淺議文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新

徐海杰

摘要：文書(shū)檔案管理工作是單位正常運(yùn)行和可持續(xù)發(fā)展的重要前提，本文論述了文書(shū)檔案管理制度和人員素質(zhì)的創(chuàng)新，提出了文書(shū)檔案在利用和再加工工作方面的措施和設(shè)想，旨在提高文書(shū)檔案管理工作效率，更好地發(fā)揮文書(shū)檔案在單位建設(shè)中的作用。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；管理；創(chuàng)新

創(chuàng)新是人類(lèi)社會(huì)進(jìn)步的動(dòng)力，是國(guó)家和民族屹立于世界民族之林的基礎(chǔ)。然而創(chuàng)新并不是否定一切，必須充分吸取前人的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。離開(kāi)了繼承，創(chuàng)新就成了無(wú)源之水。檔案則是記錄前人經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的重要載體，助力創(chuàng)新，參與創(chuàng)新，檔案人責(zé)無(wú)旁貸。

文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)政治性、技術(shù)性、機(jī)密性和服務(wù)性較強(qiáng)的工作；文書(shū)檔案管理工作是單位正常健康運(yùn)行的重要前提，是黨和國(guó)家、企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。文書(shū)檔案管理工作不僅可以為黨群工作和行政管理提供重要的指引方向，而且為經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)技術(shù)管理工作提供可靠的理論和素材支撐。因此，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新具有重要深遠(yuǎn)意義。

一、文書(shū)檔案管理制度創(chuàng)新

文書(shū)檔案管理制度的建立不僅是檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵，同時(shí)也是檔案管理工作的行為準(zhǔn)則，更是有效保障檔案管理工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)內(nèi)容。長(zhǎng)期以來(lái)，文書(shū)檔案管理工作受黨 政機(jī)關(guān)管理影響，往往側(cè)重檔案的整理和收集，輕視檔案的實(shí)際應(yīng)用，使得文書(shū)檔案自身的真正價(jià)值未能得以充分展示。結(jié)合單位實(shí)際工作狀況，對(duì)原有檔案管理制度中所包含的收集、整理、分類(lèi)、排列、鑒定、借閱以及銷(xiāo)毀等一系列環(huán)節(jié)進(jìn)行改革與創(chuàng)新，把每項(xiàng)工作環(huán)節(jié)進(jìn)一步細(xì)化，責(zé)任明確到位，同時(shí)把大事記、組織沿革、專(zhuān)題檔案編研、重要領(lǐng)導(dǎo)人物傳記等各項(xiàng)檔案信息深層次加工工作制度化、規(guī)范化，鼓勵(lì)檔案管理人員投入更多的時(shí)間和精力開(kāi)展文書(shū)檔案信息轉(zhuǎn)化利用工作。

二、文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)創(chuàng)新

文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量高低。文書(shū)檔 案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變文書(shū)檔案管理工作局面的關(guān)鍵。特別是隨著機(jī)構(gòu)改革、人事制度改革的繼續(xù)深化，各部門(mén)工作人員減少，工作量增加，文書(shū)檔案管理工作將面臨更大的壓力。一方面，文書(shū)檔案管理人員在處理好日常工作的同時(shí)要主動(dòng)學(xué)習(xí)和積累相關(guān)知識(shí)，積極參與再培訓(xùn)再教育，努力增強(qiáng)自己的業(yè)務(wù)本領(lǐng)；另一方面，要建立和實(shí)行檔案管理人員考核機(jī)制，定期對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，同時(shí)創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、檔案工作晉升和懲處并行，充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)新能力，切實(shí)促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的有效開(kāi)展。

三、文書(shū)檔案整理和檢索方式創(chuàng)新

文書(shū)檔案整理和檢索方式的創(chuàng)新是實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新的重要內(nèi)容之一。文書(shū)檔案工作的技術(shù)手段和設(shè)備條件是提高文書(shū)檔案管理工作效率和確保檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的重要條件，也是文書(shū)檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。

1.計(jì)算機(jī)在文書(shū)檔案管理工作中的應(yīng)用

目前，文書(shū)檔案管理工作還基本沿用以往的手工管理模式，計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用大多情況僅僅是目錄的輸入、輸出和檢索，其他應(yīng)用還有待深入研究和開(kāi)發(fā)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和辦公自動(dòng)化程度的提高，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將文書(shū)檔案管理部門(mén)與單位其他部門(mén)聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息的共享，加強(qiáng)各部門(mén)之間的合作與交流，提高 文書(shū)檔案信息服務(wù)的效率和質(zhì)量，為單位的發(fā)展決策提供有力的支持。

2.文書(shū)檔案整理方法和檢索技巧的應(yīng)用

文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)極其繁瑣復(fù)雜、要求高且技術(shù)性強(qiáng)的工作。我們?cè)谌粘９ぷ髦行瓒嗔粜淖⒁鈾n案整理方法和檢索技巧，提高工作效率。目前一些單位文書(shū)檔案管理采用年度—問(wèn)題—保管期限分類(lèi)法，問(wèn)題分類(lèi)法需要在問(wèn)題與問(wèn)題之間互相排斥性的理解和把握上花費(fèi)很大精力，并且對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力要求很高。對(duì)于某個(gè)文件，不能因?yàn)樘厥庠蚨p易改變其問(wèn)題屬類(lèi)，上一年度放入哪個(gè)問(wèn)題屬類(lèi)，這一年度仍要放入此問(wèn)題屬類(lèi)，否則會(huì)給以后的查找利用增添不必要的麻煩。問(wèn)題分類(lèi)法在文件檢索方面具有絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，只要熟練運(yùn)用，就可以做到在完全不借助任何檢索工具的情況下直接找到文件。

四、文書(shū)檔案利用和再加工工作創(chuàng)新

我們不應(yīng)把文書(shū)檔案束之高閣，要將“死檔案”變成“活資源”，重視文書(shū)檔案再加工工作，多方面提高檔案利用率，以便更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

1.文書(shū)檔案管理工作不能只停留在每年收集整理多少份文件材料、立卷歸檔多少案卷、提供利用服務(wù)多少卷次和人次等。檔案管理人員應(yīng)該將自己從繁瑣的手工檔案整理事務(wù)中解放出來(lái)，將更多的時(shí)間和精力投入到檔案信息的深層次加工和轉(zhuǎn)化利用上。例如我們把原來(lái)手工操作的三點(diǎn)一線棉線裝訂法改為不銹鋼訂書(shū)針裝訂法；把收集來(lái)的文件材料首先依據(jù)文件所涉及的工作內(nèi)容和重要程度做預(yù)分類(lèi)，后期再做不同的歸檔整理。

2.定期在單位辦公內(nèi)網(wǎng)上發(fā)布一些相關(guān)的文書(shū)檔案目錄和大家普遍關(guān)心的政策性文件；在不同工作階段和特定工作時(shí)期，發(fā)布適應(yīng)工作要求的信息文件等，為相關(guān)工作人員和領(lǐng)導(dǎo)提供工作便利，促進(jìn)工作水平和工作效率的提高，同時(shí)發(fā)掘檔案資源的價(jià)值，提高檔案工作的認(rèn)可度。

3.根據(jù)不同領(lǐng)導(dǎo)分管工作的范圍，就某一特定專(zhuān)題，對(duì)相關(guān)檔案文件材料進(jìn)行整理匯編，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考和依據(jù)，為單位的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。

4.單位工作的健康可持續(xù)發(fā)展離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)層的正確決策。我們可以選擇那些為單位的發(fā)展做出卓越貢獻(xiàn)的領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家等，專(zhuān)門(mén)給他們做人物傳記，記錄他們的工作經(jīng)歷，藉此反映單位的發(fā)展歷史。

5.為了更直觀地展示單位的發(fā)展歷史和演變過(guò)程，對(duì)單位歷史沿革文件材料進(jìn)行匯編，作為單位職工“愛(ài)單位教育”的生動(dòng)素材，增強(qiáng)職工對(duì)單位的認(rèn)同感、自豪感和責(zé)任感，提 高干部職工開(kāi)展生產(chǎn)、服務(wù)的積極性和主動(dòng)性。

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