ERP環(huán)境下DF公司庫(kù)存管理內(nèi)部控制研究

王成 韓笑

[摘 要] 目前，ERP系統(tǒng)以其自身高度信息化、一體化的優(yōu)點(diǎn)，在企業(yè)管理內(nèi)部控制中得到廣泛應(yīng)用。以DF糖業(yè)有限公司為研究對(duì)象，由于該公司的庫(kù)存數(shù)量大、種類多，因此在庫(kù)存管理內(nèi)部控制方面易出現(xiàn)問題，如組織結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理，庫(kù)存目標(biāo)制定不規(guī)范，系統(tǒng)數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)防范缺失，收購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)無(wú)法數(shù)據(jù)共享，倉(cāng)儲(chǔ)人員缺乏監(jiān)管制度等。為了優(yōu)化庫(kù)存，降低生產(chǎn)成本，提升控制能力，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，公司應(yīng)營(yíng)造良好的內(nèi)部控制環(huán)境，運(yùn)用MRP模塊制定物料需求計(jì)劃及基于抵消規(guī)則的MTO-MTS混合模式產(chǎn)品需求計(jì)劃，強(qiáng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管控，加強(qiáng)對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)部門的監(jiān)管。進(jìn)而實(shí)現(xiàn)DF公司庫(kù)存管理從人為操作控制向系統(tǒng)控制的轉(zhuǎn)變。

[關(guān)鍵詞] 內(nèi)部控制；庫(kù)存管理；ERP

[中圖分類號(hào)] F253 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009-6043（2018）05-0018-03

一、引言

內(nèi)部控制對(duì)于企業(yè)至關(guān)重要，現(xiàn)今企業(yè)也越來(lái)越重視企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展，ERP系統(tǒng)的問世代表了在企業(yè)資源管控方面的巨大進(jìn)步，它實(shí)現(xiàn)了從人為操作控制向系統(tǒng)控制的轉(zhuǎn)變。國(guó)內(nèi)學(xué)者，近年來(lái)開始重視ERP系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的影響，曹磊等（2016）研究了ERP與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系，通過(guò)分析ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的要求，針對(duì)內(nèi)控環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別等問題提出了相關(guān)對(duì)策。企業(yè)庫(kù)存管理的內(nèi)部控制作為內(nèi)控中較為重要的一環(huán)，更是引起了眾多關(guān)注。楊已德（2016）以K公司為研究對(duì)象，認(rèn)為需求預(yù)測(cè)與安全庫(kù)存設(shè)置等方面為導(dǎo)致K公司庫(kù)存管理出現(xiàn)問題的主要原因，并對(duì)ERP環(huán)境下K公司庫(kù)存管理進(jìn)行優(yōu)化分析。

DF糖業(yè)有限公司是黑龍江省較大的甜菜生產(chǎn)加工企業(yè)之一，企業(yè)主要產(chǎn)品包括白砂糖和綿白糖。該公司的庫(kù)存數(shù)量大，種類多，因此在庫(kù)存管理內(nèi)部控制方面易出現(xiàn)問題，導(dǎo)致增加企業(yè)生產(chǎn)成本。通過(guò)對(duì)DF公司ERP環(huán)境下庫(kù)存內(nèi)部控制現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對(duì)DF公司內(nèi)部環(huán)境優(yōu)化、產(chǎn)品需求計(jì)劃、系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全防范等提出了相關(guān)對(duì)策，在提高企業(yè)庫(kù)存管理水平方面具有現(xiàn)實(shí)意義。

二、DF公司庫(kù)存管理基本情況

2016年DF公司庫(kù)存種類大致分為四種：公司自產(chǎn)的產(chǎn)成品（包括糖、粕、蜜）、公司生產(chǎn)所用原材料（甜菜）、大宗材料（煤、石灰石、焦炭）、生產(chǎn)用備品備件。在庫(kù)存數(shù)量上，生產(chǎn)所用原材料甜菜的庫(kù)存量最高，占庫(kù)存量的一半以上，是庫(kù)存管理的關(guān)鍵部分。DF公司在實(shí)施ERP系統(tǒng)的前提下，采購(gòu)入庫(kù)、完工入庫(kù)、生產(chǎn)領(lǐng)用、銷售出庫(kù)等業(yè)務(wù)模塊有著相應(yīng)的流程規(guī)定，對(duì)加強(qiáng)企業(yè)庫(kù)存的保管、領(lǐng)用、清查等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，減少挪用、盜竊、毀損的行為，提高企業(yè)的資源利用效率有著重要意義。

三、ERP環(huán)境下庫(kù)存管理內(nèi)部控制存在的問題

（一）組織結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理

企業(yè)沒有單獨(dú)設(shè)立倉(cāng)儲(chǔ)部門，負(fù)責(zé)倉(cāng)儲(chǔ)管理的僅有5人。公司實(shí)施ERP系統(tǒng)后，倉(cāng)儲(chǔ)部專設(shè)1人操作系統(tǒng)，由于對(duì)ERP系統(tǒng)的操作流程不熟練，只是負(fù)責(zé)填入大量的簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)，管理層對(duì)單據(jù)的審核復(fù)核又不及時(shí)，導(dǎo)致時(shí)常出錯(cuò)。

（二）庫(kù)存目標(biāo)制定不規(guī)范

首先，物料采購(gòu)計(jì)劃沒有充分利用MRP系統(tǒng)，是各車間、部門按公司制訂的預(yù)算，結(jié)合本單位實(shí)際情況自行手工編制報(bào)批；其次，公司沒有運(yùn)用科學(xué)的定量方法制定產(chǎn)品需求計(jì)劃，非正常的客戶訂單可能會(huì)導(dǎo)致公司的采購(gòu)、生產(chǎn)計(jì)劃有變，進(jìn)而造成產(chǎn)成品庫(kù)存積壓或生產(chǎn)原材料短缺。

（三）系統(tǒng)數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)防范缺失

企業(yè)雖然已經(jīng)實(shí)施ERP系統(tǒng)，但在信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全方面監(jiān)管不力，可能會(huì)發(fā)生人為的系統(tǒng)信息舞弊現(xiàn)象。例如，負(fù)責(zé)公司系統(tǒng)維護(hù)的人員因有權(quán)操縱公司服務(wù)器，查看各個(gè)系統(tǒng)的后臺(tái)服務(wù)數(shù)據(jù)，容易存在私填單據(jù)、篡改數(shù)據(jù)、越權(quán)訪問審批等舞弊行為。

（四）收購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)無(wú)法數(shù)據(jù)共享

公司為了強(qiáng)化對(duì)收購(gòu)過(guò)程的管理，維護(hù)企業(yè)和農(nóng)戶的切身利益，委托開發(fā)了一套甜菜收購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)，制定了規(guī)范的收購(gòu)及結(jié)算流程，但是收購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)和ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，ERP系統(tǒng)采購(gòu)入庫(kù)模塊需要倉(cāng)儲(chǔ)保管員根據(jù)結(jié)算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)手工入賬，保管員填寫單據(jù)工作量增加，出錯(cuò)率提高，同時(shí)收購(gòu)結(jié)算系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)采購(gòu)管理模塊相脫節(jié)。

（五）倉(cāng)儲(chǔ)人員缺乏監(jiān)管制度

DF公司對(duì)庫(kù)管員工沒有嚴(yán)格合理的監(jiān)督、檢查機(jī)制，各項(xiàng)監(jiān)督管理工作只是由部門的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，其內(nèi)部控制制度只是自上而下的監(jiān)督和檢查，各部門之間缺乏橫向的監(jiān)督檢查。

四、DF公司ERP系統(tǒng)下庫(kù)存管理內(nèi)部控制改進(jìn)措施

（一）營(yíng)造良好的內(nèi)部控制環(huán)境

1.設(shè)立獨(dú)立倉(cāng)儲(chǔ)部門

公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的倉(cāng)儲(chǔ)部門，由常務(wù)副經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)，在組織結(jié)構(gòu)上獨(dú)立于供銷部，直接負(fù)責(zé)原材料庫(kù)房、產(chǎn)成品庫(kù)房以及綜合庫(kù)房的管理工作、以及公司的物資入庫(kù)出廠工作。倉(cāng)儲(chǔ)部應(yīng)設(shè)立倉(cāng)儲(chǔ)主管，每個(gè)庫(kù)房都應(yīng)設(shè)立保管員、盤點(diǎn)員、驗(yàn)收員、記錄員，倉(cāng)儲(chǔ)主管應(yīng)根據(jù)不同庫(kù)房的工作特點(diǎn)制定存貨管理制度以及控制流程并監(jiān)督執(zhí)行。

2.加強(qiáng)員工培訓(xùn)

DF公司可以從以下兩方面進(jìn)行員工培訓(xùn)：一是建立公司倉(cāng)儲(chǔ)部門培訓(xùn)體系，確定各工作崗位應(yīng)具備的能力和水平，并且由管理者選擇針對(duì)性課程；二是提高倉(cāng)儲(chǔ)人員ERP專業(yè)素質(zhì)，倉(cāng)儲(chǔ)人員作為庫(kù)存管理模塊的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，需要對(duì)相關(guān)的ERP模塊業(yè)務(wù)流程與運(yùn)行方式進(jìn)行最大程度的熟悉，使倉(cāng)儲(chǔ)人員的業(yè)務(wù)水平得到提升。

（二）運(yùn)用MRP模塊制定物料需求計(jì)劃

DF公司應(yīng)在充分運(yùn)用ERP其他模塊功能的基礎(chǔ)上實(shí)施MRP功能，具體需要做好以下幾點(diǎn)：首先，在使用此模塊之前要對(duì)MRP系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化配置，在MRP功能模塊中設(shè)置運(yùn)行必要的計(jì)劃參數(shù)，且需要把準(zhǔn)確的技術(shù)參數(shù)錄入到ERP系統(tǒng)中，比如計(jì)劃提前期、安全庫(kù)存數(shù)值等。其次，保證需求預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。MRP分析的眾多數(shù)據(jù)中，最為關(guān)鍵和基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)是需求預(yù)測(cè)，DF公司只有制定科學(xué)合理的需求計(jì)劃才能夠保證提供的需求預(yù)測(cè)參數(shù)合理準(zhǔn)確。最后，公司應(yīng)重視系統(tǒng)維護(hù)與優(yōu)化的定期性和持續(xù)性。

（三）基于抵消規(guī)則的MTO—MTS混合模式產(chǎn)品需求計(jì)劃

基于MTO—MTS混合模式的產(chǎn)品需求計(jì)劃，是指將MTO（Make To Order）按訂單生產(chǎn)和MTS（Make to Stock）預(yù)測(cè)式生產(chǎn)相結(jié)合，根據(jù)市場(chǎng)預(yù)測(cè)和已經(jīng)接收的客戶訂單對(duì)未來(lái)一段時(shí)間的產(chǎn)品市場(chǎng)需求作出預(yù)計(jì)和安排?？蛻粲唵蜗鄬?duì)于市場(chǎng)預(yù)測(cè)來(lái)講數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確，為了提高客戶的滿意度，企業(yè)一般要按照訂單的要求按時(shí)交貨。

DF公司作為制糖企業(yè)，若僅考慮市場(chǎng)預(yù)測(cè)，進(jìn)行大批量生產(chǎn)，由于糖類產(chǎn)品長(zhǎng)期積壓易變質(zhì)，易造成財(cái)產(chǎn)損失。同時(shí)也不能僅考慮客戶訂單，當(dāng)客戶訂單需求量非正常增加時(shí)，可能造成沒有充足的物料滿足生產(chǎn)需求，或者由于產(chǎn)品生產(chǎn)周期大于客戶要求的提貨周期，導(dǎo)致客戶的供貨服務(wù)水平受到損害。因此，DF公司在進(jìn)行產(chǎn)品需求計(jì)劃時(shí)，應(yīng)同時(shí)考慮訂單和市場(chǎng)預(yù)測(cè)，那么二者之間在數(shù)量上的重復(fù)性較高，對(duì)產(chǎn)品需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性有影響，所以將市場(chǎng)預(yù)測(cè)和訂單的重復(fù)部分去掉，由于訂單的數(shù)據(jù)是確定的和真實(shí)的，一般采取用訂單去抵消預(yù)測(cè)的做法。抵消規(guī)則有：

1.僅預(yù)測(cè)

只考慮市場(chǎng)預(yù)測(cè)，不考慮客戶訂單，適合大批量生產(chǎn)、以零售為主的企業(yè)。

2.僅客戶訂單

只考慮客戶訂單，不考慮市場(chǎng)預(yù)測(cè)，適合面向訂單生產(chǎn)、面向訂單設(shè)計(jì)的企業(yè)。

3.預(yù)測(cè)+客戶訂單，不抵消

同時(shí)考慮預(yù)測(cè)和客戶訂單，直接相加不進(jìn)行抵消，適合混合類型的企業(yè)。

4.預(yù)測(cè)+客戶訂單，反向抵消

將客戶訂單與以前的預(yù)測(cè)進(jìn)行抵消，如果客戶訂單大于此前的所有預(yù)測(cè)，則將訂單以前的預(yù)測(cè)全部抵消，而只保留訂單數(shù)據(jù)，訂單以后的預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)不變。如果客戶訂單大于此前預(yù)測(cè)的部分?jǐn)?shù)據(jù)，則訂單只能抵消這部分預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)。

5.預(yù)測(cè)+客戶訂單，正向抵消

將客戶訂單與以后的預(yù)測(cè)進(jìn)行抵消，如果客戶訂單大于此后的所有預(yù)測(cè)，則將訂單以后的預(yù)測(cè)全部抵消，而只保留訂單數(shù)據(jù)，訂單以前的預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)不變。如果客戶訂單大于此后的部分預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)，則訂單只能抵消這部分預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)。

6.預(yù)測(cè)+客戶訂單，先反向再正向抵消

將客戶訂單先與以前的預(yù)測(cè)進(jìn)行抵消，如果能夠完全抵消訂單以前的預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)，則繼續(xù)抵消訂單以后的預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)。

7.預(yù)測(cè)+客戶訂單，先正向再反向抵消

將客戶訂單先與以后的預(yù)測(cè)進(jìn)行抵消，如果能夠完全抵消訂單以后的預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)，則繼續(xù)抵消訂單以前的預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)。

假設(shè)DF公司預(yù)計(jì)2018年11月上旬產(chǎn)品銷售數(shù)量為2200噸，日均化后每日銷售數(shù)量為220噸，已收到客戶訂單為4月2日交付產(chǎn)品550噸，4月6日交付產(chǎn)品770噸。則預(yù)測(cè)與客戶訂單之間在不同抵消規(guī)則下的產(chǎn)品需求計(jì)算結(jié)果如下表1所示。由此可得，當(dāng)基于不同抵消規(guī)則用客戶訂單去抵消市場(chǎng)預(yù)測(cè)時(shí)，得出的產(chǎn)品需求計(jì)劃結(jié)果低于直接將客戶訂單和預(yù)測(cè)直接相加的結(jié)果，高于或等于僅市場(chǎng)預(yù)測(cè)和僅客戶訂單的數(shù)據(jù)，說(shuō)明基于抵消規(guī)則得出的預(yù)測(cè)結(jié)果具有一定的科學(xué)合理性，對(duì)于DF公司生產(chǎn)計(jì)劃以及物料需求預(yù)算有一定的借鑒意義。

預(yù)測(cè)與客戶訂單不同抵消規(guī)則的產(chǎn)品需求計(jì)算結(jié)果表

（四）強(qiáng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管控

企業(yè)首先要規(guī)范系統(tǒng)操作制度，對(duì)操作員進(jìn)入系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程，程序文件和數(shù)據(jù)文件的使用要求進(jìn)行規(guī)范化，并對(duì)系統(tǒng)使用人員進(jìn)行定期培訓(xùn)與考核。其次，應(yīng)建立相互獨(dú)立、制約的權(quán)限分配制度，系統(tǒng)各模塊權(quán)限按需開放，安全程度不等的數(shù)據(jù)應(yīng)賦予不同的訪問級(jí)別，對(duì)程序源代碼采取保密措施，以防操作者對(duì)指令進(jìn)行篡改。

（五）加強(qiáng)對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)部門的監(jiān)管

DF公司應(yīng)該對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)部門建立清晰規(guī)范的崗位職責(zé)，設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟僮髁鞒蹋瑐}(cāng)儲(chǔ)保管員、存貨盤點(diǎn)員、材料入庫(kù)驗(yàn)收員、存貨記錄員、ERP系統(tǒng)操作員之間職責(zé)權(quán)限應(yīng)各自分離，并由倉(cāng)儲(chǔ)主管對(duì)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行不定期檢查和定期考核。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)各部門之間的橫向監(jiān)督，銷售、采購(gòu)及倉(cāng)儲(chǔ)人員之間應(yīng)互相獨(dú)立、彼此監(jiān)督，落實(shí)存貨損耗的責(zé)任與處理制度。

五、結(jié)論

庫(kù)存管理作為供應(yīng)鏈管理的重要模塊，對(duì)其進(jìn)行內(nèi)部控制是加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制管理，提升企業(yè)管理水平的重要流程。通過(guò)以DF公司為例，根據(jù)DF公司ERP環(huán)境下庫(kù)存管理實(shí)際情況，分析該公司在庫(kù)存管理內(nèi)部控制方面存在的問題，為DF公司提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，以達(dá)到優(yōu)化庫(kù)存、降低生產(chǎn)成本、提升企業(yè)控制能力、增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的目的。

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[責(zé)任編輯：史樸]