāo)法》第四十六條中有明確規(guī)定，自招標(biāo)通知書發(fā)出之日起30d內(nèi)，招標(biāo)人和中標(biāo)人應(yīng)簽訂書面合同。

工作方法：穿透業(yè)務(wù)系統(tǒng)，查詢合同起草時(shí)間、蓋章時(shí)間以及中標(biāo)通知書發(fā)出時(shí)間，并進(jìn)行比對(duì)以核實(shí)是否有超期限簽訂的合同。根據(jù)需要，可以進(jìn)一步現(xiàn)場核實(shí)紙質(zhì)合同內(nèi)容信息是否與系統(tǒng)中一致。

重點(diǎn)關(guān)注：超30d時(shí)限簽訂以及紙質(zhì)合同與系統(tǒng)中不一致的情況，從流轉(zhuǎn)過程是否合理、前期招標(biāo)是否規(guī)范等方面深入分析原因，有針對(duì)性地提出改進(jìn)建議。

4.2 項(xiàng)目轉(zhuǎn)資規(guī)范性

根據(jù)有關(guān)規(guī)定和要求，資產(chǎn)轉(zhuǎn)資應(yīng)確保賬、卡、物相對(duì)應(yīng)，同時(shí)資產(chǎn)臺(tái)賬、資產(chǎn)卡片所體現(xiàn)的價(jià)值應(yīng)符合資產(chǎn)的實(shí)際價(jià)值。

方式方法：穿透查詢?cè)O(shè)備管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中設(shè)備臺(tái)賬是否一致，核查資產(chǎn)卡片價(jià)值是否符合實(shí)物價(jià)值。

重點(diǎn)關(guān)注：一是有物無賬或是有賬無物的情況；二是資產(chǎn)價(jià)值不合理，如相同型號(hào)的設(shè)備價(jià)值是否不同、零價(jià)值卡片是否存在等。通過上述情況，深入分析問題原因及產(chǎn)生的影響，以及由此帶來資產(chǎn)計(jì)提折舊對(duì)當(dāng)期損益產(chǎn)生的影響等。三是轉(zhuǎn)資及時(shí)性，如設(shè)備已投產(chǎn)但未及時(shí)轉(zhuǎn)資，可能存在虛報(bào)投產(chǎn)的情況。

4.3 庫存積壓物資是否超期

按照“誰形成庫存，誰負(fù)責(zé)利庫”的原則，加大利庫力度，加快庫存周轉(zhuǎn)。項(xiàng)目物資、日常運(yùn)維物資在倉庫暫存時(shí)間原則上不得超過規(guī)定時(shí)限，如180d。

方式方法：穿透查詢ERP系統(tǒng)，導(dǎo)出庫存物資明細(xì)表格，通過工具對(duì)在庫時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，篩選出超過時(shí)限的物資明細(xì)。

重點(diǎn)關(guān)注：在庫時(shí)間較長的物資，如超過2年。結(jié)合物資所屬項(xiàng)目，核查其項(xiàng)目進(jìn)展，是否存在虛報(bào)完工的情況。

4.4 報(bào)廢資產(chǎn)是否計(jì)提折舊

根據(jù)有關(guān)規(guī)定和要求，固定資產(chǎn)應(yīng)當(dāng)按月計(jì)提折舊，當(dāng)月增加的固定資產(chǎn)，當(dāng)月不計(jì)提折舊，從下月起計(jì)提折舊；當(dāng)月減少的固定資產(chǎn)，當(dāng)月仍計(jì)提折舊，從下月起不計(jì)提折舊。

方式方法：穿透查詢?cè)O(shè)備管理系統(tǒng)中運(yùn)行狀態(tài)為“報(bào)廢”的設(shè)備，并在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中查詢折舊計(jì)提情況，二者進(jìn)行比對(duì)，核查是否仍在計(jì)提折舊。

重點(diǎn)關(guān)注：設(shè)備已報(bào)廢但仍計(jì)提折舊的情況，并與當(dāng)期損益情況一并進(jìn)行深入分析。同時(shí)，也可以對(duì)報(bào)廢過程是否合規(guī)、手續(xù)是否齊全、資料是否完整等方面展開進(jìn)一步核查。

4.5 成本性項(xiàng)目資金使用情況

根據(jù)相關(guān)管理規(guī)定，成本性項(xiàng)目資金應(yīng)于當(dāng)年完成，不可跨年使用。

方式方法：穿透ERP系統(tǒng)項(xiàng)目管理模塊，查詢成本性項(xiàng)目資金完成進(jìn)度。

重點(diǎn)關(guān)注：一是資金完成進(jìn)度，年底集中發(fā)生資金的項(xiàng)目，核查其完工的真實(shí)性；二是項(xiàng)目資金實(shí)際發(fā)生與預(yù)算相比，二者相差較大，如超過10%核查其資金發(fā)生的真實(shí)性，是否存在超可研、初步設(shè)計(jì)要求情況。

4.6 項(xiàng)目關(guān)閉及時(shí)性

項(xiàng)目實(shí)施完畢后，在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)應(yīng)當(dāng)完成關(guān)閉。之前項(xiàng)目關(guān)閉后可隨意打開，但自實(shí)施閉環(huán)監(jiān)控以來，一是項(xiàng)目關(guān)閉前需經(jīng)過校驗(yàn)方可關(guān)閉，如全部訂單均已完成發(fā)票校驗(yàn)、資本性項(xiàng)目需完成轉(zhuǎn)資即在建工程余額為零；二是若由于工作原因需要重新打開，經(jīng)過三級(jí)審批后才可[3]。

方式方法：穿透ERP系統(tǒng)項(xiàng)目管理模塊，查詢項(xiàng)目關(guān)閉情況。

重點(diǎn)關(guān)注：一是項(xiàng)目未按期關(guān)閉，如上年度成本性項(xiàng)目至本年度仍未關(guān)閉，實(shí)際中可能存在未按期完工情況；二是項(xiàng)目關(guān)閉后又打開，核實(shí)原因及其原因的真實(shí)性，實(shí)際中是否存在關(guān)閉不規(guī)范情況。

4.7 項(xiàng)目所用總時(shí)長分析

結(jié)合項(xiàng)目閉環(huán)監(jiān)控工作，分類統(tǒng)計(jì)每類項(xiàng)目的實(shí)際平均所用時(shí)長；或是分析項(xiàng)目每個(gè)環(huán)節(jié)的理論所用時(shí)長，進(jìn)而統(tǒng)計(jì)整個(gè)項(xiàng)目的理論所用時(shí)長，一般也就是最短時(shí)長。

項(xiàng)目總時(shí)長即從項(xiàng)目創(chuàng)建到關(guān)閉所包括的各個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)長總和。具體分析指標(biāo)包括：最早完成時(shí)長、最晚完成時(shí)長、平均完成時(shí)長以及同一類項(xiàng)目的變化浮動(dòng)程度。同類項(xiàng)目時(shí)長變化浮動(dòng)程度，用于評(píng)估某類項(xiàng)目的所有單個(gè)項(xiàng)目在該環(huán)節(jié)的用時(shí)長度是否穩(wěn)定。時(shí)長統(tǒng)計(jì)指標(biāo)見表1。

表1 時(shí)長統(tǒng)計(jì)指標(biāo)

4.8 項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度監(jiān)控

企業(yè)信息化發(fā)展到一定程度，其有關(guān)項(xiàng)目管理或是進(jìn)度在多個(gè)系統(tǒng)中均可以從不同方面進(jìn)行查詢，將多個(gè)系統(tǒng)查詢結(jié)果進(jìn)行比對(duì)驗(yàn)證。若一致，則無問題；若不一致，則應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注，可通過現(xiàn)場核查其項(xiàng)目的真實(shí)進(jìn)度。

5 結(jié)語

綜上所述，項(xiàng)目監(jiān)控與數(shù)字化持續(xù)審計(jì)監(jiān)督思路和方式方法有相似之處，將項(xiàng)目監(jiān)控與審計(jì)監(jiān)督相互結(jié)合，可以相互促進(jìn)、相互發(fā)展，能夠更好地服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)防控，同時(shí)也為探索開展數(shù)字化持續(xù)審計(jì)監(jiān)督實(shí)現(xiàn)快速轉(zhuǎn)型奠定良好基礎(chǔ)。

[1]邢金峰，袁翰青，張晶，等.閉環(huán)管理在電網(wǎng)企業(yè)項(xiàng)目管理中的應(yīng)用[J].項(xiàng)目管理技術(shù)，2015，13(6)：39-42.

[2]邢金峰，袁欣雨，邢楠楠，等.基于PDCA循環(huán)加強(qiáng)項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)計(jì)劃管理[J].項(xiàng)目管理技術(shù)，2017，15(1)：122-125.

[3]邢金峰，趙宏杰，李井泉，等.以應(yīng)用促進(jìn)ERP系統(tǒng)項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)狀態(tài)實(shí)現(xiàn)“在線強(qiáng)控”[J].項(xiàng)目管理技術(shù)，2016，14(8)：134-136.